Nos 10 astuces pour le télétravail Webcast

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Cette vidéo présente les meilleures pratiques pour optimiser votre expérience de travail à distance, y compris la gestion de votre temps, la communication avec votre équipe, la sécurité de vos données et la configuration de votre espace de travail.
Obtenez des conseils pratiques pour améliorer votre productivité et votre bien-être tout en travaillant à distance.
Suivez nos astuces pour le télétravail et pour profiter d'une expérience de travail à distance réussie.
Les tags associés sont Microsoft 365, télétravail, astuces, productivité, bien-être, ressource en ligne.

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Il est à présent 16h et je vous
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propose de démarrer ce nouveau
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webinar du MOOC Office 365,
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aujourd'hui, nous en.
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Voir quelques astuces pour une
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bonne utilisation des outils
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digitaux en télétravail.
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Et je vous proposais une dizaine
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de astuces au cours de ce webinar.
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Comme d'habitude, si vous avez des questions,
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n'hésitez pas à utiliser le tchat,
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de poser vos questions. Euh.
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Je laisserais même ouvert le chat
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quelques minutes après cette présentation
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et comme d'habitude vous le savez,
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vous pourrez retrouver sur notre
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plateforme le replay de sorry.
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Binard est la réponse à toutes vos questions.
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Dans le blog de la semaine prochaine.
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Qu'allons nous aborder lors de la agenda
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de ce webinar d'une durée de 30 minutes?
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Tout d'abord,
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l'introduction au niveau du
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télétravail et cette démocratisation,
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on abordera après 10 astuces pour
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être efficaces et performants en
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télétravail et une synthèse des
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derniers éléments essentiels à retenir
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lorsque l'on fait du télétravail.
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Les objectifs d'une part,
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de comprendre les bénéfices de
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ces outils digitaux dans notre
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quotidien en télétravail et surtout
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d'en connaître les bons usage,
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à s'appliquer soit même en télétravail.
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En introduction pour commencer,
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euh,
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je parlerai de l'émergence du
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bureau virtuel qui va nous permettre
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à tous bah de pouvoir accès à
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à nous donner d'organisation et
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qu'elle soit utilisable partout.
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Euh,
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vous avez présenté au printemps
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3 webinar sur le télétravail
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au tout début du confinement,
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pour une prise rapide à une
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prise en main rapide de teams.
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Or,
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comme vous avez pu le constater
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pour certains,
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bah adopter le travail à distance
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ne s'improvise pas.
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Avec le développement du télétravail
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est dû à la situation actuelle,
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il devient de plus en plus recommandée
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dans les entreprises de faire du télétravail.
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Cependant,
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la distance entre votre domicile
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et le bureau.
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Ne doit pas créer du relâchement.
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Vous devez être davantage autonomes
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et en maîtrisant les outils
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et le travail à distance.
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Vous pourrez démontrer ainsi à
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votre supérieur hiérarchique que
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vous pouvez avancer seule sans que
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sa présence derrière vous soit
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nécessaire de connaître les fonctionnalités,
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les subtilités de vos outils de bureautique,
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de messagerie,
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de transfert de données
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sont indispensables pour.
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Faire du travail à domicile?
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Il est important de développer
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aussi certaines attitudes,
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aptitude et qualités pour devenir
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un travailleur qui performe et cela
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ne doit pas prendre plusieurs mois.
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Nous aborderons donc dans ce webinaire
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quelques bonnes pratiques d'usage,
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des outils digitaux et du
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comportement à avoir en télétravail.
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Au télétravail, te préparer tu dois,
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c'est-à-dire de s'équiper des
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bons outils et de se donner
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un cadre de travail favorable.
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Première des choses, la connexion,
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la qualité de votre connexion.
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Tout le monde n'est pas logé à la
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même enseigne et donc pour cela
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il est quand même important en
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amont de bien vérifier sa connexion
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wifi où filaire et derrière ça et
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Ben en fonction de la qualité de
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la connexion que vous avez lors
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de vos différents meetings,
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Ben vous utilisez ou pas?
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Derrière, et Ben, euh,
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la visioconférence.
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D'être équipé aussi de
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vérifier ses branchement,
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que ce soit au niveau du casque,
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de la bras, de la batterie du PC,
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le casque audio aussi est essentiel
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pour passer des appels téléphoniques
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ou alors pour utiliser les outils de
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visioconférence dans de bonnes conditions.
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Ça passe aussi par avoir un bon siège,
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car ce qui est important,
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on passe beaucoup de temps assis
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quand on travaille chez toi,
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et nettement plus que au bureau.
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Enfin si possible avoir un 2e écran
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en plus de celui de votre ordinateur
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offre plus d'espace pour voir ses
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collègues à distance ou bien les
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outils avec lesquels on travaille.
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On évite.
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Ici, on évite ainsi la fatigue visuelle
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et les maux de tête en fin de journée.
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Enfin, aménagez vous un espace de travail.
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Il reste important d'avoir un espace dédié
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qui vous permet de travailler efficacement.
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De vous isoler des autres
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occupants de la maison,
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une table à manger un coin
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tranquille dans une chambre,
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une table dans une salle de jeu,
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n'importe ou n'importe quelle pièce
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offrant la possibilité de se concentrer.
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Comme allié, le cloud, avoir, tu dois.
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Pour récupérer, stocker des fichiers
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en ligne accessible aux seules
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personnes autorisées de façon sécurisée
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et de pouvoir passer des appels,
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de rejoindre rapidement des réunions.
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Et Ben, le cloud vous permet ainsi
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de pouvoir utiliser des espaces
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collectifs aussi individuel pour
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parler de sujets de difficulté,
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de rencontrer ou alors de co-construire.
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Vous aurez accès,
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grâce au cloud, à vos courriers.
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À votre calendrier et au calendrier
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partagé de vos collègues.
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À vos contacts.
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Aux applications?
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Le votre bureautique et d'autres
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applications métier que composent
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la suite Office Microsoft 365.
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Aux réunions en ligne,
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vous pouvez désormais rester
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en contact avec votre manager,
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même si lui habite à 600 kilomètres de vous.
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À vos documents,
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il est important de pouvoir toujours avoir
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accès à la dernière version du document,
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de retrouver ces documents,
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partager les documents d'équipe et de
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pouvoir avoir accès aussi grâce au clodo,
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aux différentes images,
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bibliothèque d'images que composent.
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Votre quotidien au travail.
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Les outils collaboratifs utilisés, tu dois.
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Il est important d'utiliser les espaces
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collaboratifs pour échanger sur des
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sujets des difficultés rencontrées et
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co-construire avec les autres adopté la suite
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organisationnelle d'outils Microsoft 65 et
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notamment teams ou toute l'information.
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Et centralisé et fondamental bien évidemment,
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cette solution dématérialisée était
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accessible partout, tout le temps
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que le collaborateur soit au bureau,
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en déplacement professionnel
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ou chez lui en télétravail.
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Il a accès à l'ensemble des
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outils à sa disposition.
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L'organisation par projet, par service.
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Avec des thématiques comme arborescence,
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permet une meilleure circulation
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de l'information et donc forcément
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une meilleure transparence,
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surtout si tout le monde travaille
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dans la même messagerie d'équipe
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au lieu d'utiliser le mec.
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De plus, l'application offre une
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très large panel de possibilités en
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matière d'appel de visioconférence.
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On va donc rendre l'information
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plus lisible puisqu'on va pouvoir
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discuter autour des actions,
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ce qu'on appelle aussi la collaboration.
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Au lieu de morceler tout ça
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dans ces espaces documentaires,
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toutes les informations écrites
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et de l'autre côté,
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la messagerie classique pour communiquer.
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L'intégration d'espace de stockage
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en ligne sécurisé individuelle,
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où collective permet à chacun
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d'accéder aux documents partagés.
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Et de travailler à plusieurs
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dessus simultanément.
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La synchronisation de son calendrier
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avec celui des différentes équipes
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permettent d'avoir à zapper d'un outil à
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l'autre ou d'une organisation à l'autre.
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Une application de gestion de
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tâches qui va favoriser aussi
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la planification des actions.
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On va pouvoir aussi avoir d'une
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application dispose regroupant
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toutes les fonctionnalités,
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qui est essentiel pour le
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travail en mobilité. Tout ça,
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on retrouve ça dans la même interface.
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Or organiser, être tu dois établir
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des priorités claires et partagées,
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plus planifier votre activité.
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Favoriser un traitement séquentiel des
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informations en évitant la dispersion
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intellectuelle est importante.
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Regrouper les activités.
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Sur le principe du qui se
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ressemble s'assemble et de mi mai,
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de manipuler pardon simultanément,
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au final qu'un nombre limité d'informations.
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Ce qui est important,
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c'est de planifier votre calendrier,
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me prévoir des alertes qui permettent
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de bien time et de rythmer votre
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journée et votre temps de travail,
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de penser à utiliser,
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d'afficher les numéros de semaine dans
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votre calendrier pour vous organiser.
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Ne pas hésiter à partager votre
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agenda avec vos collaborateurs pour
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qu'ils soient toujours informés
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de votre disponibilité ou pas,
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mais aussi de pouvoir retrouver
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dans Outlook et teams dans ces 2
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applications votre calendrier.
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Synchroniser.
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Pour cela,
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vous pouvez aussi dans l'organisation
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paramétrer vos outils numériques.
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Plus on délègue à des outils pour
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qu'il réagisse de manière autonome.
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Les procédures les plus routinières.
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Plus on transforme des procès sur
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l'habitude et plus on se décharge.
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Son cerveau de encombrement inutile.
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Exemple avec Power automate,
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vous pouvez créer des bottes qui vont
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envoyer des notifications lors d'un
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ajout de documents dans une équipe,
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ce qui évite d envoyer soit un message texte,
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soit d'envoyer un mail à tout le
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monde pour prévenir les autres
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que le document est finalisé.
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Où compléter?
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N'hésitez pas aussi à utiliser
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votre navigateur internet qui
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peut aussi vous faciliter votre
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quotidien en gérant les favoris.
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Enfin,
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ne pas hésiter aussi à
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prendre des poses comme.
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Non, au bureau,
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on peut mettre en place le un des
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cafés virtuel qui vont rester.
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Des moments de convivialité et
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d'échanges entre les collaborateurs
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qui sont chacun chez soi.
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Et surtout,
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qu'est-ce qui est vraiment
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le plus important pour moi?
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La réponse à cette question définira
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votre organisation de votre journée,
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mais également votre efficacité.
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Des objectifs quotidiens, tenir, tu dois.
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Il est important d'établir un bon planning
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pour lutter contre le multitasking.
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De limiter au maximum les interruptions.
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Nous gardons par exemple que les
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applications essentielles ouvertes.
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Et puis au quotidien,
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on va pouvoir gérer ses tâches avec
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Outlook qui va rythmer notre journée
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et se focaliser dans l'action.
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Et puis avec planeur,
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on va gérer les tâches de l'équipe,
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c'est-à-dire qu'on va pouvoir anticiper,
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planifier l'activité pour mobiliser ses
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ressources et rassembler les bonnes
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actions et à faire au bon moment.
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Et puis, lors des réunions,
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de gérer les actions qu'on aura défini,
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c'est-à-dire de prioriser,
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n'hésitez pas à négocier des délais,
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à rester maître du timing dans la
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réalisation des différentes activités.
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Toutes ces tâches,
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et bah on va pouvoir les centraliser
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dans une seule et même application.
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Avec Microsoft tout doux, et on pourra.
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Planifier sa journée?
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Une seule chose à la fois et vous
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retrouverez la sérénité dans votre
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manière de faire face à l'info obésité
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qu'on peut avoir aujourd'hui avec les
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différentes sources d'information.
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Dans ton coin, seul.
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Ne pas être, tu dois.
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Il est important de mettre en place
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des rituels d'équipe pour conserver
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la motivation de vos collaborateurs.
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Qui dit télétravail,
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ne veut pas dire forcément travailler seul.
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Plus on partage et plus on reste efficace.
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Team permet de rester en contact
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avec l'ensemble des collaborateurs,
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que ce soit par messagerie instantanée.
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Ou alors par audio où vidéo et cela passe
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par exemple par des choses simples.
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Au niveau de l'individu pour mieux
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se comprendre et gagner en rapidité
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avec la fonction par exemple,
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répondre à un mail lorsqu'on reçoit un
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message sera nettement plus prolifique
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que de renvoyer un mail à tout le monde
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et de recevoir encore plus de mai.
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Des réunions spontanées pour se faire
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aider on aura moins de frustration,
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plus d'efficacité,
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c'est-à-dire sollicité l'aide de quelqu'un,
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par exemple,
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lorsqu'on n'arrive pas à modifier
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un document où on a besoin
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d'informations complémentaires.
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En plus, avec Microsoft teams,
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il est très facile de joindre un collègue.
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Soit en passant par l'onglet conversations,
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soit en passant par l'onglet appel,
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ou alors même en passant par sa
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vignette dans un flux de conversation.
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Au niveau de l'équipe,
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on va pouvoir poursuivre l'activité
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du quotidien de l'équipe. Par exemple.
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Une réunion planifiée dans un canal
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pour que les équipes qui ont beaucoup
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de membres qui travaillent à distance.
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De mettre aussi en place
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des réunions hebdomadaires.
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Il sera ainsi plus facile pour tous
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d'organiser les temps des réunions et
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autres moments de l'équipe sans que
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cela empiète sur les temps de pause.
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Établir une fréquence de contact avec
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ses interlocuteurs pour que chacun
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continue à se sentir inclus dans la région,
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dans l'équipe ou dans les projets.
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Au niveau de l'entreprise,
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pour être informé.
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Pour ne pas passer pour
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présenter les différents projets,
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n'hésitez pas à faire des live évents
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pour diffuser de l'information et de
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maintenir la cohésion d'entreprise.
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Vous pouvez même utiliser le mode
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ensemble lorsque vous faites des réunions.
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Et là, je vous ai mis une petite capture des
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prochaines possibilités du mode vu ensemble.
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Les différents environnements qu'on
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va pouvoir avoir un autre disposition
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qui vont arriver prochainement
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sur la plateforme Microsoft teams.
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Il est aussi important d'être,
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attentif à ceux qui pourraient avoir
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tendance au retrait ou à l'isolement.
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En résumé, favorisons les échanges.
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Efficace en communication,
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en communication, être tu dois.
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Il est important de hiérarchiser les
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moyens de communication en fonction
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de l'urgence à traiter avec teams.
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Vous vous disposez de plusieurs possibilités.
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Nous avons tout d'abord le chat qui permet,
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lorsqu'on a un collègue en réunion,
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de le consulter en toute discrétion.
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Mou aussi simplement de
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poser une question rapide,
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n'hésitez pas à mettre de la
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fantaisie dans la communication,
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par exemple avec les emoji ou les juifs.
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Cela peut paraître un dedans,
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mais quand on est en télétravail.
00:14:55
Ce qui se passe,
00:14:56
c'est que le télétravail s'accompagne
00:14:58
naturellement de la disparition
00:15:00
de tout langage para verbal.
00:15:01
On ne voit pas l'humour au travers
00:15:04
de quelques lignes votre présenté.
00:15:06
Tout le monde ne saisira pas
00:15:08
forcément l'ironie par écrit,
00:15:10
hors l'un des principaux risques
00:15:12
de communication textuelle
00:15:14
et celui du malentendu.
00:15:16
Utiliser l'audio,
00:15:17
l'appel où là, visioconférence,
00:15:19
sont des moyens beaucoup plus impliquant
00:15:21
pour la relation et véhicules.
00:15:23
Plus de confiance entre les personnes.
00:15:25
N'hésitez pas aussi à sonder les gens
00:15:28
autour de vous poser des questions,
00:15:31
demander un avis,
00:15:32
récupère un feedback sur un sujet,
00:15:34
bref,
00:15:35
solliciter les autres rapidement
00:15:36
son chaînes de mail ou de téléphone.
00:15:39
On conservera plutôt le mail pour
00:15:42
un échange officiel en interne,
00:15:44
ou alors une communication
00:15:46
officielle en externe.
00:15:47
Mais dans la communication au quotidien.
00:15:50
Teams répond à l'ensemble des besoins des
00:15:55
collaborateurs qui travaillent ensemble.
00:15:57
Favoriser aussi le partage du calendrier
00:16:00
pour favoriser la collaboration
00:16:01
et la mise en place rapide d'une
00:16:03
réunion pour résoudre un problème
00:16:05
ou avancer sur un sujet associé,
00:16:07
safe intérim,
00:16:08
vous trouverez facilement et
00:16:09
rapidement un créneau pour tous,
00:16:11
pouvoir travailler ensemble lors de
00:16:12
réunions et vous pourrez aussi au
00:16:14
cours de ces réunions les enregistrer
00:16:16
pour que les personnes qui sont
00:16:18
absents plus rond pourront derrière le
00:16:20
derrière moi les retrouver en replay.
00:16:24
Partager son écran,
00:16:25
cela va vous permettre derrière,
00:16:28
de mieux expliquer,
00:16:30
expliciter, pardon vos propos.
00:16:33
Enfin,
00:16:33
pensez à mettre une photo à votre profil.
00:16:37
Cela peut paraître anodin,
00:16:38
mais dans une vie d'entreprise,
00:16:40
on a des nouveaux arrivants
00:16:41
et ces nouveaux arrivants,
00:16:42
quand ils arrivent,
00:16:43
ils ne connaissent pas forcément
00:16:45
les personnes.
00:16:45
Et si tout le monde est à distance,
00:16:47
il y a un point important de
00:16:50
pouvoir identifier chacun et de
00:16:51
mettre un visage sur un nom.
00:16:57
La motivation, garder, tu dois.
00:17:00
N'hésitez pas à prendre des pauses
00:17:02
entre les événements de la journée.
00:17:04
Notre cerveau ne fonctionne pas au même
00:17:06
rythme que le cerveau d'un ordinateur.
00:17:09
Nous devons garder le contrôle sur ce
00:17:11
que nous faisons pour être efficace.
00:17:13
Ne nous précisons pas sûr
00:17:15
toutes les choses qui arrivent,
00:17:16
sauf si cela concerne la priorité du moment.
00:17:20
Une des clés pour optimiser
00:17:22
l'utilisation des outils numériques,
00:17:23
consiste à investir un petit peu de temps
00:17:26
à accepter d'en perdre un petit peu
00:17:28
pour en gagner beaucoup par la suite.
00:17:31
Avec Outlook,
00:17:31
vous pouvez gérer votre activité
00:17:33
et vos pause dans votre journée.
00:17:35
Vous avez notamment une fonction qui
00:17:37
vous permet de terminer vos réunions
00:17:40
5 minutes plus tôt pour éviter de
00:17:42
les enchaîner trop dans la journée.
00:17:47
Prenez des pauses entre les évènements
00:17:49
car la journée de travail au bureau
00:17:52
est fait aussi de différents moments,
00:17:54
réunion café du matin, atelier de travail,
00:17:57
la pause déjeuner à avoir des
00:17:59
moments de convivialité virtuel.
00:18:00
Une discussion impromptue avec votre
00:18:02
voisin vont aussi rythmer votre journée.
00:18:05
Se ménager des places d'autonomie
00:18:07
dans un autre travail individuel.
00:18:10
Avec mariana,
00:18:11
et c'est là l'intelligence artificielle.
00:18:13
Vous pouvez vous aménager des places
00:18:16
de travail pour avancer sur certains
00:18:19
sujets en fonction de bien sûr des
00:18:22
contraintes imposées par là hiérarchie
00:18:25
et le type d'activité. Enfin,
00:18:27
un des secrets pour les télétravailleurs,
00:18:29
c'est de garder la forme,
00:18:31
c'est-à-dire changer de peau,
00:18:32
sur bouger en fonction
00:18:33
des actions de la journée.
00:18:35
Vous avez un appel à passer,
00:18:37
vous pouvez le faire debout,
00:18:39
puis, ou en marchant avec
00:18:40
votre casque sur les oreilles.
00:18:42
Besoin de lire un document,
00:18:44
et Ben, vous pouvez forcer,
00:18:46
vous installez vous autorisé de prendre
00:18:48
mettre ça dans le soi dans le canapé,
00:18:50
soit dans un bon fauteuil.
00:18:53
N'hésitez pas aussi pour garder la motivation
00:18:56
à s'octroyer des pauses récréatives.
00:18:59
Penser à autre chose sans
00:19:01
outil numérique et urgent de
00:19:02
accepté dans votre quotidien,
00:19:04
de faire des pauses,
00:19:06
de serrer et surtout de bouger.
00:19:12
Gérer les distractions, tu dois.
00:19:16
Se ménager des plages de travail sans
00:19:18
aucune interruption pour être efficace.
00:19:23
N'hésitez pas à mener des activités de fond.
00:19:26
On a vu précédemment que l'on pouvait,
00:19:28
lorsque on avait des réunions,
00:19:30
bah d'avoir des interruptions de
00:19:32
bloquer avec mana et que pour du temps
00:19:35
de travail individuel et pour cela
00:19:37
il est important aussi que chacun
00:19:39
mettre à jour son calendrier Outlook.
00:19:42
Ce qui va signifier aux autres que l'on
00:19:45
travaille sur des sujets importants.
00:19:47
Si vous êtes absent,
00:19:48
bah n'hésitez pas aussi dans
00:19:50
Outlook à activer le gestionnaire
00:19:52
d'absence pour les congés ou les RTT.
00:19:59
Avec Tim? La. Pour des pour un
00:20:02
document agence à finir bien utiliser
00:20:05
l'indicateur de disponibilité pour
00:20:07
rester concentré et d'indiquer
00:20:09
que vous n'êtes pas disponible
00:20:12
pour échanger avec les autres.
00:20:14
Autre chose, pensez à définir aussi
00:20:17
votre message de statut si vous déplacez
00:20:20
où vous absentez temporairement,
00:20:22
vous voulez rester concentré sur une action?
00:20:25
N'hésitez pas aussi à renseigner ce
00:20:28
message car il est important de savoir.
00:20:32
Qu'en moyenne 30 pour 100,
00:20:34
c'est la perte au quotidien liés
00:20:36
aux différentes interruption aux
00:20:37
différentes sollicitations.
00:20:44
En fin de journée.
00:20:47
Te déconnecter, tu dois.
00:20:50
Accepter l'idée que la journée
00:20:51
est finie pour éviter la
00:20:53
sur sollicitation numérique.
00:20:57
Il est important de savoir que les
00:20:59
gens qui sont entrés, elle travaille,
00:21:02
travaille plus par semaine avec le numérique,
00:21:04
le risque de connexion continue.
00:21:06
Le piège en télétravail,
00:21:07
c'est de penser qu'il faut en faire toujours
00:21:10
plus pour prouver qu'on est efficace.
00:21:13
Résultat, on finit la journée avec
00:21:15
le sentiment d'avoir vécu une seule
00:21:17
et grosse séquence de travail sans
00:21:19
voir la lumière de jours en plus.
00:21:22
Microsoft 305 permet de travailler
00:21:24
sur n'importe quel appareil connecté
00:21:26
et notamment sur votre smartphone.
00:21:28
Et il est souvent difficile en fin de
00:21:30
journée de se déconnecter quand les emails
00:21:33
et messages arrivent sur son téléphone.
00:21:36
Vous pouvez désactiver les
00:21:38
notifications sur votre smartphone.
00:21:39
Concernant la partie messagerie.
00:21:41
Et concernant teams,
00:21:43
vous pouvez désactiver,
00:21:44
définir les heures et
00:21:46
les jours de déconnexion.
00:21:48
Ainsi,
00:21:49
vous serez simplement sollicités
00:21:51
pendant les heures de bureau.
00:21:55
La déconnexion en fin de
00:21:57
journée est importante,
00:21:59
elle permet le repos physique et
00:22:01
aussi le repos intellectuel de notre
00:22:04
cerveau qui permet de recharger
00:22:06
les batteries pour le lendemain.
00:22:10
Voilà quelques bonnes pratiques à mettre en
00:22:14
place lorsque vous faites du télétravail.
00:22:17
En conclusion, je dirais que.
00:22:19
Il est important de faire du
00:22:22
numérique un allié plus qu'un ennemi.
00:22:26
De soto disciplinée dans la journée,
00:22:29
on organisation bien ses tâches et
00:22:31
de communiquer aussi aux autres
00:22:34
son organisation en mettant à
00:22:36
disposition en partage son calendrier,
00:22:39
de respecter les différences de timing
00:22:42
entre la production et la communication.
00:22:45
Enfin. Les gens sont isolés,
00:22:48
il est important d'être,
00:22:50
attentif à chacun,
00:22:51
que ce soit collègues,
00:22:53
collaborateurs ou le management.
00:22:57
Voilà quelques tips que nous pouvons vous
00:22:59
proposer sur le télétravail à mettre en
00:23:01
place au sein de votre organisation.
00:23:03
Si jamais vous voulez en savoir plus,
00:23:05
n'hésitez pas à nous contacter
00:23:07
via l'adresse ci-dessous.
00:23:08
Je vous remercie à tous de votre attention et
00:23:11
je vous dis à bientôt pour un autre webinar.
00:23:15
Je laisse encore quelques
00:23:16
instants le tchat ouvert.
00:23:17
Si vous avez des questions,
00:23:19
n'hésitez pas à les poser.
00:23:21
Pour vous, et nous vous communique
00:23:23
rond les réponses la semaine
00:23:25
prochaine dans notre blog.
00:23:26
Merci à tous de votre attention
00:23:28
et je vous souhaite une bonne fin
00:23:31
de journée ou une bonne début de
00:23:33
journée pour nos amis québécois.

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