SharePoint - Donner accès au site Sharepoint à quelqu’un d’externe à l’entreprise Tutoriels

Découvrez comment donner accès à un site SharePoint à quelqu'un d'externe à l'entreprise dans la solution Microsoft 365. Cette vidéo présente les fonctionnalités clés pour ajouter des membres externes à votre site SharePoint d'équipe, en leur attribuant des autorisations spécifiques.
Obtenez des conseils pratiques pour gérer les accès et les autorisations, ainsi que pour maximiser la sécurité de votre site en vérifiant régulièrement la liste des membres et des invités.
Les tags associés sont Microsoft 365, SharePoint, accès externe, sécurité.

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Objectifs :

Comprendre comment donner accès à votre site SharePoint à des personnes externes tout en respectant les politiques de sécurité de votre organisation.

Chapitres :

Introduction
Dans cet article, nous allons explorer comment partager votre site SharePoint avec des utilisateurs externes. Ce processus dépend des stratégies mises en place par votre entreprise et des autorisations qui vous sont accordées.
Conditions de partage
Il est important de noter que le partage de votre site SharePoint est limité. Vous ne pouvez pas partager un site de communication, mais vous pouvez inviter des personnes externes à rejoindre un site SharePoint d'équipe. Si vous n'êtes pas autorisé à inviter des collaborateurs externes, un message d'alerte apparaîtra lorsque vous tenterez d'ajouter un membre externe.
Ajouter un membre externe
Pour ajouter une personne externe à votre site SharePoint d'équipe, suivez ces étapes : 1. Ouvrez Outlook. 2. Accédez à la fiche contact de votre site SharePoint. 3. Allez dans l'onglet 'Membres' pour ajouter de nouveaux membres. Les personnes externes ajoutées auront les mêmes droits que les membres internes de votre entreprise.
Ajouter un invité avec des accès restreints
Si vous souhaitez restreindre les accès d'une personne externe, vous pouvez l'ajouter en tant qu'invité. Voici comment procéder : 1. Accédez aux autorisations du site. 2. Invitez des personnes en choisissant de partager uniquement votre site. 3. Renseignez le nom du contact que vous souhaitez ajouter. SharePoint vous informera que cette personne est externe à votre organisation. Vous pourrez ensuite définir ses autorisations : - **Lecture** : Accès en tant que visiteur, avec possibilité de visionner le contenu. - **Modification** : Accès similaire à un membre, mais sans accès aux ressources du groupe Office 365. - **Contrôle total** : Statut de propriétaire, avec la possibilité de modifier, ajouter ou supprimer des éléments, mais sans accès aux autorisations et à la liste des membres.
Sécurité et gestion des accès
Pour garantir la sécurité de votre site, il est crucial de vérifier régulièrement qui a accès. Vous pouvez consulter la liste des membres en cliquant sur le bouton dédié. De plus, vous pouvez modifier les autorisations ou supprimer des membres si nécessaire. Pour visualiser la liste des invités, rendez-vous sur le panneau des autorisations du site, où vous pourrez également ajuster leurs droits ou les supprimer.
Conclusion
En résumé, le partage de votre site SharePoint avec des utilisateurs externes nécessite une attention particulière aux autorisations et à la sécurité. Assurez-vous de n'accorder que les autorisations nécessaires et de supprimer les accès des personnes avec lesquelles vous ne collaborez plus. Cela contribuera à maintenir la sécurité de votre environnement de travail.

FAQ :

Comment puis-je partager mon site SharePoint avec des personnes externes?

Le partage de votre site SharePoint avec des personnes externes dépend de la stratégie mise en place par votre entreprise. Si cela est autorisé, vous pouvez ajouter des membres externes via Outlook en accédant à l'onglet Membres de votre site d'équipe.

Quelles sont les différences entre un membre et un invité sur SharePoint?

Un membre a des droits d'accès complets, similaires à ceux des membres internes, tandis qu'un invité a des permissions limitées, pouvant seulement visualiser le contenu ou effectuer des modifications selon les autorisations définies.

Que faire si je ne peux pas ajouter un membre externe à mon site SharePoint?

Si vous n'êtes pas autorisé à inviter des collaborateurs externes, un message d'alerte s'affichera lorsque vous tenterez d'ajouter un membre externe. Vous devrez contacter votre administrateur pour plus d'informations.

Comment puis-je vérifier qui a accès à mon site SharePoint?

Vous pouvez consulter la liste des membres de votre site en cliquant sur le bouton dédié dans les paramètres du site. Cela vous permettra également de modifier les autorisations ou de supprimer des membres si nécessaire.

Quelles autorisations puis-je attribuer à un invité sur SharePoint?

Vous pouvez attribuer des autorisations de Lecture, Modification ou Contrôle total à un invité. La permission de Lecture permet uniquement de visionner le contenu, tandis que la Modification permet d'apporter des changements, et le Contrôle total donne des droits similaires à ceux d'un propriétaire, sans accès aux autorisations du site.

Quelques cas d'usages :

Collaboration avec des partenaires externes

Une entreprise peut utiliser SharePoint pour collaborer avec des partenaires externes en leur donnant un accès limité à un site d'équipe. Cela permet de partager des documents et des informations tout en maintenant la sécurité des données internes.

Gestion de projets avec des consultants

Lorsqu'une entreprise engage des consultants, elle peut les ajouter en tant qu'invités sur un site SharePoint. Cela leur permet d'accéder aux documents nécessaires pour le projet tout en restreignant leurs permissions pour protéger les informations sensibles.

Suivi des accès et des permissions

Les responsables de la sécurité peuvent régulièrement vérifier qui a accès à un site SharePoint en consultant la liste des membres. Cela aide à maintenir la sécurité en supprimant les accès inutiles et en ajustant les permissions selon les besoins.

Formation et partage de ressources

Une organisation peut créer un site de communication sur SharePoint pour former ses employés et partager des ressources. Les employés peuvent accéder à des documents de formation tout en ayant la possibilité de poser des questions via des forums intégrés.

Gestion des événements d'entreprise

Pour organiser des événements, une entreprise peut utiliser SharePoint pour créer un site d'équipe où les membres peuvent collaborer, partager des calendriers et gérer les inscriptions, tout en contrôlant l'accès des invités.

Glossaire :

SharePoint

Une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet aux utilisateurs de créer des sites web pour le partage d'informations et la gestion de documents.

site de communication

Un type de site SharePoint conçu principalement pour partager des informations avec un large public, sans possibilité de partage externe.

site d'équipe

Un type de site SharePoint qui permet la collaboration entre les membres d'une équipe, avec des options de partage externe.

invité

Une personne externe à l'organisation qui a un accès limité à un site SharePoint, avec des permissions spécifiques définies par l'administrateur.

permissions

Les droits d'accès accordés aux utilisateurs sur un site SharePoint, déterminant ce qu'ils peuvent voir ou modifier.

Outlook

Un service de messagerie et de gestion d'informations personnelles développé par Microsoft, souvent utilisé pour gérer les contacts et les calendriers.

Office 365

Une suite de services cloud de Microsoft qui inclut des applications comme Word, Excel, et des outils de collaboration comme Teams et SharePoint.

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votre site SharePoint à des personnes

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externes à votre organisation.

00:00:12

Cependant, cela dépend entièrement de la

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stratégie mise en place par votre entreprise.

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Il se peut que vous ne soyez pas autorisé

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à inviter des collaborateurs externes.

00:00:22

Dans ce cas, un message d'alerte vous

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en informe lorsque vous essayez d'ajouter

00:00:26

un membre externe à votre site.

00:00:28

Sachez également que vous ne pouvez

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pas partager votre site SharePoint

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s'il s'agit d'un site de communication.

00:00:35

Le partage avec des externes n'est possible

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qu'avec les sites SharePoint d'équipe.

00:00:41

Pour ajouter une personne externe en tant que

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membre de votre site SharePoint d'équipe,

00:00:46

vous devez passer par Outlook.

00:00:49

La fiche contact de votre

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site SharePoint apparaît.

00:00:53

Rendez-vous dans l'onglet "Membres"

00:00:55

pour en ajouter de nouveaux.

00:00:58

Les personnes externes que vous ajouterez

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par ce biais auront les mêmes droits que

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les membres internes à votre entreprise.

00:01:06

Si vous souhaitez ajouter une personne

00:01:08

externe à votre site SharePoint,

00:01:10

mais en restreignant ses accès et

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ses actions possibles sur le site,

00:01:14

vous pouvez l'ajouter en tant qu' "invité".

00:01:17

Pour cela, accédez aux autorisations

00:01:19

du site et invitez des personnes.

00:01:21

Choisissez ensuite de partager

00:01:23

votre site uniquement.

00:01:25

Renseignez le nom du contact que vous

00:01:27

souhaitez ajouter en tant qu' "invité".

00:01:31

SharePoint vous informe que cette

00:01:33

personne est externe à votre organisation.

00:01:36

En dessous du nom de votre contact,

00:01:39

définissez ses autorisations :

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"Lecture" classera ce contact dans

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la liste des visiteurs du site :

00:01:44

il pourra accéder aux contenus

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pour les visionner uniquement.

00:01:48

"Modification" lui donnera les mêmes

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accès qu'un membre du site SharePoint.

00:01:53

Il ne pourra cependant pas accéder aux

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autres ressources du groupe Office 365

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associé au site, tel que le calendrier,

00:02:01

les conversations, etc...

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"Contrôle total" le classera

00:02:04

parmi les propriétaires du site.

00:02:06

Votre collaborateur pourra donc le modifier,

00:02:09

ajouter et supprimer des éléments,

00:02:11

etc...

00:02:12

Cependant,

00:02:12

il n'aura pas accès aux autorisations,

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ni à la liste des membres du site et aux

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ressources du groupe Office 365 associé.

00:02:21

Pour des raisons de sécurité,

00:02:23

notez que les invités,

00:02:24

quelle que soit l'autorisation

00:02:26

que vous leur avez attribuée,

00:02:27

ne pourront pas convier d'autres

00:02:30

personnes sur le site SharePoint.

00:02:33

Pour maximiser la sécurité,

00:02:35

pensez à vérifier régulièrement

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qui a accès à votre site.

00:02:39

Consultez la liste des membres du

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site en cliquant sur le bouton dédié.

00:02:44

Vous pouvez également modifier leurs

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autorisations à partir de ce panneau

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ou encore supprimer des membres.

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Pour visualiser la liste des

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invités de votre site SharePoint,

00:02:55

rendez-vous sur le panneau

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des autorisations du site.

00:02:59

Une fois encore,

00:03:00

vous pourrez ici modifier leurs

00:03:03

autorisations ou les supprimer.

00:03:05

Gardez en tête de n'accorder que

00:03:08

les autorisations qui vous semblent

00:03:10

nécessaires et n'hésitez pas à les

00:03:12

supprimer si vous ne collaborez

00:03:14

plus avec certaines personnes.

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