Teams - Programmer des réunions "privé" ou dans l'équipe Vidéo
Découvrez comment programmer des réunions "privées" ou dans l'équipe avec Microsoft Teams dans cette vidéo.
Apprenez à planifier une réunion, à personnaliser les détails tels que la date, l'heure et la récurrence, et à inviter les participants.
Vous découvrirez également comment utiliser les onglets de discussion, de fichiers et de bloc-notes pour faciliter la collaboration pendant et après la réunion.
Que vous utilisiez l'application de bureau, la version en ligne, l'application mobile Teams ou l'application Outlook, cette vidéo vous guidera à travers le processus de planification de réunions efficaces.
Ne manquez pas cette opportunité de personnaliser vos réunions et de découvrir toutes les fonctionnalités de Teams.
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Objectifs :
Comprendre comment planifier des réunions d'équipe et privées sur Microsoft Teams, ainsi que les différences entre ces types de réunions.
Chapitres :
-
Introduction à la planification de réunions sur Microsoft Teams
Microsoft Teams permet de planifier facilement des réunions d'équipe ou des réunions privées, selon la configuration définie par votre administrateur. Ce guide vous aidera à comprendre comment créer une réunion et à distinguer les différents types de réunions disponibles. -
Différences entre réunions d'équipe et réunions privées
Avant de commencer à planifier, il est essentiel de comprendre la différence entre une réunion d'équipe et une réunion privée. Les réunions d'équipe sont ouvertes à tous les membres d'un canal spécifique, tandis que les réunions privées ne sont accessibles qu'aux personnes invitées. -
Étapes pour planifier une réunion
Pour créer une réunion, suivez ces étapes : 1. Cliquez sur l'onglet 'Calendrier'. 2. Sélectionnez l'heure à laquelle vous souhaitez créer une nouvelle réunion ou utilisez le bouton prévu à cet effet. 3. Une fenêtre de planification s'ouvrira. Donnez un titre à votre réunion. 4. Définissez la date, l'heure de début et l'heure de fin. 5. Ajoutez des détails sur la réunion si nécessaire. 6. Planifiez une réunion récurrente ou définissez-la sur une journée entière si besoin. -
Sélection du canal pour la réunion
Si vous souhaitez que la réunion se déroule dans le canal d'une de vos équipes, sélectionnez le canal approprié. Cela permettra de créer une publication dans le canal concerné, facilitant la collaboration, la discussion de l'ordre du jour, le partage de fichiers et les questions avant et après la réunion. Si aucun canal n'est spécifié, la réunion sera considérée comme privée. -
Ajout de participants et gestion des horaires
Lorsque vous ajoutez des participants à la réunion, une liste de suggestions d'horaires apparaîtra, indiquant les disponibilités de vos invités. Cela vous aidera à trouver rapidement un horaire qui convient à tous. Pour plus de précisions, utilisez l'assistant de planification pour visualiser les disponibilités des participants. N'oubliez pas de régler le bon fuseau horaire si vos participants sont répartis dans le monde entier. -
Fonctionnalités après la création de la réunion
Une fois votre réunion privée créée, vous aurez accès à différents onglets pour discuter, ajouter des fichiers et créer des blocs-notes autour de celle-ci. L'ajout de ces éléments créera également un nouveau fil de discussion pour tous les participants à la réunion. -
Conclusion
Pour en savoir plus sur la planification de réunions et d'événements, visionnez la vidéo dédiée ou consultez vos événements. Vous pouvez organiser des réunions à l'aide de l'application de bureau Teams, de la version en ligne, de l'application Teams sur mobile ou de l'application Outlook.
FAQ :
Comment planifier une réunion dans Microsoft Teams?
Pour planifier une réunion dans Microsoft Teams, cliquez sur l'onglet calendrier, sélectionnez l'heure souhaitée, puis remplissez les détails de la réunion, y compris le titre, la date, l'heure de début et de fin. Vous pouvez également ajouter des participants et choisir un canal si nécessaire.
Quelle est la différence entre une réunion d'équipe et une réunion privée?
Une réunion d'équipe inclut tous les membres d'une équipe et est ouverte à la collaboration, tandis qu'une réunion privée est limitée aux personnes invitées et n'est pas visible par d'autres.
Comment utiliser l'assistant de planification?
L'assistant de planification vous permet de visualiser les disponibilités des participants pour choisir un horaire qui convient à tous. Il suffit de l'utiliser lors de la création de la réunion.
Puis-je planifier des réunions récurrentes dans Teams?
Oui, lors de la création d'une réunion, vous pouvez définir celle-ci comme récurrente pour qu'elle se répète à des intervalles réguliers.
Comment ajouter des fichiers à une réunion?
Une fois la réunion créée, vous pouvez accéder à différents onglets pour discuter et ajouter des fichiers. Cela crée également un nouveau fil de discussion pour tous les participants.
Quelques cas d'usages :
Planification de réunions d'équipe
Les responsables d'équipe peuvent utiliser Microsoft Teams pour planifier des réunions d'équipe hebdomadaires, permettant à tous les membres de discuter des progrès des projets et de collaborer efficacement.
Gestion de projets à distance
Les équipes travaillant à distance peuvent organiser des réunions privées pour discuter de sujets sensibles ou de décisions stratégiques, en s'assurant que seules les personnes concernées ont accès à ces discussions.
Collaboration sur des documents
Lors de la planification d'une réunion, les participants peuvent partager des fichiers pertinents à l'avance, facilitant ainsi la collaboration sur des documents en temps réel pendant la réunion.
Événements en direct
Les organisateurs d'événements peuvent utiliser Teams pour planifier des événements en direct, permettant à un large public de participer et d'interagir en temps réel.
Réunions internationales
Les entreprises ayant des équipes réparties dans le monde entier peuvent utiliser Teams pour planifier des réunions en tenant compte des différents fuseaux horaires, garantissant ainsi la participation de tous.
Glossaire :
Microsoft Teams
Une plateforme de collaboration qui permet aux utilisateurs de communiquer, de partager des fichiers et de planifier des réunions en ligne.
réunion d'équipe
Une réunion qui inclut tous les membres d'une équipe, permettant la collaboration et la discussion sur des projets communs.
réunion privée
Une réunion qui est limitée à certaines personnes, généralement celles qui sont invitées, et qui n'est pas visible par d'autres membres de l'organisation.
planificateur
Un outil dans Microsoft Teams qui permet de créer et de gérer des réunions, y compris la sélection des participants et la définition des horaires.
canal
Un espace de communication au sein d'une équipe dans Microsoft Teams, où les membres peuvent discuter, partager des fichiers et collaborer sur des projets.
assistant de planification
Un outil qui aide à visualiser les disponibilités des participants pour trouver un horaire convenable pour une réunion.
fuseau horaire
Une région de la Terre qui a la même heure standard. Il est important de le régler correctement lors de la planification de réunions avec des participants dans différents pays.
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