Outlook - Gestion des pièces jointes Tutoriels

Découvrez comment gérer les pièces jointes dans Microsoft 365 grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes options disponibles pour ajouter des pièces jointes à un message électronique, y compris l'ajout de fichiers locaux, de fichiers distants à partir de OneDrive et SharePoint, et d'autres éléments Outlook tels que des cartes de visite ou des éléments de calendrier.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Outlook et pour une meilleure gestion de votre messagerie professionnelle.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de messagerie, présentation professionnelle.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre comment ajouter des pièces jointes dans Outlook, y compris les fichiers locaux et ceux stockés dans le cloud, ainsi que les options de partage et de permissions.

Chapitres :

Introduction à l'ajout de pièces jointes dans Outlook
Dans Outlook, il est facile d'ajouter des pièces jointes à vos messages. Cette fonctionnalité vous permet d'envoyer des fichiers rapidement, que ce soit depuis votre ordinateur ou des emplacements de stockage en ligne.
Création d'un nouveau message
Pour commencer, créez un nouveau message dans Outlook. Cela vous permettra d'accéder aux options d'insertion de pièces jointes.
Insertion d'une pièce jointe
Accédez à l'onglet 'Insertion' et sélectionnez 'Joindre un fichier'. Ce bouton vous présentera une liste des fichiers récemment ouverts sur votre ordinateur.
Options de fichiers
Les fichiers que vous pouvez joindre peuvent être enregistrés localement ou se trouver sur des emplacements cloud. Vous avez la possibilité de sélectionner des fichiers présents dans vos espaces de stockage distants, tels que OneDrive et SharePoint.
Partage de fichiers
Lorsque vous choisissez de partager un fichier, Outlook vous demande si vous souhaitez partager le lien. Par défaut, les destinataires auront des autorisations de modification sur le fichier. Vous pouvez également choisir de joindre le fichier en tant que copie, ce qui enverra une version locale plutôt que de donner accès au fichier distant.
Modification des autorisations
Si vous optez pour le partage, vous pouvez modifier les autorisations en cliquant sur la flèche à côté de la pièce jointe. Cela vous permet de choisir de l'envoyer en tant que copie ou de modifier les autorisations pour donner un accès en lecture seule.
Parcourir pour sélectionner un fichier local
La dernière option vous permet de parcourir votre PC pour sélectionner un fichier local à joindre à votre message.
Joindre d'autres éléments Outlook
Outlook permet également de joindre d'autres éléments, tels que des messages électroniques, des cartes de visite ou des éléments de votre calendrier, offrant ainsi une flexibilité supplémentaire dans la gestion de vos communications.

FAQ :

Comment ajouter une pièce jointe dans Outlook?

Pour ajouter une pièce jointe dans Outlook, créez un nouveau message, accédez à l'onglet 'Insertion', puis sélectionnez 'Joindre un fichier'. Vous pourrez choisir parmi les fichiers récemment ouverts ou parcourir votre PC pour sélectionner un fichier local.

Quelles sont les options de partage de fichiers dans Outlook?

Lorsque vous joignez un fichier depuis OneDrive ou SharePoint, Outlook vous demande si vous souhaitez partager le lien ou joindre le fichier en tant que copie. Si vous choisissez de partager, les destinataires auront par défaut des autorisations de modification, mais vous pouvez modifier ces autorisations.

Puis-je joindre d'autres éléments que des fichiers dans Outlook?

Oui, vous pouvez également joindre d'autres éléments Outlook, tels que des messages électroniques, des cartes de visite ou des éléments de votre calendrier.

Comment modifier les autorisations d'une pièce jointe partagée?

Pour modifier les autorisations d'une pièce jointe partagée, cliquez sur la flèche à côté de la pièce jointe dans votre message, puis choisissez de la joindre en tant que copie ou modifiez les autorisations pour donner un accès en lecture seule.

Quelques cas d'usages :

Envoi de documents de travail

Un professionnel peut utiliser Outlook pour envoyer des documents de travail importants à ses collègues. En joignant des fichiers depuis OneDrive, il peut facilement partager des documents tout en contrôlant les autorisations d'accès.

Partage de calendriers

Un gestionnaire peut joindre des éléments de calendrier dans un e-mail pour partager des événements avec son équipe. Cela permet à tous les membres de l'équipe de rester informés des réunions et des échéances importantes.

Envoi de cartes de visite

Lors d'un suivi après une rencontre, un professionnel peut joindre une carte de visite électronique dans un e-mail pour faciliter le partage de ses coordonnées avec de nouveaux contacts.

Gestion des autorisations de fichiers

Un chef de projet peut envoyer un fichier à son équipe tout en choisissant de donner des autorisations de lecture seule pour éviter toute modification non autorisée. Cela garantit que les informations restent intactes tout en étant accessibles.

Glossaire :

Outlook

Un logiciel de gestion d'informations personnelles développé par Microsoft, principalement utilisé pour la gestion des courriels, des calendriers, des contacts et des tâches.

Pièce jointe

Un fichier ou un document qui est envoyé avec un message électronique. Les pièces jointes peuvent inclure des documents, des images, des vidéos, etc.

OneDrive

Un service de stockage en ligne proposé par Microsoft, permettant aux utilisateurs de stocker des fichiers et de les partager avec d'autres utilisateurs.

SharePoint

Une plateforme de collaboration développée par Microsoft, utilisée pour le partage de documents et la gestion de contenu au sein des organisations.

Autorisation de modification

Un niveau d'accès qui permet à un utilisateur de modifier un fichier ou un document partagé.

Lecture seule

Un niveau d'accès qui permet à un utilisateur de visualiser un fichier ou un document sans pouvoir le modifier.

Éléments Outlook

Différents types de contenus que l'on peut gérer dans Outlook, tels que les courriels, les contacts, les calendriers et les tâches.

00:00:08

Tout d'abord, créez un nouveau message.

00:00:11

Accédez à l'onglet Insertion

00:00:13

puis sélectionnez Joindre un fichier.

00:00:16

Ce bouton vous propose la liste des fichiers récemment ouverts sur votre poste.

00:00:20

Ces fichiers peuvent être enregistrés localement ou exister sur des emplacements cloud.

00:00:27

Cette option vous permet d'aller sélectionner des fichiers présents dans vos espaces de stockage distants, comme OneDrive et SharePoint.

00:00:35

En choisissant cette option, Outlook vous demande si vous souhaitez partager le lien,

00:00:39

dans ce cas, par défaut, les destinataires disposeront des autorisations de modification sur le fichier.

00:00:45

Ou de le joindre en tant que copie, si vous voulez envoyer une copie locale d'un fichier plutôt que de donner un accès au fichier distant.

00:00:52

Si vous choisissez de le partager vous pourrez toujours choisir de modifier les autorisations en cliquant sur la flèche en regard de la pièce jointe,

00:01:00

puis en choisissant de la joindre en tant que copie, ou encore de modifier les autorisations si vous souhaitez donner un accès uniquement en lecture seule.

00:01:10

Enfin la dernière option vous permet de parcourir votre PC pour sélectionner un fichier local.

00:01:15

Pouvez également joindre d'autres éléments Outlook, comme un message électronique, une carte de visite ou encore des éléments de votre calendrier.

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