SharePoint - Comprendre les différents types et rôles d’un site SharePoint d’équipe Tutoriels

Découvrez comment comprendre les différents types et rôles d'un site SharePoint d'équipe dans la solution Microsoft 365. Cette vidéo présente les fonctionnalités clés pour partager des données, coéditer des fichiers et diffuser des informations en interne et avec des partenaires externes.
Obtenez des conseils pratiques pour gérer les accès et les autorisations, créer des groupes d'utilisateurs et distinguer les sites publics et privés.
Les tags associés sont Microsoft 365, SharePoint, équipe, stockage en ligne.

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Objectifs :

Comprendre les fonctionnalités et la gestion des sites SharePoint d'équipe, y compris les types de sites, les groupes d'utilisateurs et les bonnes pratiques de partage d'informations.

Chapitres :

Introduction aux sites SharePoint d'équipe
Les sites SharePoint d'équipe sont des espaces de stockage en ligne conçus pour le partage de données, la coédition de fichiers et la diffusion d'informations tant en interne qu'avec des partenaires externes. Contrairement aux sites de communication, qui sont réservés aux membres internes d'une organisation, les sites d'équipe permettent une collaboration plus large.
Accessibilité et sécurité des informations
Ces informations et documents, qui doivent rester strictement professionnels, sont accessibles depuis n'importe quel appareil (PC, mobile ou tablette) disposant d'une connexion Internet. Il est donc crucial d'être vigilant quant aux personnes avec qui ces informations sont partagées.
Types de sites SharePoint d'équipe
Il existe deux types de sites SharePoint d'équipe : - **Public** : Tous les collaborateurs de l'organisation peuvent le consulter. - **Privé** : Réservé uniquement aux membres dont l'accès est géré par les propriétaires du site. Pour identifier le type d'un site, référez-vous à la mention qui apparaît sous le titre du site sur sa page d'accueil.
Partage avec des partenaires externes
Dans les deux cas, il est possible de partager votre site SharePoint avec des partenaires externes. Cependant, il est recommandé de ne pas stocker sur un même site des informations destinées uniquement aux collaborateurs internes et celles destinées aux partenaires externes. Il est préférable de créer deux sites distincts pour éviter toute confusion.
Groupes d'utilisateurs dans SharePoint
Par défaut, il existe trois groupes d'utilisateurs dans un site SharePoint : - **Propriétaires de sites** : Ils gèrent les accès aux données et s'assurent que seules les personnes habilitées peuvent accéder aux espaces collaboratifs. - **Membres** : Utilisateurs qui travaillent sur le contenu du site, pouvant afficher, ajouter, mettre à jour et supprimer des documents. - **Visiteurs** : Utilisateurs qui ont seulement besoin d'afficher et de consulter les informations, sans possibilité de modifier ou d'ajouter du contenu.
Gestion des accès et des autorisations
L'accès aux données est sous la responsabilité des propriétaires, qui doivent attribuer le bon niveau de droits aux utilisateurs internes ou externes. L'administrateur de site SharePoint peut également créer différents groupes d'utilisateurs pour gérer les accès et les autorisations en masse.
Conclusion
En résumé, les sites SharePoint d'équipe offrent une plateforme flexible pour le partage et la collaboration. Il est essentiel de comprendre les différents types de sites, les groupes d'utilisateurs et les meilleures pratiques pour garantir la sécurité et l'efficacité des informations partagées.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un site SharePoint d'équipe?

Un site SharePoint d'équipe est un espace de stockage en ligne qui permet de partager des données, coéditer des fichiers et diffuser des informations, accessible à la fois aux membres internes et aux partenaires externes.

Quelle est la différence entre un site SharePoint public et privé?

Un site SharePoint public est accessible à tous les collaborateurs de l'organisation, tandis qu'un site privé est réservé uniquement aux membres dont l'accès est géré par les propriétaires du site.

Qui sont les propriétaires de sites SharePoint?

Les propriétaires de sites SharePoint sont des utilisateurs responsables de la gestion des accès aux données sur le site, s'assurant que seules les personnes habilitées peuvent y accéder.

Comment puis-je partager un site SharePoint avec des partenaires externes?

Vous pouvez partager votre site SharePoint avec des partenaires externes en leur attribuant les droits d'accès appropriés, mais il est conseillé de ne pas mélanger les informations internes et externes sur le même site.

Quels types d'utilisateurs existent sur un site SharePoint?

Il existe trois types d'utilisateurs sur un site SharePoint : les propriétaires, les membres et les visiteurs. Les propriétaires gèrent les accès, les membres travaillent sur le contenu, et les visiteurs peuvent seulement consulter les informations.

Comment gérer les accès et les autorisations sur un site SharePoint?

Les propriétaires de sites peuvent attribuer des niveaux de droits aux utilisateurs internes ou externes et créer différents groupes d'utilisateurs pour gérer les accès et les autorisations en masse.

Quelques cas d'usages :

Collaboration sur des projets

Les équipes peuvent utiliser un site SharePoint d'équipe pour collaborer sur des projets en partageant des documents, en coécrivant des fichiers et en diffusant des mises à jour, ce qui améliore l'efficacité et la communication.

Gestion de documents

Les départements peuvent créer des sites SharePoint privés pour gérer des documents sensibles, en s'assurant que seuls les membres autorisés ont accès aux informations critiques.

Partage d'informations avec des partenaires

Les entreprises peuvent utiliser des sites SharePoint publics pour partager des informations et des documents avec des partenaires externes, facilitant ainsi la collaboration tout en maintenant la sécurité des données.

Formation et ressources

Les organisations peuvent créer des sites SharePoint pour héberger des ressources de formation et des documents d'orientation, permettant aux nouveaux employés d'accéder facilement aux informations nécessaires.

Suivi des projets

Les équipes peuvent utiliser SharePoint pour suivre l'avancement des projets en créant des listes de tâches et en partageant des mises à jour, ce qui permet une meilleure gestion du temps et des ressources.

Glossaire :

SharePoint

Une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet le stockage, le partage et la gestion de documents et d'informations au sein d'une organisation.

Site SharePoint d'équipe

Un espace commun de stockage en ligne destiné à partager des données, coéditer des fichiers et diffuser des informations, accessible à la fois aux membres internes et aux partenaires externes.

Site SharePoint de communication

Un site SharePoint dédié uniquement aux personnes internes à l'organisation, utilisé pour la diffusion d'informations internes.

Public

Un type de site SharePoint d'équipe accessible à tous les collaborateurs de l'organisation.

Privé

Un type de site SharePoint d'équipe réservé uniquement aux membres dont l'accès est géré par les propriétaires du site.

Propriétaires de sites

Les utilisateurs responsables de la gestion des accès aux données sur un site SharePoint, s'assurant que seules les personnes habilitées peuvent accéder aux espaces collaboratifs.

Membres

Utilisateurs qui travaillent sur le contenu d'un site SharePoint, ayant la capacité d'afficher, ajouter, mettre à jour et supprimer des documents.

Visiteurs

Utilisateurs qui ont seulement besoin d'afficher et de consulter les informations sur un site SharePoint, sans pouvoir modifier ou ajouter de contenu.

Accès aux données

La capacité d'un utilisateur à consulter ou modifier des informations sur un site SharePoint, déterminée par les niveaux de droits attribués par les propriétaires.

Groupes d'utilisateurs

Des ensembles d'utilisateurs créés par l'administrateur d'un site SharePoint pour gérer les accès et les autorisations en masse.

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des espaces communs de stockage en

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ligne qui ont vocation à partager

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des données, coéditer des fichiers et

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diffuser des informations en interne,

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mais également avec des

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partenaires extérieurs

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(contrairement aux sites SharePoint de

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communication, dédiés uniquement aux

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personnes internes à votre organisation).

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Ces informations et documents,

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qui doivent rester strictement

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professionnels, sont accessibles

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depuis n'importe quel appareil (PC,

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mobile ou tablette), disposant

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d'une connexion internet.

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Il est donc nécessaire d'être

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vigilant sur les personnes

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avec qui nous les partageons.

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Il y a deux types de sites

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SharePoint d'équipe : - " Public",

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c'est-à-dire que tous les

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collaborateurs de votre organisation

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peuvent le consulter ; Ou "Privé",

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c'est-à-dire réservé seulement

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aux membres, dont l'accès est géré

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par les propriétaires du site.

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Pour savoir à quel type appartient

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un site, référez-vous à la mention qui

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apparaît sous le titre du site,

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sur la page d'accueil de celui-ci.

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Dans les deux cas,

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vous pouvez partager votre site

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SharePoint avec des partenaires

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externes à votre entreprise.

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Soyez donc vigilant à ne pas stocker

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sur un même site des informations

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uniquement destinées à vos collaborateurs

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internes et des informations à

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destination de vos partenaires externes !

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Il est préférable de créer

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deux sites bien distincts.

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Par défaut,

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il existe trois groupes d'utilisateurs

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dans un site SharePoint :

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- Les propriétaires de sites : qui sont

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garants des accès aux données et s'assurent

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que seules les personnes habilitées

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peuvent accéder aux espaces collaboratifs.

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- Les membres :

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qui sont généralement des utilisateurs

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qui travaillent sur le contenu du site.

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Ils peuvent afficher,

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ajouter,

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mettre à jour et supprimer des documents,

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des listes ou d'autres outils.

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- Les visiteurs du site :

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qui sont généralement des utilisateurs

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qui ont seulement besoin d'afficher

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et de consulter les informations.

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Ils ne peuvent pas modifier

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ou ajouter de contenu.

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À partir de ce panneau, vous pouvez

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trouver facilement le ou les propriétaires

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du site, si vous avez besoin de les

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contacter pour ajouter un membre ou

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accéder à un contenu présent sur le

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site. L'accès aux données est donc sous

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la responsabilité des propriétaires

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qui doivent attribuer le bon niveau

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de droits aux utilisateurs internes

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ou externes. lI est également possible

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pour l'administrateur de site SharePoint

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de créer différents groupes

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d'utilisateurs, pour gérer les accès

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et autorisations en masse.

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Pour en savoir plus,

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visionnez les vidéos "Propriétaires

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de site" de ce module.

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