Outlook - Comment empêcher le transfert d’un mail ? Tutoriels

Découvrez comment empêcher le transfert d'un mail dans la solution Microsoft 365. Dans cette vidéo intitulée "Comment empêcher le transfert d'un mail", vous apprendrez à protéger le contenu de vos mails et à empêcher leur envoi à d'autres personnes.
Vous découvrirez comment chiffrer vos mails pour qu'il soit impossible de les transférer, imprimer ou copier leur contenu.
De plus, vous comprendrez comment les destinataires de vos mails peuvent visualiser les messages protégés et prouver leur identité pour accéder aux pièces jointes.
Ne manquez pas cette vidéo pour maîtriser cette fonctionnalité essentielle de Microsoft 365 et garantir la confidentialité de vos communications professionnelles.

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Objectifs :

Comprendre comment protéger le contenu d'un e-mail en empêchant son transfert, impression ou copie, tout en garantissant la sécurité des pièces jointes.

Chapitres :

Introduction à la protection des e-mails
Dans un monde où la sécurité des informations est primordiale, il est essentiel de savoir comment protéger le contenu de vos e-mails. Cette section aborde les étapes nécessaires pour empêcher le transfert d'un e-mail afin de garantir que son contenu reste confidentiel.
Étapes pour empêcher le transfert d'un e-mail
Pour protéger votre e-mail, suivez ces étapes : 1. **Accéder aux options d'envoi** : Lors de l'envoi de votre e-mail, rendez-vous dans les options. 2. **Chiffrer le message** : Sélectionnez l'option de chiffrement. 3. **Choisir l'option de non-transfert** : Optez pour 'ne pas transférer'. Un message s'affichera pour vous informer qu'il sera désormais impossible de transférer, imprimer ou copier le contenu de votre message.
Gestion des pièces jointes
Si votre e-mail contient une pièce jointe, Outlook vous informera que celle-ci sera protégée, à condition qu'il s'agisse d'un fichier compatible avec la gestion des droits. Pour consulter la liste des fichiers pris en charge, cliquez sur 'plus d'infos'.
Réception du message par le destinataire
Lorsque le destinataire reçoit votre message, s'il utilise également Outlook, il n'aura rien de spécifique à faire. Une icône de cadenas apparaîtra, accompagnée d'un message d'information indiquant qu'il s'agit d'un message non transférable. Même s'il clique sur le bouton de transfert, aucune action ne sera effectuée.
Accès pour les utilisateurs d'autres clients de messagerie
Si le destinataire utilise un autre client de messagerie, il recevra un lien pour visualiser le message. Par exemple, s'il est sur Gmail, il devra prouver son identité en se connectant avec Google. Pour d'autres services de messagerie, un code à usage unique sera envoyé par e-mail, valide pendant 15 minutes. S'il utilise un ordinateur personnel, il peut cocher une case pour enregistrer le code pendant 12 heures.
Interaction avec le message
Le message s'ouvrira dans le navigateur du destinataire. S'il contient une pièce jointe, il pourra en visualiser un aperçu ou la télécharger. Le destinataire peut également répondre à l'e-mail, mais le bouton de transfert sera grisé, indiquant qu'il ne peut pas transférer le message.
Conclusion
En suivant ces étapes, vous pouvez envoyer des e-mails en toute confiance, sachant que leur contenu est protégé contre le transfert non autorisé. La sécurité des informations est essentielle, et ces fonctionnalités d'Outlook vous aident à maintenir la confidentialité de vos communications.

FAQ :

Comment empêcher le transfert d'un email dans Outlook?

Pour empêcher le transfert d'un email, allez dans les options lors de l'envoi de votre message et sélectionnez l'option de chiffrement. Choisissez 'ne pas transférer' pour protéger le contenu.

Que se passe-t-il si le destinataire utilise un autre client de messagerie?

Si le destinataire utilise un autre client de messagerie, il recevra un lien pour visualiser le message. Pour Gmail, il devra prouver son identité en se connectant avec Google, tandis que d'autres services nécessiteront un code à usage unique.

Qu'est-ce qu'une pièce jointe protégée?

Une pièce jointe protégée est un fichier qui est soumis à des restrictions de transfert. Outlook informe l'utilisateur si le fichier est pris en charge pour la gestion des droits.

Comment fonctionne le code à usage unique?

Le code à usage unique est envoyé par email et est valide pendant 15 minutes. L'utilisateur peut cocher une case pour enregistrer le code sur son ordinateur personnel pour une durée de 12 heures.

Quelques cas d'usages :

Protection des informations sensibles

Dans un environnement professionnel, il est crucial de protéger les informations sensibles. En utilisant la fonction de chiffrement d'Outlook, les employés peuvent envoyer des emails contenant des données confidentielles sans craindre qu'elles soient transférées ou copiées par des tiers.

Gestion des droits des fichiers

Les entreprises qui partagent des documents importants peuvent utiliser la fonctionnalité de gestion des droits d'Outlook pour s'assurer que seuls les destinataires autorisés peuvent accéder aux fichiers. Cela est particulièrement utile pour les contrats ou les documents juridiques.

Sécurisation des communications avec des clients

Lors de l'envoi d'emails à des clients contenant des informations sensibles, les entreprises peuvent utiliser le chiffrement pour garantir que les messages ne peuvent pas être transférés. Cela renforce la confiance des clients dans la sécurité de leurs données.

Glossaire :

Chiffrement

Processus de protection des informations en les rendant illisibles pour toute personne non autorisée. Dans le contexte des emails, cela empêche le transfert, l'impression ou la copie du contenu.

Pièce jointe

Fichier envoyé avec un email. Les fichiers pris en charge pour la gestion des droits peuvent être protégés contre le transfert.

Outlook

Client de messagerie développé par Microsoft, utilisé pour envoyer, recevoir et gérer des emails.

Code à usage unique

Code temporaire envoyé par email pour vérifier l'identité d'un utilisateur. Il est valide pour une durée limitée, généralement 15 minutes.

Cadenas

Icône indiquant qu'un message est protégé et ne peut pas être transféré. Elle apparaît dans Outlook pour signaler cette restriction.

00:00:06

transfert d'un mail afin de protéger

00:00:08

son contenu et d'empêcher qu'il

00:00:10

soit envoyé à d'autres personnes.

00:00:12

Pour cela, au moment d'envoyer votre mail,

00:00:15

rendez-vous dans options,

00:00:16

puis dans le chiffrer.

00:00:19

Choisissez ne pas transférer.

00:00:20

Un message vous informe qu'il sera

00:00:23

désormais impossible de transférer,

00:00:25

d'imprimer ou de copier le

00:00:27

contenu de votre message.

00:00:29

Vous pouvez l'envoyer en toute confiance.

00:00:32

Si votre message contient une pièce jointe,

00:00:34

Outlook vous informe que celle-ci

00:00:36

sera protégé s'il s'agit d'un fichier

00:00:38

prenant en charge la gestion des droits.

00:00:41

Cliquez sur plus d'infos pour consulter

00:00:43

la liste des fichiers pris en charge.

00:00:50

Si le destinataire de votre

00:00:52

message utilise également Outlook,

00:00:53

il n'aura rien de spécifique à faire

00:00:55

lors de la réception de votre message.

00:00:58

Une icône de cadenas?

00:00:59

Et un message d'information lui

00:01:01

indique qu'il s'agit d'un message

00:01:04

qu'il ne peut pas transférer.

00:01:06

Même s'il clique sur le bouton de transfert,

00:01:08

rien ne se passe.

00:01:09

Si votre destinataire utilise

00:01:11

un autre client de messagerie,

00:01:13

il recevra un lien pour lui

00:01:15

permettre de visualiser le message.

00:01:18

S'il est sur Gmail,

00:01:19

il aura ensuite la possibilité

00:01:21

de prouver son identité en se

00:01:23

connectant avec Google sur les

00:01:25

autres services de messagerie,

00:01:26

il devra utiliser un code à utilisation

00:01:29

unique qui lui sera envoyé par mail.

00:01:34

Ce code sera valide durant 15 minutes.

00:01:41

Si votre correspondant utilise

00:01:42

son ordinateur personnel,

00:01:43

il peut cocher cette case pour

00:01:46

enregistrer le code pour une durée de 12h.

00:01:49

Le mail s'ouvre dans son navigateur.

00:01:52

Si celui-ci contient une pièce jointe,

00:01:54

il peut en visualiser un

00:01:56

aperçu où là télécharger.

00:02:00

Il peut bien entendu répondre à cet e-mail.

00:02:03

Mais le bouton de transfert est grisé.

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