Outlook - Créer un sondage de réunion Vidéo

Découvrez comment créer un sondage de réunion dans cette vidéo intitulée "Créer un sondage".
Cette ressource est destinée aux apprenants de niveau intermédiaire qui souhaitent trouver des moyens efficaces de communiquer et de gérer leur temps.
Vous apprendrez comment créer un sondage interactif pour recueillir les opinions et les préférences des participants à une réunion.
Cette compétence vous permettra de faciliter la prise de décision et d'organiser des réunions plus productives.
Ne manquez pas cette opportunité d'améliorer vos compétences en communication et en gestion du temps.

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Description
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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment organiser efficacement une réunion avec un grand nombre de participants, y compris des personnes extérieures à l'organisation, en utilisant l'outil de sondage de planification proposé par Microsoft Outlook. Cela permet de gagner du temps et d'optimiser la planification des réunions.

Chapitres :

Introduction à l'outil de sondage de planification
Organiser une réunion avec de nombreux participants peut être un défi, surtout lorsque certains d'entre eux ne font pas partie de votre organisation et que vous n'avez pas accès à leur calendrier. Pour éviter de perdre du temps à envoyer de multiples messages ou e-mails, Microsoft Outlook propose un outil de sondage de planification qui facilite cette tâche.
Création d'un sondage de planification
Pour commencer, ouvrez la nouvelle version d'Outlook et commencez un nouveau mail ou répondez à un message existant. Inscrivez l'objet de la réunion. Si vous laissez ce champ vide, l'outil attribuera un objet standardisé avec le mot 'vote' suivi des noms de tous les participants.
Ajout des participants
Cliquez dans le corps du mail pour rendre le bouton de sondage de planification disponible. Ajoutez les participants à la réunion. Les destinataires du mail seront considérés comme des participants obligatoires, tandis que ceux en copie seront facultatifs.
Paramétrage de la réunion
Modifiez si besoin le fuseau horaire et paramétrez la durée de la réunion. Si vous souhaitez organiser un événement en dehors des heures de travail, comme un dîner, décochez la case 'heure consacrée aux réunions' pour disposer de créneaux étendus.
Sélection des créneaux
Sélectionnez le jour qui vous intéresse. Par défaut, l'outil de sondage de planification affiche en premier les meilleurs créneaux disponibles. Vous pouvez trier par horaire si les membres font partie de votre organisation. En survolant les icônes des personnes, vous pouvez vérifier leur disponibilité grâce à un code couleur : vert pour disponible, violet pour un événement classé comme provisoire, rouge pour indisponible, et gris pour les personnes externes.
Finalisation de la réunion
Sélectionnez les créneaux qui vous conviennent le mieux en cliquant simplement dessus. L'outil vous indiquera le nombre de créneaux sélectionnés. Cliquez sur 'suivant' pour préciser le lieu de la réunion, par exemple, 'Bureau de Loïc'. Vous pouvez ajouter la salle comme participant si sa disponibilité est également gérée dans Outlook.
Options supplémentaires
Décochez la case 'réunion Teams' si la réunion est uniquement en présentiel. Vous aurez ensuite accès à cinq paramètres : proposer des créneaux où tous les participants sont disponibles, conserver les horaires sélectionnés dans votre calendrier, et recevoir des notifications lorsque le sondage est mis à jour.
Gestion des participants
Obligez les participants à vérifier leur identité en cliquant sur leurs noms pour répondre au sondage. Les participants externes devront confirmer leur identité via un code envoyé par e-mail. Vous pouvez également verrouiller le sondage pour empêcher les participants de proposer d'autres créneaux ou d'autres participants.
Conclusion
Pour terminer, composez votre courriel et envoyez-le aux participants. Laissez ensuite l'outil planifier la réunion selon les préférences des destinataires. Cette méthode simplifie considérablement le processus de planification des réunions, surtout avec un grand nombre de participants.

FAQ :

Comment utiliser l'outil de sondage de planification dans Outlook?

Pour utiliser l'outil de sondage de planification dans Outlook, ouvrez un nouveau mail, cliquez sur le bouton de sondage de planification, ajoutez les participants, sélectionnez les créneaux horaires qui vous conviennent, puis envoyez le mail. L'outil se chargera de trouver le meilleur créneau pour tous.

Qu'est-ce qu'un participant obligatoire dans une réunion?

Un participant obligatoire est une personne qui doit être présente à la réunion. Elle est ajoutée en tant que destinataire principal dans l'invitation et son absence pourrait affecter le déroulement de la réunion.

Comment vérifier la disponibilité des participants externes?

Pour vérifier la disponibilité des participants externes, vous devez les consulter via le sondage de planification, car leur disponibilité ne sera pas automatiquement affichée dans votre calendrier.

Que faire si je veux organiser une réunion en dehors des heures de travail?

Si vous souhaitez organiser une réunion en dehors des heures de travail, comme un dîner, vous devez décocher la case 'heure consacrée aux réunions' pour avoir accès à des créneaux horaires étendus.

Comment verrouiller un sondage de planification?

Pour verrouiller un sondage de planification, vous devez activer l'option qui empêche les participants de proposer d'autres créneaux ou d'autres participants. Cela garantit que le sondage reste fixe.

Quelques cas d'usages :

Planification d'une réunion d'équipe

Utilisez l'outil de sondage de planification pour organiser une réunion d'équipe avec des membres internes et externes. Cela permet de trouver rapidement un créneau qui convient à tous, réduisant ainsi le temps passé à échanger des emails.

Organisation d'un événement d'entreprise

Lors de l'organisation d'un événement d'entreprise, comme un séminaire ou un dîner, le sondage de planification peut aider à coordonner les disponibilités de tous les participants, y compris ceux qui ne font pas partie de l'organisation.

Réunions avec des clients

Pour des réunions avec des clients externes, utilisez le sondage de planification pour vérifier leur disponibilité sans avoir à leur envoyer plusieurs emails. Cela améliore l'efficacité et montre un professionnalisme dans la gestion du temps.

Gestion de projets

Dans le cadre de la gestion de projets, l'outil de sondage de planification peut être utilisé pour rassembler les équipes autour de réunions de suivi, garantissant que tous les membres clés sont disponibles pour discuter des progrès et des défis.

Glossaire :

Sondage de planification

Un outil proposé par Microsoft Outlook qui permet de trouver une date et une heure convenables pour une réunion en consultant les disponibilités des participants.

Calendrier

Un système utilisé pour organiser et planifier des événements, des réunions et des tâches, permettant de visualiser les disponibilités.

Fuseau horaire

Une région de la Terre qui a la même heure standard. Il est important de le paramétrer correctement lors de la planification d'une réunion.

Participants obligatoires

Les personnes qui doivent absolument être présentes à la réunion. Elles sont ajoutées en tant que destinataires principaux dans l'invitation.

Participants facultatifs

Les personnes qui peuvent assister à la réunion mais dont la présence n'est pas obligatoire. Elles sont ajoutées en copie dans l'invitation.

Événement classé comme provisoire

Un événement qui a été ajouté à un calendrier mais qui n'est pas encore confirmé. Il est souvent indiqué par une couleur violette.

Réunion Teams

Une réunion qui se déroule en ligne via Microsoft Teams, une plateforme de communication et de collaboration.

Code couleur

Un système visuel utilisé pour indiquer la disponibilité des participants : vert pour disponible, violet pour provisoire, rouge pour indisponible.

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