00:00:23
Sans perdre de temps nous allons donc vous présenter présenter ce plan alors nous avons passé un petit peu ton retour ici de ces outils de communication qui vous sont proposées donc à savoir; Outlook, votre messagerie le logiciel du Skype la messagerie instantanée.
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Et vous verrez qu'il y a un lien entre les 2 donc ce qu'on va appeler plus communément une imbrication.
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A l'issue de notre session donc nous allons bien sûr nous fixer quelques petits objectifs; Ici c'est d'identifier les outils Office 365.
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qui facilite la communication et vous découvrirez également la suite de notre parcours de découverte.
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On va se lancer en premier lieu sur votre logiciel donc Outlook, qui est tout simplement une petite messagerie.
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Avec toutes les informations dont on a l'habitude alors sur votre messagerie, quelques petites notions vraiment assez intéressantes et importantes.
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Déjà c'est venir personnaliser votre logiciel pour pouvoir davantage se l'approprier. Pour ce faire n'hésitez pas à faire un petit tour ici, dans cette partie haute, de cette barre d'outils vous avez ici cet onglet qui s' appelle affichage.
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et sur cet onglet vous allez retrouver ici ce groupe de commandes donc de dispositions qui va vous permettre de changer votre volet de lecture, avec cette disposition normale réduite ou inactive.
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Voilà pareil pour le volet de lecture en l'occurrence par défaut il est à droite.
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Là, en l’occurrence, je l'ai mis en bas pour pouvoir avoir un meilleur confort pour moi personnellement de travail.
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et je vous invite également, pourquoi pas au niveau de cette barre des tâches,moi j'ai décidé ici de mettre en place mon agenda
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Donc mon calendrier que je suis venue ici cocher
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Voilà comme ça, j'ai le planning latéral qui est arrivé
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Alors au niveau de ces onglets donc là c'est bien sûr pour accéder à l'ensemble des fonctionnalités de votre logiciel
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Alors vous verrez également que par moment vous allez avoir des onglets contextuels qui vont apparaître selon telle ou telle fonctionnalité.
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Regardons par exemple on va venir ici mettre en place une recherche de cette recherche quand je vais cliquer à l'intérieur de cette dernière et bien vous avez ici automatiquement l'onglet contextuel qui apparaît donc de recherche
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Comme ça au moins sur ce ruban sur cette grande barre et bien vous allez découvrir ici déjà en premier lieu plusieurs critères de recherche qui vous sont proposés
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Sachant que vous en avez aussi peut-être davantage dans le petit plus avec beaucoup plus de critères
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Néanmoins vigilance par rapport à un petit peu à votre étendue de recherche et bien vous avez ici l'étendue soit si vous possédez plusieurs boites aux lettres de faire une recherche beaucoup plus globale 00:03:18.520 --> 00:03:27.250 soit dans la boîte aux lettres actuelle, dans un dossier, dans des sous dossiers, ou alors tous les élements Outlook qui vont regrouper à la fois les messages électroniques
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Les éléments du calendrier les contacts et même les tâches éventuelles.
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Donc c'est vraiment un guide de recherche très puissant.
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Après sinon vous allez retrouver les choses un peu habituelle au niveau de votre messagerie donc par exemple les différents critères de tri à qui vous sont ici proposés la seule vigilance ici à avoir c'est que
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Selon la place que vous allez effectivement laisser sur la partie haute et bien vous voyez que là ça a été réduit parce qu'il n'y a pas assez de place pour laisser place surtout au niveau de l'affichage de l'ensemble de ses colonnes de ces critères de tri.
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Après pour le retrouver ici en venant cliquer par exemple par date et là vous venez changer l'ensemble des tri dans votre dossier en question.
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Donc voilà vous agrandissez un petit peu pour avoir peut-être un meilleur confort aussi visuel et là vous avez juste à cliquer sur les colonnes pour trier selon le critère que vous choisissez.
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Comme vous pouvez le remarquer également vous avez aussi des groupes qui ont été créés donc là en l'occurrence j'ai trié par date donc forcément ça s'est regroupé automatiquement par date
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Si vous souhaitez activer désactiver cette chose et bien n'hésitez pas à venir en l'occurrence
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changer un petit peu cette modification donc en effectuant notamment la logique du clic droit sur un groupe, de ce groupe
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Vous allez pouvoir déjà en premier lieu.
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Avoir ses petites fonctionnalités donc là en l'occurrence réduire développer l'ensemble des groupes pour ensuite mieux vous organiser.
00:05:08
Et puis également si vous voulez donc les désactiver à tout moment
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Vous pourrez revenir ici sur cet onglet "affichage" et vous allez retrouver le terme "organiser par" et là vous aurez juste besoin de re cliquer sur afficher dans les groupes.
00:05:21
pour désactiver cette fonctionnalité.
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En plus à l'intérieur de votre logiciel Outlook si vous avez ouvert votre messagerie instantanée donc c'est-à-dire votre logiciel Skype. Skype entreprise en l'occurrence.
00:05:44
Vous voyez qu'il est bien activé, qu'il est bien connecté
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Regardez ce qui se passe sur notre volet de lecture donc là en l'occurrence je suis bien ici Chad Bruneel. Et bien, on peut venir
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Changer le statut de disponibilité regardez je vais mettre par exemple en "disponible".
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la connexion qu'il peut y avoir entre les 2 logiciels.
00:06:08
Donc là en l'occurrence le statut de disponibilité qui est toujours à titre indicatif
00:06:15
Sur notre présence,notre disponibilité et bien on va pouvoir très rapidement et bien se dire
00:06:22
Nous avons ici Hubert qui nous a envoyé une demande de congés et bien si vous nous voulons davantage informations au lieu de passer par mail et bien de visiter pas à passer par votre messagerie instantanée ?
00:06:37
Tout si c'est pour des choses qui sont assez urgent ?
00:06:40
Alors notamment en venant juste laisser son curseur de souris sur son nom prénom ou sur sa photo vous allez voir apparaître ce qu'on appelle une zapette donc une zapette c'est comme télécommande donc là en l'occurrence avec toutes les différentes choses.
00:06:54
qui sont ici proposées très rapidement.
00:06:57
Pour pouvoir passer directement vers le logiciel du Skype entreprise
00:07:02
En cliquant sur "envoyer un message instantané" ça me permet ici d'avoir cette fenêtre de conversation qui apparait ou là je vais pouvoir lui envoyer
00:07:11
Un message concernant bien sûr regardez l'objet.
00:07:15
du mail en question donc demande de congé.
00:07:18
Et là je vais pouvoir par exemple lui répondre
00:07:24
"Tes congés sont validés"
00:07:27
Et là je n'aurai pas besoin d'envoyer de mail je viens d'envoyer mon message instantané.
00:07:33
Donc qu'il se trouve à 2 mètres de moi ou qu'il se trouve à des centaines et des milliers de kilomètres de moi il recevrait le message dans tous les cas de manière instantanée ?
00:07:46
D'ailleurs pour aller faire un petit tour ici sur ce petit logiciel (je vais fermer la conversation) voilà donc le logiciel du Skype entreprise vous allez pouvoir organiser l'ensemble de vos contacts.
00:07:58
Au niveau de vos contacts vous pouvez donc très rapidement venir chercher de nouveau. Alors bien sûr c'est ici lié à l'annuaire entreprise 00:08:06.550 --> 00:08:09.120 Je peux aller retrouver par exemple mon collègue Hubert
00:08:09
Et instantanément je le retrouve
00:08:12
Si éventuellement il est externe à l’entreprise et qu'i possède le Skype entreprise en mettant juste son adresse mail, je retrouverai également cette personne
00:08:23
Ou alors c'est une personne qui possède juste le Skype "familial",
00:08:30
vous pourrez venir le chercher grâce à ce "petit bonhomme et ce petit plus"
00:08:35
"Ajouter un contact qui ne fait pas partie de ma société" et là je retrouve le Skype normal et ça fera une recherche par nom
00:08:46
Alors quand vous avez retrouvé effectivement une personne. Vous allez effectivement voir tout de suite son statut de disponibilité qui est engendré ici par ce code couleur rouge
00:08:57
En l’occurrence c'est le statut qui est occupé
00:09:00
Et en plus là on peut voir qu'il est écrit "En réunion"
00:09:03
Et bien il faut juste savoir que le statut de disponibilité, qui est aussi propre à vous-même
00:09:09
Et bien il est synchronisé avec votre agenda Outlook.
00:09:13
Dès lors que vous avez mis en place un rendez-vous, une réunion, dans votre agenda, à l'heure de cette dernière
00:09:20
Et bien vous allez passer automatiquement dans le statut rouge donc "occupé" et comme indication il vous écrira que vous êtes en réunion.
00:09:27
Donc là j'imagine que Hubert a bien mis en place sur son agenda Outlook une réunion et c'est pour ça que son statut a été modifié.
00:09:35
Quand il sortira de cette réunion et bien je recevrai, je verrai effectivement qu'il est redevenu disponible
00:09:44
Si je veux savoir quand est-ce qu'il va repasser de manière disponible automatiquement. Je peux effectuer un petit clic droit.
00:09:51
sur cette personne et venir lui mettre en place un indicateur d'alerte de changement de statut.
00:09:56
Ce qui me permettra d'avoir tout de suite une notification sur mon logiciel pour dire Hubert est disponible, vous pouvez venir lui parler
00:10:06
Ou alors si je veux quand même tenter ma chance, même s' il est en réunion je peux très bien venir toujours soit faire un clic droit et accéder à ce menu contextuel avec toutes ces actions disponibles, ou éventuellement je peux laisser courir mon curseur de souris sur sa photo, sans cliquer et là je vois apparaître la petite zappette 00:10:27.210 --> 00:10:33.680 qu'on a pu découvrir tout à l'heure, par le biais de votre logiciel Outlook et envoyer un message instantané 00:10:36.670 --> 00:10:37.130 Oui
00:10:39
Voilà donc c'était un petit peu pour vous présenter ces différentes choses, concernant ici vos différents outils de communication.
00:10:49
Comme on a pu le découvrir, Outlook c'est quelque chose qui est ici un simple produit, une logique simple
00:10:57
Une utilisation assez riche que ça soit ici sur le logiciel qui est installé sur l'ordinateur ou également la possibilité de pouvoir y accéder par le côté du Online, par un navigateur internet
00:11:11
Votre messagerie ça sera vraiment un travail vraiment optimisé.
00:11:16
Concernant votre logiciel du Skype c'est un nouveau mode de communication qui vous est proposé, une gestion aussi de disponibilité
00:11:23
Et puis quelque chose qui est quand même assez rapide, qui vous est proposé notamment grâce à cette zappette
00:11:30
Et puis comme on a pu le remarquer sur cette session, l'imbrication qu'il peut y avoir entre ces 2 logiciels 00:11:35.900 --> 00:11:43.400 Ou permettre d'avoir tout de suite une notion d'imbrication avec cette gestion de disponibilité, un nouveau réflexe de communication 00:11:43.880 --> 00:11:49.420 Voilà c'est dire bah tiens donc je vais envoyer une information à telle ou telle personne. Comment je vais faire ?
00:11:49
Est-ce que je vais lui envoyer un mail, est-ce-que je vais lui envoyer un message instantané ?
00:11:54
Voilà ça c'est un nouveau réflexe.
00:11:58
Et puis vous verrez sur d'autres sessions qu'on a aussi la possibilité de pouvoir organiser des réunions en ligne, des webconférences.
00:12:05
Par le biais de votre logiciel Outlook qui passera directement vers le logiciel du Skype entreprise
00:12:13
En tout cas un très grand merci d'avoir participé à notre session "Autour des produits. Les outils de communication."
00:12:21
Un grand merci et puis n'oubliez pas toujours : "Faites en de bon usage" .Très bonne journée et à très bientôt. Au revoir.
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