Teams - Restreindre un dossier/document à certains membres de votre équipe Tutoriels

Découvrez comment restreindre l'accès à un dossier ou document à certains membres de votre équipe dans Microsoft Teams grâce à la vidéo "Restreindre un dossier/document à certains membres de votre équipe".
Cette fonctionnalité vous permet de limiter l'accès à un groupe de personnes de votre choix pour une meilleure sécurité et confidentialité.
Obtenez des conseils pratiques pour créer un groupe d'autorisation dans SharePoint, ajouter des membres à ce groupe et affecter le groupe d'autorisation à un dossier ou document dans Teams.
Avec Microsoft 365, vous pouvez facilement restreindre l'accès à vos fichiers pour une meilleure gestion de vos données sensibles.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à restreindre l'accès à un dossier ou un document partagé dans Microsoft Teams, en utilisant SharePoint pour gérer les autorisations de manière précise.

Chapitres :

Introduction
Dans un environnement de travail collaboratif, il est essentiel de contrôler qui a accès à vos documents. Cette vidéo vous guide à travers le processus de restriction d'accès à un dossier ou un document partagé dans un canal Teams, qu'il soit public ou privé.
Accéder à SharePoint
Pour commencer, ouvrez SharePoint de votre équipe. Naviguez vers la section 'Documents'.
Modifier les autorisations
Cliquez sur l'icône de la roue dentée en haut à droite de l'écran. Dans le menu contextuel, sélectionnez 'Autorisation de site'. Cela vous amène à un nouvel affichage où vous pouvez gérer les autorisations.
Ajouter un groupe
Dans la page des autorisations, cliquez sur 'Ajouter un groupe' en haut à gauche. Ici, vous pouvez configurer ce nouveau groupe en désignant un propriétaire et en définissant les autorisations souhaitées. Une fois terminé, cliquez sur 'Créer' en bas de la page.
Ajouter des membres au groupe
Dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre, utilisez le bouton 'Nouveau' pour ajouter les personnes de votre choix au groupe que vous venez de créer. Le groupe est maintenant créé et contient les membres sélectionnés.
Affecter le groupe à un dossier ou document
Retournez dans SharePoint pour affecter le groupe d'autorisation à un dossier ou document. Lorsque vous passez votre souris sur le dossier ou document, un menu apparaît. Cliquez dessus, puis sélectionnez 'Gérer les accès'.
Configurer les accès
Un volet s'ouvre sur la partie droite de votre écran, affichant les groupes existants et les autorisations liées à ce dossier. Cliquez sur le bouton 'Ajouter' et entrez le nom du groupe que vous venez de créer. Votre nouveau groupe a maintenant accès au dossier avec les autorisations que vous lui avez attribuées.
Finaliser les restrictions d'accès
Pour finaliser, supprimez les accès des autres groupes à ce dossier. Ainsi, ce dernier ne sera accessible qu'aux membres de votre choix, même s'il est partagé dans un canal public sur Microsoft Teams.
Conclusion
En suivant ces étapes, vous pouvez efficacement gérer les autorisations d'accès à vos documents dans Microsoft Teams, garantissant ainsi la confidentialité et la sécurité des informations partagées.

FAQ :

Comment partager un document dans Microsoft Teams?

Pour partager un document dans Microsoft Teams, vous devez le télécharger dans un canal spécifique. Tous les membres du canal auront alors accès au document, sauf si des restrictions d'accès sont appliquées via SharePoint.

Comment restreindre l'accès à un document dans SharePoint?

Pour restreindre l'accès à un document dans SharePoint, allez dans les paramètres d'autorisation du site, créez un nouveau groupe d'utilisateurs, puis affectez ce groupe aux documents ou dossiers souhaités en utilisant l'option 'Gérer les accès'.

Qu'est-ce qu'un groupe d'autorisation dans SharePoint?

Un groupe d'autorisation est un ensemble d'utilisateurs qui ont des permissions similaires pour accéder à un document ou à un dossier. Vous pouvez créer des groupes pour gérer plus facilement les accès.

Que faire si je veux que seuls certains membres aient accès à un dossier partagé?

Vous pouvez créer un groupe d'autorisation dans SharePoint et y ajouter uniquement les membres que vous souhaitez autoriser. Ensuite, vous devez gérer les accès au dossier pour ne permettre l'accès qu'à ce groupe.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Dans un environnement de gestion de projet, les chefs de projet peuvent utiliser SharePoint pour créer des groupes d'autorisation afin de restreindre l'accès à des documents sensibles, comme des budgets ou des plans de projet, uniquement aux membres de l'équipe projet.

Collaboration inter-équipes

Lorsqu'une entreprise souhaite collaborer sur un projet impliquant plusieurs équipes, elle peut créer des groupes d'autorisation dans SharePoint pour s'assurer que seules les personnes concernées ont accès aux documents partagés, tout en maintenant la confidentialité des informations.

Formation et développement

Les responsables de la formation peuvent créer des groupes d'autorisation pour des documents de formation spécifiques, permettant uniquement aux employés en formation d'accéder à ces ressources, tout en empêchant d'autres membres de l'organisation d'y accéder.

Glossaire :

SharePoint

Une plateforme de collaboration et de gestion de documents développée par Microsoft, permettant aux utilisateurs de stocker, organiser et partager des informations au sein d'une équipe.

Canal Teams

Un espace de communication et de collaboration au sein de Microsoft Teams, où les membres d'une équipe peuvent discuter, partager des fichiers et travailler ensemble sur des projets.

Autorisation de site

Les permissions qui déterminent qui peut accéder à un site SharePoint et quelles actions ils peuvent y effectuer, comme visualiser, modifier ou partager des documents.

Paramètres avancés des autorisations

Options supplémentaires permettant de configurer les permissions d'accès à un site ou à un document, y compris la création de groupes d'utilisateurs avec des droits spécifiques.

Groupe d'autorisation

Un ensemble d'utilisateurs qui partagent les mêmes permissions d'accès à un document ou à un dossier dans SharePoint.

Gérer les accès

La fonction qui permet de modifier les permissions d'accès à un document ou à un dossier, y compris l'ajout ou la suppression de groupes d'utilisateurs.

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un document dans un canal Teams,

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qu'il soit public ou privé,

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tous les membres y ont accès.

00:00:09

Il est possible de restreindre l'accès qu'à

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un groupe de personnes de votre choix.

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Pour cela, allez dans le SharePoint de

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l'équipe dans la partie "document"

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Cliquez ensuite sur la roue

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crantée en haut à droite,

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puis dans le menu contextuel

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sélectionnez "autorisation de site".

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Dans le nouvel affichage,

00:00:30

cliquez ici pour accéder aux

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paramètres avancés des autorisations.

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Une page s'ouvre dans laquelle vous

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retrouvez les groupes existants.

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En haut à gauche,

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cliquez sur "ajouter un groupe". Ici,

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vous pouvez paramétrer ce nouveau groupe,

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par exemple en désignant le propriétaire

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et en leur donnant les autorisations

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de votre choix.

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Lorsque vous avez terminé,

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cliquez sur "créer" en bas de la page.

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C'est dans cette nouvelle fenêtre que vous

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pourrez ajouter les personnes de votre

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choix en utilisant le bouton "nouveau".

00:01:09

Le groupe et maintenant créé et contient

00:01:11

les membres que vous avez sélectionné.

00:01:17

Retournez maintenant dans SharePoint

00:01:19

pour affecter le groupe d'autorisation

00:01:21

à un dossier ou document lorsque vous

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passez votre souris sur un dossier ou

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document ce menu apparait. Cliquez dessus,

00:01:28

puis sélectionnez "gérer les accès".

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Un volet s'ouvre dans la partie

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droite de votre écran.

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Vous y trouvez les groupes existants et

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les autorisations liées à ce dossier.

00:01:39

Appuyez sur le bouton "+" et entrez le

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nom du groupe que vous venez de créer.

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Votre nouveau groupe a accès au

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dossier avec les autorisations

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que vous lui avez donné.

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En supprimant les accès des

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autres groupes à ce dossier,

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ce dernier ne sera plus qu'accessible

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aux membres de votre choix,

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même si celui-ci est partagé dans un

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canal public dans Microsoft Teams.

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