Comment utiliser Copilot dans Excel pour analyser ses données

Excel permet déjà d’aller très loin dans l’analyse. Mais encore faut-il savoir quelle formule utiliser, comment structurer un tableau croisé dynamique ou quel graphique créer.

Copilot simplifie une partie de ce travail. Vous pouvez lui poser une question directement sur vos données et lui demander de mettre en évidence certains résultats.

Microsoft indique que Copilot peut notamment produire des résumés, repérer des tendances, identifier des valeurs inhabituelles et générer des formules. Il peut aussi proposer des graphiques ou des tableaux croisés dynamiques.

Cette possibilité rend l’analyse de données avec Copilot dans Excel plus accessible aux utilisateurs qui ne maîtrisent pas toutes les fonctions avancées.

Prenons un exemple simple. Vous disposez d’un tableau de ventes avec plusieurs régions, produits, commerciaux et périodes. Au lieu de parcourir chaque colonne, vous pouvez demander : « Quelle région a enregistré la plus forte progression des ventes sur les six derniers mois ? »

Copilot peut analyser le tableau et vous aider à faire ressortir les éléments importants. L’objectif n’est donc pas de remplacer Excel. Il s’agit plutôt d’utiliser Copilot pour comprendre plus rapidement ses données Excel.

Microsoft rappelle également que les contenus produits par Copilot doivent être relus et vérifiés. L’utilisateur reste responsable du résultat final.

Étape 1 : structurer les données sous forme de tableau

La qualité du résultat dépend d’abord de la structure du fichier.

Microsoft indique que les données doivent notamment être organisées sous forme de tableau Excel ou dans une plage prise en charge. L’enregistrement automatique doit également être activé pour utiliser Copilot dans Excel. Consulter les recommandations Microsoft pour préparer ses données .

Évitez donc les feuilles où plusieurs tableaux, titres et commentaires se mélangent sans logique claire.

Pour préparer un fichier Excel pour Copilot, commencez par identifier la zone réellement utile à l’analyse. Chaque colonne doit correspondre à une information précise. Chaque ligne doit représenter un enregistrement cohérent.

Par exemple, votre tableau peut contenir une colonne pour la date, une autre pour le commercial, puis la région, le produit, le chiffre d’affaires et la marge. Chaque information doit rester clairement séparée pour faciliter l’analyse.

Cette structure aide Copilot à comprendre plus facilement la logique du fichier. Elle améliore aussi la lisibilité pour les collaborateurs qui doivent ensuite interpréter les résultats.

Étape 2 : utiliser des en-têtes explicites

Les noms des colonnes jouent un rôle important. Une colonne appelée « CA mensuel » sera plus facile à interpréter qu’une colonne appelée « Valeur 2 ».

Microsoft recommande d’être précis dans les questions adressées à Copilot et de nommer les colonnes concernées. Cette précision améliore la pertinence des réponses.

Avant de commencer une analyse Excel avec Copilot, prenez donc quelques minutes pour vérifier les en-têtes.

Privilégiez des intitulés simples et compréhensibles : « chiffre d’affaires », « date de commande », « marge » ou « catégorie produit ».

Étape 3 : contrôler les valeurs incohérentes

Un tableau peut être parfaitement structuré et contenir malgré tout des erreurs.

Un nombre stocké comme du texte, une date mal saisie ou une valeur manquante peuvent fausser une analyse. Prenez donc le temps de vérifier les formats utilisés.

Une colonne de dates doit contenir des dates cohérentes. Une colonne de chiffre d’affaires doit utiliser le même format numérique.

Cette vérification contribue à améliorer la qualité des données analysées par Copilot dans Excel.

Étape 4 : supprimer les informations inutiles

Plus un fichier contient d’informations parasites, plus l’analyse peut devenir difficile à interpréter.

Supprimez ou séparez les anciennes données devenues inutiles, les lignes de test et les tableaux temporaires.

L’objectif n’est pas d’avoir le fichier le plus petit possible. Il faut surtout permettre à Copilot de comprendre quelles données sont réellement importantes.

1. Résumer rapidement un tableau de données

Vous venez de recevoir un fichier contenant plusieurs centaines de lignes. Avant d’entrer dans le détail, vous pouvez demander à Copilot de vous donner une première lecture.

Par exemple : « Résume les principales informations de ce tableau et indique les trois tendances les plus importantes. »

Copilot peut faire ressortir des résumés et des tendances directement à partir des données.

Ce type de prompt Copilot pour analyser un tableau Excel est utile avant une réunion ou lorsque vous découvrez un nouveau fichier. Vous pouvez ensuite approfondir un résultat précis avec une seconde question.

2. Repérer les tendances et les variations

Copilot peut également aider à analyser l’évolution d’un indicateur. Imaginez un tableau contenant douze mois de ventes.

Vous pourriez demander : « Identifie les mois où le chiffre d’affaires a le plus augmenté ou diminué et explique les principales variations. »

Ou encore : « Compare les ventes du premier semestre avec celles du second semestre. »

Cette approche permet d’identifier des tendances dans Excel avec Copilot sans commencer par créer plusieurs calculs intermédiaires.

3. Identifier les valeurs inhabituelles

Une valeur très élevée ou très faible peut parfois révéler un problème ou une opportunité. Copilot peut vous aider à repérer ces anomalies.

Vous pouvez demander : « Existe-t-il des valeurs inhabituelles dans les ventes de ce tableau ? »

Ou : « Identifie les produits dont les performances s’éloignent fortement de la moyenne. »

Cette capacité est utile pour détecter des anomalies dans un fichier Excel avec Copilot. Cependant, une valeur inhabituelle n’est pas forcément une erreur. Elle doit toujours être replacée dans son contexte.

4. Comparer plusieurs périodes ou catégories

Copilot peut également vous aider lorsque plusieurs dimensions doivent être comparées.

Vous pourriez demander : « Compare le chiffre d’affaires par région et indique les deux zones qui progressent le plus. »

Ou : « Compare les résultats de cette année avec ceux de l’année précédente. »

Cette possibilité permet d’utiliser Copilot pour comparer des données dans Excel sans multiplier les tableaux intermédiaires. Pour obtenir une réponse plus précise, indiquez clairement les colonnes et les périodes concernées.

5. Générer une formule ou un indicateur

Copilot peut enfin vous aider à créer de nouveaux calculs.

Microsoft indique qu’il peut générer des colonnes ou des lignes de formules à partir des données existantes. Il peut aussi expliquer le fonctionnement des formules créées.

Vous pourriez demander : « Ajoute une colonne qui calcule le taux de marge à partir du chiffre d’affaires et du coût. »

Ou : « Crée une formule qui classe chaque commercial selon son chiffre d’affaires. »

Cela permet d’utiliser Copilot pour créer des formules dans Excel sans connaître immédiatement la syntaxe exacte.

Cette fonctionnalité peut aussi être utile pour apprendre. Vous pouvez demander à Copilot de créer la formule, puis de vous expliquer son fonctionnement.

Vérifier les données utilisées

Une réponse claire peut donner une impression de certitude. Pourtant, avant d’utiliser un résultat dans une présentation ou une décision, vérifiez toujours les données réellement prises en compte.

Assurez-vous que Copilot analyse la bonne période, les bonnes colonnes et le bon tableau.

Cette étape est essentielle pour vérifier une analyse Copilot dans Excel.

Contrôler les formules générées

Copilot peut créer des formules, mais cela ne dispense pas de les vérifier.

Regardez les cellules utilisées dans le calcul. Vérifiez également que la formule correspond réellement au besoin demandé.

Microsoft rappelle explicitement qu’il faut examiner, modifier et vérifier les contenus créés par Copilot. Consulter les recommandations Microsoft .

Le bon réflexe consiste donc à utiliser l’IA pour accélérer le travail, pas à valider automatiquement chaque proposition.

Préciser la demande si le résultat reste trop général

Le premier résultat n’est pas toujours le meilleur. Si la réponse manque de précision, ne recommencez pas toute l’analyse.

Ajoutez simplement du contexte. Par exemple : « Analyse uniquement les ventes réalisées en France entre janvier et juin. Compare ensuite les trois catégories de produits les plus importantes. »

Plus la question est précise, plus le résultat peut être pertinent.

Pour obtenir de meilleures analyses avec Copilot dans Excel, retenez cette méthode : demander → vérifier → préciser → comparer → valider.

Copilot peut simplifier certaines analyses, mais encore faut-il savoir quelles questions poser.

Les collaborateurs doivent également comprendre comment structurer leurs données, interpréter un résultat et contrôler les propositions générées.

Chez Mandarine Academy, nous accompagnons les utilisateurs dans la prise en main de Microsoft Copilot et de ses usages dans Microsoft 365.

Nos contenus permettent notamment de découvrir comment utiliser Copilot dans Excel au travail, générer des formules et exploiter plus facilement les données.

Cette montée en compétences est particulièrement utile pour les collaborateurs qui utilisent déjà Excel mais souhaitent gagner du temps sur certaines analyses.

L’objectif n’est pas de transformer tous les utilisateurs en data analysts. Il s’agit plutôt de leur permettre de poser les bonnes questions et de mieux comprendre les réponses obtenues.

Une formation progressive aide ainsi à intégrer Copilot dans les usages quotidiens d’Excel tout en conservant les fondamentaux de l’analyse de données.

Copilot peut rendre l’analyse Excel plus accessible.

Vous pouvez lui demander de résumer un tableau, repérer une tendance, identifier une anomalie ou générer une formule.

Mais la qualité du résultat commence toujours par un fichier bien structuré.

Pour utiliser Copilot dans Excel pour analyser ses données, préparez donc vos colonnes, vérifiez les formats et formulez des demandes précises.

Puis contrôlez systématiquement les résultats proposés.

Copilot ne remplace pas votre compréhension des données. Il peut surtout vous aider à aller plus rapidement de la question à l’analyse.