00:10:38
Si vous en avez d’autres, n’hésitez pas à nous les partager sur le chat si vous voulez en mettre en place pour qu’on puisse échanger.
00:10:48
On vous répondra via le blog.
00:10:51
Bonne pratique n°1 : je suis prêt à adopter Teams avec mon équipe. Quelles sont les bonnes pratiques pour inciter mon équipe à l’adopter ? Tout d’abord, précisez les lignes directrices, la façon dont il sera utilisé et dans quel but. Si la mise en place est floue, forcément dans l'usage ce sera flou. On va aussi éviter de créer des tonnes d’équipes et de canaux au risque de s'y perdre et de ne plus savoir
00:11:26
où est notre information et de se dire qu’après certaines équipes risquent de mourir. C’est quand même important de bien expliquer l'usage de ces faire différents canaux.
00:11:43
Vous rendrez compte qu'il sera quand même beaucoup plus intuitif avec Teams d'envoyer un message à plusieurs que de le faire avec Outlook.
00:11:56
Il faut mettre en place une convention de nommage et de classification des données. Généralement, au départ, on classe les données et si elles ne sont pas bien structurées, forcément l'adoption risque d'être plus compliquée. On a pris l'habitude pendant des années sur nos serveurs, sur notre disque dur de structurer notre information. N'hésitez pas à mettre en place cette bonne pratique lorsque vous allez utiliser Teams.
00:12:30
La deuxième bonne pratique : j’ai des dizaines de messages autour du même sujet.
00:12:45
La bonne pratique sera de centraliser tous les sujets dans les canaux.
00:12:53
Ce qui va nous permettre de collaborer en temps réel, c’est de créer des canaux par projet. Vous avez mis en place votre équipe, n’hésitez pas à créer des canaux par projet. Quand ce projet est terminé, ne pas hésiter à le masquer ou à masquer votre équipe. De même dans vos canaux, n'hésitez pas à supprimer les onglets inutiles
00:13:26
dont vous ne vous servez pas et utilisez ceux qui sont importants.
00:13:31
Gérez les affichages des équipes préférées en les mettant dans les favoris, les équipes avec lesquelles on travaille au quotidien, masquez les canaux et les équipes dont vous ne vous servez pas et archivez les projets terminés.
00:13:50
La bonne pratique n° 3 : j’échange souvent des messages avec le même groupe de personnes. Utilisez les conversations d'équipe, les conversations individuelles avec un certain nombre de personnes. C'est l'équivalent de Skype. Si on a souvent des conversations avec un groupe de personnes, la bonne pratique ce sont les conversations d’équipe et surtout l'avantage c'est qu'on ne risque pas de perdre l'historique des conversations.
00:14:21
Dissociez répondre à un message et créer un nouveau sujet. Vous pouvez mettre sur les nouveaux sujets que vous créez un objet comme on peut le faire dans Outlook. Répondez aux sujets existants en enrichissant vos conversations avec des GIF, des emojis et des autocollants ce qui va permettre de mettre des émotions dans une conversation froide que l'on pourrait avoir par mail.
00:14:56
Si au bout d'un moment le besoin se fait sentir que l'échange texte est trop insuffisant, n’hésitez pas à passer à une réunion en face-à-face ce qui est quand même plus pratique pour échanger avec les personnes directement à l'oral.
00:15:21
La bonne pratique n° 4 : j'ai besoin de distinguer quand je suis en copie ou lorsque je suis en destinataire principal pour action. La bonne pratique de Teams si vous avez cet usage-là, c'est d'utiliser les mentions. N'hésitez pas à utiliser une mention dans les conversations d'équipe, vous pouvez mentionner aussi bien les personnes que les canaux ou alors directement les équipes. Restez averti en suivant des canaux lorsqu’il y a des nouvelles publications.
00:15:53
Cela vous permettra de toujours rester informé et de retrouver ces informations plus rapidement.
00:15:58
Masquez ce qui ne vous concerne pas.
00:16:03
Pour retrouver facilement tout ça, restez informé grâce aux alertes d'activité, c'est pour ça que cette fonctionnalité a été mise en place. Vous pouvez retrouver, à l'aide de filtres, ces informations.
00:16:19
La bonne pratique n° 5 : je transfère régulièrement des messages pour informer.
00:16:27
La bonne pratique de Teams à ce niveau-là c'est de pouvoir utiliser l’onglet Wiki comme carnet d’équipe ou ajouter un bloc-notes pour la collecte des notes et des connaissances au niveau de l'équipe.
00:16:44
Mettez un lien dans une conversation pour mettre en avant un document plutôt que de l'envoyer systématiquement par pièce jointe. Ça évitera la multiplicité de documents et vous aurez toujours accès aux bons documents.
00:16:59
Vous pouvez utiliser des connecteurs pour accéder à d'autres services si vous avez besoin d'autres services que ceux qui vous sont fournis par la suite Office 365. Autre bonne pratique : si vous recevez des mails et que ça va être transmis à l'équipe, au lieu de communiquer votre adresse mail, demandez directement d'envoyer le mail au canal, puisque vous avez la possibilité d'envoyer un mail directement à un canal, ce qui permettra à toute l'équipe d'être informée.
00:17:32
La bonne pratique n° 6 : j’échange souvent des mails pour mettre à jour des documents et mon quota de stockage est insuffisant.
00:17:42
La bonne pratique dans teams c’est de faciliter la collaboration autour de documents,
00:17:50
de partager ces fichiers sous forme de lien, ce qui vous permettra de les retrouver plus facilement, de pouvoir travailler à plusieurs sur les documents,
00:18:03
de faire de la coédition et vous allez même pouvoir discuter pendant que vous modifiez vos documents. Vous allez éviter la multiplicité des documents, vous allez pouvoir retrouver plus facilement vos documents au lieu de les stocker dans votre boîte Outlook.
00:18:21
La bonne pratique n° 7 : je transmets souvent les mêmes pièces jointes à mes collègues. La bonne pratique dans Teams sera de personnaliser les onglets pour faciliter l'accès aux fichiers récurrents. Rien ne vous empêche de mettre sous forme d’onglet un document pour que les gens le voient tout de suite.
00:18:46
Copiez un lien d'un document pour le mettre directement dans la conversation
00:18:51
pour que la personne y accède directement. Ajoutez les documents dans la conversation au lieu de l'onglet « fichiers » si vous souhaité que toute l'équipe consulte ce document.
00:19:05
Bonne pratique n° 8 : je recherche souvent des informations.
00:19:12
La bonne pratique dans Teams est d'enregistrer les messages qui sont importants, ce qui vous permettra de les retrouver plus rapidement et plus facilement, d'épingler les conversations importantes,
00:19:26
d'utiliser les filtres dans le flux d'activité en fonction des critères que vous avez déterminés pour retrouver notamment quand vous êtes mentionné. Pour finir, utilisez le moteur de recherche et les filtres pour retrouver cette information.
00:19:45
Bonne pratique n° 9 :
00:19:49
je perds souvent du temps réunion et je voudrais être plus efficace. La bonne pratique est de ne pas hésiter à utiliser la fonction « conférence maintenant » ce qui permet de passer simplement et rapidement d'une conversation texte à une réunion improvisée.
00:20:13
Cette fonctionnalité « conférence maintenant » favorise l'usage de l'audioconférence et des vidéo conférences avec la possibilité de partage d'écran. On va pouvoir enregistrer les réunions pour ensuite les mettre à disposition des autres membres de l'équipe qui ont été absents au cours de cette réunion.
00:20:38
Et ils vont pouvoir retrouver toute l’information que vous avez échangée. Bonne pratique n°10 : lors des réunions, je partage des informations avec les autres personnes. La bonne pratique est de ne pas hésiter à partager son écran. Mettre en place un bloc-notes partagé pour coéditer et prendre des notes pendant la réunion
00:21:10
et de valider tout cela avant de se quitter ce qui éviter l’échange incessant d’informations après la réunion pour savoir ce qui a été dit et que chacun quitte la réunion en validant ce qui a été dit. N’hésitez pas à échanger des informations via les conversations, par exemple
00:21:34
des liens vers des applications ou des documents. N’hésitez pas à partager des informations.
00:21:43
Une pratique bonus : j’envoie souvent des pièces jointes aux personnes en mobilité. J'ai des collègues qui ne sont pas tous les jours au bureau, qui sont en déplacement chez le client et qui me réclament souvent des informations, des pièces jointes sur différents types de documents. La bonne pratique dans Teams est d'installer l'application mobile sur son smartphone.
00:22:15
Cela va permettre d'emmener toutes ses équipes avec soi, ça veut dire qu'avec l'application mobile on retrouve les équipes, tous les canaux, les documents, les conversations et les onglets sur son smartphone. Cela permet d'avoir directement sur son smartphone toute son équipe comme on l'a quand on est au bureau.
00:22:45
Ces bonnes pratiques que nous avons définies, il va falloir maintenant définir comment on va pouvoir les transmettre et les partager au sein de son équipe.
