Comment favoriser l'adoption de Teams ? Webcast

Découvrez comment favoriser l'adoption de Teams au sein de votre entreprise grâce à cette ressource en ligne.
Cette vidéo présente les différentes étapes pour encourager l'acceptation de l'usage de Teams en entreprise et appréhender une démarche de transition efficace.
Obtenez des conseils pratiques pour utiliser Teams de manière optimale et accompagner les équipes dans cette transformation.
Les tags associés sont Microsoft Teams, travail collaboratif, adoption, transformation numérique.

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sur les usages de Teams. Si par contre vous avez des questions bien sûr comme d'habitude n'hésitez pas à utiliser le chat que vous pouvez retrouver dans ce webinar. Vous posez vos questions dans le tchat et à l'issue de la session on y répondra

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au travers de notre blog et vous aurez le retour des réponses à vos questions. Alors le plan de la session que nous allons aborder ici en 30 minutes nous allons tout d'abord euh on peut se poser la question mais pourquoi le changement pourquoi teams pourquoi changer euh bah oui on a team se maintenant mais qu'est-ce qu'on va faire.

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Est-ce qu'elle va mettre du sage est pour qui est destiné ?

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Nous allons voir après derrière au niveau du combat comment organiser la transformation pour faire l'usage de teams mais surtout derrière comment nous allons accompagner ses équipes vers la euh mise à jour de artistes eux puis on fera un petit petit focus sur quelques bonnes pratiques d'usage de Tim sur le banc favoriser l'adoption et on finira par la comcom.

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Euh les objectifs par les combats se fixe au cours de cette tion bah ça doit être un petit peu identifier les différents états favorisant l'adoption et surtout comment on va appréhender cette démarche de transition nous dans cette section nous allons à bronzer euh c'est ce que tu adoption de type non pas d'un point de vue technique mais plus de l'approche méthodologique.

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J'aime quelques bonnes pratiques il en va de soi que ce que je vais vous dire mais il faudra la date et en fonction de votre structure ce qui dépendra de plusieurs facteurs dont la maturité digitale de l'entreprise le nombre de salariés savoir si vous êtes un site qui est une entité nationale ou internationale si tu travailles sur un seul site ou si vous avez plus sur ?

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Mon premier point que nous allons aborder C'est pourquoi changer eux-mêmes ce qu'il est un petit peu on faire un petit focus sur Bard un petit peu notre façon de travailler alors si je regarde un peu dans un état passé et bah.

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Et bah vous passez une journée sur notre bureau euh avec euh euh on était prêt de notre ligne de téléphone dédié et on sortait simplement quitter simplement son bureau pour aller au nord réunion hebdomadaire dans les grandes salles de réunion en direct ce temps là y'a un petit peu passé et de nos jours Ben on fait un petit peu plus de Terry travail on a des déplace.

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Israël on a le nomadisme eux qui se développe de plus en plus dans les entreprises à savoir que eux par rapport à aujourd'hui bah en 2007 les employés sont 4 fois plus nombreux à travailler en mobilité qui veut dire quoi aujourd'hui et bah nous pouvons communiquer travailler collaborer et n'importe quand n'importe où via de nombreux outils et on va voir comment avec Tim son ?

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On va pouvoir comme ça elle va pouvoir collaborer à distance c'est tout de suite qu'il va répondre cet outil collaboratif qui va répondre un petit peu à nos attentes ?

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Pourquoi changer euh pourquoi changer Ben on va faire déjà un petit focus sur ce que c'était que la collaboration aujourd'hui quand ont collaboré bon fais euh je dirais partie de plusieurs équipes on travaille avec plusieurs groupes de personnes mais on travaille aussi euh en plus de ça en mode transfert sur sous forme de projet et aussi en interne de l'entreprise mais bon on peut aussi ?

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Il a travaillé au sein pour l'entreprise en produisant des documents production de l'information mais surtout ce qu'ils changent dans notre façon de collaborer c'est qu'on collabore aussi maintenant de plus en plus avec des personnes extérieures des partenaires ou des fournisseurs rappelle aussi ce que c'est que la collaboration avec la collaboration consiste à participer à la vie réelle élaboration d'un résultat avec plusieurs personnes.

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Un document mettre en PL 001 projet est généralement où le bât blesse c'est bien c'est quand on va se servir de manière intensif e 2 my euh comme outil de collaboration en effet le Mein la messagerie je dirais plus généralement c'est pas le bon endroit pour sauvegarder des quantités importantes d'information.

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Est-ce qu'il va nous amener euh derrière à se dire qu'il va falloir qu'on change un petit peu nos habitudes de travail un petit focus sur la manière dont on travaille aujourd'hui bah lorsque l'on a eu une idée lorsqu'on a un document et bon aura tendance à le partager via notre messagerie à différentes personnes on aura des échanges de commentaires on partagera DP.

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Et le fait d'envoyer comme ça un mail à 12 personnes au sein de son organisation à accompagné d'une pièce jointe présente pour modifier euh une présentation pour pas une barre on peut retrouver ça de manière un petit peu un productif ce qui va nous amener à faire évoluer notre pratique de collaboration est dans notre pratique de collaboration ce qui va changer c'est que euh on va euh ?

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Victimes et Ben euh on aura tendance à déposé plus tôt ce document dans un espace commun où on va tous venir de manière synchrone ou asynchrone venir modifier ce document faire de la coalition et avec Tim son verras qu'on pourra le faire soit de au travers de l'application il soit à partir de l'application line.

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J'ai aussi à partir de son smartphone ou malheur à partir de son PC cette évolution de de travail et aura derrière forcément un impact sur la culture d'entreprise sur la façon dont nous allons travailler et dans cette façon que qui cette évolution de façon de travailler Ben il faudra derrière embarqué l'ensemble des collaborateurs dans cette transformation ?

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Avec l'évolution de ces outils du tout donc il va falloir parle tout d'abord de définir avec Tim pour quoi faire pour quelle usage alors dans les premières étapes euh une fois que on veut mettre en place timc-imag pense que la 1ère étape avant de savoir ce qu'on va pouvoir en faire pour que l usage voudrais avoir de teams et bah il faudra tout d'abord le D ?

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Et comprendre le fonctionnement de type c'est-à-dire de comprendre ce que sont les equipes que sont les canaux pour communiquer de pas hésité à faire au premier avec ipn pour vous fassiez une idée de du fonctionnement de l'outil de voir aussi comment on fait pour accéder à ses applications de la suite Office 65 soit le bloc note chaque fois une fois planeur le Stream.

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De ne pas aussi euh éviter ajouter des onglets pour aussi pour accéder à des applications tierces comme trello EJ raw ou Adobe et ses fonctionnalités qu'on va ajouter ces fonctionnalités de collaboration et bah il faudra bien penser à bien les structuré dans les canaux qu'est-ce qui nous permettra au bout d'un moment de découvrir que euh teams dans ce mode de fonctionnement mais bon ?

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Nikeu à l'ensemble de ces outils et et et de ses fichiers dans la même interface.

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Le fait de bien pouvoir comprendre team va euh je dirais derrière eux améliorer notre façon de collaborer eux et améliorer notre façon de collaborer au delà des fonctionnalités de de stockage de feu de fichiers et des conversations ce qui est important c'est que votre propre utilisation team c'est un cerf est importante derrière pour eux la qualité ?

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L'adoption donc une fois que vous aurez bien découvert l'outil l'étape suivante sera de mettre en place des scénarios d'usage c'est-à-dire ce qui est important c'est de rencontrer des acteurs clés au sein d'une division d'un service eux de manière à bien définir leurs besoins eux de définir des scénarios d'usage d'imaginer des scénarios métiers en quelle team ce sera une plus-value ?

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Un petit conseil je vous invite à commencer petit en prenant des scénarios qui pourraient correspondre à un impact élevé avec des faibles moyens de mise en PL 1 fois qu'on aura défini ses scénarios de vie on va mettre en place des pilotes eux pour identifier eux qui seront basés eux ?

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Euh sur ce scénario vous avez mis en place dans des cas d'usage le professionnel de réaliser des pilotes en incluant des utilisateurs professionnels un des cailloux mais aussi des experts de la technologie de l'information ce qui va permettre derrière d'obtenir des commentaires auprès des utilisateurs sur leur 1ère expérience et aussi peut-être d'utiliser leurs idées pour d'autres ?

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Usage donc une fois que nous aurons récolté ces informations il sera important de faire des des partages de retour d'expérience c'est dire de de essayer d interroger les premières personnes intégrées et de collecter leurs commentaires et leurs informations euh le fait de partager des exemples concrets eux à l'intérieur de l'entreprise où.

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C'est-à-dire d'identifier eux les sponsors les banques ambassadeurs les manageurs puisque c'est elle qui vont porter le projet si vous n'avez pas ces personnes qui se lance aussi dans ce projet euh la la possibilité d adoption en sera d'autant plus réduite ?

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Puis prends c'est également à concevoir et préparer votre campagne d'adoption euh c'est-à-dire qu'il suffit pas simplement de déployer le logiciel teamspeak pour inciter le changement dans votre organisation il faut créer de l'envie au niveau du sénateur sur l'usage de tisseme en mettant une concernés sur le projet qu'il retrouve.

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On prenait vraiment bien le temps d'expliquer tous ses bénéfices à à l'ensemble des utilisateurs.

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Comment va-t-on organisé e cette transformation et Ben au départ ce qui est important c'est bien d'identifier les parties prenantes c'est-à-dire d'identifier eux les sponsors les bons ambassadeurs les manageurs puisque c'est elle qui vont porter le projet si vous n'avez pas cette personne qui se lance aussi dans ce projet euh là ?

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La possibilité d'adoption eux s' en fera d'autant plus réduite puis pensais également à concevoir et préparer votre campagne d'adoption euh c'est-à-dire que je suis pas simplement de déployer le logiciel teamsprint cité le changement dans votre organisation.

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Il faut créer de l'envie au niveau du skateur sur l'usage de tisseme en mettant en avant les bénéfices pour l'entreprise mais surtout pour les utilisateurs.

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Euh favoriser la collaboration avec Tim c'est plus une question de personne que de technologie attention à ne pas mettre trop de changements euh simultanément car ça pourrait nuire à l'acceptation et à la productivité des équipes.

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Prévoyez derrière de créer votre programme d adoption pour le déploiement de team se car il faut savoir que tu travailles avec qui me fait collaborer c'est avant tout un état d'esprit et de valeurs et il est important de bien sensibiliser les utilisateurs aux possibilités croissantes d'efficacité ?

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Et de collaboration que va proposer de Sims.

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Mettez en PL 1 méthode de retour d expérience de manière à pouvoir construire qui sera basé pardon qui sera basé sur l'expérience des utilisateurs qui ont été les premiers à 2 personnes à utiliser les outils puis mesurer et partager les réussites ça veut dire qu'on va identifier en amont de la réussite ?

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L'âge de teams au travers des équipes et mettait en avant sur tous les avantages que propose cette solution par rapport aux irritant.

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Puis adapter vos messages pour communiquer autour du projet euh me personnaliser vos messages vos commentaires sur la mise en place de Tim dans votre équipe mais ce qui est très important ce qui et qui permettra surtout à une phase importante c'est de préparer les collaborateurs à l'évolution de la façon de travailler ?

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Euh ce qui est important de comprendre c'est que euh c'est pas parce qu'on va mettre team cents places en disant voilà c'est le nouvel outil de collaboration allergan collabore depuis des années au travers de leurs messageries et alors c'est une fondue m'étonne qui leur convient bien ils utilisent ça depuis un certain moment et le fait de leur proposer un outil forcément au départ euh il y aura de la résistance au changement ?

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Et ce qui est un phénomène naturel de la part des utilisateurs ?

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Comment on va accompagner les équipes et Ben faut d'abord que les équipes soient au centre du plan d'accompagnement ce changement de culture et cette nouvelle façon de travailler bah il faut préparer les utilisateurs donc préparer le changement culturel généralement euh les personnes n'aiment pas changé ?

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Putin ils aiment rester dans leur zone de confort il n'aime surtout pas le changement qu'il sert à rien ils ont déjà aura déjà proposé plusieurs fois des outils qui sont restés quelques temps et derrière et bah on est revenu au point de départ ils aiment le changement surtout quand ça leur rend la vie meilleure car il n'aime pas devoir ?

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Ce qui le connaissent comme je disais un sortir de sa zone de confort euh c'est très compliqué et on aime bien regarder ses habitudes même pas redevenir un novice mais plutôt euh tout réapprendre mais plutôt rester sur ce qu'on sait déjà et surtout les changements qui sont acceptées par les utilisateurs ?

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C'est ça ou ils perçoivent un bénéfice une valeur ajoutée.

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Puis présenté le périmètre d'utilisation de teams quand utiliser ce nouvel outil à côté de ma technologie existante c'est-à-dire si on reprend un je pourrais avoir vous aver Skype c'est-à-dire est-ce que on garde les 2 est-ce qu'on supprime un Alors voilà il faudra leur expliquer le positionnement un petit peu de cet outil par rapport aux outils qui qui me connaissent déjà ?

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Je leur explique aussi qui est aussi euh autorisés à utiliser cet outil avec moi parce que c'est ouvert Caen interview ça alors est-ce que c'est ouvert aussi à l'extérieur et on sent les usages qu'on va en avoir mais c'est aussi de les rassurer les sécuriser concernant les informations qui vont être stockés dedans c'est-à-dire que si vous avez des informations hautement confidentielles ?

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Que tout le monde aura accès ces informations ou simplement un certain nombre de personnes euh restreintes pensez également à les sensibiliser y aller former il faisait dire proposer euh plutôt des formations adaptées en se basant sur des cas concrets pour qu'il puisse anticipiez proposer des ressources de formation cours ?

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Des vidéos tutos des cadets Agen eux de manière à ce qu'il puisse vite prendre en main et accéder à certaines fonctionnalités importantes de l'usage de teams mais eux ce qu'il ne faut pas non plus derrière c'est négliger le renforcement des connaissances euh c'est un travail de longue haleine euh ce renforcement.

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Il va permettre dans le temps d'avoir l'ancrage de ces bonnes pratiques eux dans l'usage de teams.

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Dernier point important qu'il ne faut pas oublier pour accompagner les équipes c'est les relais de proximité au de proximité pardon qui sont vitaux pour quoi ils sont vitaux parce que comme ils ont testé l'outil en amont ils ont capitalisé accumuler de l'expérience et de cette capitalisation qu'ils vont faite et bah ils vont la transformer en connaissance est-ce qu'il va ?

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Influencer les équipes via des conversations informelles qui permettra derrière de mieux diffuser d'encre et plus efficacement les connaissances car on le fait un l'apprentissage par le biais des collègue est l'une des méthodes les plus efficaces et les plus ici c'est c'est vrai trèSS'imiter eux permettront aussi d expliquer le sens de la ?

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Transformation de ces nouveaux usages et de rassurer les utilisateurs ils partageront leur retour d'expérience il créeront de l'émulation ils vont pouvoir susciter e de l'enthousiasme et de la motivation qui favorisa dans le temps l'adoption de cet nouvel outil de travail ?

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Il permettra aussi ils permettront aussi c'est relais de proximité bain de faire appliquer ces nouvelles méthodes de travail aux équipes et dans l'autre sens et ils permettront aussi de faire remonter les commentaires des utilisateurs vers l'équipe projet et vers les sponsors.

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Qui va nous amener à euh comment accompagner les équipes quelques erreurs à ne pas commettre euh c'est surtout se dire au départ que ce projet est centré sur la technique mais pas sur l'humain euh c'est une erreur courante ?

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Vous vous souhaiter que vous voulez utilisateurs et Ben euh adopte tim's Eh Ben accompagner les c'est vraiment eux qui font que l'outil sera bien mis en place qui sera utilisé par l'ensemble des collaborateurs ?

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Exclure les VIP ce qui vont porter le projet eux le fait de les exclure Ben risquerait euh je dirais de me ?

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Il est important que ces personnes soient le le le soutien Heuer qui porte le projet de manière à ce qu'il soit il faut qu'il soit visible faut qu'il soit actif en complément euh du directeur de l'information puisque c'est quand même eux qui ont décidé de mettre en PL L'usage de types de bien penser à aussi a été formé à outils et ses relais locaux ?

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Oublié le renforcement euh c'est-à-dire que c'est pas parce qu'ils ont les utilisateurs ont accès à l'outil qu'ils ont été eux qu'ils ont été formés eux que l'adoption est forcément acquise euh si vous voulez que l'adoption de perdure dans le temps et Ben il faut la piloter il faut accompagner les utilisateurs et ne pas hésiter à faire plusieurs cesse.

00:20:38

Dans le temps d'accompagnement et d imaginer à chaque fois que j'arrête de nouvelles possibilitéSD'usage de tif.

00:20:48

Et enfin dernier point e me dis erreur à ne pas commettre je dirais c'est de compter uniquement sur la chance euh très bien et je me rends compte que ça euh euh de l'entreprise Ben petit à petit l'ensemble des utilisateurs et Ben laisse un petit peu Skype s' approprie de plus en plus stimec on aura bien sûr plus tendance à utiliser team c'est maintenant.

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Euh produit coexistent bien.

00:21:14

Concernant la formation surtout ne pas oublier le renforcement euh c'est-à-dire que c'est pas parce qu'ils ont les utilisateurs ont accès à l'outil qu'ils ont été eux qu'ils ont été formés eux que l'adoption est forcément acquise euh si vous voulez que l'adoption de perdure dans le temps et Ben il faut la piloter il faut accompagner les utile.

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Isateur et ne pas hésiter à faire plusieurs sessions dans le temps d'accompagnement et d imaginer à chaque fois euh j'arrête de nouvelles possibilitéSD'usage de tif.

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Et enfin dernier point e me dis erreur à ne pas commettre je dirais c'est de compter uniquement sur la chance euh très bien et je me rends compte que ça eudd l'entreprise Ben petit à petit l'ensemble des utilisateurs et Ben laisse un petit peu Skype s' approprie de plus en plus stimec on aura bien sûr plus tendance à utiliser team c'est maintenant.

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Euh produit coexistent bien.

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Concernant la formation surtout ne pas oublier le renforcement en eux c'est-à-dire que c'est pas parce qu'ils ont les utilisateurs ont accès à l'outil qu'ils ont été eux qu'ils ont été formés eux que l'adoption est forcément acquise euh si vous voulez que l'adoption de perdure dans le temps et Ben il faut la piloter il faut accompagner les utile.

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Et ne pas hésiter à faire plusieurs sessions dans le temps d'accompagnement et d imaginer à chaque fois euh j'arrête de nouvelles possibilitéSD'usage de tif.

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Et enfin dernier point e me dis erreur à ne pas commettre je dirais c'est de compter uniquement sur la chance euh le changement d'habitude ele adoption c'est pas un phénomène naturel il faut bien au contraire penser à anticiper les difficultés et euh de d'adaptation et de les détecter.

00:23:23

Oui répondre euh le fait de compter uniquement sur la chance c'est comme si on se disait que la résistance au changement n'existait pas.

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Quelques bonnes pratiques d'usage de team ça euh je dirais que la 1ère des choses elle semble évidente mais l'important c'est de toujours me garder l'application ouverte lorsque je fais des accompagnement sur le terrain il y a parfois des personnes qui ne veulent pas que l'application démarre automatiquement sur leur poste ?

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Et forcément c'est l'application ne démarre pas automatiquement Ben les gens ne l'utilise pas et ça ça brise pas l'adoption donc il est bien importante euh que l'application soit ouvert de manière à ce que les gens Ball utilise spontanément.

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Deuxième bonne pratique Ben c'est 2 centraliser les sujets donc C'est d'ailleurs centralisée eux toute la communication et les informations qui est lié à l'usage que vous allez à faire par rapport au sujet de la mettre en place euh un seul et même endroit samedi résister à la fragmentation ?

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Les informations un peu dans tous les sens mais bien tout mettre dans votre équipe teams eux que soit aussi bien les conversations que les documents on se rend compte avec le temps que on commence à Utility me pour la partie conversation et documents et puis avec le temps on reprend ses bonnes vieilles habitudes lorsqu on va vouloir communiquer.

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Un groupe de personnes mais bon on aura tendance euh je dirais a retrouvé ses bonnes vieilles pièces à dire à envoyer un mail avec la pièce jointe.

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Euh surtout vous avez euh dans le team c'est la possibilité de notifier des personnes de notifier des canaux notifier des équipes pour rappeler aux aux personnes et bien que ce message les concerne le fait de centraliser les sujets favorisera aussi.

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La collaboration autour des projets et donnerai aussi une meilleure visibilité des des travaux en cours.

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La communication euh c'est de bain favoriser la communication avec team sebah cette comprendre aussi comment les équipes peuvent améliorer cette collaboration avec les fonctionnalités de 2 conversations un soi ou Antoine soit de manière globale au travers des canaux.

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Euh la coordination des projets sont trouvera améliorée puisque la communication une part importante de la collaboration aujourd'hui on a divers outils de communication dans timex que ce soit aussi bien les réunions planifiés que les réunions spontanées que les conversations par messagerie instantanée ou les conversations d équipe.

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Ohh.

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De partager aussi et de coédité les documents çAC'est une nouveauté beaucoup de personnes se posent beaucoup de questions sur le la partager la co-édition on se dit bah oui mais si la personne vient modifie mon document euh ce document qui sera modifiée euh est-ce que je peux revenir à une version antérieure voilà on a tout un panel d'outils tout autour oki ?

00:26:58

Euh nous permettent quand même de faciliter euh le partage document euh euh quand on a des documents sur serveur où je t'envoie par messagerie instantanée et bah quand on regarde un petit peu dans le temps on se retrouve avec plusieurs versions du même document on a le document qui est stocké sur le serveur sur son PC dans sa messagerie ou dans la messagerie de l'autre ?

00:27:21

Voir le document 1 PL unique euh denting va nous permettre derrière moi de toujours avoir avec ce à la dernière vers une version du document aussi où le document est ok et on se partagera plutôTDélire que de se partager des documents en pièce jointe.

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Aire des bonnes pratiques d'usage et Ben lorsqu on va voir communiquer avec l'ensemble de des personnes de son équipe et Ben on arrêtera d'envoyer des e-mails mais on aura plutôt tendance à notifié des personnes.

00:27:59

Euh pour euh pour leur indiquer qu un nouveau message et une nouvelle information ou un nouveau document qui a été déposée eux car on a travaillé pendant des années avec notre messagerie et c'est vrai qu'on reprend vite ses vieilles habitudes ?

00:28:18

En conclusion eux pour bien réussir l'adoption de team je dirais que euh déjà c'est de bien préparer votre organisation pour la collaboration avec teams de faire évoluer les états d'esprit des personnes que euh d'encourager.

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Non euh dans votre organisation pour la mise en place de teams à c'était une activité permanente c'est pas un évènement on ça prend du temps et e pour toujours encouragé le succès de l'adoption de teams Ben il est important de rester autour de l'expérience des utilisateurs se dire rester centré sur eux ce qui vont eux ?

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Favoriser l'adoption euh c'est cette personne là que eux qui sont au coeur de la transformation de votre entreprise et de l'usage de timex ?

00:29:18

Je rappelle que si vous avez des questions et des interrogations je vous invite à les poser dans le tchat n'hésitez pas à laisser vos questions euh nous répondrons à assesse au-delà de ce webinar.

00:29:39

Coeur.

00:29:40

Bah écoutez merci à tous de votre écoute et de votre attention et je sous souhaite une bonne fin de journée.

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