Outlook - Planifier une réunion en ligne Teams Tutoriels

Découvrez comment planifier une réunion en ligne avec Microsoft Teams grâce à cette ressource en ligne pour Microsoft 365. Apprenez à programmer une réunion Teams directement depuis Outlook en sélectionnant la tranche horaire ou en double-cliquant sur celle-ci.
Obtenez des astuces pour personnaliser votre invitation et pour accéder aux options de réunion, telles que la salle d'attente et la présentation.
Suivez les étapes simples pour envoyer votre invitation et pour lancer la réunion le jour convenu.
Les tags associés sont Microsoft 365, réunion en ligne, Teams, ressource en ligne.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à programmer une réunion Teams dans Outlook, en expliquant les différentes méthodes pour le faire, ainsi que les options disponibles lors de la création de la réunion.

Chapitres :

Introduction à la Programmation d'une Réunion Teams
Dans cette section, nous allons explorer comment programmer une réunion Teams directement depuis Outlook. Ce processus est essentiel pour faciliter la collaboration en ligne et organiser efficacement des réunions virtuelles.
Méthodes pour Programmer une Réunion Teams
Il existe deux méthodes principales pour indiquer à Outlook que vous souhaitez programmer une réunion Teams : - **Méthode 1** : Sélectionnez la tranche horaire souhaitée et cliquez directement sur 'Nouvelle réunion Teams'. Cela ouvre immédiatement une fenêtre de création de réunion. - **Méthode 2** : Double-cliquez sur la tranche horaire qui vous intéresse, puis cliquez sur 'Réunion Teams'. Cela permet à Outlook d'ajouter la partie dédiée à la réunion en ligne.
Création de la Réunion
Une fois que vous avez ouvert la fenêtre de création de réunion, vous devez : - **Indiquer le titre de la réunion** : Par exemple, 'Réunion d'équipe'. - **Ajouter des participants** : Vous pouvez rechercher des participants en tapant leur nom ou en les sélectionnant dans votre agenda. - **Définir les emplacements** : Outlook indiquera automatiquement 'Réunion Microsoft Teams', mais vous pouvez également choisir une salle de réunion si nécessaire.
Options de la Réunion
Avant d'envoyer l'invitation, vous pouvez personnaliser certaines options de la réunion : - **Salle d'attente** : Vous pouvez choisir si les participants doivent entrer par une salle d'attente ou non. - **Annonces** : Activez ou désactivez les annonces lorsque les participants arrivent ou sortent de la réunion. - **Droits de présentation** : Vous pouvez décider si tous les participants peuvent présenter du contenu ou si cela doit être limité à certaines personnes.
Finalisation et Envoi de l'Invitation
Une fois que tous les détails sont en place, vous pouvez enregistrer la réunion. Le jour et à l'heure convenus, vous et les participants pourrez lancer la réunion via le lien fourni dans l'invitation. De plus, vous recevrez une alerte de Teams pour vous rappeler de commencer la réunion.
Conclusion
Programmer une réunion Teams dans Outlook est un processus simple qui permet de gérer efficacement les réunions en ligne. En suivant ces étapes, vous pouvez vous assurer que toutes les informations nécessaires sont en place et que les participants sont bien informés.

FAQ :

Comment programmer une réunion Teams dans Outlook ?

Pour programmer une réunion Teams dans Outlook, vous pouvez soit sélectionner une tranche horaire et cliquer sur 'Nouvelle réunion Teams', soit double-cliquer sur la tranche horaire souhaitée et choisir 'Réunion Teams'.

Quelles informations dois-je inclure lors de la création d'une réunion Teams ?

Vous devez inclure le titre de la réunion, les participants obligatoires et facultatifs, ainsi que le message d'invitation. Outlook ajoutera automatiquement 'Réunion Microsoft Teams' comme emplacement.

Comment gérer les options de réunion dans Teams ?

Vous pouvez accéder aux options de réunion en cliquant sur les liens fournis par Outlook. Cela vous permet de modifier des paramètres comme l'accès des participants et les permissions de présentation.

Comment éviter que les participants passent par la salle d'attente ?

Dans les options de réunion, vous pouvez désactiver la salle d'attente pour permettre aux participants d'entrer directement dans la réunion.

Comment recevoir des alertes pour une réunion Teams ?

Vous serez alerté par Teams à l'heure de la réunion, et une fenêtre apparaîtra pour vous permettre de lancer la réunion.

Quelques cas d'usages :

Planification de réunions d'équipe

Les responsables d'équipe peuvent utiliser Outlook pour programmer des réunions Teams afin de discuter des projets en cours, en incluant tous les membres de l'équipe, qu'ils soient sur site ou à distance.

Formation en ligne

Les formateurs peuvent organiser des sessions de formation via Teams, en utilisant Outlook pour gérer les invitations et les horaires, permettant ainsi une interaction en temps réel avec les participants.

Réunions avec des clients

Les professionnels peuvent programmer des réunions Teams avec des clients pour des présentations de produits ou des discussions de projet, en utilisant les options de réunion pour contrôler l'accès et les permissions.

Gestion de projets

Les chefs de projet peuvent organiser des réunions régulières via Teams pour suivre l'avancement des tâches, en utilisant Outlook pour envoyer des rappels et gérer les participants.

Collaboration inter-équipes

Les organisations peuvent utiliser Teams pour faciliter la collaboration entre différentes équipes, en programmant des réunions pour partager des mises à jour et des idées, tout en gérant les invitations via Outlook.

Glossaire :

Réunion Teams

Une réunion en ligne organisée via Microsoft Teams, permettant aux participants de se connecter à distance.

Outlook

Un logiciel de gestion de courriels et d'agenda développé par Microsoft, utilisé pour planifier des réunions et gérer des contacts.

Tranche horaire

Un intervalle de temps spécifique dans lequel une réunion peut être programmée.

Salle d'attente

Une fonctionnalité dans Microsoft Teams qui permet aux organisateurs de contrôler l'entrée des participants dans la réunion.

Options de réunion

Paramètres qui permettent de personnaliser l'expérience de la réunion, comme l'accès des participants et les permissions de présentation.

Webconférence

Une réunion en ligne qui utilise des outils de communication numérique pour permettre aux participants de se voir et de s'entendre.

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Disponible dans Microsoft365

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vous avez deux possibilités pour indiquer outlook que

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vous voulez programmer une réunion euh Teams.

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Donc la première possibilité,

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c'est de sélectionner la tranche horaire que vous souhaitez

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programmer et appuyer directement sur nouvelle réunion Teams.

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Donc ça ça permet de gagner une

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étape et d'ouvrir directement une fenêtre de création

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euh d'une réunion.

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La deuxième possibilité et bien tout simplement euh double cliquer sur la

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tranche horaire qui vous intéresse et cliquer ensuite sur ré réunion teams

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pour permettre à Outlook de d'ajouter cette partie qui

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sera donc dédiée à la réunion en ligne.

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Donc ensuite comment ça se passe bien comme une réunion classique,

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vous allez mettre ici euh le le titre de la réunion.

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Donc réunion d'équipe par exemple

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les euh participants obligatoires donc vous pouvez

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aller chercher soit ici soit en tapant

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directement leurs noms s'ils sont connus de

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votre agenda de votre partie contact pardon

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des personnes facultatives éventuellement.

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Les emplacements,

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donc là automatiquement euh Outlook va indiquer réunion Microsoft Teams,

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mais

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vous pouvez néanmoins aller chercher une salle de réunion

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qui serait dédiée à la web conférence par exemple,

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si toutefois,

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dans votre système,

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vous avez ces salles qui sont répertoriées dans Outlook.

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Ensuite on va pouvoir indiquer un message soit au-dessus soit

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en dessous de cette partie qu'il faut absolument garder telle quelle

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donc ce qui permettra en fait hein de de se joindre à la réunion.

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Et ici donc ma réunion est est prête à être envoyée et donc comme

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une réunion classique et bien je vais pouvoir envoyer pour inviter ces personnes.

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Donc une fois qu'on a fait ça,

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on va pouvoir éventuellement revenir sur des

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détails de cette réunion en double cliquant,

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vous pouvez tout à fait modifier

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ou ajouter par exemple une personne à la réunion.

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Ce qui va être possible également de de faire,

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c'est d'accéder aux options de réunion ici dans

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les liens que euh outlook va ajouter,

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on va pouvoir donc en faisant un contrôle click.

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Allez chercher

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On va pouvoir aller paramétrer certains euh certaines options donc par exemple

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si vous souhaitez que les personnes n'entrent pas par via la salle d'attente

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euh vous allez pouvoir le modifier ici.

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Donc moi c'était le cas,

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on était déjà euh tous à éviter la salle d'attente,

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c'est-à-dire que les personnes vont arriver directement dans la réunion.

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euh Ensuite on peut éventuellement euh activer ou désactiver

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les annonces lorsque les les les personnes arrivent et sortent

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de la réunion donc là c'est le le cas également

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et euh la partie présentation également si euh vous voulez

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que tout le monde puisse présenter du contenu à ce moment-là

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vous pouvez vous mettre ici pour euh sur tous

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ou si vous êtes nombreux et que vous souhaitez garder la main euh sur la réunion,

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vous pouvez également indiquer moi uniquement

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parce ce qui évitera de euh que des personnes

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présentes alors qu'elles n'en ont pas le besoin.

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Donc ici on est bien dans les options de cette réunion du 7

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septembre que je viens de programmer modifiez pas les paramètres par défaut.

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Voilà,

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donc on peut l'enregistrer.

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Et donc si je reviens euh sur mon invitation et bien le jour euh et à l'heure convenue,

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vous allez pouvoir lancer la réunion

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euh via ce lien comme les participants d'ailleurs

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euh et vous pouvez également être alerté,

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vous serez vous serez également alerté par teams qui vous affichera

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une petite fenêtre qui vous permettra de lancer la réunion.

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