Outlook - Trier et rechercher ses mails Tutoriels

Découvrez comment trier et rechercher vos e-mails dans Outlook grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes options disponibles pour trier vos e-mails par date, expéditeur, taille, catégorie, etc.
Elle explique également comment utiliser la fonction de recherche pour retrouver facilement un e-mail en utilisant des mots-clés et en affinant la recherche avec des critères supplémentaires.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Outlook et pour une meilleure gestion de votre messagerie professionnelle.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de messagerie, présentation professionnelle.

  • 3:08
  • 1825 vues

Objectifs :

Comprendre comment utiliser les outils de recherche et de tri dans Outlook pour gérer efficacement les emails.

Chapitres :

  1. Introduction
    Dans un monde où le volume d'emails reçus est souvent conséquent, il est essentiel de savoir comment organiser et retrouver rapidement ses messages dans Outlook. Cette vidéo présente des outils de recherche et de tri qui facilitent cette tâche.
  2. Tri des Emails
    Outlook propose plusieurs options pour trier vos emails. Par défaut, les messages sont triés par date de réception. La colonne 'Reçu' affiche une flèche indiquant le critère de tri actuel. Vous pouvez cliquer sur d'autres en-têtes de colonne, comme 'De', pour trier par expéditeur. Les emails seront alors regroupés par expéditeur, ce qui facilite leur consultation. D'autres critères de tri incluent la taille, la catégorie, et la présence d'indicateurs.
  3. Retour au Tri par Date
    Il est important de revenir au tri par date de réception après avoir consulté vos emails, afin de garder les derniers messages en haut de la liste, comme c'est habituellement le cas.
  4. Utilisation de la Fonction de Recherche
    Pour retrouver un email spécifique, la fonction de recherche est un outil puissant. Accessible en haut de votre liste de messages, elle est également disponible dans le calendrier et le module contacts. Vous pouvez rechercher un mot, un terme ou un nom dans le champ de recherche. En cliquant sur cette zone, un onglet contextuel apparaît, offrant des outils de recherche supplémentaires.
  5. Affinage des Résultats de Recherche
    Lorsque vous effectuez une recherche, les résultats s'affichent dans la zone de contenu, avec le mot recherché surligné en jaune. Si les résultats sont trop nombreux, vous pouvez affiner votre recherche en utilisant des critères supplémentaires, tels que la présence d'une pièce jointe ou le nom de l'expéditeur. D'autres options incluent la catégorie, la date, ou le suivi par un indicateur.
  6. Élargissement de la Recherche
    Si vous n'obtenez pas suffisamment de résultats, vous pouvez étendre la recherche. Par défaut, la recherche s'effectue dans le dossier actif, mais vous pouvez l'étendre aux sous-dossiers, à toutes les boîtes aux lettres, ou à tous les éléments Outlook, incluant le calendrier, les contacts et les tâches.

FAQ :

Comment trier mes e-mails dans Outlook?

Pour trier vos e-mails dans Outlook, cliquez sur l'en-tête de la colonne que vous souhaitez utiliser comme critère de tri, comme 'Reçu' pour trier par date ou 'De' pour trier par expéditeur.

Comment utiliser la fonction de recherche dans Outlook?

Pour utiliser la fonction de recherche, cliquez dans la zone de recherche en haut de votre liste de messages, saisissez un mot ou un terme, et Outlook affichera les résultats correspondants, y compris dans l'objet et la description des messages.

Que faire si je ne trouve pas l'e-mail que je cherche?

Si vous ne trouvez pas l'e-mail, vous pouvez étendre votre recherche à d'autres dossiers ou sous-dossiers, ou affiner votre recherche en ajoutant des critères comme la présence d'une pièce jointe ou un expéditeur spécifique.

Comment puis-je retrouver un e-mail avec une pièce jointe?

Pour retrouver un e-mail avec une pièce jointe, utilisez la fonction de recherche et ajoutez le critère 'Présence d'une pièce jointe' dans les outils de recherche disponibles.

Est-il possible de trier les e-mails par taille?

Oui, vous pouvez trier vos e-mails par taille en cliquant sur l'en-tête de la colonne 'Taille' dans votre boîte de réception.

Quelques cas d'usages :

Gestion efficace des e-mails

Dans un environnement professionnel où le volume d'e-mails est élevé, utiliser les outils de tri et de recherche d'Outlook permet de gérer efficacement les communications. Par exemple, un responsable de projet peut trier les e-mails par expéditeur pour retrouver rapidement les messages de son équipe, améliorant ainsi la réactivité et la collaboration.

Recherche d'informations spécifiques

Lorsqu'un employé doit retrouver un e-mail contenant des informations critiques, il peut utiliser la fonction de recherche d'Outlook pour saisir des mots-clés pertinents. Cela lui permet de gagner du temps et d'accéder rapidement aux données nécessaires pour prendre des décisions éclairées.

Suivi des e-mails importants

Un commercial peut utiliser les indicateurs dans Outlook pour marquer les e-mails nécessitant un suivi. Cela lui permet de prioriser ses réponses et d'assurer un service client de qualité, tout en évitant de manquer des opportunités.

Organisation des e-mails par catégorie

Un assistant administratif peut organiser les e-mails par catégorie pour mieux gérer les différentes tâches. En utilisant les outils de tri, il peut facilement retrouver les e-mails liés à des projets spécifiques, ce qui améliore l'efficacité de son travail.

Glossaire :

Outlook

Un logiciel de gestion de courriels développé par Microsoft, qui permet aux utilisateurs d'envoyer, de recevoir et d'organiser des e-mails, ainsi que de gérer des calendriers, des contacts et des tâches.

Tri

Le processus d'organisation des e-mails selon des critères spécifiques, tels que la date de réception, l'expéditeur, la taille ou la catégorie.

Colonne

Une section verticale dans l'interface d'Outlook qui affiche des informations spécifiques sur les e-mails, comme l'expéditeur ou la date de réception.

Fonction de recherche

Un outil dans Outlook qui permet aux utilisateurs de trouver rapidement des e-mails, des contacts ou des événements en saisissant des mots-clés ou des critères spécifiques.

Critère

Un standard ou une condition utilisée pour filtrer ou trier des données, comme les e-mails dans Outlook.

Pièce jointe

Un fichier ou un document qui est envoyé avec un e-mail, permettant de partager des informations supplémentaires.

Indicateur

Un marqueur dans Outlook qui signale qu'un e-mail nécessite une attention particulière ou un suivi.

résultat(s)
00:00:10
Outlook vous propose des outils de recherche et de tri qui permettent de retrouver facilement un mail.
00:00:16
Déjà vous pouvez vous aider des en-têtes de colonne.
00:00:19
Par défaut les messages de votre boîte sont triés par date de réception.
00:00:24
C'est pourquoi ici la colonne "Reçu" intègre une petite flèche qui m'indique que le tri est effectué par ce critère actuellement.
00:00:32
Si je clique sur une autre en-tête, par exemple la colonne "De", Outlook m'effectue un tri par expéditeur.
00:00:39
Les mails sont maintenant classés et rangés dans des regroupements qui portent le nom des expéditeurs.
00:00:45
Je peux faire la même chose avec la taille,
00:00:49
la catégorie,
00:00:51
la présence d'un indicateur, etc...
00:00:54
N'oubliez pas par la suite de revenir en tri par date de réception pour continuer à voir arriver vos derniers mails en haut de la liste comme on a l'habitude de le faire.
00:01:05
Ensuite, si je souhaite retrouver précisément un mail je vais plutôt utiliser la fonction de recherche.
00:01:11
La fonction de recherche est un outil très puissant qui vous permet de retrouver des éléments dans Outlook.
00:01:16
Vous retrouvez cette fonctionnalité en haut de votre liste de messages.
00:01:21
Elle est également présente dans votre calendrier,
00:01:24
ou dans le module contact,
00:01:27
dans les tâches également.
00:01:29
La recherche la plus courante se fait sur un mot, un terme ou un nom que vous saisissez dans ce champ.
00:01:36
Vous remarquerez que lorsque l'on clique sur cette zone de recherche, un onglet contextuel apparaît vous proposant davantage d'outils de recherche.
00:01:44
Ici je vais rechercher ce mot.
00:01:47
La recherche est immédiatement lancée par Outlook.
00:01:50
Les résultats commencent à s'afficher dans la zone de contenu.
00:01:54
Lorsque vous tapez un mot dans cette zone, la recherche s'effectue à la fois dans l'objet du message, dans sa description
00:02:00
et dans le nom des expéditeurs ou destinataires.
00:02:04
Le mot que j'ai recherché est alors surligné en jaune dans les résultats.
00:02:08
Les outils de recherche présents dans le ruban permettent d'affiner la requête s'il y'a trop de résultats,
00:02:14
je vais affiner en utilisant ce groupe de boutons.
00:02:17
Par exemple en ajoutant le critère "Présence d'une pièce jointe" si je sais que le mail recherché en contient.
00:02:24
Si cela ne suffit pas, j'ajoute le critère expéditeur si je le connais.
00:02:28
Et ainsi de suite, donc je peux ajouter la "Catégorie". Mais vous pouvez aussi affiner encore davantage en sélectionnant une date, un destinataire ou si le mail est suivi par un indicateur et plus encore...
00:02:41
Si au contraire je n'ai pas assez de résultats, je vais pouvoir étendre la recherche,
00:02:45
qui par défaut, s'effectue dans le dossier en cours de consultation.
00:02:50
Vous pouvez l'étendre aux sous-dossiers du dossier actif,
00:02:54
à toutes les boîtes aux lettres,
00:02:56
ou encore à tous les éléments Outlook ce qui signifie que la recherche s'effectuera non seulement dans votre messagerie
00:03:02
mais aussi dans le calendrier, vos contacts ou encore vos tâches.

Il n’existe aucun élément correspondant à votre recherche dans cette vidéo...
Effectuez une autre recherche ou retournez au contenu !

 

Mandarine AI: CE QUI POURRAIT VOUS INTÉRESSER

LES COURS ASSOCIÉS Ce tutoriel fait partie des cours suivants

Abonnés
2428 vues
E-learning

Formation Vidéo Microsoft 365 - Recherche intelligente dans l’environnement Microsoft 365

Apprenez à utiliser les outils de recherche intelligente disponible avec Microsoft 365.

Cours E-learning
Abonnés
4513 vues
E-learning Débutant

Formation Vidéo Microsoft Outlook - Découverte

Découvrez, grâce à une suite logique de tutoriels vidéo, les fonctionnalités basiques de Microsoft Outlook : Découvrir la messagerie et le c...

Cours E-learning
TOUS LES COURS

Une erreur est survenue

Impossible de sauvegarder votre progression. Veuillez recharger la page, vous connecter, et essayer de nouveau. Si le problème persiste, merci de contacter un administrateur.

Fermer

Rappel

Afficher

/

Acceder à la session