Teams - Centraliser les évènements importants au sein d'un même calendrier de canal Tutoriels

La vidéo "Centraliser les évènements importants au sein d'un même calendrier de canal" montre comment créer un calendrier de canal dans Teams pour centraliser les évènements importants et les partager avec les collègues.
Il est possible de publier des évènements dans le canal et de les ajouter au calendrier personnel.
Les rendez-vous pris sur le calendrier de canal sont considérés comme des réunions de canal et apparaissent également dans l'onglet publication dans le chat.
La vidéo montre également comment organiser un évènement en ligne avec Teams, en créant une équipe pour centraliser les échanges et documents, en programmant un évènement en direct et en utilisant PowerPoint pour créer une présentation interactive.
Teams permet d'accueillir jusqu'à 10 000 participants et de centraliser les informations et les échanges dans un même espace de travail.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment centraliser les événements d'un projet dans un canal Microsoft Teams en créant un calendrier spécifique au canal, facilitant ainsi la gestion des réunions et des publications pour tous les membres de l'équipe.

Chapitres :

Introduction au projet Viva
Dans cette section, nous introduisons le projet Viva et l'importance de centraliser les événements liés à ce projet au sein d'un canal général. Cela permet à tous les collègues d'accéder facilement aux informations pertinentes et de rester informés des activités du projet.
Création d'un calendrier de canal
Pour centraliser les événements, nous allons ajouter un calendrier spécifique au canal général. En utilisant le symbole approprié, nous pouvons facilement ajouter une application ou un onglet. Voici les étapes à suivre : - Cliquez sur 'Ajouter' pour démarrer l'installation. - Nommez le calendrier, par exemple 'Calendrier des séminaires'. - Publiez une annonce dans le canal pour informer les membres que ce nouvel onglet est disponible.
Gestion des événements
Une fois le calendrier créé, tous les événements ajoutés par vous ou vos collègues apparaîtront dans le calendrier. Par exemple, un événement intitulé 'Préparation séminaire 2022' sera visible dans le calendrier personnel de chaque membre ayant accès au canal. Cela garantit que tout le monde est au courant des réunions et des événements à venir.
Avantages de l'utilisation d'un calendrier de canal
L'utilisation d'un calendrier de canal présente plusieurs avantages : - Centralisation des publications, fichiers et réunions au même endroit. - Tous les rendez-vous pris sur ce calendrier seront considérés comme des réunions de canal et apparaîtront également dans l'onglet Publications du chat. - Les autres canaux peuvent également avoir des calendriers ajoutés, permettant une gestion personnalisée des événements en fonction des thèmes des canaux.
Conclusion
En résumé, la création d'un calendrier spécifique à un canal dans Microsoft Teams facilite la gestion des événements liés à un projet. Cela permet à tous les membres de l'équipe de rester informés et d'accéder facilement aux informations nécessaires, améliorant ainsi la collaboration et l'efficacité au sein de l'équipe.

FAQ :

Comment créer un calendrier de canal dans Microsoft Teams ?

Pour créer un calendrier de canal, allez dans le canal général, cliquez sur le symbole pour ajouter une application ou un onglet, puis sélectionnez 'Calendrier de canal'. Donnez-lui un nom et publiez-le dans le canal pour informer les membres.

Quels sont les avantages d'utiliser un calendrier de canal ?

Un calendrier de canal centralise tous les événements liés à un projet, permettant à tous les membres d'accéder facilement aux informations et de planifier des réunions. Cela améliore la communication et la collaboration au sein de l'équipe.

Est-ce que tous les canaux dans Microsoft Teams ont un calendrier par défaut ?

Non, les autres canaux ne contiennent pas de calendrier par défaut. Cependant, vous pouvez ajouter un calendrier à n'importe quel canal selon les besoins de votre équipe.

Comment les membres d'un canal peuvent-ils accéder aux événements du calendrier ?

Tous les membres ayant accès au canal peuvent voir les événements du calendrier sur leurs agendas personnels, ce qui leur permet de rester informés des réunions et des événements à venir.

Qu'est-ce qu'une réunion de canal dans Microsoft Teams ?

Une réunion de canal est un événement programmé dans le calendrier d'un canal, qui est visible pour tous les membres du canal et qui peut être rejoint directement via un lien de réunion Microsoft Teams.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Dans un projet collaboratif, un calendrier de canal peut être utilisé pour planifier des réunions de suivi, des sessions de brainstorming et des échéances importantes, assurant que tous les membres de l'équipe sont informés et alignés sur les objectifs.

Formation d'équipe

Lors de la formation d'une nouvelle équipe, un calendrier de canal peut centraliser les sessions de formation, les ateliers et les réunions d'intégration, facilitant ainsi l'accès à ces événements pour tous les nouveaux membres.

Événements d'entreprise

Pour organiser des événements d'entreprise, un calendrier de canal peut être utilisé pour planifier des séminaires, des conférences et des activités de team-building, permettant à tous les employés de s'inscrire et de participer facilement.

Suivi des tâches

Un calendrier de canal peut également être utilisé pour suivre les tâches et les délais associés à un projet, en permettant aux membres de voir les événements liés aux livrables et aux réunions de mise à jour.

Coordination inter-équipes

Dans un environnement où plusieurs équipes collaborent, un calendrier de canal peut aider à coordonner les réunions inter-équipes, en s'assurant que tous les participants sont disponibles et informés des discussions importantes.

Glossaire :

Canal

Un espace de communication au sein d'une plateforme de collaboration, où les membres peuvent partager des informations, des fichiers et organiser des réunions.

Calendrier de canal

Un calendrier spécifique à un canal qui permet de centraliser et de gérer les événements liés à ce canal, accessible à tous les membres.

Microsoft Teams

Une plateforme de collaboration et de communication qui permet aux utilisateurs de discuter, de partager des fichiers et d'organiser des réunions en ligne.

Onglet

Une section d'une interface utilisateur qui permet d'accéder à différentes fonctionnalités ou informations, comme un calendrier ou des fichiers.

Publications

Les messages ou informations partagés dans un canal, visibles par tous les membres du canal.

Réunion de canal

Une réunion qui est programmée dans le calendrier d'un canal, permettant à tous les membres d'y participer.

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Ayant récemment démarré la gestion

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du nouveau projet appelé Viva,

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je souhaite au sein d'un canal, au sein

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du canal général dans notre exemple,

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trouver un moyen de centraliser des

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événements ayant lien avec ce projet

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pour tous mes collègues ayant au-delà de

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l'invitation de la réunion classique.

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Pour ce faire, je vais pouvoir tout

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simplement au sein du canal général,

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en utilisant le symbole + afin de rajouter

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une application ou un onglet à ce canal,

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rajouter ce qu'on appelle

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un calendrier de canal.

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Ce calendrier sera spécifique à ce dernier.

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Un simple clic gauche sur Ajouter me

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permet de démarrer l'installation.

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Je peux venir lui donner un nom.

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Nous allons appeler celui-ci Calendrier

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des séminaires.

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Je souhaite également Publier dans le canal

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sur cet onglet.

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Je souhaite prévenir les gens

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que ce nouvel onglet, que ce

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calendrier est dorénavant disponible.

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Une fois mis en place,

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je peux voir dans la liste des onglets,

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le Calendrier des séminaires et tout

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événement mis par moi ou l'un de

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mes collègues au sein de ce canal,

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tel que "Préparation

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séminaire 2022"

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apparaîtra directement une fois celui-ci

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chargé dans le calendrier personnel.

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Si je passe dans Calendrier,

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je retrouve bel et bien la

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préparation séminaire 2022.

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Toutes les personnes ayant accès à ce canal

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retrouveront sur leurs agendas personnels

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tous les événements qui contiennent

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d'ores et déjà un lien pour

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une réunion Microsoft Teams.

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Cela nous permettra,

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à moi et à mes collègues, d'avoir un seul et

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même endroit au sein de ce canal général,

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où on retrouverait non seulement nos publications,

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nos fichiers,

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mais également nos réunions.

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Tout rendez-vous pris sur ce

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calendrier de canal sera considéré

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comme ce qu'on appelle une réunion

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de canal et apparaîtra également sur

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l'onglet Publications dans le tchat.

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Et voici comment créer un

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calendrier par canal.

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Bien entendu,

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les autres canaux ne contiennent

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pas de calendrier par défaut.

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Je peux tout à fait en rajouter et

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mettre des événements qui seront

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propres au thème des canaux en question.

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