OneDrive - Partager des documents Tutoriels

Partagez des documents en toute sécurité en utilisant Office 365 et OneDrive. Personnalisez les autorisations de consultation et de modification pour les personnes externes à votre organisation. Configurez facilement le partage et gérez le statut de tous vos documents et dossiers.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre comment partager des documents et des dossiers dans OneDrive, y compris la gestion des autorisations et des options de partage.

Chapitres :

Introduction au partage de documents dans OneDrive
OneDrive permet de partager facilement des documents et des dossiers avec des collègues ou des personnes externes. Par défaut, tous les contenus sont privés, ce qui garantit la sécurité de vos fichiers. Cet article explique comment partager des documents et gérer les autorisations d'accès.
Types de partage
Il existe plusieurs options pour partager des documents dans OneDrive : - **Tout le monde** : Inclut des personnes externes à l'organisation (peut être restreint par l'administrateur). - **Personnes au sein de l'organisation** : Permet à tous les membres de l'organisation d'accéder au lien. - **Personnes disposant de l'accès au site** : Accès pour les membres ayant déjà accès au site. - **Personnes spécifiques** : Accès uniquement pour les personnes que vous spécifiez.
Processus de partage
Pour partager un document ou un dossier : 1. Sélectionnez le fichier souhaité. 2. Cliquez sur le bouton 'Partager'. 3. Entrez le nom de la personne avec qui vous souhaitez partager. 4. Choisissez les autorisations d'accès dans la liste déroulante. 5. Décidez si la personne peut modifier ou seulement consulter le document. 6. Éventuellement, écrivez un message. 7. Cliquez sur 'Envoyer'.
Copier le lien de partage
Si vous souhaitez envoyer un lien vous-même : - Sélectionnez le fichier et cliquez sur 'Copier le lien'. - Choisissez les autorisations pour ce lien. - Vous pouvez également communiquer l'URL du document directement.
Gestion des autorisations
Pour modifier les autorisations d'un document déjà partagé : - Cliquez sur l'icône dans la colonne 'Partage'. - Modifiez les autorisations dans le volet qui s'affiche à droite en cliquant sur 'Gérer l'accès'. - Vous pouvez choisir d'autoriser la modification, la consultation, ou d'arrêter le partage.
Options supplémentaires
Lorsque vous cliquez sur 'Accorder l'accès', une fenêtre s'ouvre pour entrer le nom des personnes avec qui vous souhaitez partager le document. Vous pouvez également consulter la liste des personnes avec qui le document est déjà partagé.
Conclusion
Le partage de documents dans OneDrive est un processus simple qui permet de collaborer efficacement. En comprenant les différentes options de partage et la gestion des autorisations, vous pouvez garantir que vos documents sont accessibles aux bonnes personnes tout en maintenant la sécurité de vos informations.

FAQ :

Comment partager un document sur OneDrive?

Pour partager un document sur OneDrive, sélectionnez le fichier, cliquez sur le bouton 'Partager', entrez le nom de la personne, choisissez les autorisations d'accès, puis cliquez sur 'Envoyer'.

Quelles sont les options d'autorisation lors du partage?

Lors du partage, vous pouvez choisir d'accorder des autorisations de consultation, de modification, ou de restreindre l'accès à des personnes spécifiques.

Que faire si je ne peux pas partager avec des personnes externes?

Si l'option de partage avec des personnes externes est grisée, cela peut être dû à des restrictions imposées par votre administrateur. Contactez-le pour plus d'informations.

Comment modifier les autorisations d'un document déjà partagé?

Pour modifier les autorisations, cliquez sur l'icône de partage dans la colonne correspondante, puis ajustez les permissions dans le volet qui s'affiche à droite.

Puis-je envoyer un lien de partage par email?

Oui, vous pouvez ouvrir une nouvelle fenêtre de messagerie avec le lien de partage déjà inséré automatiquement.

Quelques cas d'usages :

Collaboration sur un projet

Dans un environnement de travail, les équipes peuvent utiliser OneDrive pour partager des documents de projet, permettant à chaque membre d'accéder aux fichiers nécessaires et de collaborer en temps réel.

Partage de documents avec des clients

Les entreprises peuvent partager des documents spécifiques avec des clients externes en leur accordant des autorisations de consultation, ce qui facilite la communication et le partage d'informations sans compromettre la sécurité.

Gestion des autorisations d'accès

Les administrateurs peuvent gérer les autorisations d'accès aux documents partagés pour s'assurer que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier les fichiers, renforçant ainsi la sécurité des données.

Formation et partage de ressources

Les formateurs peuvent partager des ressources pédagogiques avec des participants en utilisant OneDrive, en leur permettant d'accéder aux documents nécessaires pour leur apprentissage.

Suivi des modifications

Les utilisateurs peuvent suivre les modifications apportées à un document partagé en consultant l'historique des versions, ce qui est essentiel pour maintenir la qualité et la précision des informations.

Glossaire :

OneDrive

Un service de stockage en nuage proposé par Microsoft, permettant aux utilisateurs de sauvegarder et de partager des fichiers en ligne.

Autorisation

Un niveau de permission accordé à un utilisateur pour accéder, modifier ou partager un document ou un dossier.

Lien de partage

Un URL généré pour permettre à d'autres utilisateurs d'accéder à un document ou un dossier partagé.

Consultation

Le droit d'accéder à un document sans pouvoir le modifier.

Modification

Le droit d'apporter des changements à un document ou un dossier.

Partage

L'action de rendre un document ou un dossier accessible à d'autres utilisateurs.

Administrateur

Une personne ayant des droits spéciaux pour gérer les paramètres et les autorisations au sein d'une organisation.

Fenêtre de messagerie

Une interface permettant d'envoyer des messages, souvent utilisée pour communiquer des informations ou des liens.

00:00:08

Cependant pouvez partager n'importe quel type de documents dans votre biothèque onedrive avec vos collègues.

00:00:14

Où avec des personnes externes ?

00:00:16

Vous accorder à ces derniers des autorisations de consultation de modification.

00:00:21

Le document ne doit pas nécessairement être un fichier Word ou office.

00:00:26

Pour partager un dossier ou un document dans votre bibliothèque.

00:00:29

Sélectionner un fichier et cliquez sur le bouton partager.

00:00:34

Entrez ensuite le nom de la personne.

00:00:38

Puis cliquez sur la liste déroulante en haut de la fenêtre pour choisir qui peut accéder au lien de partage et accorder des autorisations ?

00:00:45

Vous choisissez tout le monde si vous souhaitez inclure des personnes externes à l'organisation de cette option peut être bridée par votre administrateur dans ce cas l'option appareil en grisé comme dans notre exemple.

00:00:56

Choisissez personne au sein de votre organisation pour permettre à tous les membres de votre organisation d accéder au lien qui le reçoivent directement de vous ?

00:01:04

Où qu'il a été transféré par un tiers ?

00:01:07

Choisissez personnes disposant de l'accès au site pour permettre à tous les membres ayant déjà accès au site d'accéder au lien qui le reçoivent directement de vous ou qu'il ait été transféré par un tiers ?

00:01:17

Enfin choisissez des personnes spécifiques pour permettre l'accès aux seules personnes que vous spécifiez même si d'autres personnes ont déjà accès à l élément dans ce cas si le lien est transféré seules les personnes qui ont déjà accès à l élément pourront utiliser le lien ?

00:01:32

Ensuite choisissez si les personnes pour modifier ou simplement consulter le document en cochon où décochant la case autoriser la modification.

00:01:41

Écrivez éventuellement un message.

00:01:44

Une fois terminé cliquez sur envoyer.

00:01:47

Si vous souhaitez envoyer vous même un lien vos interlocuteurs sélectionner un fichier et cliquez sur le bouton copier le lien.

00:01:55

Vous pouvez également choisir pour quelle personne vous voulez que ce lien fonctionne.

00:01:59

Et autoriser la modification ou non.

00:02:02

Ou alors copier communiqué l'URL du document.

00:02:07

Enfin dernière possibilité vous pouvez ouvrir une nouvelle fenêtre de messagerie avec le lien de partage déjà inséré automatiquement.

00:02:15

La colonne partage vous informe sur l'état de partage de documents ou dossier.

00:02:20

Cette icône vous indique qu'il existe un partage pour ce document.

00:02:24

Pour modifier les autorisations des utilisateurs qui bénéficie déjà d'un partage sur un dossier ou un document cliquez sur cette icône dans la colonne partage ?

00:02:32

Et modifier leurs autorisations dans le volet qui s' affiche à droite en cliquant sur le lien gérer l'accès ?

00:02:39

Et en décidant de lui autoriser la modification ou seulement la consultation du document ou d'arrêter tout simplement le partage.

00:02:47

Toutes ces options peuvent également être accessible en même temps lorsque vous cliquez sur accorder l'accès depuis le volet de partage.

00:02:55

Une fenêtre s' ouvre vous permettant d'entrer le nom des personnes avec qui vous souhaitez partager ce document ?

00:03:00

De obtenir un lien de partage mais également de consulter la liste des personnes avec qui vous partagez déjà ce document ?

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