Outlook - Microsoft Outlook – Optimiser l'utilisation de sa messagerie Vidéo

Découvrez comment optimiser l'utilisation de votre messagerie avec Microsoft Outlook grâce à cette formation en ligne.
Obtenez des conseils pratiques pour organiser vos dossiers, trier vos messages, automatiser certaines actions et utiliser les modèles de mails pour gagner en efficacité.
Cette formation est destinée aux utilisateurs intermédiaires d'Outlook qui cherchent à optimiser leur usage.
Suivez cette formation pour acquérir de nouvelles compétences et devenir plus efficient dans la gestion de votre BAL.

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Bonjour Micha.
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On vous attendait,
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je ne vous ai pas vu arriver de suite, je pense.
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Bonjour à vous. Écoutez,
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on va démarrer puisque vous êtes tous les deux,
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vous êtes tous les deux arrivés,
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vous étiez deux inscrits de la session et
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donc j'ai déjà échangé un petit peu
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avec Azzedine. Je vais faire
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la même chose avec vous, Micha.
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Bon, on s'est eu hier,
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je crois, déjà sur la session Calendrier.
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Donc c'est un peu le même
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type de session aujourd'hui,
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par contre, qui est axée plus sur
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l'optimisation de l'usage de la messagerie.
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Micha,
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si vous voulez bien activer votre micro,
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juste pour me dire un petit peu ce que
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vous étiez venu chercher dans la session.
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Si vous avez la possibilité, je ne sais
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pas, d'activer votre micro, Micha.
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Oui. Bonjour. Bonjour.
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Donc oui, donc juste pour savoir en
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fait ce que vous étiez venu rechercher
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dans cette session.
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Ah c'est justement pour découvrir,
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pour améliorer mon niveau,
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enfin voilà. Oui, d'accord. Vous êtes professionnel,
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donc vous utilisez beaucoup
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mieux que moi donc je voudrais
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bien savoir un peu plus.
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Mais vous, vous êtes
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déjà utilisatrice,
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je pense, de la messagerie et donc
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peut-être comme c'était le cas
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d'Azzedine depuis plusieurs années.
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Du coup on commence à avoir beaucoup de
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de volumes dans la messagerie ?
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C'est un peu ça ? Oui, c'est ça...
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D'accord. Bon très bien. Donc je
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voulais juste m'assurer que vous étiez
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tous les deux dans la bonne session et
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que vous étiez venus chercher un peu
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un peu ce qu'on va vous présenter
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maintenant, enfin ce que je vais vous
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présenter. Donc effectivement en fait
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cette session va s'adresser
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plutôt donc à des personnes comme
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vous qui utilisent déjà Outlook.
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Vous avez certainement déjà une
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certaine aisance pour faire
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les choses du quotidien dans la
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boîte. Et il y a un moment donné
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où on ressent aussi le besoin d'aller
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un petit peu plus loin, j'imagine,
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pour pouvoir justement donc là,
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comme c'est le cas ici
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pour le premier chapitre,
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c'est à dire d'optimiser un peu l'organisation
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de sa boîte,
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comment je vais pouvoir retrouver
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les choses facilement,
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c'est un petit peu le nerf de la guerre.
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C'est voilà,
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quand vous commencez à avoir
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beaucoup de choses,
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il faut pouvoir classer proprement,
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il faut pouvoir,
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il faut savoir trier votre courrier pour
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pouvoir retrouver facilement des choses.
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Il faut savoir utiliser la fonction
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de recherche. Et de temps en temps,
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nettoyer aussi sa boîte.
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Donc on va voir ça dans
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ce premier chapitre et ensuite
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aussi on va voir comment vous allez
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pouvoir éventuellement automatiser
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un maximum de tâches pour
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gagner aussi du temps.
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Ce n'est pas uniquement pour pouvoir bien
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retrouver ces choses et bon en
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général c'est le nerf de la guerre,
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c'est le temps aussi.
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Donc dans Outlook ça va être
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beaucoup de petites...
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ce sont des microsecondes parfois. Mais
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les automatisations peuvent vous faire
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gagner beaucoup de temps au final.
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Parce que surtout
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si vous travaillez beaucoup avec la
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messagerie. On verra en dernier lieu,
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donc il y a un petit module qui
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s'appelle Viva Insight qui est
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justement axé aussi un petit peu
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sur l'organisation, qui peut vous aider
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à certaines tâches ou à suivre
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certains éléments dans Outlook.
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Voilà donc je vous l'ai dit en même temps,
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l'objectif, oui,
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c'est optimiser votre usage et vous
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faire gagner du temps au final
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et de l'efficacité, bien sûr.
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Alors oui.
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Azzedine, c'est très bien.
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Super. Bon,
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n'hésitez pas,
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vous n'êtes que deux donc à la limite
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même pas besoin de lever la main,
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gardez votre micro ouvert si vous voulez,
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s'il n'y a pas trop de bruit autour
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de vous et n'hésitez pas à
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m'interrompre pendant la session.
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Donc ce qu'on va faire, c'est que je
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vais passer directement en démonstration.
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Donc je vais ouvrir mon Outlook
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que vous devez voir ici maintenant. Et donc,
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on va commencer par une chose très simple
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que vous connaissez peut-être déjà.
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Ce sont toutes les options,
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finalement, de tri ou comment on
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peut trier et déjà un petit
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peu triturer son courrier.
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Lorsqu'on a pas mal de choses comme moi,
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vous voyez,
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je l'utilise déjà depuis plusieurs
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années effectivement. Donc
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dans ma boîte mail, j'ai 800
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éléments non lus, j'ai,
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je pense, quelque chose comme 10 000
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mails parce que je les garde un petit
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peu mais j'essaie de faire l'effort et
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d'appliquer ce que je vais vous montrer.
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Donc là c'est un petit peu
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volontaire
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que ce soit comme ça,
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assez touffu. Est-ce que vous savez déjà
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donc par défaut,
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comment on est trié dans Outlook ?
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Enfin, quand vous êtes sur la
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boîte de réception, le Inbox.
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Vous êtes triés par défaut par ?
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Par date d'arrivée? Par date d'arrivée,
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oui tout à fait.
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Est-ce que vous avez l'habitude de
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temps en temps de toucher ici à cette
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zone qu'on appelle la zone de tri ?
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Azzedine ? vous vous évitez d'accord ?
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Ouais, ouais, et micha ?
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Toujours temps, vous l'utilisez ou pas ?
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N'oubliez pas le micro à micha.
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Oui, oui ouais, ça ouais,
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ça vous semble utile de temps en
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temps pour faire quoi par exemple ?
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Par exemple, je veux voir le mail de.
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De de, du moi de la semaine.
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Ouais, d'accord oui,
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donc plutôt par par rapport aux dates.
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La Tatouée. Ouais d'accord,
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bon effectivement hein,
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je vous comprends hein,
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on évite de toucher parce que on évite
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perturbé si on est plus par date,
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parce qu'on a l'habitude
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que les mails arrivent,
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voilà par le haut en fait hein les derniers,
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je sais que c'est ce cela en fait
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un le dernier mail que j'ai reçu il
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est là-haut et c'est vrai que quand
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on touche à ça on peut réaliser
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d'autres tris finalement par contre
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on évite perdu parce que du coup
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les nouveaux mails bah ils sont
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un peu ils sont un peu partout,
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ils sont-ils sont triés différemment
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mais parfois quand même ça
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peut être assez pratique.
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Parce que pour rechercher
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des éléments par exemple,
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même si j'ai une zone de recherche,
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mais à un moment donné,
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je peux peut-être avoir besoin
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de rechercher un groupe,
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de de mails ou un,
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enfin un type de mail par exemple.
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Et donc c'est cette première.
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Cette première fonction de tri
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est quand même assez pratique
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parce que vous pouvez trier.
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Partout enfin,
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par plein de critères différents.
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En fait, hein ?
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Par la taille,
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par la date de réception,
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par l'objet, l'objet c'est pas mal.
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Par exemple,
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vous voyez quand vous avez des
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discussions avec les autres ?
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Alors je vais réduire un petit peu les
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groupes quand vous avez des des des
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mails qui sont suivis par des discussions,
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Ben ça vous fait un classement par par type
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de enfin par l'objet de la de du Mail,
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si je veux par exemple avoir un
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regroupement plutôt par l'expéditeur.
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Si vous cliquez sur 2.
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Alors je vais essayer de
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faire aussi un un pardon,
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je vais vous faire un un
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réduire ici les groupes.
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Ben là je vais avoir un un classement,
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vous voyez qui est par expéditeur
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donc ça c'est pas mal pour retrouver
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par exemple tous les tous les mails.
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Que François catho ici m'a envoyé,
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donc j'aurais pu éventuellement encore
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une fois passer par la recherche
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mais là oui c'est assez pratique,
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c'est classé par ordre alphabétique,
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donc je peux retrouver facilement
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aussi les mails qui m'ont été
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envoyés par une personne et donc
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ça bien sûr vous pouvez le faire
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à partir d'un d'un dossier aussi.
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Donc si vous avez pris l'habitude de
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classer dans des dossiers parce que
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en fait chaque dossier va avoir son son tri,
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finalement voyez là je suis revenu par.
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Par un tri par date,
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je peux très bien ici avoir aussi le
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tri comme je vous l'ai montré par.
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Par expéditeur, donc ça peut être pratique,
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ça peut être pratique par présence
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d'une pièce jointe aussi hein ?
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La petite icône ici,
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ça vous permet aussi d'avoir.
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Euh.
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Là,
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je vais réduire à nouveau les
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groupes à tous les mails,
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avec pièces jointes,
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tous les mails sont pièces jointes.
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Donc voilà,
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ça permet quand même d'avoir Ben
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des traits différents parce que
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que ce qu'on a l'habitude d'avoir,
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c'est à dire par par date de réception.
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Alors je reviens dans ma boîte principale.
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Donc effectivement Adeline
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je suis d'accord avec vous,
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il faut-il faut pas oublier de revenir
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sur une notamment quand vous êtes sur la
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la boîte de réception parce que sinon on
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est vite perdu et on retrouve plus les
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mails qu'on a qu'on a récemment reçus.
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Alors, vous avez vu aussi que j'ai
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joué un petit peu avec ce qu'on
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appelle les regroupements ici, hein ?
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Aujourd'hui, hier et cetera.
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Donc ça c'est Outlook va le faire
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automatiquement, peu importe le tri.
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Dans lequel vous êtes,
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il va vous créer des groupes en fait,
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et donc ces groupes,
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quand vous faites un clic droit dessus.
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Et Ben on a des options aussi sur
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les groupes, on peut réduire,
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on peut développer tous les groupes.
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On peut par exemple Bah supprimer
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tous les mails d'un d'un groupe si
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je veux supprimer tous les mails
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d'une personne par exemple.
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Je vais je vais passer en mode 2.
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Enfin classement par personne par expéditeur,
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pardon et je peux supprimer
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un groupe complet.
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Donc quand vous faites un un clic
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droit sur un de ces regroupements,
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si je fais supprimer je vais supprimer tout
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ce que j'ai reçu ici le lundi par exemple.
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Une façon aussi de pourquoi pas de
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de de supprimer certains éléments.
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Annuellement,
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d'accord donc c'est bon pour les ouais la.
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La fonction de tri du coup.
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Oui,
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elle va être importante aussi
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pour la suite que des choses que
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je vais vous montrer puisque on.
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On va pouvoir faire ressortir aussi,
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vous voyez qu'il y a des catégories ici,
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donc je vais vous en parler tout à l'heure.
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Et il y a également des des
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indicateurs et donc ce sont des
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éléments de tri également.
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On va y revenir tout à l'heure
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en fait bon après j'imagine hein
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je sais pas Azzedine et micha.
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Si vous avez l'habitude de
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classer dans dans des dossiers
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comme comme je l'ai fait ici,
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c'est à dire d'avoir une petite
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arborescence comme ça j'ai plein.
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Vous avez plein de dossiers.
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Bon on fait tout ça de toute façon.
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Donc c'est vrai que c'est pratique.
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Azdine aussi vous faites ça ?
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Oui, oui, oui, d'accord.
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Donc je reviens pas sur le sur
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comment créer le dossier, et cetera.
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Vous savez faire ça ?
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Alors on verra peut-être justement
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la limite aussi de de ça, la limite.
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Bon, parce que c'est bien de classer,
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c'est bien de classer sauf que un classement
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c'est un peu définitif et c'est un peu figé,
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c'est à dire que je vous prends
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un exemple si je veux classer.
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Euh bah tous les mails qui
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proviennent d'un client par exemple,
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donc je peux très bien choisir
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cette organisation, me dire.
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Dans mon dossier,
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je vais mettre des noms de clients et je
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vais mettre tous les mecs qui qui, qui, qui,
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qui proviennent de clients par exemple ?
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Par contre, si je veux,
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si je veux en plus avoir un
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classement de mes mails par rapport
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à des factures reçues par exemple.
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Donc là déjà, j'ai 2 critères.
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En fait,
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j'ai j'aurais par exemple un
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client en plus le fait que ce soit
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des factures et donc si je veux
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faire des des classements avec
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des dossiers avec ces 2 critères.
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Déjà je suis un peu coincé puisque
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ou alors il faut que je crée 111
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dossier facture et un dossier
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avec le les noms de client et donc
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je copie éventuellement les les
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mails avec les factures et les
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mails du client donc ça peut bon,
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voilà, ça fait doublon en fait.
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Et donc il y a par exemple les catégories.
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Qui peuvent l'avantage des catégories,
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c'est que vous pouvez affecter
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plusieurs catégories sur un mail et
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donc si je reprends mon exemple,
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si je me dis que par exemple ce mail
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je veux le classer parce que c'est.
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C'est un un client, alors je vais,
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je vais choisir celui-ci et on va.
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On va imaginer que c'est le nom du client,
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donc les catégories.
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Je sais pas si vous connaissez un petit peu,
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mais vous pouvez, vous pouvez les gérer ici,
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hein,
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quand c'est c'est l'option classée en fait.
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Donc par défaut.
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Vous avez des catégories qui
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sont des couleurs hein, jaunes,
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vertes et cetera.
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Et et bien sûr, on peut les,
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on peut les personnaliser.
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En fait ces catégories.
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Et donc moi j'en ai créé une qui
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s'appelle donc j'ai des noms de clients.
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Vous voyez là des noms d'offres,
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des noms de clients et j'en ai
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une qui s'appelle aussi facture,
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donc je vais essayer de la retrouver.
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Elle est pas là,
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c'est pas très grave ce que je peux faire,
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c'est prendre un autre exemple.
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Allez, elle est peut-être tout en bas,
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mais non, elle est.
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Non mais c'est pas grave,
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on crée une je pensais avoir une
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une catégorie facture mais j'en
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ai pas alors du coup je vais
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créer une nouvelle catégorie et
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je vais lui donner le nom.
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Factures OK.
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Voilà ce qui fait ici que bien maintenant,
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j'ai 2 catégories sur ce mail.
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En fait il y a un autre
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client et j'ai affecté aussi.
00:12:43
Une catégorie qui s'appelle facture
00:12:45
et donc je peux ajouter comme
00:12:46
ça 23 étiquettes, finalement,
00:12:48
c'est comme des étiquettes de classement,
00:12:50
Hein ce mail, ce qui permet.
00:12:52
À la fois donc ce mail je vais
00:12:54
pouvoir le ressortir si je fais
00:12:56
un tri par exemple par catégorie,
00:12:57
ICI je vais pouvoir le ressortir comme étant.
00:13:01
Une facture donc, vous voyez,
00:13:03
j'aurais tout éventuellement la journée car,
00:13:04
mais si j'avais tagué d'autres mails,
00:13:06
j'aurais toutes mes factures ici,
00:13:08
donc les ou les mails qui contiennent
00:13:10
des factures et en même temps,
00:13:11
Ben je peux aller voir tous les mails
00:13:14
qui proviennent de clients par exemple,
00:13:16
et donc c'est un petit avantage
00:13:18
par rapport au classement dans les
00:13:20
dossiers parce que dans le dossier
00:13:21
voilà je vous disais on en général
00:13:23
on met un mail dans un dossier.
00:13:24
On va pas mettre ?
00:13:26
On va pas le copier 5 fois pour finalement
00:13:28
retrouver à la fois ses factures,
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le nom du client et peut-être le fait
00:13:31
que ce soit une thématique comme la
00:13:33
formation ou ce genre de choses.
00:13:34
Donc y a quand même un intérêt qui
00:13:37
est pas négligeable à utiliser les
00:13:39
les catégories pour s'organiser.
00:13:41
Et même éventuellement à l'intérieur
00:13:43
d'un dossier.
00:13:44
Si justement vous avez par exemple
00:13:46
un nom de client à un dossier pour
00:13:48
un client à l'intérieur,
00:13:49
je peux très bien utiliser une catégorie
00:13:50
pour les factures par exemple.
00:13:52
Dans ce cas-là comme ça j'ai d'un
00:13:54
côté les mails pour un client.
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Et de l'autre, je peux,
00:13:57
je peux quand même faire ressortir
00:13:58
tout ce qui est facturé ou tout
00:14:00
ce qui est comptabilité hein ?
00:14:02
Après vous imaginez par rapport
00:14:04
à vos à vos missions ce qui peut
00:14:06
être intéressant de de faire.
00:14:10
Vous voyez un petit peu l'intérêt
00:14:11
du coup des je sais pas si
00:14:12
c'était quelque chose, que
00:14:14
c'est clair, donc nous on a on
00:14:16
utilise déjà dans une boîte à
00:14:17
partager pour qu'on Ah oui je sais,
00:14:19
C'est pourquoi c'est moi, c'est
00:14:21
pratique aussi pour les boîtes
00:14:22
partagées où vous pouvez mettre
00:14:23
des noms de personnes pour traiter
00:14:24
tel ou tel mail par exemple.
00:14:26
Comme ça les personnes savent,
00:14:27
c'est ça un peu le l'idée, l'idée.
00:14:30
Moi, c'est par rapport en fait,
00:14:32
comme c'est une boîte partagée sur
00:14:33
les quais, elle arrive les tickets.
00:14:35
Donc pour savoir si c'est trier,
00:14:36
si c'est en attente c'est c'est
00:14:38
d'accord, d'accord, c'est déjà
00:14:40
ça. Déjà traité, oui, d'accord, oui ouais.
00:14:43
Pour pour s'y retrouver.
00:14:45
D'accord ? Ouais très bien.
00:14:48
OK, alors du coup je reviens,
00:14:50
j'oublie pas de revenir sur
00:14:51
mon mon tri reçu, d'accord ?
00:14:54
Alors ce que je vais vous montrer maintenant,
00:14:56
c'est notre petite fonctionnalité de Outlook
00:14:58
qui est quand même très pratique aussi.
00:15:00
Ouais, c'est quand vous avez.
00:15:02
Alors peut-être que vous utilisez déjà,
00:15:04
mais donc micha, par exemple,
00:15:05
si vous avez une action à
00:15:07
réaliser derrière un mail ?
00:15:09
Enfin, vous avez reçu un mail et vous
00:15:10
savez que vous avez une action à réaliser.
00:15:11
Derrière,
00:15:12
il va falloir soit produire un document,
00:15:13
soit le transmettre à quelqu'un.
00:15:14
Enfin,
00:15:15
quelque chose que vous allez devoir faire,
00:15:17
pas dans l'instant même,
00:15:18
mais que vous savez que vous
00:15:20
avez une tâche derrière, comment,
00:15:21
comment vous feriez-vous dans Outlook pour.
00:15:25
Tenter de d'identifier ce type de mail.
00:15:29
Bon, pour l'instant j'ai, j'ai en j'ai
00:15:32
un classeur surtout touriste donc donc
00:15:35
je l'utilise comme ça tout bêtement.
00:15:38
C'est à dire un dossier,
00:15:39
alors vous dites, ça c'est un dossier ?
00:15:42
Ah oui, ouais, c'est une.
00:15:43
C'est une, ça peut être une méthode.
00:15:44
Effectivement ouais.
00:15:45
Ça peut être intéressant
00:15:47
de le faire comme ça.
00:15:49
Par contre, ça doit faire un peu de
00:15:51
manipulation puisque après le dossier,
00:15:52
j'imagine que vous les retirez les
00:15:53
mails que vous les avez traités,
00:15:54
c'est ça peut être oui oui oui.
00:15:57
Alors il y a une fonctionnalité.
00:16:00
Ouais, d'accord, alors il y a une
00:16:02
fonctionnalité qui peut être,
00:16:04
qui peut en fait prendre ce rôle
00:16:05
là de de de tâches en fait, hein,
00:16:07
de y a une notion de tache dans dans
00:16:10
Outlook et et ça c'est le petit,
00:16:12
le petit drapeau qui est qui est là,
00:16:14
qui est qui est tout,
00:16:16
tout près en fait,
00:16:16
hein, au survol,
00:16:17
quand vous êtes au survol d'un d'un
00:16:19
mail et en fait on peut indiquer
00:16:21
à Outlook que vous voulez créer
00:16:23
une tâche à partir de ce mail.
00:16:25
Et donc soit vous cliquez tout
00:16:27
simplement ici et vous voyez que ça me,
00:16:29
ça me met tout simplement un petit drapeau.
00:16:32
Et donc ça m'indique déjà visuellement
00:16:33
que j'ai une action à réaliser donc
00:16:35
voilà on peut le faire sur plusieurs.
00:16:37
Et on peut aussi faire un clic
00:16:39
droit dans sur le drapeau.
00:16:41
Donc vous êtes pas obligé de le faire.
00:16:42
Après quoi je vais le faire sur un autre.
00:16:44
Voilà ici on peut faire un clic droit
00:16:46
et en plus renseigner une échéance.
00:16:49
Rapidement, vous voyez vraiment ?
00:16:51
Enfin, en un clic où là vous avez,
00:16:53
c'est pour aujourd'hui,
00:16:54
c'est pour demain,
00:16:54
c'est pour cette semaine et
00:16:56
éventuellement on peut mettre une date
00:16:59
précise ici avec le personnalisé.
00:17:01
Et on peut aussi ajouter un rappel.
00:17:04
Alors je sais pas pourquoi il est
00:17:05
grisé sur Ah oui c'est parce que
00:17:07
c'est un voilà c'est une demande.
00:17:08
Alors je vais peut-être le faire là,
00:17:10
voilà, ici,
00:17:10
on peut aussi ajouter un rappel donc
00:17:12
ce qui est un peu différent hein,
00:17:14
le le rappel, c'est simplement une petite,
00:17:16
voyez quand vous avez un un
00:17:18
rendez-vous planifié dans Outlook,
00:17:19
il y a une petite fenêtre qui s'ouvre et
00:17:21
bien là c'est la même chose pour un mail,
00:17:23
donc c'est à dire que vous
00:17:24
mettez une échéance demain,
00:17:25
vous allez avoir une petite
00:17:27
notification qui va vous dire.
00:17:30
Voilà, il va vous ressortir le mail,
00:17:31
il va vous mettre le nom du Mail,
00:17:32
il va vous indiquer que vous avez
00:17:33
quelque chose à faire tandis qu'ici
00:17:34
donc on est vraiment dans la.
00:17:36
Dans une notion de taches.
00:17:37
Donc si je mets un drapeau c'est une tâche.
00:17:39
Donc par exemple je vais mettre
00:17:41
ici celui-ci pour demain.
00:17:42
D'accord ?
00:17:43
Donc là j'en ai tagué 3
00:17:45
et l'avantage de ça hein,
00:17:46
si on revient un petit peu sur
00:17:47
cette barre de tri que je vous
00:17:49
disais qui peut être,
00:17:49
qui est quand même assez intéressante,
00:17:51
si vous voyez si je clique dessus,
00:17:52
si je clique sur le petit drapeau,
00:17:54
là j'effectue un tri.
00:17:55
Bah sur tous les mails que
00:17:57
j'ai à traiter en fait,
00:17:58
vous voyez que j'en ai moi,
00:17:59
j'en ai beaucoup hein, j'en ai trop,
00:18:01
j'en ai trop et et d'ailleurs y
00:18:03
en a certains qui sont en rouge.
00:18:05
Je sais pas si vous avez
00:18:06
remarqué les 3 que j'ai ajoutées.
00:18:07
Là ils sont noirs et les
00:18:09
autres sont en rouge.
00:18:10
Alors simplement pour parce que là Outlook
00:18:12
est en train de me taper sur les doigts,
00:18:14
les met en rouge parce que je
00:18:15
suis en retard en fait hein ?
00:18:16
Comme j'ai j'ai spécifié une.
00:18:19
Une échéance ?
00:18:20
Du coup, il me voilà dès que
00:18:22
je dépasse l'échéance, il me,
00:18:23
il me met ses mails en rouge,
00:18:24
donc ça vous donne en plus une
00:18:26
indication que vous êtes en retard.
00:18:27
Donc ça c'est pratique parce
00:18:28
que vous voyez d'un coup d'œil,
00:18:29
vous pouvez avoir les 34 mails
00:18:31
que vous avez à traiter,
00:18:32
alors il faut éviter de faire comme moi,
00:18:33
d'en avoir 150.
00:18:34
Mais mais donc il faut-il faut le faire
00:18:37
au jour le jour et ce qui est bien aussi.
00:18:40
Donc vous avez vu un simple action, hein ?
00:18:42
De de cliquer ici,
00:18:43
ce qui est bien aussi que ça,
00:18:44
c'est que ça va alimenter le
00:18:46
module de tâche de Outlook.
00:18:47
Je sais pas si vous vous connaissez hein,
00:18:49
il a changé,
00:18:50
y a pas longtemps d'ailleurs
00:18:51
qui s'appelle Too maintenant.
00:18:55
Et donc c'est un module de Outlook en fait,
00:18:57
hein, c'est vous avez le calendrier,
00:18:59
les contacts et vous avez les tâches ici.
00:19:02
Et le tout doux.
00:19:03
En fait, c'est un peu la même chose,
00:19:04
hein, vous inquiétez pas de
00:19:05
y a 2 fois la même chose,
00:19:07
mais c'est un peu et là vous Retrouvez
00:19:08
en fait dans votre liste de tâches.
00:19:10
Ben je retrouve les 2 mails,
00:19:12
les 3 pardon que que j'ai que je
00:19:14
viens de taguer avec toute ma liste
00:19:16
de tâches qui proviennent de mails.
00:19:18
Là l'avantage c'est que vous
00:19:19
êtes dans un module de tâches,
00:19:20
donc je peux ajouter aussi des tâches.
00:19:23
C'est arrivé sur mon 2e écran,
00:19:25
je peux ajouter des tâches
00:19:26
aussi à la main hein,
00:19:27
c'est pas forcément des mails, c'est.
00:19:29
Donc ça peut servir aussi
00:19:31
d'organisation pour la journée.
00:19:34
Vous voyez un petit peu l'intérêt du
00:19:35
coup de de pouvoir créer ces tâches
00:19:38
directement à partir des mails.
00:19:40
Donc ça peut être voilà.
00:19:41
Enfin je sais pas micha,
00:19:42
si c'est après c'est vrai que le
00:19:44
le dossier c'est pratique aussi
00:19:45
je il y a beaucoup de gens qui
00:19:47
qui ont cette méthode là.
00:19:48
Bon si vous avez l'habitude mais
00:19:49
c'est quand même assez pratique
00:19:51
parce que du coup vous avez
00:19:52
vu tout ce qu'il y a derrière,
00:19:53
juste un clic et ça,
00:19:54
vous,
00:19:54
ça vous alimente votre
00:19:55
liste de tâches en fait.
00:20:01
Oui, j'ai dit, vous disiez,
00:20:02
c'est très important parce que
00:20:03
moi j'utilise la, le drapeau,
00:20:05
mais pas cette avec à cet effet,
00:20:08
c'est pour dire que c'est un mail
00:20:10
important que si je veux le voir,
00:20:12
il est toujours souligné,
00:20:13
d'accord, ouais, d'accord.
00:20:18
Oui, on l'utilise beaucoup pour parce
00:20:19
qu'il y a c'est vrai que visuellement,
00:20:21
le petit drapeau il il saute aux yeux.
00:20:24
Ouais ouais, c'est vrai,
00:20:25
mais après pourquoi pas ?
00:20:26
Enfin si c'est un mail important c'est que
00:20:28
j'imagine que vous avez une action derrière.
00:20:29
Donc faut juste savoir que derrière,
00:20:31
effectivement, le l'ajout d'un indicateur,
00:20:33
ça vous crée une tâche et
00:20:34
le côté pratique aussi.
00:20:35
C'est que quand vous avez traité.
00:20:38
Vous voyez donc micha pour
00:20:39
revenir à votre utilisation,
00:20:40
vous êtes pas obligé de si vous
00:20:41
mettez ça dans un dossier,
00:20:42
de leur sortir du dossier, et cetera.
00:20:43
Là, quand c'est traité,
00:20:45
vous cliquez dessus et vous
00:20:46
voyez-vous avez la petite coche qui
00:20:48
qui vous indiqué que c'était une
00:20:50
tâche et que vous l'avez traitée.
00:20:51
Donc du coup,
00:20:52
elle s'est transformée en petite coche,
00:20:53
mais ces petites, elle va rester quand même.
00:20:56
Ce qui ce qui ce qui permet
00:20:57
aussi quand vous avez ce tri là,
00:20:59
bah de voir aussi toutes les tous les
00:21:01
mails que vous avez traités, vous voyez,
00:21:03
je les ai là en fait quand même,
00:21:04
ça reste.
00:21:07
Bah, il y a défini ça comme une tâche,
00:21:12
donc maintenant il vous le montre
00:21:13
aussi comme une tâche terminée,
00:21:14
donc ça peut être bien aussi que
00:21:16
visuellement vous ayez cette
00:21:17
indication là à un moment donné.
00:21:22
Alors peut-être du coup,
00:21:24
je vais vous montrer autre chose
00:21:27
et après on va passer. Non,
00:21:28
je vais passer à la recherche tout de suite.
00:21:31
Parce que malgré donc toutes
00:21:32
ces options de tri de.
00:21:33
Donc on a vu déjà un petit peu comment trier,
00:21:35
comment ajouter des des catégories,
00:21:38
créer des tâches.
00:21:38
Moi c'est déjà pas mal.
00:21:39
Je vous ai pas montré ce tri là,
00:21:41
mais c'est un peu la même chose
00:21:42
que ce que je vous ai montré hein,
00:21:43
puisqu'on a aussi le les
00:21:45
options de de tri également ici.
00:21:47
Bon j'aime bien montrer plutôt la
00:21:49
barre parce que c'est quand même.
00:21:51
C'est, c'est,
00:21:52
c'est plus pratique la recherche.
00:21:55
Parce qu'une fois si,
00:21:56
si on a mal classé et que
00:21:57
en plus on est mal organisé,
00:21:59
bah des fois on est obligé de passer
00:22:00
par le module de recherche qui est
00:22:02
quand même assez puissant hein.
00:22:03
J'avais il l'avait sûrement déjà utilisé,
00:22:05
vous l'utilisez,
00:22:06
vous l'utilisez au quotidien ?
00:22:07
Oui.
00:22:10
Oui, oui ouais, d'accord.
00:22:12
Est-ce que vous en connaissez un peu ?
00:22:14
Les options du coup, Azzedine.
00:22:16
Bah oui. Oui,
00:22:19
j'ai assisté à une séance
00:22:20
de recherche sur Outlook.
00:22:22
Ah OK, très bien, bon bon et pour micha,
00:22:25
je vais quand même quelques
00:22:27
quelques indications donc quand.
00:22:28
Quand vous cliquez Michel,
00:22:29
j'imagine que vous utilisez aussi,
00:22:31
oui, utilise tout le temps parce
00:22:33
qu'on a une boîte comme commune,
00:22:35
donc on est obligé de
00:22:36
cacher tout le monde dedans.
00:22:38
C'était pas classe ni rangé,
00:22:40
donc on utilise toujours un mot clé pour
00:22:43
rechercher pour une une adresse mail.
00:22:45
Ouais très bien oui bah voilà c'est
00:22:47
c'est un petit peu obligatoire.
00:22:49
On a quand même même si on est
00:22:50
très organisé à un moment donné.
00:22:51
En plus, si vous travaillez à plusieurs
00:22:53
y a pas alors juste pour vous donner
00:22:56
quelques petits trucs supplémentaires.
00:22:58
Donc si vous connaissez déjà
00:23:00
quand vous faites une recherche
00:23:02
et que vous avez beaucoup de.
00:23:04
De de, enfin, de de résultats encore.
00:23:07
Il faut savoir que vous avez ici
00:23:08
pas mal de choses que vous pouvez
00:23:10
ajouter en fait à votre recherche.
00:23:12
Par défaut, quand vous recherchez un mot clé,
00:23:14
vous êtes dans la boîte.
00:23:15
Enfin, vous êtes pardon.
00:23:17
Il va rechercher dans le dossier dans lequel
00:23:19
vous êtes-vous voyez si je me mets ici dans,
00:23:22
ouais tout ça,
00:23:24
vous connaissez, c'est déjà OK.
00:23:26
Bon Ben très bien.
00:23:27
Bon, je vais peut-être pas vous
00:23:29
embêter plus que ça avec avec la
00:23:31
recherche dans ce cas-là très
00:23:32
bien bah ce que je peux faire
00:23:34
alors du coup on va on va passer.
00:23:38
A une petite petite chose
00:23:41
supplémentaire donc,
00:23:42
dans la boîte de réception,
00:23:44
je vais me remettre ici,
00:23:45
donc il y a plus quelque chose
00:23:47
de visuel je pense à Azzedine.
00:23:48
Quand vous me dites pour des
00:23:51
mails importants par exemple,
00:23:52
donc les mails importants j'imagine ça peut
00:23:55
être par exemple un certain expéditeur.
00:23:58
Enfin peut-être que vous avez des
00:24:00
voilà des des moments où il faut
00:24:02
répondre plus rapidement, et cetera.
00:24:04
C'est plutôt pour des fois des
00:24:06
consignes et à retenir à à garder donc.
00:24:09
Ah oui, d'accord.
00:24:10
Pas oublier donc pour que ça se
00:24:12
perd pas dans les mails avec la
00:24:14
version donc, web Line Online,
00:24:16
ne mettez donc on épingle à la toujours.
00:24:19
Il reste en premier.
00:24:21
Ah oui, épingler ouais,
00:24:23
vous posez la question si on peut le
00:24:25
faire aussi avec le client dur là.
00:24:28
C'est pour le voir.
00:24:30
Non ? Et là et là alors y a pas y a pas
00:24:33
cette fonctionnalité la fonctionnalité là,
00:24:34
pardon pour l'instant.
00:24:36
Euh mais vous, vous avez quand même
00:24:40
le volet de favoris par contre.
00:24:42
Et normalement, vous pouvez
00:24:43
mettre ce que vous voulez ici,
00:24:45
par contre faut créer un dossier,
00:24:46
c'est quand même plus pratique
00:24:47
de créer un dossier,
00:24:48
mais c'est l'équivalent,
00:24:48
ça serait ça,
00:24:49
ça serait le volet ici favori.
00:24:52
Mail on avait la l'épingler
00:24:55
la notion d'épingle.
00:24:59
Ouais, ouais tout à fait,
00:25:00
mais non pour l'instant,
00:25:01
alors ça peut être arrivé parce qu'ils
00:25:03
sont Microsoft entre un petit peu
00:25:05
de homogénéiser les 2 applications
00:25:07
Là online et l'application lourde.
00:25:09
Mais pour le moment, cette cette.
00:25:12
Cette option, je la connais pas dans dans je,
00:25:15
je l'ai jamais vu dans la.
00:25:16
L'application lourde par contre il peut
00:25:19
y avoir un donc je vais vous montrer
00:25:22
une petite une petite fonctionnalité
00:25:23
qui est souvent appréciée et qui existe
00:25:26
dans d'autres applications de de mail,
00:25:28
c'est de pouvoir changer la
00:25:29
mise en forme en fait d'un.
00:25:30
Vous voyez que par exemple
00:25:32
les les mails non lus.
00:25:34
Ici, on les on les distingue très
00:25:35
rapidement parce qu'ils sont en bleu,
00:25:37
ils sont en gras et en fait ça c'est,
00:25:40
c'est une règle qui est dans Outlook
00:25:41
qui dit que tous les nouveaux mails qui
00:25:43
n'ont pas été ouverts vont être de cette
00:25:45
couleur là avec le grand et ça en fait,
00:25:47
on peut le modifier et on peut
00:25:49
ajouter ses propres règles.
00:25:50
Et pour faire pour faire ça, par contre,
00:25:52
il faut alors toujours la petite barre ici,
00:25:54
hein ?
00:25:55
Finalement y a pas mal de choses ici.
00:25:57
Vous faites un clic droit sur
00:25:59
l'un des l'une des entêtes ici,
00:26:01
vous avez ce qu'on appelle donc
00:26:02
les paramètres d'affichage.
00:26:07
Et dans les paramètres d'affichage.
00:26:08
Donc, comme comme je vous l'ai expliqué,
00:26:09
hein, c'est un. C'est une mise en
00:26:12
forme conditionnelle d'affichage.
00:26:13
Vous avez ici un bouton qui vous permet
00:26:16
justement de de définir des mises en forme.
00:26:18
Donc l'avant.
00:26:19
Sachez que vous pouvez créer, je vous disais,
00:26:22
vous pouvez créer vos propres règles,
00:26:23
donc par exemple,
00:26:24
si vous voulez mettre en en couleur
00:26:27
ou en valeur certains mails,
00:26:29
donc vous pouvez ajouter une règle,
00:26:31
une enfin, ce qu'on appelle une
00:26:32
mise en forme conditionnelle.
00:26:33
Donc vous mettez un nom,
00:26:35
donc là les mails de Alain par exemple.
00:26:38
Et là vous allez pouvoir faire 2 choses,
00:26:40
vous allez déjà pouvoir modifier la couleur
00:26:42
de du du Mail donc si je veux quelque
00:26:45
chose qui peut être un petit peu enfin,
00:26:47
qui peut être très vif,
00:26:49
moi je prends le verre.
00:26:50
Je vais mettre le gras.
00:26:52
Euh ouais c'est déjà,
00:26:54
c'est un peu violent mais on va mettre le.
00:26:58
Ce vers la.
00:27:00
Je vais cliquer sur OK et ensuite il y a
00:27:02
une condition bien évidemment et donc ça
00:27:04
veut dire que il faut dire à Outlook ?
00:27:08
Ce que quelle est la condition ?
00:27:10
Donc là je vais par exemple définir que
00:27:12
c'est un mail qui provient d'une personne.
00:27:17
Après, c'est un peu comme les,
00:27:18
comme les règles, c'est à dire
00:27:19
que vous pouvez dire que si c'est
00:27:21
si ça provient de tels domaines,
00:27:23
où voilà donc là je vais faire quelque
00:27:25
chose de simple, on va faire, OK ?
00:27:29
OK et OK. Et voyez déjà que ici déjà,
00:27:33
il a fait, il a fait le travail,
00:27:34
c'est à dire que tous les
00:27:35
mails qui proviennent de ma,
00:27:36
c'est ma boîte personnelle, hein,
00:27:38
qui proviennent de Alain d'Anti,
00:27:39
Eh bien il va les mettre
00:27:41
d'une couleur différente.
00:27:43
Et donc dès que je reçois,
00:27:44
alors je peux envoyer un mail
00:27:46
rapidement avec ma boîte,
00:27:48
je l'ai fermée.
00:27:51
Bon bah peu importe,
00:27:52
je vais pas vous faire la démo,
00:27:53
mais dès que je vais recevoir en
00:27:55
fait un mail de de cette boîte,
00:27:57
Eh bien il va me l'afficher dans
00:27:59
la couleur que j'ai spécifiée.
00:28:00
C'est très bien.
00:28:03
Voilà, ça, ça peut être si en plus de.
00:28:07
Du côté. Ils n'ont lu,
00:28:09
voulaient en plus, je sais pas
00:28:11
pour une personne importante,
00:28:12
un client important,
00:28:13
peu importe votre votre chef,
00:28:15
si vous voulez que ça s'affiche différemment.
00:28:17
Ben il y a possibilité de faire
00:28:19
de ce type de d'affichage.
00:28:24
Alors maintenant,
00:28:24
comment on peut-on va passer la 2e partie,
00:28:26
on va voir comment on peut.
00:28:29
D'abord, nettoyer un petit peu sa
00:28:31
boîte mail ou faire un peu de.
00:28:35
De tri mais automatique ou sur
00:28:36
de choses et après on verra
00:28:39
justement toutes les toutes les
00:28:41
automatisations possibles.
00:28:42
Alors tout d'abord,
00:28:42
je vais vous montrer quelque chose.
00:28:44
Je sais pas si vous pouvez peut-être
00:28:45
que vous fonctionnez déjà comme ça,
00:28:46
est-ce que le mode conversation,
00:28:47
ça vous dit quelque chose ?
00:28:49
Je suis déjà avec notre conversation,
00:28:51
d'accord, micha ?
00:28:54
Une je sais pas.
00:28:56
D'accord, j'explique rapidement pour micha,
00:28:59
alors je vais prendre un dossier,
00:29:01
attendez, je prenne un dossier
00:29:02
où il y a déjà des choses.
00:29:06
Voilà. En fait le mode conversation,
00:29:10
il va vous permettre d'avoir, euh.
00:29:12
Vous savez CHA, quand vous avez donc,
00:29:14
vous avez une première,
00:29:15
un premier mail que vous envoyez à quelqu'un.
00:29:17
Cette personne vous répond,
00:29:19
vous lui répondez,
00:29:20
Cette personne vous répond à nouveau,
00:29:22
vous lui répondez, et cetera,
00:29:23
donc ça va vous créer en fait un.
00:29:25
Bah une suite de mails finalement qui
00:29:28
vont qui vont être finalement qui
00:29:30
vont être répartis dans votre boîte de
00:29:32
réception puisque vous êtes en mode
00:29:34
en mode filtrage par date et donc
00:29:36
vous avez peut-être échangé pendant 2
00:29:37
semaines avec une personne et du coup
00:29:39
Vous allez avoir un mail qui est la nôtre,
00:29:40
qui est là-bas,
00:29:41
un autre qui est un peu plus bas, et cetera.
00:29:43
En fait le mode conversation.
00:29:45
Donc si vous allez dans affichage
00:29:47
de votre dans votre Outlook, hein ?
00:29:49
Et Ben juste en dessous,
00:29:50
vous avez ici affiché,
00:29:52
en tant que conversation.
00:29:53
En fait ce qu'il va faire dans ce cas-là.
00:29:55
Je vais l'activer ici.
00:29:57
Déjà,
00:29:58
il va me demander si je veux organiser
00:30:00
en mode conversation ce dossier là ou
00:30:02
alors toutes mes ma boîte aux lettres.
00:30:05
Donc je vais faire que ce
00:30:06
dossier là pour vous montrer,
00:30:07
mais on peut affecter le mode en
00:30:09
fait à toute la boîte aux lettres et
00:30:12
donc quand je vais activer ce mode,
00:30:14
voilà là il l'a fait.
00:30:15
Voyez, c'est assez rapide maintenant
00:30:16
ce que je retrouve ici.
00:30:18
Oui, les, les,
00:30:19
les petites flèches,
00:30:20
en fait à côté de mes mails.
00:30:21
Alors en fait,
00:30:22
il va regrouper tout
00:30:23
simplement les discussions,
00:30:24
toutes les discussions.
00:30:25
Ça j'ai fait désolé.
00:30:27
Ah vous l'avez ? OK ?
00:30:29
Non, mais c'est parce que on a.
00:30:32
Voilà, on peut le on peut
00:30:33
l'enlever aussi ce mode là,
00:30:33
il y a des gens qui n'aiment pas trop,
00:30:35
donc on peut l'enlever donc par contre
00:30:37
le côté pratique alors du coup.
00:30:39
Je vais vous montrer du coup là le nettoyage,
00:30:42
parce que peut-être ça,
00:30:43
vous le faites-vous vous
00:30:44
faites peut-être pas,
00:30:45
c'est que quand vous êtes dans ce mode là,
00:30:47
vous pouvez en plus,
00:30:48
quand vous faites un clic droit,
00:30:49
vous pouvez nettoyer les conversations.
00:30:52
Alors, qu'est-ce que ça veut dire nettoyer ?
00:30:53
Bah c'est quoi va en fait retirer tous
00:30:56
les doublons parce que malgré que vous
00:30:59
voyez ces regroupe donc ça c'est déjà
00:31:01
c'est assez pratique mais quand même
00:31:03
quand vous ouvrez un mail bah y a y a
00:31:06
toutes les réponses ici en fait hein,
00:31:08
on est on est d'accord hein,
00:31:08
y a y a quand même ici tout le l'historique,
00:31:11
c'est à dire tout l'historique
00:31:12
qui est en bas finalement et donc
00:31:14
quand vous allez faire ici clic
00:31:16
droit nettoyer la conversation,
00:31:18
je vais nettoyer.
00:31:20
Aucun message n'a été bon là il
00:31:22
a rien trouvé mais sinon il va
00:31:24
justement effacer tous tous les
00:31:26
doublons de la discussion comme ça,
00:31:28
ça vous évite d'avoir.
00:31:30
Plusieurs fois le même.
00:31:32
Les le même mail en fait dans les réponses.
00:31:36
Voilà bon après,
00:31:37
puisqu'on est dans le nettoyage du coup,
00:31:38
sachez qu'il y a aussi un un
00:31:41
module ici dans fichier.
00:31:44
Donc il faut aller dans le
00:31:45
dans le back end on va dire
00:31:47
dans le back stage pardon,
00:31:48
vous avez ici les paramètres
00:31:49
de la boîte aux lettres.
00:31:50
Déjà vous avez une petite indication
00:31:52
au niveau du du poids. Oui
00:31:55
oui, le nettoyage dans le mode conversation,
00:32:00
si on l'active et qu'il a supprimé les mails,
00:32:02
on revient dans l'affichage classique,
00:32:04
est ce que les mails, les mails
00:32:05
sont perdus qui ont été nettoyés ?
00:32:08
Ah, c'est une bonne question.
00:32:09
Alors j'ai jamais essayé.
00:32:11
J'avoue donc ça serait un ça
00:32:13
serait à tester parce que en fait,
00:32:15
ce qui de toute façon ce qui va
00:32:17
effacer en réalité à Azzedine c'est
00:32:19
c'est les doublons donc forcément
00:32:21
y aura toujours une copie du mail
00:32:23
du du Mail d'origine qui va rester
00:32:25
quelque part donc qui va pas,
00:32:27
il va pas effacer quelque chose
00:32:29
qui est qui est en qui est en ?
00:32:31
Qui est unique en fait donc normalement,
00:32:33
il devrait pas non ?
00:32:34
Il devrait pas parce que de toute façon,
00:32:36
même dans le dans le mode si vous
00:32:38
revenez dans le mode normal,
00:32:39
Ben la dernière réponse que vous
00:32:42
avez qui par exemple dans cette dans
00:32:44
cette discussion c'est celle-ci Ben
00:32:45
elle va contenir tout le reste en
00:32:47
fait ce que les nettoyage va faire
00:32:49
en sorte qu'il va supprimer si par
00:32:51
exemple vous voyez ce mail là je l'ai
00:32:53
ailleurs que dans la discussion ici il
00:32:54
va il va le supprimer dans le tailleur.
00:32:57
Donc normalement y a pas de de Ben
00:32:59
selon moi y a pas de risque de perte
00:33:01
non mais j'avoue que j'ai jamais essayé
00:33:03
ce que ça faudrait peut-être essayer
00:33:05
de voir ce que ça donne de quand
00:33:07
vous revenez dans dans l'autre mode.
00:33:09
Je pense que vraiment c'est ça le,
00:33:11
le truc,
00:33:12
c'est qu'il va vous garder le dernier
00:33:13
mail en fait avec qui contient
00:33:14
normalement tout le tout l'historique.
00:33:19
Voilà alors donc du coup je revenais sur
00:33:21
juste sur la fonction de de nettoyage
00:33:23
que vous avez aussi dans fichier outils.
00:33:26
Alors déjà là, vous voyez que vous
00:33:27
avez une vue sur un petit peu sur le.
00:33:30
Sur le l'espace qui vous reste,
00:33:32
hein, dans votre boîte,
00:33:32
alors vous voyez que on est large, hein ?
00:33:35
En général, c'est pour ça d'ailleurs qu'on
00:33:37
qu'on a du mal à nettoyer sa boîte parce que
00:33:39
y a tellement de marge au niveau du poids.
00:33:42
Moi ça fait, je pense,
00:33:43
10 ans à peu près que j'utilise cette boite.
00:33:46
Et j'ai parfois des fichiers assez lourds,
00:33:47
vous voyez, je suis encore à à peine
00:33:50
quelques quelques pourcents de d'utilisation.
00:33:52
Mais pareil, vous avez quand même
00:33:54
un une fonctionnalité de nettoyage.
00:33:57
Qui permet, par exemple, hein d'Élie ?
00:34:00
Mais tous les éléments qui sont
00:34:01
au-delà de ce qu'ils sont jours,
00:34:03
par exemple, Hein, 2 ans.
00:34:05
Enfin, on pouvait faire.
00:34:07
Voilà, vous pouvez personnaliser
00:34:08
un petit peu le, le nettoyage.
00:34:11
Ou alors par rapport au poids
00:34:14
aussi de du Mail ?
00:34:16
Et dernière chose là-dessus, c'est que dans.
00:34:19
Microsoft 365 vous avez ?
00:34:22
Une archive en ligne ici
00:34:24
en fait dans dans Outlook,
00:34:26
alors elle est peut-être pas activée ça,
00:34:27
ça dépend un petit peu
00:34:28
de votre configuration,
00:34:29
mais normalement par défaut il y a,
00:34:31
vous avez ici votre boîte mail qui
00:34:34
porte votre nom et vous avez l'archive
00:34:37
qui qui qui prend pas le enfin le.
00:34:40
Pardon, là,
00:34:40
la petite jauge de de poids que
00:34:42
je vous ai montré,
00:34:43
c'est uniquement ce que j'ai ici en fait.
00:34:45
L'archive, c'est,
00:34:45
c'est encore une autre jauge,
00:34:47
donc vous êtes hyper large au
00:34:49
niveau de du du poids.
00:34:50
Mais c'est vrai que parfois pour
00:34:52
éviter d'avoir trop de dossiers,
00:34:54
Ben c'est bien aussi d'archiver
00:34:57
et donc pour archiver en fait
00:34:59
vous pouvez prendre un dossier.
00:35:01
Alors par exemple ici.
00:35:05
Je peux prendre un dossier,
00:35:06
le mettre et là passer directement
00:35:07
dans la partie archive après y a un
00:35:09
classement aussi que vous pouvez réaliser là,
00:35:11
vous voyez un ancien projet.
00:35:12
C'est un dossier que j'ai créé et voilà.
00:35:14
Et là il va replacer tous les
00:35:16
éléments dans cette partie archive.
00:35:17
Comme ça je suis pas embêté,
00:35:18
je l'ai gardé mais je suis
00:35:20
plus embêté dans ma boîte.
00:35:22
Dans ma boîte générale en fait,
00:35:24
vous voyez un peu le principe.
00:35:26
Voilà donc ça, on peut aussi,
00:35:28
si vous voulez vraiment aller plus loin.
00:35:30
On peut automatiser aussi
00:35:32
avec les stratégies.
00:35:33
Donc quand vous allez dans dossier,
00:35:34
il y a on peut-on peut dire que.
00:35:37
Par exemple, au bout d'un certain temps,
00:35:39
Ben le dossier va être
00:35:41
automatiquement archivé ou le
00:35:42
mail automatiquement archivé.
00:35:48
Ça va ? Pour côté nettoyage,
00:35:51
bon de temps en temps,
00:35:51
un petit petit nettoyage de printemps,
00:35:53
ça fait pas de mal.
00:35:55
Euh ce que vous avez des
00:35:56
questions par rapport à la ?
00:35:58
Déjà on a vu pas mal de choses quand même.
00:36:03
Ça va, non, ça va, ça va.
00:36:06
Ben je continue, donc on va
00:36:08
maintenant parler de tout ce qui est
00:36:10
automatisation dans dans les choses
00:36:13
qu'on peut automatiser avec Outlook.
00:36:16
Bah dites-vous que on pouvait
00:36:18
quasiment tout automatiser ?
00:36:20
Après, ça dépend de votre
00:36:21
besoin bien évidemment et du
00:36:23
temps que vous voulez y passer.
00:36:24
Mais déjà des premières choses,
00:36:27
les règles hein,
00:36:27
je pense que vous connaissez,
00:36:29
j'imagine au moins le principe.
00:36:32
Oui, non,
00:36:33
oui, oui, oui, oui,
00:36:35
je sais également.
00:36:41
Du coup, vous les utilisez ?
00:36:46
Les règles, oui.
00:36:49
Michel a également je j'ai pas
00:36:50
besoin de revenir là-dessus,
00:36:51
non non, c'est bon,
00:36:52
merci c'est bon pour OK très bien.
00:36:54
Ben écoutez je vais pas vous ?
00:36:56
Vous faire de démo là-dessus ?
00:36:58
Dans ce cas, si c'est si c'est des
00:37:00
choses connues, alors dans dans ce
00:37:02
qui est un petit peu moins connu,
00:37:04
vous avez ce qu'on appelle les actions
00:37:06
rapides, alors les actions rapides,
00:37:07
la grosse différence avec les règles,
00:37:09
les règles vous avez si vous les utilisez,
00:37:11
vous connaissez le principe.
00:37:13
C'est vous créez une règle pour que.
00:37:17
Outlook automatiquement créer des.
00:37:19
Enfin, on va réaliser des actions
00:37:21
donc de en général on utilise ça
00:37:23
pour le classement par exemple
00:37:24
ou le transfert de hein pour le
00:37:26
transfert d'un mail par exemple ?
00:37:27
Également si j'ai un mail qui
00:37:30
arrive de tel de tel expéditeur,
00:37:33
je peux le transférer où envoyer une
00:37:34
copie à un collègue par exemple ou le
00:37:37
mettre dans un dossier de classement.
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Ça se fait donc une fois vous avez
00:37:40
activé la règle, ça se fait tout seul,
00:37:42
on est d'accord tant que vous
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désactivez pas la règle.
00:37:44
L'action rapide, c'est différent,
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c'est vous qui devez la déclencher en fait.
00:37:48
Mais ça vous permet d'automatiser
00:37:50
des actions ou une suite d'actions.
00:37:53
Alors je vais vous donner un exemple.
00:37:55
Moi,
00:37:55
je dois en avoir une ici qui s'appelle Adobe.
00:37:58
Ouais voilà,
00:37:59
parce que je reçois des factures d'Adobe,
00:38:01
hein,
00:38:01
pour des des applications que j'utilise.
00:38:04
Et donc j'ai créé une,
00:38:06
donc ce qu'on appelle une action rapide.
00:38:08
Alors,
00:38:09
comme comme exemple que je peux vous donner,
00:38:11
c'est par exemple un message d'équipe
00:38:13
ou alors un un transfert au responsable.
00:38:16
Alors, qu'est-ce que c'est ?
00:38:17
Ça, c'est une une par une action rapide
00:38:20
qui existe par défaut dans dans Outlook.
00:38:23
Par contre,
00:38:24
il faut la paramétrer.
00:38:25
Il faut lui dire qui est votre responsable,
00:38:27
mais ça vous permet en fait
00:38:29
quand si je sélectionne un mail.
00:38:30
Je vais la, je,
00:38:31
je clique là-dessus et ça
00:38:33
transfère directement à mon à mon,
00:38:35
à mon responsable en fait.
00:38:38
Qu'il faut qu'il faut nommer.
00:38:39
Bien sûr, il faut-il faut la,
00:38:41
il faut l'identifier,
00:38:41
cette personne et ça,
00:38:43
c'est pratique parce que du coup je
00:38:44
peux le faire sur plusieurs mails pour,
00:38:46
on pourrait très bien utiliser
00:38:47
le le bouton de transfert aussi,
00:38:48
mais et et donc la 2e,
00:38:50
le 2e exemple que je vais vous
00:38:52
montrer c'est donc quand je
00:38:54
reçois une facture d'Adobe.
00:38:55
Bah j'ai plusieurs actions derrière,
00:38:56
je classe le mail dans un dossier.
00:39:00
J'envoie aussi à une de mes collègues
00:39:02
qui a la comptabilité pour qu'elle
00:39:04
ait également la facture et tout ça,
00:39:06
ça se fait du coup en un clic.
00:39:09
Et donc pour personnaliser,
00:39:11
vous avez ici un bouton qui
00:39:13
s'appelle nouvelle action rapide.
00:39:15
Alors déjà,
00:39:16
il vous propose éventuellement de déplacer,
00:39:18
et cetera.
00:39:19
Bon mais vaut mieux aller
00:39:21
directement dans personnaliser.
00:39:24
Et là, dans personnaliser,
00:39:25
vous allez avoir un un nom à mettre hein.
00:39:27
Donc par exemple, je sais pas
00:39:30
classement et. Et transfert.
00:39:36
À la compteur, par exemple.
00:39:41
Alors dans les choix des actions,
00:39:42
vous avez pas mal de choses en fait hein ?
00:39:44
Donc on peut en choisir plusieurs.
00:39:46
Donc là, par exemple,
00:39:47
je vais choisir un classement donc je
00:39:49
vais dire je vais classer dans Adobe.
00:39:51
Qui est un dossier que j'avais déjà créé.
00:39:52
Je vais ajouter une action,
00:39:53
je vais faire en même temps.
00:39:55
Voyez, définir l'importance. Azzedine.
00:39:57
Peut-être que par rapport à au mail,
00:40:01
que que vous vouliez garder
00:40:03
ou mettre en évidence,
00:40:04
vous pourriez très bien mettre,
00:40:06
définir l'importance,
00:40:06
mettre aussi en même temps une catégorie et
00:40:09
en même temps le classer dans un dossier.
00:40:11
Enfin voilà, on peut avoir un.
00:40:13
Un, un ensemble en fait,
00:40:14
hein d'actions donc là,
00:40:16
moi par exemple,
00:40:16
je reprends un transfert,
00:40:18
je vais transférer en même
00:40:19
temps à ma collègue,
00:40:20
je vais prendre un collègue.
00:40:24
Qui est à la comptabilité,
00:40:25
qui s'appelle Anne.
00:40:31
Voilà donc si vous voulez,
00:40:32
on peut compiler, hein, vous avez ?
00:40:34
Vous pouvez compiler en plus,
00:40:35
on peut afficher des options,
00:40:36
donc on peut aller assez loin quand
00:40:38
même dans la personnalisation du du truc
00:40:39
parce que vous voyez ici par exemple,
00:40:41
je vais envoyer un transfert à ma collègue,
00:40:42
je peux en plus mettre un petit
00:40:45
texte par défaut dire. Anne, voici.
00:40:48
La facture pour le mois en cours comme ça,
00:40:52
elle va recevoir en même temps,
00:40:53
j'ai pas besoin de réécrire à
00:40:54
chaque fois tous les mois ce que
00:40:56
j'ai à peu près une fois par mois,
00:40:57
que que je reçois ses factures.
00:40:58
Donc comme ça elle reçoit en même
00:41:00
temps un petit un petit mot, Bonjour,
00:41:02
comment vas tu et aussi ça, ça me.
00:41:04
Ça me, ça me fait gagner un
00:41:06
petit peu de temps.
00:41:11
Voilà. Et je vais cliquer sur terminer OK.
00:41:16
Donc une fois que vous avez paramétré
00:41:18
votre action, elle se retrouve là.
00:41:20
Normalement, euh. Je l'ai mis.
00:41:23
Le classement est,
00:41:24
c'est celui-ci et transféré
00:41:26
à la Compta et à la limite.
00:41:27
Quand j'ai si j'ai plusieurs mails,
00:41:29
Ben je sélectionne les plusieurs
00:41:30
mails et puis je vais aller aller
00:41:33
là-dessus et je vais cliquer je vais
00:41:34
pas le faire ici parce que sinon on
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va et l'action va se réaliser à la
00:41:38
limite je peux le faire parce que de
00:41:39
toute façon il va m'ouvrir le mail.
00:41:41
Que je vais envoyer ma collègue,
00:41:42
j'ai plus qu'à envoyer,
00:41:43
envoyer en fait,
00:41:44
et là il aura déjà classé le
00:41:47
mail que que j'ai sélectionné.
00:41:49
Par contre l'envoi il le voilà,
00:41:51
il attend quand même une
00:41:52
action de votre part,
00:41:52
c'est à dire le le bouton envoyé
00:41:54
une confiné voilà exactement,
00:41:56
il y a quand même bah c'est c'est
00:41:59
vous qui déclenchez manuellement.
00:42:01
Et par contre,
00:42:01
ça c'est c'est quand même assez pratique
00:42:03
parce que vous pouvez aller assez loin.
00:42:05
Vous pouvez par exemple automatiser la.
00:42:08
La création d'une nouvelle réunion ?
00:42:10
Donc vous il va vous demander, en fait,
00:42:13
bah qui voulait inviter le le sujet ?
00:42:15
Enfin le l'objet de la réunion,
00:42:17
et cetera.
00:42:17
Donc si vous avez des réunions par exemple,
00:42:18
que vous réalisez assez régulièrement,
00:42:20
qui ont toujours un peu le même
00:42:22
le avec les mêmes personnes,
00:42:23
on peut très bien également créer une
00:42:26
action rapide pour nouvelle réunion.
00:42:28
Et donc là il va, vous voilà ?
00:42:30
Il faudra juste bien bien configurer
00:42:31
cette action et et après ça vous
00:42:33
fait gagner un petit peu de temps.
00:42:37
Que ça, c'est assez pratique.
00:42:43
Euh. Très bien.
00:42:46
Alors je vais peut être Ben je vois
00:42:48
je vois l'heure qui valeur qui passe.
00:42:51
Est-ce que les modèles de mail
00:42:52
donc c'est quelque chose qui peut
00:42:53
aussi ce que vous les connaissez ?
00:42:54
Les modèles de mail ?
00:42:58
J'aimerais bien revoir si on
00:42:59
a encore un peu de temps.
00:43:01
On connaît théoriquement
00:43:02
mais j'ai jamais utilisé.
00:43:03
Ouais très bien non mais oui par contre je
00:43:06
les vois pas pourquoi ils s'affichent pas.
00:43:09
Est-ce que j'ai encore des modèles de mail ?
00:43:17
Voilà, ils sont là,
00:43:18
pardon donc c'est quand en fait,
00:43:20
quand vous allez créer un nouveau message,
00:43:23
je, je le cherchais là, mais c'est c'est,
00:43:25
c'est pas celle-là, c'est normal.
00:43:27
Quand vous créez un nouveau mail, en fait,
00:43:29
dans le dans l'onglet message hein,
00:43:31
vous avez ici affiche les modèles donc.
00:43:35
Vous avez des des modèles par défaut ?
00:43:37
Ben je répondrai plus tard, et cetera.
00:43:39
Donc ça c'est des modèles que qui vous
00:43:41
proposent mais surtout vous pouvez composer
00:43:42
vos propres modèles et c'est ça c'est super.
00:43:45
C'est super pratique parce que.
00:43:47
Si vous travaillez justement,
00:43:48
je sais pas, avec des, des clients,
00:43:50
des personnes extérieures, vous avez
00:43:52
souvent les mêmes réponses qui reviennent.
00:43:54
Eh bien pourquoi pas créer votre modèle ?
00:43:56
En fait tout simplement hein.
00:43:58
Vous mettez un titre,
00:43:59
vous mettez ici le bah tout ce
00:44:01
que vous pouvez mettre, hein.
00:44:02
Le texte et cetera.
00:44:05
Donc là je vais mettre ce test.
00:44:08
Test, vous enregistrez et vous avez
00:44:10
votre modèle qu'il a donc vous voyez,
00:44:13
c'est, c'est là,
00:44:13
j'en ai un qui avait été que j'avais réalisé,
00:44:16
donc je vais sélectionner et là
00:44:18
automatiquement Ben j'ai déjà mon
00:44:20
mail qui est pré-rédigé donc j'ai
00:44:22
plus qu'à envoyer à à choisir mes mes
00:44:25
destinataires et je peux envoyer donc
00:44:27
c'est ça a été beaucoup plus simplifié
00:44:29
parce que les modèles en fait avant il
00:44:31
fallait les chercher dans une bibliothèque,
00:44:33
c'était pas pratique là maintenant
00:44:34
vous les avez vraiment sous la main.
00:44:38
Vous avez vu ?
00:44:39
C'est simplement, donc je créé,
00:44:40
je composé tous tous mes messages,
00:44:42
mais un titre. Après éventuellement,
00:44:44
je peux les supprimer, les modifier,
00:44:47
et vous cliquez en fait.
00:44:48
Et puis il va, il va vous ajouter
00:44:51
éventuellement même les parties
00:44:52
de de si vous voulez composer.
00:44:55
Différentes parties pour
00:44:56
avoir des des réponses types.
00:44:58
Par exemple, vous pouvez très
00:44:59
bien mettre un paragraphe ici,
00:45:00
un autre ici,
00:45:01
et ça peut vous composer un mail.
00:45:05
Voilà donc ça, c'est pour
00:45:06
aller plus vite aussi dans la,
00:45:07
dans les actions et pourquoi pas
00:45:09
dans la rédaction également des
00:45:11
des mails ?
00:45:14
Oui, ça va azdine oui, c'est pas très.
00:45:18
Micha ? Vous aviez pardon,
00:45:19
je vous ai pas vu lever la main
00:45:21
? Oui, merci. Pour l'instant.
00:45:25
J'ai, j'ai mis les mots Mail dans
00:45:27
action rapide, ça va ou c'est
00:45:30
une bonne idée ? C'est une façon d'utiliser
00:45:32
les actions rapides et effectivement.
00:45:36
Faire comme ça ?
00:45:37
Bah oui, parce que comme ouais, très bien.
00:45:39
Bah, comme vous l'avez compris,
00:45:40
dans dans l'action rapide,
00:45:42
vous pouvez aussi mettre des éléments
00:45:44
dans le corps du message. Y a limite.
00:45:47
L'action rapide va un peu plus loin que.
00:45:50
Parce que le modèle de mail,
00:45:51
c'est simplement, vous avez vu l'objet
00:45:53
et le mail pareil et le corps du Mail ?
00:45:55
Dans l'action rapide,
00:45:56
on peut aussi mettre une catégorie,
00:45:58
on peut mettre d'autres choses
00:46:00
donc à la limite c'est mieux.
00:46:02
C'est presque mieux.
00:46:03
Mais c'est vrai que c'est un peu
00:46:04
similaire hein, mais c'est oui,
00:46:06
c'est une bonne idée.
00:46:06
C'est une très bonne idée.
00:46:09
Merci, je vous en prie.
00:46:13
Voilà Ben on a vu pas mal de
00:46:15
choses donc je vais finir par.
00:46:18
Par une petite.
00:46:18
Alors je pense que Micha,
00:46:19
je vous en ai parlé hier,
00:46:20
vous concernant le calendrier.
00:46:23
Azzedine, je vais vous en parler aussi
00:46:25
puisque c'est quelque chose d'un peu
00:46:28
nouveau et ça concerne également la boîte,
00:46:30
la boîte mail, pardon.
00:46:32
En fait, il y a un nouveau composant
00:46:35
qui s'appelle Vivie Inside qui
00:46:37
normalement devrait s'afficher chez vous,
00:46:39
alors ça dépend.
00:46:40
Par contre quand même de votre configuration.
00:46:42
Certains, certaines structures
00:46:44
choisissent de ne pas activer ce module,
00:46:47
donc votre administrateur peut empêcher
00:46:50
en fait l'affichage de vive Insight.
00:46:53
Qui est un module un peu complet, hein,
00:46:54
c'est pas uniquement dans dans Outlook,
00:46:56
mais il existe dans Outlook et
00:46:58
il est assez pratique parce que.
00:47:00
En fait, c'est un peu comme un assistant.
00:47:02
Alors je sais pas si vous dites-moi,
00:47:03
si vous le voyez-vous l'avez ?
00:47:06
Oui, oui j'en ai aussi mais j'ai
00:47:07
jamais utilisé. Je ne sais pas.
00:47:09
OK d'accord alors c'est
00:47:10
vrai qu'il est assez bon,
00:47:11
il faut l'ouvrir en fait hein ?
00:47:12
Déjà pour voir un peu ce qu'il propose.
00:47:15
Euh mais c'est quand même assez
00:47:16
pratique parce que il faut le
00:47:18
considérer comme un assistant et
00:47:19
justement Ben il peut vous aider aussi
00:47:21
à à à réaliser certaines tâches ou à
00:47:24
vous rappeler de certaines choses.
00:47:25
Je vais vous donner 2 exemples.
00:47:29
Il peut vous aider à planifier une
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absence de bureau, donc ça vous enfin
00:47:34
j'imagine que vous connaissez le la petite
00:47:36
option qui permet d'envoyer des messages
00:47:39
automatiques quand vous êtes absent, hein,
00:47:41
c'est c'est assez classique, donc là il va,
00:47:43
il va vous proposer sauf qu'il va vous
00:47:44
proposer plein d'autres choses autour,
00:47:46
donc par exemple si vous la semaine
00:47:48
prochaine c'est pas le cas hélas,
00:47:49
mais imaginons que je sois parti en
00:47:52
vacances et bien je peux lui dire,
00:47:54
je peux lui donner les dates.
00:47:57
Donc, ce qui va me permettre en fait,
00:47:58
de définir les réponses automatiques,
00:48:00
donc il va vous demander, bon,
00:48:01
ça, c'est le truc classique hein ?
00:48:02
Il va vous demander les réponses à envoyer,
00:48:04
mais il va également notifier
00:48:06
les collaborateurs. En fait,
00:48:07
il va vous demander à qui vous voulez,
00:48:09
qui voulait prévenir que la semaine prochaine
00:48:11
vous n'êtes pas vous n'êtes pas présent,
00:48:12
vous ne serez pas présent.
00:48:14
Il va également résoudre les réunions,
00:48:16
c'est à dire qu'il va regarder votre
00:48:17
calendrier et si vous aviez des réunions,
00:48:19
bah soit si vous étiez l'organisateur,
00:48:21
il va les annuler,
00:48:22
il va vous demander l'autorisation hein,
00:48:23
mais il va vous dire attention,
00:48:25
vous avez telle telle réunion,
00:48:26
qu'est-ce qu'on fait ?
00:48:27
Et si vous étiez dans des réunions,
00:48:29
que vous avez accepté ?
00:48:30
Il va également réaliser une action.
00:48:34
Et en plus, il va vous réserver des
00:48:35
créneaux avant et après votre absence
00:48:37
pour vous organiser dans le temps.
00:48:39
Donc c'est quand même assez sympa parce
00:48:41
qu'il y a vraiment des des un petit peu des.
00:48:44
Des process comme ça,
00:48:45
qui va vous proposer.
00:48:46
Et il va également vous proposer,
00:48:48
alors je vais vous montrer un autre exemple.
00:48:53
Euh. Bah celui-là, il est pas mal.
00:48:56
Je suis suivi de vos demandes.
00:48:58
En fait, qu'est-ce qui,
00:48:59
qu'est-ce qu'il va faire ici ?
00:49:00
Il va regarder en fait. Enfin,
00:49:02
c'est de l'intelligence artificielle hein ?
00:49:04
Il va, il va proposer les mails.
00:49:06
Dans lequel j'ai posé des questions.
00:49:08
Et et pour lequel j'ai pas
00:49:10
eu de de de réponse, oui.
00:49:13
Ah, c'est super.
00:49:15
C'est pas mal,
00:49:16
c'est pas mal donc moi je enfin mon
00:49:17
conseil c'est que je le regarde de
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temps en temps une fois par semaine,
00:49:20
j'ouvre,
00:49:20
j'essaie d'ouvrir une site et je
00:49:22
regarde ce qui me propose ce qui me
00:49:24
propose également et je finirai là-dessus,
00:49:26
c'est que si quelqu'un vous a partagé,
00:49:27
alors j'en ai peut-être ici.
00:49:28
Si quelqu'un vous a partagé des documents.
00:49:32
J'en avais un ce matin.
00:49:33
Pourtant voilà.
00:49:35
Voilà, ouvrez les documents.
00:49:37
Vous n'avez pas encore consulté,
00:49:38
donc qu'est-ce qu'il fait là ?
00:49:39
En fait, il me dit que.
00:49:40
Il y a quelqu'un qui m'a partagé
00:49:42
un document, c'est vrai.
00:49:42
Il y a 13 jours déjà et je ne l'ai,
00:49:44
je ne l'ai pas encore ouvert,
00:49:45
donc il me il me ressort
00:49:46
en fait ce partage hein,
00:49:47
c'est un partage de documents
00:49:49
que quelqu'un m'a fait par Mail
00:49:51
et donc il me dit, attention,
00:49:52
ce document vous a été partagé
00:49:54
mais vous n'avez pas encore
00:49:56
consulté mais c'est quand même,
00:49:57
c'est quand même assez pertinent je trouve.
00:50:00
Et du coup, on voilà pour un,
00:50:01
ça vaut le coup de jeter un
00:50:03
œil une fois par semaine.
00:50:04
Il y a plein d'autres qui peuvent
00:50:05
vous proposer, il faudra peut-être,
00:50:06
on a une session là-dessus.
00:50:08
D'ailleurs si vraiment ça vous intéresse
00:50:09
il y a une session sur le vivant,
00:50:10
Insight complet.
00:50:12
Mais voilà,
00:50:13
c'est des petites choses qui
00:50:15
peuvent être intéressantes.
00:50:19
Écoutez, on est arrivé au bout bon y a
00:50:21
51 donc ça va, j'ai pas trop débordé.
00:50:24
Si vous avez encore une question ou
00:50:25
2 Ben je peux tenter d'y répondre.
00:50:29
C'est bon, merci beaucoup, merci ouais,
00:50:31
ça vous super n'oubliez pas.
00:50:34
Super Ben n'oubliez pas d'évaluer la
00:50:36
la session hein sur le la plateforme
00:50:38
quand vous revenez sur le MOOC.
00:50:40
Donc je voulais déjà montré hier,
00:50:41
micha, je pense, mais vous avez
00:50:43
un petit module d'évaluation.
00:50:44
Je sais pas si elle dit Vous
00:50:45
voyez de quoi je parle.
00:50:47
Qui est super ?
00:50:48
Ben je vous laisserai la saisir.
00:50:50
Ben écoutez une bonne journée
00:50:51
à vous 2 bonne journée. Merci. Merci
00:50:54
à très bientôt au revoir, au revoir.

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