Outlook - Planifier une réunion en ligne Teams Tutoriels

Découvrez comment planifier une réunion en ligne avec Microsoft Teams grâce à cette ressource en ligne pour Microsoft 365. Apprenez à programmer une réunion Teams directement depuis Outlook en sélectionnant la tranche horaire ou en double-cliquant sur celle-ci.
Obtenez des astuces pour personnaliser votre invitation et pour accéder aux options de réunion, telles que la salle d'attente et la présentation.
Suivez les étapes simples pour envoyer votre invitation et pour lancer la réunion le jour convenu.
Les tags associés sont Microsoft 365, réunion en ligne, Teams, ressource en ligne.

  • 3:30
  • 5069 vues

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à programmer une réunion Teams dans Outlook, en expliquant les différentes méthodes pour le faire, ainsi que les options disponibles lors de la création de la réunion.

Chapitres :

  1. Introduction à la Programmation d'une Réunion Teams
    Dans cette section, nous allons explorer comment programmer une réunion Teams directement depuis Outlook. Ce processus est essentiel pour faciliter la collaboration en ligne et organiser efficacement des réunions virtuelles.
  2. Méthodes pour Programmer une Réunion Teams
    Il existe deux méthodes principales pour indiquer à Outlook que vous souhaitez programmer une réunion Teams : - **Méthode 1** : Sélectionnez la tranche horaire souhaitée et cliquez directement sur 'Nouvelle réunion Teams'. Cela ouvre immédiatement une fenêtre de création de réunion. - **Méthode 2** : Double-cliquez sur la tranche horaire qui vous intéresse, puis cliquez sur 'Réunion Teams'. Cela permet à Outlook d'ajouter la partie dédiée à la réunion en ligne.
  3. Création de la Réunion
    Une fois que vous avez ouvert la fenêtre de création de réunion, vous devez : - **Indiquer le titre de la réunion** : Par exemple, 'Réunion d'équipe'. - **Ajouter des participants** : Vous pouvez rechercher des participants en tapant leur nom ou en les sélectionnant dans votre agenda. - **Définir les emplacements** : Outlook indiquera automatiquement 'Réunion Microsoft Teams', mais vous pouvez également choisir une salle de réunion si nécessaire.
  4. Options de la Réunion
    Avant d'envoyer l'invitation, vous pouvez personnaliser certaines options de la réunion : - **Salle d'attente** : Vous pouvez choisir si les participants doivent entrer par une salle d'attente ou non. - **Annonces** : Activez ou désactivez les annonces lorsque les participants arrivent ou sortent de la réunion. - **Droits de présentation** : Vous pouvez décider si tous les participants peuvent présenter du contenu ou si cela doit être limité à certaines personnes.
  5. Finalisation et Envoi de l'Invitation
    Une fois que tous les détails sont en place, vous pouvez enregistrer la réunion. Le jour et à l'heure convenus, vous et les participants pourrez lancer la réunion via le lien fourni dans l'invitation. De plus, vous recevrez une alerte de Teams pour vous rappeler de commencer la réunion.
  6. Conclusion
    Programmer une réunion Teams dans Outlook est un processus simple qui permet de gérer efficacement les réunions en ligne. En suivant ces étapes, vous pouvez vous assurer que toutes les informations nécessaires sont en place et que les participants sont bien informés.

FAQ :

Comment programmer une réunion Teams dans Outlook ?

Pour programmer une réunion Teams dans Outlook, vous pouvez soit sélectionner une tranche horaire et cliquer sur 'Nouvelle réunion Teams', soit double-cliquer sur la tranche horaire souhaitée et choisir 'Réunion Teams'.

Quelles informations dois-je inclure lors de la création d'une réunion Teams ?

Vous devez inclure le titre de la réunion, les participants obligatoires et facultatifs, ainsi que le message d'invitation. Outlook ajoutera automatiquement 'Réunion Microsoft Teams' comme emplacement.

Comment gérer les options de réunion dans Teams ?

Vous pouvez accéder aux options de réunion en cliquant sur les liens fournis par Outlook. Cela vous permet de modifier des paramètres comme l'accès des participants et les permissions de présentation.

Comment éviter que les participants passent par la salle d'attente ?

Dans les options de réunion, vous pouvez désactiver la salle d'attente pour permettre aux participants d'entrer directement dans la réunion.

Comment recevoir des alertes pour une réunion Teams ?

Vous serez alerté par Teams à l'heure de la réunion, et une fenêtre apparaîtra pour vous permettre de lancer la réunion.

Quelques cas d'usages :

Planification de réunions d'équipe

Les responsables d'équipe peuvent utiliser Outlook pour programmer des réunions Teams afin de discuter des projets en cours, en incluant tous les membres de l'équipe, qu'ils soient sur site ou à distance.

Formation en ligne

Les formateurs peuvent organiser des sessions de formation via Teams, en utilisant Outlook pour gérer les invitations et les horaires, permettant ainsi une interaction en temps réel avec les participants.

Réunions avec des clients

Les professionnels peuvent programmer des réunions Teams avec des clients pour des présentations de produits ou des discussions de projet, en utilisant les options de réunion pour contrôler l'accès et les permissions.

Gestion de projets

Les chefs de projet peuvent organiser des réunions régulières via Teams pour suivre l'avancement des tâches, en utilisant Outlook pour envoyer des rappels et gérer les participants.

Collaboration inter-équipes

Les organisations peuvent utiliser Teams pour faciliter la collaboration entre différentes équipes, en programmant des réunions pour partager des mises à jour et des idées, tout en gérant les invitations via Outlook.

Glossaire :

Réunion Teams

Une réunion en ligne organisée via Microsoft Teams, permettant aux participants de se connecter à distance.

Outlook

Un logiciel de gestion de courriels et d'agenda développé par Microsoft, utilisé pour planifier des réunions et gérer des contacts.

Tranche horaire

Un intervalle de temps spécifique dans lequel une réunion peut être programmée.

Salle d'attente

Une fonctionnalité dans Microsoft Teams qui permet aux organisateurs de contrôler l'entrée des participants dans la réunion.

Options de réunion

Paramètres qui permettent de personnaliser l'expérience de la réunion, comme l'accès des participants et les permissions de présentation.

Webconférence

Une réunion en ligne qui utilise des outils de communication numérique pour permettre aux participants de se voir et de s'entendre.

résultat(s)
00:00:06
teams dans Outlook pour commencer,
00:00:07
vous avez 2 possibilités pour indiquer
00:00:09
Outlook que vous voulez programmer.
00:00:11
Une réunion teams donc la première
00:00:14
possibilité de sélectionner la
00:00:15
tranche horaire que vous souhaitez
00:00:18
programmer et appuyer directement
00:00:19
sur nouvelle réunion teams.
00:00:21
Donc ça, ça permet de gagner une
00:00:24
étape et d'ouvrir directement une
00:00:26
fenêtre de création d'une réunion.
00:00:29
La 2e possibilité est bien tout simplement
00:00:31
double-cliquer sur la tranche horaire
00:00:33
qui vous intéresse et cliquez ensuite
00:00:35
sur réunion teams pour permettre Outlook
00:00:38
de d'ajouter cette partie qui sera
00:00:40
donc dédiée à la réunion en ligne.
00:00:42
Donc ensuite, comment ça se passait
00:00:44
bien comme une réunion classique?
00:00:46
Vous allez mettre ici le titre de la réunion?
00:00:50
Donc réunion d'équipe par exemple
00:00:52
les participants obligatoire,
00:00:53
donc vous pouvez aller chercher soit
00:00:55
ici soit en tapant directement leur
00:00:57
nom s'ils sont connus de votre agenda,
00:01:00
de votre parti.
00:01:02
Contact. Pardon.
00:01:03
Des personnes facultative, éventuellement.
00:01:07
Les emplacements,
00:01:07
donc là automatiquement,
00:01:08
Outlook va indiquer réunion Microsoft teams,
00:01:10
mais vous pouvez néanmoins aller
00:01:12
chercher une salle de réunion.
00:01:14
Il serait dédiée à la web
00:01:16
conférence par exemple,
00:01:17
si toutefois dans votre système vous avez
00:01:19
ces salles qui sont répertoriés dans Outlook.
00:01:22
Ensuite, on va pouvoir indiquer
00:01:24
un message soit au-dessus,
00:01:25
soit en dessous de cette partie qu'il
00:01:28
faut absolument garder tel quel.
00:01:29
Donc ce qui permettra en fait de
00:01:32
de se joindre à la réunion.
00:01:34
Et ici donc,
00:01:35
ma réunion est prête à être envoyée,
00:01:37
et donc comme une réunion classique,
00:01:39
et bien je vais pouvoir envoyer
00:01:41
pour inviter ces personnes,
00:01:42
donc une fois qu'on a fait ça,
00:01:44
on va pouvoir éventuellement
00:01:45
revenir sur les détails de cette
00:01:47
réunion en double-cliquant.
00:01:48
Vous pouvez tout à fait modifier ou ajouter
00:01:51
par exemple une personne à la réunion.
00:01:53
Ce qui va être possible
00:01:55
également de de faire,
00:01:56
c'est d'accéder aux options de
00:01:58
réunion ici dans les liens que,
00:01:59
euh, Outlook va ajouter.
00:02:01
On va pouvoir donc en faisant un
00:02:03
contrôle clic.
00:02:04
Aller chercher.
00:02:05
On va pouvoir aller paramétrer
00:02:07
certains certaines options.
00:02:09
Donc par exemple si vous souhaitez
00:02:11
que les personne n'entre pas
00:02:13
par via la salle d'attente,
00:02:15
vous allez pouvoir le modifier ici.
00:02:18
Donc moi c'était le cas,
00:02:20
on était déjà tous à éviter
00:02:22
la salle d'attente.
00:02:23
C'est-à-dire que les personnes vont
00:02:25
arriver directement dans la réunion.
00:02:27
Euh.
00:02:28
Ensuite on peut éventuellement
00:02:30
activer ou désactiver les annonces
00:02:32
lorsque les les personnes arrivent
00:02:34
et sorte de la réunion.
00:02:36
Donc là,
00:02:36
c'est le leca également et la partie
00:02:38
présentation également si vous
00:02:39
voulez que tout le monde puisse
00:02:41
présenter du contenu à ce moment-là,
00:02:43
vous pouvez vous mettre ici pour
00:02:45
surtout ce ou si vous êtes nombreux
00:02:47
et que vous souhaitez garder
00:02:48
la main sur la réunion.
00:02:50
Vous pouvez également indiquer
00:02:51
moi uniquement.
00:02:51
Enfin,
00:02:52
ce qui évitera de que des personnes présentes
00:02:55
alors qu'elles n'en ont pas le besoin.
00:02:57
Donc ici,
00:02:57
on est bien dans les options de
00:02:59
cette réunion du 7 septembre que
00:03:01
je viens de programmer ou modifier
00:03:03
pas les paramètres par défaut.
00:03:05
Voilà,
00:03:06
donc,
00:03:06
on peut l'enregistrer.
00:03:08
Et donc, si je reviens sur mon
00:03:10
invitation, et bien le jour,
00:03:12
euh, et à l'heure convenu,
00:03:14
vous allez pouvoir lancer
00:03:15
la réunion via ce lien.
00:03:17
Les comme les participants d'ailleurs.
00:03:19
Et vous pouvez également être alerté,
00:03:21
vous serez.
00:03:22
Vous serez également alerté par team Sky,
00:03:24
vous affichera une petite fenêtre qui
00:03:27
vous permettra de lancer la réunion.

Il n’existe aucun élément correspondant à votre recherche dans cette vidéo...
Effectuez une autre recherche ou retournez au contenu !

 

Mandarine AI: CE QUI POURRAIT VOUS INTÉRESSER

LES COURS ASSOCIÉS Ce tutoriel fait partie des cours suivants

Abonnés
4601 vues
E-learning Débutant

Formation Vidéo Microsoft Outlook - Découverte

Découvrez, grâce à une suite logique de tutoriels vidéo, les fonctionnalités basiques de Microsoft Outlook : Découvrir la messagerie et le c...

Cours E-learning
TOUS LES COURS

Une erreur est survenue

Impossible de sauvegarder votre progression. Veuillez recharger la page, vous connecter, et essayer de nouveau. Si le problème persiste, merci de contacter un administrateur.

Fermer

Rappel

Afficher

/

Acceder à la session