SharePoint - Cibler du contenu à l’aide d’une audience spécifique Tutoriels

Découvrez comment cibler du contenu à l'aide d'une audience spécifique dans SharePoint Online de Microsoft 365 pour votre entreprise.
Cette vidéo pratique vous guide à travers les étapes pour activer le ciblage d'audience sur une liste ou une bibliothèque de documents, et définir des éléments individuels pour lesquels vous souhaitez une audience spécifique.
Obtenez des conseils pratiques pour choisir une audience parmi des groupes SharePoint, des listes de distribution ou des groupes de sécurité, et améliorer la confidentialité de vos documents SharePoint.
Avec une bonne gestion du ciblage d'audience, vous pouvez contrôler qui peut voir votre contenu SharePoint.
Les tags associés sont Microsoft 365, SharePoint, ciblage d'audience, gestion de contenu.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à cibler des éléments de bibliothèque ou de documents pour qu'ils soient visibles uniquement par des membres d'une audience spécifique, en utilisant des groupes SharePoint, des listes de distribution ou des groupes de sécurité.

Chapitres :

Introduction au Ciblage d'Audience
Dans cette section, nous allons explorer comment le ciblage d'audience peut être utilisé pour restreindre l'accès à des documents ou des éléments de bibliothèque à des groupes spécifiques d'utilisateurs. Cela est particulièrement utile pour des départements comme le Service Juridique ou pour des fournisseurs spécifiques.
Étape 1 : Activer le Ciblage d'Audience
Pour commencer, ouvrez la liste ou la bibliothèque concernée. Dans notre exemple, nous allons utiliser une bibliothèque de documents. Cliquez sur 'Paramètres' en haut à droite, puis sélectionnez 'Paramètres de la bibliothèque'. Sous la colonne 'Paramètres généraux', recherchez l'option 'Paramètre de ciblage de l'audience'. Cochez la case 'Activer le ciblage d'audience', qui est décochée par défaut, puis cliquez sur 'Ok' pour valider.
Étape 2 : Définir les Éléments Individuels
Après avoir activé le ciblage d'audience, nous allons définir les éléments spécifiques dans la bibliothèque pour lesquels nous souhaitons restreindre l'accès. Par exemple, si nous voulons qu'un document soit visible uniquement par nos fournisseurs de Chine, nous devons d'abord accéder aux propriétés de ce document. Cliquez sur les trois petits points à côté du document, puis sélectionnez 'Propriétés' via le bouton 'Plus'.
Sélectionner l'Audience Spécifique
Dans les propriétés du document, cliquez sur 'Modifier l'élément'. Vous remarquerez qu'il n'y a pas encore d'audience ciblée. Cliquez sur 'Modifier l'élément' pour choisir une audience. Dans le champ 'Audiences ciblées', cliquez sur le bouton 'Parcourir' pour sélectionner un groupe SharePoint, un groupe de distribution ou un groupe de sécurité. Dans notre cas, nous allons rechercher le groupe SharePoint que nous avons créé pour nos fournisseurs de Chine.
Validation et Enregistrement
Une fois que vous avez trouvé le groupe SharePoint, sélectionnez-le et cliquez sur 'Enregistrer'. Cela garantit que seuls les membres du groupe d'autorisation nommé 'Fournisseurs de Chine' pourront voir ce document. Cette étape est cruciale pour assurer la confidentialité et la sécurité des informations sensibles.
Conclusion
En résumé, le ciblage d'audience est un outil puissant pour gérer l'accès aux documents dans SharePoint. En suivant ces étapes, vous pouvez facilement restreindre l'accès à des groupes spécifiques, garantissant ainsi que seules les personnes autorisées peuvent consulter des informations sensibles.

FAQ :

Qu'est-ce que le ciblage d'audience dans SharePoint?

Le ciblage d'audience dans SharePoint permet de restreindre l'affichage de certains éléments de contenu à des groupes spécifiques d'utilisateurs, garantissant que seules les personnes autorisées peuvent voir ces éléments.

Comment activer le ciblage d'audience sur une bibliothèque de documents?

Pour activer le ciblage d'audience, ouvrez la bibliothèque de documents, allez dans les paramètres, puis sous 'Paramètres généraux', cochez 'Activer le ciblage d'audience' et validez.

Comment définir une audience spécifique pour un document?

Pour définir une audience spécifique, accédez aux propriétés du document, cliquez sur 'Modifier l'élément', puis sélectionnez l'audience souhaitée dans le champ 'Audiences ciblées'.

Quels types de groupes peuvent être utilisés pour le ciblage d'audience?

Vous pouvez utiliser des groupes SharePoint, des groupes de distribution ou des groupes de sécurité pour le ciblage d'audience.

Est-il possible de restreindre l'accès à un document à un groupe spécifique?

Oui, en utilisant le ciblage d'audience, vous pouvez restreindre l'accès à un document à un groupe spécifique, comme un groupe de fournisseurs.

Quelques cas d'usages :

Gestion des documents juridiques

Dans un cabinet d'avocats, le ciblage d'audience peut être utilisé pour s'assurer que seuls les membres du service juridique peuvent accéder à des documents sensibles, améliorant ainsi la confidentialité et la sécurité des informations.

Partage d'informations avec des fournisseurs

Une entreprise peut créer une bibliothèque de documents où seuls les fournisseurs spécifiques peuvent accéder à des informations critiques, comme des contrats ou des spécifications de produits, en utilisant le ciblage d'audience.

Collaboration sur des projets internes

Dans une organisation, le ciblage d'audience peut être utilisé pour partager des documents de projet uniquement avec les membres de l'équipe concernée, garantissant que les informations ne sont accessibles qu'aux personnes impliquées.

Formation et ressources internes

Les départements de formation peuvent utiliser le ciblage d'audience pour fournir des ressources spécifiques uniquement aux employés en formation, assurant que le contenu est pertinent et accessible uniquement aux personnes concernées.

Glossaire :

Ciblage d'audience

Fonctionnalité qui permet de restreindre l'affichage de certains éléments de contenu à des groupes spécifiques d'utilisateurs.

Bibliothèque de documents

Un espace de stockage dans SharePoint où les utilisateurs peuvent enregistrer, gérer et partager des documents.

Groupes SharePoint

Groupes d'utilisateurs créés dans SharePoint pour gérer les autorisations et l'accès au contenu.

Groupes de distribution

Listes d'adresses électroniques qui permettent d'envoyer des messages à plusieurs destinataires en une seule fois.

Groupes de sécurité

Groupes utilisés pour gérer les autorisations d'accès à des ressources spécifiques dans un système.

Audiences globales

Groupes d'utilisateurs définis pour permettre un ciblage d'audience plus large dans SharePoint.

Propriétés du document

Informations associées à un document, telles que son titre, son auteur, et ses paramètres de visibilité.

00:00:13

Une audience peut être identifiée à l'aide de groupes Sharepoint, à l'aide de listes de distribution, à l'aide groupes de sécurité, ou encore en utilisant un système de règles pour créer ce que l'on appelle une audience globale.

00:00:26

Par exemple, vous pouvez ajouter du contenu à une bibliothèque de documents qui sera visible uniquement par le Service Juridique.

00:00:34

La 1ère étape consistera à activer le ciblage d'audience sur la liste ou la bibliothèque concernée.

00:00:41

Pour cela, ouvrez donc la liste ou la bibliothèque concernée. Dans mon exemple, nous prendrons une bibliothèque de documents.

00:00:48

Cliquez ensuite sur "Paramètres", tout en haut à droite, puis choisissez "Paramètres de la bibliothèque".

00:00:56

Sous la première colonne, "Paramètres généraux", vous allez retrouver "Paramètre de ciblage de l'audience".

00:01:04

Il va falloir cocher la petite case "Activer le ciblage d'audience". Cette petite case n'est pas cochée par défaut. Une fois qu'elle est cochée, validez en cliquant sur "Ok".

00:01:15

Nous allons pouvoir passer à l'étape numéro 2 : nous allons définir les éléments individuels dans la liste ou la bibliothèque, pour lesquelles nous souhaitons une audience.

00:01:25

Prenons un exemple : je retourne sur le contenu de ma bibliothèque. Je souhaiterais, par exemple, que ce document ne soit visible que par une audience

00:01:34

spécifique : par exemple, mes fournisseurs de Chine. Je vous le rappelle, dans une vidéo précédente, nous avions créé un groupe d'autorisation pour nos fournisseurs de Chine. Et bien, je voudrais que toutes les personnes qui sont dans ce groupe "Fournisseurs de Chine" soient les seules qui puissent voir ce document spécifiquement.

00:01:52

Je vais cliquer sur les 3 petits points et je vais retrouver via le bouton "Plus", "Propriétés".

00:01:59

Dans les propriétés du document, je vais cliquer, via le ruban, sur "Modifier l'élément". Vous voyez pour l'instant dans "Audiences ciblées", il n'y a pas d'audience.

00:02:08

Je clique donc sur "Modifier l'élément".

00:02:12

Et je vais pouvoir, depuis cette page, choisir une audience. Je retrouve un champ "Audiences ciblées". Je peux cliquer sur le bouton "Parcourir",

00:02:22

pour choisir, parmi une de mes audiences globales, un groupe de distribution de sécurité ou un groupe SharePoint.

00:02:29

Je vous le rappelle, nous voulions que ce document soit uniquement accessible par mes fournisseurs de Chine, je vais donc utiliser le groupe Sharepoint que j'ai créé pour eux.

00:02:38

Nous allons rechercher ce groupe et normalement nous devrions le retrouver sans aucun souci.

00:02:44

C'est parfait, nous le retrouvons ! Nous voyons également le nombre de membres. Je vais donc sélectionner ce groupe SharePoint. Je valide,

00:02:54

puis je n'oublie pas de cliquer sur "Enregistrer".

00:03:00

C'est parfait l'audience est bien activée ! Seuls les membres du groupe d'autorisation nommé "Fournisseurs de Chine" pourront voir ce document.

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