SharePoint - Vérifier les partages octroyés Tutoriels

Découvrez comment vérifier les partages octroyés dans la solution Microsoft 365 SharePoint.
Cette vidéo pratique présente les fonctionnalités clés pour vérifier qui a accès à vos documents et comment partager ceux-ci avec vos collaborateurs.
Obtenez des conseils pratiques pour gérer les accès et les autorisations en utilisant le panneau de gestion des accès et en supprimant les partages inutiles.
Les tags associés sont Microsoft 365, SharePoint, partage de fichiers, sécurité.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de sensibiliser les utilisateurs à l'importance de vérifier régulièrement les autorisations d'accès aux sites SharePoint et aux documents qu'ils contiennent, afin de prévenir toute fuite d'information.

Chapitres :

Introduction à la gestion des accès SharePoint
Lorsque vous utilisez régulièrement des sites SharePoint pour collaborer, il est essentiel de vérifier qui a accès à ces sites et aux documents qu'ils contiennent. Cela permet d'éviter toute fuite d'information.
Vérification des autorisations générales
Pour commencer, vous pouvez vérifier les autorisations générales du site SharePoint. Cela inclut les autorisations des différentes bibliothèques et documents, qui découlent des autorisations globales du site. Si votre site est un site de communication, accédez aux paramètres pour consulter les autorisations du site. Vous y trouverez la liste des propriétaires, des membres et des visiteurs.
Modification des autorisations
Dans cette section, vous pouvez modifier les autorisations pour chaque personne ou groupe, ainsi que les supprimer si nécessaire. Si votre site SharePoint est un site d'équipe lié à une équipe Office 365, commencez par vérifier la liste des membres.
Accès aux paramètres des autorisations
Pour vérifier toutes les autorisations du site, accédez aux paramètres. Vous y trouverez les autorisations attribuées aux différents groupes, ainsi que le nom des personnes ayant accès à votre SharePoint en tant que visiteurs. Encore une fois, vous pouvez modifier ou supprimer les autorisations à partir de ce panneau.
Gestion des accès aux documents et dossiers
Pour chaque dossier et document, vous pouvez vérifier et gérer qui peut y avoir accès. Dans ce panneau, vous verrez les différents groupes d'autorisations ayant accès au document, ainsi que les liens octroyant l'accès. Pour chacun d'eux, vous pouvez modifier les paramètres ou supprimer l'accès individuellement.
Suppression des accès
Vous pouvez également supprimer directement le lien d'accès, ce qui fermera l'accès au document pour toutes les personnes concernées. Cette interface est identique que vous soyez sur un SharePoint d'équipe ou un SharePoint de communication.
Conclusion
Il est crucial de vérifier régulièrement qui a accès à vos sites SharePoint et à vos documents. N'hésitez pas à révoquer les accès qui ne sont plus nécessaires pour garantir la sécurité de vos informations.

FAQ :

Comment vérifier qui a accès à mon site SharePoint ?

Pour vérifier qui a accès à votre site SharePoint, allez dans les paramètres du site. Vous y trouverez la liste des propriétaires, membres et visiteurs, ainsi que les autorisations attribuées à chaque groupe.

Qu'est-ce qu'un site de communication sur SharePoint ?

Un site de communication sur SharePoint est conçu pour partager des informations avec un large public. Il est souvent utilisé pour diffuser des annonces ou des contenus d'entreprise.

Puis-je modifier les autorisations d'accès sur SharePoint ?

Oui, vous pouvez modifier les autorisations d'accès pour chaque personne ou groupe directement depuis les paramètres du site ou pour chaque document et dossier.

Comment supprimer l'accès d'un utilisateur à un document sur SharePoint ?

Pour supprimer l'accès d'un utilisateur à un document, accédez aux paramètres de partage du document et retirez les autorisations pour cet utilisateur ou supprimez le lien d'accès.

Quelles sont les différences entre un site d'équipe et un site de communication ?

Un site d'équipe est destiné à la collaboration au sein d'un groupe spécifique, tandis qu'un site de communication est conçu pour partager des informations avec un public plus large.

Quelques cas d'usages :

Gestion des accès pour un projet d'équipe

Dans un environnement de travail collaboratif, un chef de projet peut utiliser SharePoint pour gérer les accès aux documents du projet. En vérifiant régulièrement les autorisations, il peut s'assurer que seuls les membres de l'équipe ont accès aux informations sensibles, améliorant ainsi la sécurité des données.

Partage d'informations d'entreprise

Une entreprise peut créer un site de communication sur SharePoint pour partager des annonces importantes avec tous les employés. En gérant les autorisations, elle peut s'assurer que les informations sont accessibles à tous les employés tout en protégeant les données sensibles.

Révocation d'accès après un changement de personnel

Lorsqu'un employé quitte l'entreprise, le responsable des ressources humaines peut utiliser SharePoint pour révoquer rapidement l'accès de cet employé aux documents et dossiers de l'entreprise, garantissant ainsi la sécurité des informations.

Collaboration inter-équipes

Dans une organisation où plusieurs équipes travaillent sur des projets communs, SharePoint permet de créer des groupes d'autorisation spécifiques pour chaque projet. Cela facilite la gestion des accès et assure que chaque équipe a accès aux documents nécessaires sans compromettre la sécurité.

Glossaire :

SharePoint

Une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet aux utilisateurs de créer des sites web pour le partage d'informations, la gestion de documents et la collaboration en équipe.

Autorisation

Un ensemble de permissions qui détermine ce qu'un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs peut faire sur un site SharePoint, comme visualiser, modifier ou supprimer des documents.

Site de communication

Un type de site SharePoint conçu pour partager des informations avec un large public, souvent utilisé pour la diffusion d'annonces ou de contenu d'entreprise.

Site d'équipe

Un type de site SharePoint destiné à la collaboration au sein d'une équipe, souvent lié à un groupe Office 365, permettant le partage de documents et la gestion de projets.

Paramètres

Les options de configuration d'un site SharePoint qui permettent de gérer les autorisations, les fonctionnalités et l'apparence du site.

Groupe d'autorisation

Un ensemble d'utilisateurs qui partagent les mêmes permissions sur un site SharePoint, facilitant la gestion des accès.

Lien d'accès

Un lien qui permet à un utilisateur d'accéder à un document ou à un dossier spécifique sur SharePoint, pouvant être modifié ou supprimé par les administrateurs.

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utiliser régulièrement des sites

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SharePoint pour collaborer,

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il convient de vérifier régulièrement

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qui a accès à ceux-ci et aux

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documents qu'ils contiennent, afin

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d'éviter toute fuite d'information.

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Tout d'abord, vous pouvez vérifier qui a

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accès au site SharePoint de manière générale,

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les autorisations des différentes

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bibliothèques et documents

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contenus dans celui-ci

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découlant des autorisations globales du site.

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Si votre site SharePoint est

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un site de communication,

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rendez-vous dans les paramètres pour

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consulter les autorisations du site.

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Vous retrouvez ici la

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liste des propriétaires,

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des membres et des visiteurs du site.

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Vous pouvez modifier les autorisations

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pour chaque personne ou groupe

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et également les supprimer.

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Si votre site SharePoint est un site

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d'équipe relié à une équipe Office 365,

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vous pouvez, dans un premier temps,

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vérifier la liste des membres.

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Pour vérifier toutes les

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autorisations du site,

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accédez à celles-ci dans les paramètres.

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Vous retrouvez ici les autorisations

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attribuées pour les différents

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groupes d'autorisation,

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mais également le nom des

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personnes ayant accès à votre

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SharePoint en tant que visiteurs.

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Une fois encore,

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vous pouvez modifier les autorisations

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pour chaque personne ou groupe, et également

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les supprimer, à partir de ce panneau.

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Vous pouvez également,

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pour chaque dossier et document,

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vérifier et gérer qui peut y avoir accès.

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Dans ce panneau,

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vous retrouvez les différents

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groupes d'autorisations de votre

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site ayant accès au document,

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mais surtout les liens octroyant

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l'accès à celui-ci.

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Pour chacun d'entre eux,

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vous pouvez modifier les paramètres,

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mais également supprimer l'accès

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individuellement pour chaque personne.

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Vous pouvez également supprimer

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directement le lien : cela fermera

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l'accès au document pour

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toutes les personnes concernées.

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Cette interface est la même,

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que vous soyez sur un SharePoint

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d'équipe ou un SharePoint de communication.

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Vérifiez donc régulièrement qui a

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accès à vos sites SharePoint et à vos

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documents et n'hésitez pas à révoquer

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les accès qui ne sont plus nécessaires.

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