Réduire l’impact écologique du stockage de données Contenu interactif

Réduire l’impact du stockage de données

L'accélération de la transition numérique de ces dernières années a fortement fait évoluer les méthodes de travail. Les entreprises s’appuient notamment sur des services Cloud disponibles 24h/24h. Cela nous permet, dans une certaine mesure, de réduire les déplacements et l’usage du papier, ou bien même de travailler et de collaborer à distance. 

Hélas, il y a un revers à cette médaille, car pour fonctionner 24h/24h, ces solutions exigent de gros datacenters pour le stockage de milliards de données sur Cloud. Ils consomment donc énormément d’énergie et d'eau notamment pour les systèmes de refroidissement.

Ils sont constamment obligés d’accroître leurs capacités.

Sensibiliser sur l’impact des datacenters sur l’environnement

À votre avis, de quel pourcentage a évolué l’activité des datacenters en 10 ans (2010 – 2020) ?

Il a augmenté de 550%. L’évolution de l’activité des datacenters augmente constamment. Leur nombre s’accroît d’année en année. On comptabilise 730 datacenters en 2021 et on en prévoit environ 1200 pour 2026. 

À votre avis, quelle est la part des datacenters dans les émissions de gaz à effet de serre liées aux activités du numérique ?

C’est l’un des défis du secteur ! Faire baisser ce poids environnemental qui représente 16 % du secteur. Les 79% d’émission sont émises par les terminaux utilisateurs et les 5% par les infrastructures réseau.

À votre avis, en quoi consiste le projet novateur de Microsoft nommé « Natick » ? 

C’est bien sous les mers que Microsoft expérimente la mise en place de data centers. Cela permettrait de consommer moins d’énergie de refroidissement, de réduire les émissions et de se rapprocher des consommateurs puisque 80% de la population vit près des côtes.

Vous l’aurez compris, les datacenters ont donc de plus en plus besoin de capacités et doivent continuellement accroître leurs activités.

Que pouvons-nous faire en tant qu’utilisateurs de ces solutions ?

Le souci, c’est que nous avons de grandes capacités de stockage à notre disposition et c’est bien connu, plus nous avons d’espace, plus nous l’occupons. Eh bien, c’est pareil pour le numérique.

Voyons quelques actions ou conseils à mettre en œuvre sur les prochains écrans :

• Sur le stockage de fichier
• Sur le stockage des e-mails 
• Sur les types de fichiers

Le stockage des fichiers 

Problématiques :

• Nous stockons sans nous préoccuper de l’espace utilisé
• De nombreux fichiers « zombies » envahissent les datacenters (ils ne servent plus ou sont obsolètes, mais ils occupent un espace sur les serveurs)

Solutions :

• Faire une revue régulière de ses espaces de stockage en supprimant les fichiers inutilisés ou obsolètes
• Mettre en place des politiques de rétention (destruction ou archivage automatique)
• Ne pas synchroniser tous ses fichiers sur son terminal
• Rester à jour
• Gagner en visibilité et en organisation
• Créer des automatismes
• Occuper moins d’espace, moins solliciter les « datacenters », et donc éviter leur accroissement

Comment faire concrètement ?

• Faire le point sur son espace OneDrive et SharePoint
• Contrôler l’historique des versions (OneDrive et SharePoint)
• Optimiser l’usage de la synchronisation
• Utiliser des politiques de rétention et d’archivage

Le stockage des  e-mails

Problématiques :

• Nous stockons sans nous préoccuper de l’espace
• De nombreux e-mails « zombies » envahissent nos corbeilles, nos dossiers et nos serveurs de messagerie (ils ne servent plus ou sont obsolètes, mais ils occupent un espace sur les serveurs)
• Un e-mail envoyé à plusieurs destinataires avec une pièce jointe est un fichier que l’on duplique puisque l’on stocke à différents endroits. (?)

Solutions :

• Faire une revue régulière de ses espaces de stockage en supprimant les fichiers inutilisés ou obsolètes
• Mettre en place des politiques de rétention (destruction ou archivage automatique des e-mails)
• Ne pas joindre directement de pièce-jointe dans ses e-mails

Bénéfices :

• Rester à jour
• Gagner en visibilité et en organisation dans sa boîte e-mail
• Créer des automatismes
• Occuper moins d’espace, moins de ressources « datacenters », et donc éviter leur accroissement
• Travailler sur une seule version de la pièce jointe

Comment faire concrètement ?

• Éviter d’accumuler trop d’ e-mails
• Utiliser des outils de nettoyage en profondeur de boîtes e-mail
• Utiliser des politiques de rétention et d’archivage automatique d’Outlook
• Se désabonner des newsletters non consultées

Type de fichiers

Problématiques :

• Nous nous préoccupons rarement de l’espace que prend un type de fichier par rapport à un autre
• Nous archivons rarement les documents d’un projet terminé ou très ancien
• Les fichiers sur un Cloud prennent naturellement plus d’espace que des fichiers sur un ordinateur car ils ne sont stockés qu’une fois
• Les formats ne sont pas toujours pertinents (vidéo alors que seul l’audio nous intéresse)

Solutions :

• Privilégier des formats de fichiers moins volumineux
• Éviter les doublons notamment les images, vidéos
• Archiver les dossiers projets et les espaces de stockage obsolètes
• Stocker sur l’ordinateur plutôt que sur le Cloud s’il n’y a pas de besoin spécifique pour la collaboration
• S’interroger sur le format le plus adapté à la situation

Comment faire concrètement ?

• Se tester sur les comparatifs de volume de fichier et changer les formats en conséquence
• Utiliser des utilitaires de compression
• Annuler la synchronisation avec OneDrive/SharePoint
• Sortir des éléments du Cloud afin de les stocker sur votre ordinateur ou un stockage amovible (clef USB, disque dur, etc.) 
• Utiliser des fonctionnalités permettant l’utilisation d’un format moins volumineux (vidéo VS audio VS retranscription)

 Conclusion et synthèse

Je dois arrêter :

• De faire des doublons
• De conserver tous les fichiers et e-mails sans faire du nettoyage

Je dois commencer :

• À utiliser des utilitaires de compression
• À annuler la synchronisation One Drive 
• À privilégier des formats moins volumineux
• À faire des revues régulières du contenu de ma boîte e-mail 

Entrer dans une démarche de Numérique Responsable c’est entrer dans une démarche de changement, ne craignez pas de changer vos pratiques et vos manières de faire !

Merci ! Vous êtes arrivé à la fin de ce chapître.

Souvenez-vous de 2 choses importantes sur le Numérique Responsable :

• C’est avec les petites actions de chacun(e) que nous pouvons limiter les impacts sur l’environnement
• Parlez-en autour de vous et devenez ambassadeur de cette cause

Bonnes pratiques pour réduire l’impact du stockage de données

Faire le point sur son stockage 1/2

Idéalement, faites le point sur vos fichiers OneDrive ou SharePoint tous les mois afin d’éliminer les fichiers qui ne servent plus, les doublons, les fichiers et dossiers obsolètes. Pour vous faciliter la tâche, allez voir vos métriques de stockage dans OneDrive et SharePoint. ​

Dans OneDrive​ :

1. Cliquez sur la roue crantée​
2. « Paramètres de votre espace OneDrive »​
3. Cliquez sur « Autres paramètres »​
4. Dans la nouvelle page qui s’ouvre, choisissez « Métriques de stockage »

Dans SharePoint​ :

1. Cliquez sur la roue crantée​
2. « Informations sur le site »​
3. Cliquez sur « Afficher tous les paramètres du site »​
4. Dans la nouvelle page qui s’ouvre, choisissez « Métriques de stockage

Faire le point sur son stockage 2/2

Cette page de métrique vous indique très clairement quels sont les dossiers les plus volumineux; vous pouvez donc avoir une cartographie très claire des données et du niveau de stockage de votre espace (Site SharePoint ou OneDrive)​.

Contrôler l'historique des versions

L’historique est une fonctionnalité extrêmement pratique, notamment lorsque l’on travaille à plusieurs sur le même document. Cependant, il est très consommateur de données puisqu’il va créer autant de versions que de modifications. Il n’est peut-être plus nécessaire de l’utiliser si un document devient définitif. Il est donc indispensable de supprimer les versions antérieures afin de gagner un espace considérable.​

Par exemple, un document de 6,5 Mo avec 269 versions occupe un espace Cloud de 1,5 Go de données.

1. Clic droit sur un fichier, puis “Historique des versions”​
2. Un simple clic sur​ “Supprimer toutes les versions” permettra de conserver la dernière version​

Optimiser l'usage de la synchronisation

La synchronisation d’un espace Cloud vers un PC est intéressante car elle permet de retrouver plus facilement les dossiers et fichiers stockés sur le Cloud.​

Cependant, cela peut poser un problème d’espace disque puisque les fichiers peuvent se retrouver clonés sur le disque local. Pour éviter cela, il est possible de demander à Microsoft OneDrive de ne pas télécharger le dossier ou fichier en question grâce à la commande « Libérer de l’espace » :​

Cette commande est disponible par un simple clic droit sur un fichier ou dossier synchronisé.

dans le menu, vous pouvez :​

• « Toujours conserver sur cet appareil » : Pour pouvoir travailler en mode déconnecté​
• « Libérer de l’espace » : Permet d’avoir un accès au document sans occuper votre espace disque local

Utiliser des politiques de rétention et d'archivage 1/2

La gouvernance de fichier permet de donner des règles claires à l’ensemble des collaborateurs. Elle permet, par exemple, d’identifier des types de documents en leur assignant des durées de vie (Exemple : Devis non signé = 5 ans d’existence ; les factures = À vie ; les dossiers techniques = 3 ans d’existence).​

Quelques éléments qui peuvent faciliter les politiques de rétention :​

• Avoir une nomenclature de nommage et de classement des documents​
• Avoir des espaces de stockage communs pour tous vos utilisateurs​
• Utiliser les métadonnées de SharePoint afin d’identifier plus clairement la nature du document et appliquer les filtres de façon optimisée.​
• Éviter les copies ou sauvegardes supplémentaires, les datacenters répliquent déjà vos données pour les sécuriser et éviter de les perdre​
• Inscrire la date dans le nom du fichier (pour faciliter la visibilité et le choix de suppression) : e.g., Dossier_alpha_03/10/2016​
• Lancer régulièrement des opérations d’analyse de données pour identifier les fichiers anciens, ou jamais utilisés.

Utiliser des politiques de rétention et d'archivage 2/2

Bon à savoir :​

• Des politiques de rétention peuvent être appliquées au niveau individuel. par exemple, dans Outlook:​

En réalisant un clic droit sur un dossier, vous pouvez modifier la stratégie en appliquant une règle automatique de suppression ou d’archivage. 

• L’utilisation des filtres dans Microsoft SharePoint peut s’avérer très efficace afin de détecter par date, les fichiers les plus anciens. ​

Optimiser le poids des fichiers

Autres conseils :​

• Si vous souhaitez garder des données obsolètes, vous avez le choix de les archiver avec compression (ZIP, RAR, etc.); vous gagnez jusqu’à 50% d’espace de stockage selon les types de fichiers compressés.​
• Éviter les sauvegardes passives sur le Cloud (passive = sauvegarde de données pour archivage), préférer un stockage local sur un périphérique amovible.​
• Éviter d’utiliser vos données personnelles sur les espaces de stockages professionnels.

Bonnes pratiques pour réduire l’impact du stockage d'e-mails

Eviter d'accumuler trop d'e-mails

Éviter de laisser trop de e-mails s’accumuler dans :​

• Votre boîte de réception​
• Dans les rubriques « Autres »​
• Dans le dossier des e-mails supprimés, utilisez le clic droit pour vider votre corbeille le plus souvent possible.​

Utiliser les outils de nettoyage des boîtes e-mail 1/2

Dans Outlook, des outils de nettoyage permettent de faire le ménage de façon efficace.​

1. Allez dans l’onglet « Fichier », puis dans le menu « Informations »​
2. Utilisez le menu « Outils » ​
3. « Nettoyer la boîte aux lettres »​
4. Choisissez les filtres « jours » et « kilo-octets » afin de rechercher les plus anciens et/ou les plus lourds e-mails

Utiliser les outils de nettoyage des boîtes e-mail 2/2

Utilisez l’outil de nettoyage des conversations pour effacer les doublons de e-mail​.

1. Cliquez droit sur un dossier ou sur votre boîte de réception ​
2. Choisissez « Nettoyer le dossier » « Nettoyer la boîte aux lettres »​
3. «Ouvrez les paramètres pour plus de choix de paramétrage du nettoyage, puis validez avec « Nettoyer le dossier »

Utiliser les politiques de rétention et d'archivage automatique d'Outlook

Des politiques de rétention peuvent être appliquées au niveau individuel, par exemple dans Outlook :​

En réalisant un clic droit sur un dossier, vous pouvez modifier la stratégie en appliquant, par exemple, une règle automatique de suppression ou d’archivage.

Se désabonner des newsletters non consultées

1. Pensez aux newsletters que vous ne consultez plus, désinscrivez-vous en cherchant le lien au bas de l’un des e-mails reçus. Ce droit à la désinscription est une obligation, vous devez forcément pouvoir vous désinscrire des newsletters non souhaitées.​
2. Autre action possible : Vérifier régulièrement le filtre « Autres » de Outlook afin de vérifier qu’il y ait bien des e-mails que vous souhaiteriez consulter, sinon désinscrivez-vous ou désactiver ce filtre automatique.​
3. Dans « Affichage »​
4. Afficher la boîte de réception « Prioritaire »

Merci !​ Vous êtes arrivé(e) à la fin de ce chapître​

Souvenez-vous de 2 choses importantes sur le stockage de données :​

• C’est avec les petites actions de chacun(e) que nous pouvons tous limiter l’extension des datacenters​
• Parlez-en autour de vous et devenez ambassadeur de cette cause