SharePoint - Restreindre un document à la lecture seule (Extraire un document) Tutoriels

Découvrez comment restreindre un document à la lecture seule dans la solution Microsoft 365 SharePoint.
Cette vidéo pratique présente les fonctionnalités clés pour extraire un document et le modifier en ligne ou hors connexion, tout en empêchant les autres utilisateurs de le modifier.
Obtenez des conseils pratiques pour archiver le document une fois les modifications terminées et pour annuler l'extraction si nécessaire.
Les tags associés sont Microsoft 365, SharePoint, document en lecture seule, sécurité.

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Objectifs :

Comprendre comment extraire un document de SharePoint pour le modifier tout en empêchant d'autres utilisateurs d'apporter des modifications, ainsi que les étapes pour archiver ou annuler l'extraction.

Chapitres :

Introduction
Dans cet article, nous allons explorer comment gérer les documents sur SharePoint, en particulier comment extraire un document pour le modifier sans que d'autres utilisateurs puissent y apporter des modifications. Cela est particulièrement utile lorsque vous travaillez sur des documents sensibles ou lorsque vous souhaitez conserver le contrôle sur les modifications apportées.
Extraction d'un Document
Pour commencer, vous devez extraire le fichier que vous souhaitez modifier. Voici les étapes à suivre : - Sélectionnez le fichier sur votre site SharePoint. - Choisissez l'option 'Extraire'. Une fois l'extraction terminée, une coche rouge apparaîtra à côté du nom du document, indiquant que vous êtes le seul à pouvoir le modifier. Pour vos collaborateurs, une coche grise apparaîtra, leur signalant qu'ils ne peuvent pas modifier le document car il est en mode lecture seule.
Modification du Document
Après avoir extrait le document, vous pouvez le modifier en ligne ou hors connexion autant de fois que nécessaire. Si un collaborateur essaie de modifier le document pendant qu'il est extrait, un message s'affichera pour les informer que le document est en mode lecture seule.
Archivage des Modifications
Une fois que vous avez terminé vos modifications et que vous souhaitez permettre à vos collaborateurs de modifier le document à nouveau, vous devez l'archiver. Vous pouvez également ajouter un commentaire pour préciser la nature des modifications apportées. Ces commentaires seront accessibles dans l'historique des versions du document.
Annulation de l'Extraction
Si vous ne souhaitez pas conserver les modifications apportées ou si vous n'avez pas modifié le document, vous pouvez annuler l'extraction. Cela permettra à d'autres collaborateurs d'accéder à nouveau au document pour le modifier. Notez que toutes les modifications effectuées ne seront pas ajoutées à l'historique des versions.
Conclusion
En suivant ces étapes, vous pouvez gérer efficacement les documents sur SharePoint, en vous assurant que vous avez le contrôle sur les modifications tout en permettant une collaboration fluide lorsque cela est nécessaire. L'extraction, l'archivage et l'annulation de l'extraction sont des outils essentiels pour maintenir l'intégrité de vos documents.

FAQ :

Comment extraire un document sur SharePoint?

Pour extraire un document sur SharePoint, sélectionnez le fichier que vous souhaitez modifier et choisissez l'option 'Extraire'. Une fois l'extraction terminée, une coche rouge apparaîtra à côté du nom du document.

Que se passe-t-il si je modifie un document extrait?

Si vous modifiez un document extrait, il sera accessible uniquement par vous en mode de modification. Les autres utilisateurs verront le document en lecture seule et recevront un message indiquant que le document a été extrait.

Comment permettre à mes collaborateurs de modifier un document après l'avoir extrait?

Pour permettre à vos collaborateurs de modifier le document après l'avoir extrait, vous devez l'archiver. Vous pouvez également ajouter un commentaire pour expliquer les modifications apportées.

Que faire si je ne veux pas conserver les modifications apportées?

Si vous ne souhaitez pas conserver les modifications, vous pouvez annuler l'extraction. Cela rétablira le document à son état initial et les modifications ne seront pas ajoutées à l'historique des versions.

Quelques cas d'usages :

Gestion de documents dans une équipe de projet

Lorsqu'une équipe travaille sur un projet, un membre peut extraire un document pour y apporter des modifications sans que d'autres membres ne puissent interférer. Cela garantit que les modifications sont effectuées de manière contrôlée et que le document reste intact pour les autres jusqu'à ce qu'il soit prêt à être partagé à nouveau.

Révisions de documents légaux

Dans un cabinet d'avocats, un avocat peut extraire un contrat pour le modifier. Pendant ce temps, les autres avocats peuvent voir que le document est en cours de révision, mais ne peuvent pas le modifier. Une fois les modifications terminées, l'avocat peut archiver le document et permettre aux autres de le modifier si nécessaire.

Mise à jour de manuels d'utilisation

Un responsable de la documentation peut extraire un manuel d'utilisation pour le mettre à jour. Après avoir effectué les modifications, il peut ajouter des commentaires sur les changements dans l'historique des versions, puis archiver le document pour que les autres puissent y accéder et le modifier si besoin.

Glossaire :

SharePoint

Une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet aux utilisateurs de stocker, gérer et partager des documents et des informations au sein d'une organisation.

Extraction

Le processus de retirer un document d'un environnement partagé pour le modifier sans que d'autres utilisateurs puissent y apporter des modifications simultanément.

Lecture seule

Un mode d'accès à un document qui permet aux utilisateurs de le visualiser sans pouvoir le modifier.

Archivage

Le processus de sauvegarde d'un document modifié pour permettre à d'autres utilisateurs de le modifier à nouveau.

Historique des versions

Une fonctionnalité qui permet de suivre les modifications apportées à un document au fil du temps, incluant des commentaires sur les changements effectués.

Annuler l'extraction

Le processus de rétablir un document à son état partagé initial, permettant ainsi à d'autres utilisateurs d'y accéder et de le modifier.

00:00:07

modifier un document présent sur

00:00:08

votre site share point tout en vous

00:00:11

assurant que personne d'autre ne

00:00:12

puisse effectuer de modifications,

00:00:14

même si celui-ci est partagée

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pour la co édition. Pour cela,

00:00:19

vous aurez besoin d'extraire ce fichier.

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Vous pourrez ensuite le modifier en

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ligne ou en mode hors connexion autant

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de fois que vous le souhaitez et

00:00:28

vous saurez le ou la seule à pouvoir

00:00:31

le faire commencer l'extraction

00:00:32

en sélectionnant votre fichier

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et en choisissant extraire.

00:00:38

Une fois celle-ci terminée,

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une coche rouge apparaît en regard du

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nom du document pour vous indiquer

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que vous avez bien extrait celui-ci.

00:00:47

Du côté de vos collaborateurs,

00:00:49

cette coche apparaît en gris

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en survolant le nom du fichier,

00:00:53

il peut voir qu'il a extrait

00:00:56

s'ils ouvre le document.

00:00:58

Celui-ci s'ouvre en lecture seule,

00:00:59

s'ils essayer malgré tout de le modifier.

00:01:04

Un message les informe que

00:01:06

le document a été extrait.

00:01:08

Une fois votre document modifié,

00:01:10

et si vous souhaitez permettre à vos

00:01:12

collaborateurs de le modifier à nouveau,

00:01:15

il vous faudra le archivé.

00:01:17

Vous pouvez ajouter un commentaire

00:01:19

afin de préciser la nature des

00:01:22

modifications que vous avez réalisé.

00:01:25

Ces commentaires seront accessibles dans

00:01:27

l'historique des versions du document.

00:01:33

Si vous ne souhaitez pas conserver

00:01:35

les modifications apportées sur

00:01:37

le document ou si vous ne l'avez

00:01:39

pas modifié et que vous souhaiter

00:01:41

à nouveau rendre cette option

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accessible à d'autres collaborateurs,

00:01:45

vous pouvez annuler l'extraction.

00:01:47

Noter que vous perdrez absolument

00:01:49

toutes les modifications que vous

00:01:51

aviez pu effectuer sur le document est

00:01:53

que celles-ci ne seront pas non plus

00:01:55

ajouter à l'historique des versions.

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