Outlook - Microsoft Outlook – Optimiser l’utilisation du calendrier Vidéo

Découvrez comment optimiser l'utilisation de votre calendrier avec Microsoft Outlook grâce à cette formation en ligne.
Obtenez des conseils pratiques pour mieux gérer et déléguer votre agenda, organiser des réunions avec des internes et des externes, partager votre calendrier et collaborer avec les autres.
Cette formation est destinée aux utilisateurs intermédiaires d'Outlook qui cherchent à optimiser leur organisation quotidienne.
Suivez cette formation pour acquérir de nouvelles compétences et devenir plus efficient dans la gestion de votre emploi du temps.

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Bon, voilà donc effectivement cette
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session donc elle fait suite,
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parce qu'on a une autre formation
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vraiment plus sur la découverte de
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la messagerie et du calendrier.
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Et bon ça je pense du coup
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vu ce que vous me dites,
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la découverte pour vous,
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vous l'avez déjà fait tout seul je pense.
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Et c'est vrai que l'objectif
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c'est plutôt d'aller un peu plus loin
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et de voir un petit peu comment on
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peut optimiser en fait son usage
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Du calendrier.
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Elle est découpée en 33 parties,
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on va voir déjà en fait comment
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optimiser son utilisation donc par
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exemple les affichages, voir un peu
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comment on peut regrouper des choses,
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comment on peut afficher différemment son
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calendrier et ensuite on verra comment
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optimiser l'organisation de réunions aussi.
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Ça, c'est quelque chose qui est un
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peu douloureux parfois quand c'est des
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rendez-vous pour soi-même ou des rappels,
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c'est assez facile parce qu’on doit
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s'organiser tout seul. Mais quand
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on doit s'organiser avec les autres,
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il y a tout de suite des
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histoires de disponibilité et
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donc il y a plein d'astuces
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dans Outlook pour pouvoir facilement
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pallier à ces problèmes de disponibilité.
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Et ensuite on verra comment
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Enfin,
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on abordera tout ce qui est collaboratif,
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donc tous les partages qu'on peut
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proposer ou avoir des autres personnes,
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les partages de calendrier,
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les calendriers un peu partagés,
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etc. etc.
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Donc l'objectif est de vous rendre plus efficace,
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forcément plus rapide et comprendre
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un petit peu mieux le fonctionnement
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du calendrier Outlook, savoir
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programmer une réunion. Comme je le disais,
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en tenant compte des options avancées
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donc qui permettront d'avoir des options
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supplémentaires pour trouver
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des plages de disponibilité
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communes par exemple.
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Et comprendre les partages et toutes
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les incidences qui va en découler.
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Bon, les consignes, je vous les ai données,
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on est dans une session, on échange,
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donc n'hésitez pas à poser les questions.
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Et puis je vais passer directement
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en mode démonstration. Il y a Micha
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qui vient de nous rejoindre.
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Bonjour à vous,
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je venais juste de démarrer.
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Donc. Micha.
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Si vous voulez,
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juste désactiver votre
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micro pour voir si tout va bien.
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Bonjour, Bonjour Bonjour.
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Du coup, j'étais juste sur le plan,
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alors je vais peut-être le
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repasser rapidement pour vous.
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Donc on est dans une session
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où on va parler en fait de
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l'optimisation de votre calendrier,
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donc j'espère que c'est ça que vous
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étiez venu chercher Micha et donc
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on va voir un petit peu comment
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on peut optimiser les affichages,
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l'organisation de son calendrier,
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les réunions et tout ce qui est
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partage de de calendrier, d'accord ?
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Je voulais faire en accéléré,
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mais on y est donc.
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Donc je vais afficher mon Outlook,
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mon calendrier.
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Alors petite question quand même pour vous 2.
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Vous utilisez l'application lourde ?
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C'est à dire installée sur le
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poste où vous utilisez les versions
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en ligne en général.
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Une question lourde, oui,
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lourde Micha, pareil ?
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Oui, oui, d'accord très bien,
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donc c'est la même que moi.
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Normalement, si vous êtes dans le
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cadre d'Office O365 ou vous avez
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normalement les dernières versions,
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donc vous devriez pas être surpris
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par l'affichage etc.
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Donc en parlant d'affichage justement,
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on va commencer par ça.
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Donc on parle d'affichage.
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On va parler d'affichage,
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notamment de son propre calendrier
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puisque bon ça vous avez,
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je pense que vous avez déjà découvert qu'on
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pouvait changer d'affichage par mois,
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semaine, jour etc. Si
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vous voulez un petit peu plus,
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parce que là on est toujours dans
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le cadre d'un planning.
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Vous voyez, enfin,
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c'est plutôt un affichage planning,
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même si on est en mode : mois, semaine,
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semaine de travail si vous voulez avoir
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des options supplémentaires d'affichage,
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donc c'est un onglet qui est là.
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Qui est un peu moins utilisé
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parce qu'on y va,
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c'est vrai qu'on est plutôt dans
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ce mode là, au niveau
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d'un calendrier.
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Et sachez qu'il y a quand même
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pas mal d'options et il y a des
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options listes par exemple,
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qui peuvent vous permettre d'avoir
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un regroupement plutôt comme ça.
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Et en plus on peut avoir des
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filtrages ici par rapport à la durée
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de l'événement, par rapport
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à la date de fin, à la catégorie,
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etc.
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Donc ça permet,
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ça peut permettre de faire des
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regroupements et de retrouver
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certains éléments par exemple.
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Donc c'est un mode qui est, qui peut
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être intéressant dans certains cas.
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On a d'autres modes, je peux pas tous,
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vous les présenter
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mais bon,
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vous pourrez découvrir par
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vous-même en tout cas.
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Donc je pense que je vais vous
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apprendre en vous disant ça,
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sur la gauche vous savez
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ici ce qu'on appelle
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l'explorateur.
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Alors attendez,
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je vais peut-être le rétablir.
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Hop.
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On va se remettre en
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Vu détails. Pardon, il faut
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que je revienne là-dessus.
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Voilà, excusez-moi.
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Vous savez que vous pouvez ajuster
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toutes les zones dans Outlook,
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Donc pour se mettre à l'aise
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vous avez vu que moi j'ai affiché ici
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un mois, mais on en tirant ici vers le bas,
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vous pouvez afficher plus ou moins le
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navigateur de date. D'accord donc c'est
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bien de se mettre aussi un petit peu
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à l'aise au niveau des affichages.
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Moi j'ai un écran qui est pas très
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grand donc en général je me mets en
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semaine de travail parce que samedi,
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dimanche utilise pas le calendrier et
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j'utilise un seul mois ici puisque en
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plus on a facilement la possibilité
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de passer d'un autre mois lorsqu'on
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clique par exemple comme cela.
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Et la petite flèche bien sûr,
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pour revenir ensuite ici sur le bas.
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Donc vous avez dans ce qu'on appelle
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le navigateur
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d'éléments ou de dossiers,
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qu'on est dans la boîte mail.
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Bon là, forcément on est plus sur
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la partie calendrier donc c'est
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un navigateur de calendrier.
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Vous voyez que j'ai pas mal de choses,
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je sais pas si vous avez déjà
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plusieurs affichages comme moi parce que
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vous avez-vous déjà aussi des équipes,
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des groupes que vous avez créés vous-même.
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Les équipes enfin, des groupes,
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des groupes Teams qui proviennent de Teams.
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Ouais, c'est ça, d'accord ? Et même
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des groupes, des groupes qu'on
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a créés dans Outlook.
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Oui, des groupes aussi de ...,
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c'est des groupes office qui ...
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ça revient un peu au même que les
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que les groupes Teams effectivement.
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Donc l'avantage de ça,
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c'est qu'on peut dans Outlook,
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on peut demander à afficher les
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calendriers 'autres collègues.
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Sans même forcément avoir des autorisations.
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Alors quand je dis afficher des calendriers,
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ça veut pas dire que vous allez
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afficher la totalité de ce
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qu'il y a dans le calendrier,
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parce que si vous avez pas de partage,
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vous allez voir en fait qu'une chose.
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Qu'est-ce que vous allez pouvoir
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voir à votre avis ?
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Simplement les créneaux utilisés.
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Enfin les créneaux qui sont pris.
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oui, c'est ça. Oui, c'est ça
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les plages de disponibilité ou pas,
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en fait. Donc on ne voit que
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ça quand on a pas de partage.
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Donc si j'affiche le calendrier
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d'une de mes collègues,
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alors je vais enlever le mien comme
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ça sera un peu plus clair.
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Voilà, je vois ça en fait.
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Je vois simplement des plages
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d'occupation et donc comment j'ai fait
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pour avoir ici l'affichage
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du calendrier de ma collègue ?
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Finalement pas grand chose et j'ai juste
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fait un clic droit ici et je peux
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ici demander d'ajouter un calendrier Outlook,
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donc à partir du carnet d'adresses,
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donc bien sûr,
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ça va rester au niveau
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de votre organisation.
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Je vais pas pouvoir afficher d'autres
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calendriers quoique on peut afficher
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des calendriers personnels si on a
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les informations aussi dans
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Outlook mais là ...
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le but c'était ajouter un calendrier
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à partir du carnet d'adresses.
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Donc à partir de ma structure....
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Donc vous cherchez quelqu'un
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par exemple Pamela je pense que
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je l'ai déjà ma collègue mais
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On va essayer quand même.
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Voilà donc je demande d'ajouter,
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et normalement je devrais
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avoir ici quelque part
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le calendrier de Pamela
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qui va s'afficher. Voilà.
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La différence ici avec ma collègue
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je l'avais déjà,
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je l'avais déjà, j'avais été
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déjà la chercher mais surtout elle
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m'a fait un partage de son calendrier
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Et donc la différence ici entre ce
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que je vous ai montré tout à l'heure
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et ce type de partage, c'est que là,
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je peux voir du détail,
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je peux voir du détail et selon les droits,
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je vais pouvoir même modifier
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ou rentrer
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dans les éléments de ma collègue
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donc vous connaissez déjà, oui,
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oui, d'accord, Micha de vos côtés ?
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Alors n'oubliez pas le micro coupé.
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C'est bon, vous avez pas de oui.
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OK, alors l'avantage après de faire
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ça même si vous avez pas de partage ?
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Ce qui peut être bien si vous êtes
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notamment dans des missions,
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il faut organiser ou avoir une vue sur
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l'ensemble d'une équipe par exemple.
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Donc ce que vous pouvez faire,
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c'est créer des groupes, ce qu'on
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appelle des groupes de calendrier.
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Donc pour faire ça en fait
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Toujours tout ce que je montre
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Vous voyez que c'est toujours clic
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droit, clic droit sur un
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calendrier ou clic droit sur un groupe,
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clic droit sur mon calendrier et ça,
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ça vous donne toujours les options
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pour pouvoir gérer toute cette partie
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là en fait et donc dans le clic
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droit sur mes calendriers vous avez
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ici nouveaux groupes de calendriers.
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Donc ça peut être bien pour ce que j'ai
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fait ici, pour l'équipe de réalisation,
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donc qui peut par exemple DEV.
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Et ensuite, je peux y glisser
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comme je vous l'ai montré tout à l'heure,
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j'ai ajouté des calendriers et ensuite
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je peux glisser d'autres calendriers ici.
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Pour finalement constituer un groupe
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de calendrier.
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Un groupe de personnes avec un
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groupe de calendrier.
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Alors, l'avantage de ça vous
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allez me dire, c'est quoi ?
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C'est simplement comme je vous disais
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avoir une vue d'ensemble parce que là,
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si je clique par exemple ici,
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je vais tout de suite avoir la
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disponibilité des personnes.
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Je voyais que la différence
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entre les gens
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Où j'ai pas de partage et les autres
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donc je vois un peu de détails,
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je vois des titres,
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etc. et ça permet de dire
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voilà la priorité entre 12h, entre 12h et 13h,
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il y a un déjeuner mais sinon
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on pourrait faire quelque chose.
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Enfin, ça donne une vue d'ensemble.
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Et donc le simple fait de créer ce groupe,
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ça vous donne cette possibilité.
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Ça évite d'aller chercher à chaque
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fois ou de téléphoner aux gens pour
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dire : est-ce que tu es dispo à ce moment-là ?"
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etc.
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À la limite,
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c'est même pas pour organiser une
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réunion puisque pour l'organisation
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d'une réunion vous allez avoir des
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outils qui vont vous permettre
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d'avoir cette vue là.
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Finalement, c'est plutôt en amont,
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c'est de voir un peu comment
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l'équipe est chargée ou comment,
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...
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quelle place de dispo serait disponible
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pour commencer peut être une réflexion
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d'organisation d'équipe par exemple.
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Donc ça va pour ça au niveau des
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regroupements, des groupes, etc.
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Donc si je
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veux partager moi mon calendrier,
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qu'est-ce que je dois faire ?
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Est-ce que vous connaissez la manip ?
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Christophe, j'imagine
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moi je vais dans "partager le calendrier"
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en haut dans le ruban.
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Et puis voilà, je prends le mien.
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Et puis je vais chercher
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La personne à qui je veux le partager.
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Effectivement, on peut faire ça
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et je lui donne les droits
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que je souhaite lui donner.
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OK parfait donc effectivement,
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c'est aussi simple que ça et au niveau
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des droits. Donc on peut je vais
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refaire un petit focus parce que c'est
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vrai qu'on peut avoir un niveau,
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de visibilité qui
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peut être différent donc peut afficher
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tous les détails, peut afficher les
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fonctions et les lieux ou alors
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uniquement l'occupation mais ça bon
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à la limite ....
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ce qu'il existe déjà par défaut,
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Avec ce partage là on peut voir au
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moins l'occupation d'une personne,
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oui celui les calendriers qu'on
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va rechercher par adresse.
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On ne peut voir que les occupés.
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Si je ne partage pas,
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mon calendrier,
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les autres utilisateurs
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peuvent le récupérer,
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mais ne verront que les plages
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occupées, ils ne verront pas les détails.
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Pour qu'il les voit
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il faut bien que je donne l'autorisation.
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Tout à fait. Ouais, OK. Oui, tout à fait.
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Et quand ...on
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leur donne l'autorisation de,
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de consultation,
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ils peuvent modifier ou pas ?
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Alors j'allais y venir.
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Oui voilà, j'allais y
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venir parce qu'en fait le partage.
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Effectivement, là il est enfin.
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Je vois que selon les personnes.
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En fait, il est différent.
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Alors j'ai l'impression qu'il faut
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d'abord donner un partage et après vous
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pouvez le modifier de façon plus belle,
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Plus détaillée parce que là
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on a un peu plus d'options.
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Du coup, lorsque vous voyez,
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je sélectionne,
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ou alors peut-être que dans ma structure
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nous avons restreint un
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petit peu les droits.
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Mais j'ai l'impression que c'est plutôt...
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Voilà, il faut y revenir et ensuite on a
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Un peu plus... J'ai les détails,
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on peut aller jusqu'à la délégation.
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"Aller jusque la délégation"
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qu'est-ce que ça veut dire ?
00:12:53
C'est une tierce personne,
00:12:54
elle peut
00:12:56
préparer des réunions
00:12:57
par exemple sur votre calendrier et en fait,
00:12:59
ça va envoyer une invitation "de
00:13:01
la part de " Donc elle peut envoyer
00:13:03
des invitations à votre place.
00:13:05
D'accord
00:13:05
on est
00:13:06
vraiment dans
00:13:07
un mode délégation
00:13:09
donc une secrétaire
00:13:11
de direction par exemple,
00:13:13
si on lui donne la délégation,
00:13:15
elle peut envoyer des rendez-vous.
00:13:18
Au nom de c'est ça, au nom de l'autre
00:13:20
personne, ce sera pas en son nom.
00:13:22
c'est exactement ça.
00:13:23
De là, oui, c'est une petite indication,
00:13:25
c'est indiqué "de la part de"
00:13:27
Mais effectivement,
00:13:28
c'est donc pour faire ça en fait,
00:13:30
lorsque quelqu'un est en délégation.
00:13:32
Eh bien l'autre personne va afficher
00:13:34
le calendrier de l'autre
00:13:36
personne comme imaginons Sami.
00:13:38
Et là je vais pouvoir moi sélectionner,
00:13:42
créer un évènement, inviter des
00:13:44
personnes et envoyer l'invitation.
00:13:45
Et effectivement,
00:13:46
les gens verront que c'est Samir
00:13:48
qui invitent de la part de non.
00:13:50
Pardon, c'est l'inverse,
00:13:51
c'est Alain qui invite,
00:13:52
mais de la part de de Samy.
00:13:53
Donc on le voit quand même dans
00:13:55
l'invitation et également lorsque Sami,
00:13:57
si j'étais délégué de Sami,
00:13:59
Sami reçoit une invitation.
00:14:00
Moi je peux y répondre,
00:14:02
je vais recevoir les invitations également.
00:14:03
En même temps que lui ?
00:14:05
OK, et donc,
00:14:06
et donc je peux répondre également
00:14:07
favorablement ou pas à certaines invitations.
00:14:10
Donc, comme son nom l'indique,
00:14:11
c'est vraiment une délégation hein ?
00:14:12
Donc on peut faire tout.
00:14:14
Il y a juste une petite option.
00:14:15
Je sais pas si vous l'avez vu.
00:14:18
Dans les autorisations de partage ?
00:14:20
Alors on est, je prendre ça ?
00:14:23
On peut consulter ou pas les éléments privés.
00:14:26
Je sais pas si vous voyez ce
00:14:27
que c'est les éléments privés.
00:14:29
C'est un rendez-vous qu'on met et
00:14:31
qu'on déterminé comme privé.
00:14:33
Oui, voilà, c'est la petite option.
00:14:35
Il y a un petit cadenas,
00:14:37
un petit cadenas et donc ça permet de
00:14:39
garder quand même certains éléments en
00:14:41
dehors de la délégation où vous voyez,
00:14:43
et ça c'est.
00:14:44
C'est valable par pardon
00:14:45
pour ces éléments là aussi,
00:14:47
si vous donnez tous les détails à quelqu'un,
00:14:49
les éléments privés sont toujours
00:14:51
sont toujours invisibles,
00:14:52
en fait enfin pas invisibles, mais on verra.
00:14:54
Pas de détails dedans donc
00:14:56
c'est un peu ça là.
00:14:58
La petite.
00:15:00
La petite option qui permet de faire ça ?
00:15:05
OK bon, écoutez là déjà,
00:15:08
si vous vous avez déjà pas mal de
00:15:10
petites connaissances apparemment
00:15:11
au niveau du calendrier,
00:15:12
le regroupement peut-être ça peut voilà,
00:15:14
ça peut être utile dans certains cas,
00:15:16
on a vu rapidement les partages.
00:15:19
Ce que vous avez une question
00:15:21
par rapport à cette partie ?
00:15:23
Non, moi ça va.
00:15:26
Au niveau des affichages,
00:15:27
c'est bon aussi y a rien qui vous ?
00:15:31
Non y a pas de j'ai pas
00:15:32
de souci à ce niveau-là.
00:15:33
Micha votre je sais pas si ça se
00:15:36
prononce micha directement ou s'il faut
00:15:38
dire le T. C'est bon, oui.
00:15:40
C'est bon pour vous aussi OK ?
00:15:43
Alors on avance.
00:15:46
Alors les catégories,
00:15:48
est-ce que c'est quelque
00:15:50
chose que vous utilisez ?
00:15:51
Peut-être pour la messagerie, non ?
00:15:54
Non, Micha ? Non plus.
00:16:00
Alors je vais juste vous
00:16:01
indiquer une petite chose,
00:16:02
c'est que si jamais vous avez envie de
00:16:05
mettre un peu de couleur et surtout un
00:16:07
peu de classement en fait,
00:16:10
les catégories vous créez dans
00:16:12
la partie messagerie ou d'ailleurs
00:16:14
on peut les créer des 2 côtés
00:16:16
Finalement. Mais vous voyez quand je
00:16:17
suis ici, je peux créer,
00:16:19
je peux classer mes éléments et je
00:16:21
peux créer aussi les catégories,
00:16:23
donc ça peut être réutilisé
00:16:25
pour les rendez-vous.
00:16:26
En fait tout ça, donc on peut avoir
00:16:29
les mêmes catégories.
00:16:31
Si par exemple,
00:16:32
vous vous travaillez pour certains sujets
00:16:34
où certains clients, projets.
00:16:36
Vous pouvez donner des noms de projets
00:16:38
et donc y associer
00:16:40
des e-mails mais aussi des rendez-vous
00:16:42
puisque finalement vous voyez,
00:16:43
je vais retrouver ici les mêmes choses.
00:16:46
Bon là c'est classé différemment…
00:16:47
Et donc ce qui permet d'avoir à
00:16:49
la fois visuellement
00:16:52
un petit repère.
00:16:54
Et pardon, hop, et en même temps,
00:16:57
dans le mode que je vous
00:16:59
ai montré tout à l'heure.
00:17:00
Par exemple l'affichage sous forme de liste,
00:17:02
Eh bien on pourrait avoir aussi
00:17:04
un regroupement par catégorie.
00:17:05
Voilà donc après,
00:17:06
c'est pour les gens qui sont vraiment,
00:17:08
qui ont besoin de s'organiser,
00:17:09
de savoir combien de temps ils ont passé,
00:17:11
par exemple sur tel ou tel projet.
00:17:13
Ça peut être,
00:17:14
intéressant d'avoir
00:17:15
ce type de comportement,
00:17:17
d'usage, pardon.
00:17:22
OK Ben écoutez si donc c'est
00:17:23
bon au niveau des affichages,
00:17:25
des regroupements, des partages,
00:17:26
on va passer à la 2e partie qui
00:17:29
est plus sur l'optimisation de
00:17:31
l'organisation d'une réunion.
00:17:32
Alors je sais pas,
00:17:33
j'ai posé la question tout à
00:17:34
l'heure Christophe mais Micha,
00:17:35
vous vous organisez des réunions ?
00:17:37
Vous devez organiser des
00:17:38
réunions dans votre travail ?
00:17:42
Oui, oui. Est-ce qu’un petit peu plus de détails…
00:17:45
Du coup, est-ce que c'est des réunions
00:17:47
plutôt pour votre organisation ?
00:17:49
Est ce qu'il y a des personnes externes ?
00:17:50
Est-ce que c'est avec des étrangers ?
00:17:52
Par exemple qui peuvent venir
00:17:54
d'autres créneaux, fuseaux horaires ?
00:17:56
Non souvent c'est pour une réunion interne,
00:18:02
c'est pour les réunions internes.
00:18:03
D'accord ? Oui. Oui et.
00:18:06
Et donc vous, enfin, vous faites
00:18:08
ça facilement où il y a
00:18:10
des choses qui vous chagrinent
00:18:11
dans l'organisation de réunions ?
00:18:14
Donc pour l'instant ça va d'accord.
00:18:18
OK, alors Ben écoutez,
00:18:19
on va faire un petit rappel,
00:18:20
Du coup je vais vous montrer rapidement
00:18:23
on va créer un nouvel événement.
00:18:25
Oups, il est parti sur mon 2e écran.
00:18:27
C'est pas très grave, je le ramène là.
00:18:31
OK donc voilà, j'ai créé une nouvelle
00:18:35
réunion. Bien évidemment,
00:18:36
on va mettre un petit test comme titre.
00:18:41
L’emplacement et donc ce que je vous disais,
00:18:43
c'est l'assistant de planification.
00:18:44
Donc à partir du moment où vous
00:18:46
allez commencer à inviter des gens.
00:18:48
Là, je vais prendre des gens qui ont un
00:18:50
petit peu de choses dans leur calendrier,
00:18:52
Dina, Daniel par exemple.
00:18:57
Ce sont des collègues.
00:19:00
Donc là par défaut chez nous, c'est.
00:19:03
Des réunions Teams qui se
00:19:06
programment par défaut parce qu'on
00:19:08
fait plus de réunions Teams chez nous
00:19:10
qu’ en physique et donc dans Outlook,
00:19:13
on peut définir que la réunion
00:19:15
par défaut c'est … C'est pour
00:19:17
ça que vous voyez sans rien faire.
00:19:19
Moi j'ai eu cette information
00:19:22
pour la réunion Teams.
00:19:24
Bon ça actuellement
00:19:25
ça se définit par utilisateur
00:19:28
ou c'est sur l'organisation.
00:19:31
Alors j'ai un petit doute,
00:19:32
je pense qu'on peut le faire dans
00:19:34
les options de Outlook et je pense
00:19:36
aussi qu'on peut le faire de façon
00:19:38
plus globale dans l'administration,
00:19:39
mais je suis pas sûr de moi dans
00:19:40
l'administration, je connais,
00:19:41
mais j'ai l'impression qu'on peut
00:19:42
le faire dans les 2 parce que oui,
00:19:44
on va regarder juste après,
00:19:45
mais dans les options on peut le définir.
00:19:49
Donc voilà donc ce que je
00:19:51
voulais vous montrer rapidement parce
00:19:52
c’est que peut-être des rappels pour vous.
00:19:54
Mais voilà,
00:19:54
quand vous avez des collègues qui sont là,
00:19:57
qui sont invités plutôt en interne,
00:19:58
donc c'est pour vous le cas Micha,
00:20:00
vous avez l'assistant de planification.
00:20:02
Vous voyez à côté de du bouton réunion,
00:20:05
ce qui vous permet d'avoir la vue,
00:20:07
un peu comme je vous ai
00:20:08
montré tout à l'heure.
00:20:08
Sauf que là bon,
00:20:09
ce qui était pratique dans ce
00:20:10
que je vous montrais tout à l'heure,
00:20:12
c'est par exemple pour les équipes
00:20:13
avec lesquelles vous travaillez souvent.
00:20:14
Vous pouvez faire ça comme ça,
00:20:16
ça vous donne tout de suite,
00:20:17
sauf que quand vous vous programmez
00:20:19
une réunion.
00:20:20
on sait jamais avec qui on va
00:20:22
programmer une réunion et on va
00:20:23
pas avoir tout le monde forcément,
00:20:24
enfin selon
00:20:26
la grosseur de la structure.
00:20:28
Et donc ça je vais plutôt l'utiliser
00:20:31
pour les personnes avec qui
00:20:33
je travaille moins ou qui sur lesquelles
00:20:35
j'ai pas la vue de leur planning et ça
00:20:38
donne. Excusez-moi. Ça donne le
00:20:40
planning des personnes qu'on invite.
00:20:42
Où ça donne le planning des
00:20:44
calendriers qu'on a partagés.
00:20:47
Non il n’y a pas besoin de partage,
00:20:48
on est
00:20:49
d'accord. Donc si dans mes
00:20:51
calendriers j'ai un calendrier
00:20:52
d'un collègue que je n'ai pas.
00:20:54
si je l'invite à cette réunion,
00:20:55
ça va me donner,
00:20:56
ça va vous donner
00:20:58
Egalement, tout à fait, tout à fait.
00:21:00
Après, ce sont des codes couleur.
00:21:02
Donc il faudra voyez, « Absent du Bureau »
00:21:04
alors ça veut pas dire que Nicolas….
00:21:07
Alors si ça veut dire que Nicolas
00:21:09
ne sera pas au Bureau ?
00:21:11
Oui, non, je suis en train de dire une bêtise.
00:21:12
« Absent du Bureau », ça veut dire qu'il a
00:21:14
planifié une absence.
00:21:16
J'étais en train de
00:21:17
me confondre avec ça.
00:21:19
c'est en déplacement par exemple.
00:21:20
Ou alors nous maintenant on utilise
00:21:23
ce statut également quand on
00:21:25
est en télétravail pour indiquer
00:21:27
qu'on n'est pas forcément sur place
00:21:29
mais qu'on est dispo quand même.
00:21:32
Donc c'est des petits codes,
00:21:33
des codes de couleur le « occupé »
00:21:34
donc si il est en bleu foncé et ou
00:21:37
alors quand j'ai dû donc là
00:21:39
lc'est le mien mais si j'avais
00:21:42
un partage avec une personne.
00:21:43
Je vois également éventuellement
00:21:45
le détail et donc en fait,
00:21:47
ce qui est bien c'est que là il vous
00:21:49
montre que on n'a pas beaucoup
00:21:50
de créneaux disponibles donc on peut
00:21:52
aller voir une autre journée. Bien
00:21:54
évidemment avec le Navigateur ici donc
00:21:55
ce qui est pratique c'est que je
00:21:57
vais cliquer et puis il va me réajuster.
00:22:00
Là, il va me rajouter les horaires en fait,
00:22:02
à partir du moment où je clique ça,
00:22:03
les 2 bandes ici.
00:22:05
vont être le début et la fin
00:22:08
de mon rendez-vous,
00:22:09
alors ici y a un problème.
00:22:12
Il y a un problème parce que malgré que
00:22:13
les gens sont dispos, en vérité, non.
00:22:15
ils sont pas vraiment dispos puisque
00:22:16
j'ai, je sais pas si vous voyez,
00:22:17
mais j'ai des couleurs un peu grisées ici,
00:22:20
donc ça veut dire que je suis en
00:22:22
dehors de leurs heures de travail.
00:22:24
Et dans Outlook,
00:22:25
Euh.
00:22:26
C'est important en fait de renseigner
00:22:28
les heures de travail d'une personne.
00:22:30
Pour qu'on ait cette information,
00:22:32
il y a peut-être des gens qui
00:22:33
ne travaillent pas l'après-midi.
00:22:35
Et dans ce cas-là,
00:22:36
je peux avoir ici l'indication.
00:22:37
donc la couleur grisée m'indique
00:22:39
en fait que je suis en dehors des
00:22:41
heures de travail de cette personne.
00:22:45
Voilà donc sinon après
00:22:47
pour l'organisation de réunions,
00:22:48
il y a pas beaucoup de subtilité en plus.
00:22:51
Si vous avez déjà fait ça, je pense que
00:22:55
je peux l'envoyer de cette façon-là.
00:23:05
Alors oui, j'ai changé de jour,
00:23:07
donc elle est ailleurs,
00:23:08
forcément elle est là.
00:23:09
Voilà donc ce qui est bien,
00:23:10
c'est que vous allez recevoir ça.
00:23:12
Vous savez peut-être déjà, on dit,
00:23:13
dites-moi surtout s'il y a des
00:23:15
choses que vous connaissez.
00:23:17
Les gens qui vont répondre
00:23:18
Puisque là j'ai invité des
00:23:19
gens ils vont recevoir
00:23:20
une invitation,
00:23:22
dès qu'ils vont me répondre,
00:23:23
moi je vais recevoir également
00:23:24
une notification et après si
00:23:26
je veux avoir une petite vue,
00:23:28
vous avez,
00:23:28
quand vous rentrez à nouveau dans la
00:23:31
réunion.
00:23:32
Vous avez une vue aussi sur le
00:23:33
le bouton suivi. Ici vous avez une vue
00:23:35
sur qui a répondu ou pas. Ça éventuellement
00:23:37
vous pouvez relancer aussi parce
00:23:39
que vous avez 15 personnes.
00:23:40
Vous allez pas guetter les 15,
00:23:42
les 15 notifications,
00:23:43
vous allez recevoir dans votre boîte mail,
00:23:45
donc c'est plutôt ici qu'on va aller
00:23:47
voir qui a répondu ou pas.
00:23:53
Alors du coup je vais poser une
00:23:56
petite question, là, vous voyez ?
00:23:58
L'assistant de planification,
00:23:59
c'est quand même assez
00:24:00
pratique parce que voilà,
00:24:02
ça évite d'appeler les gens
00:24:02
de leur envoyer un message.
00:24:03
Est-ce que t'es dispo tel jour-là ?
00:24:05
Ça vous donne directement bien sûr pour ça.
00:24:07
Alors je me tourne vers Christophe,
00:24:09
Il me disait qu’il y avait encore
00:24:11
de l'agenda papier dans la structure.
00:24:12
Forcément si les gens ne jouent pas le
00:24:15
jeu dans la structure ça
00:24:17
sert à rien ,c'est vrai, oui tout à fait.
00:24:19
Après il y a les autres.
00:24:21
Bon si vous invitez des externes.
00:24:23
Si j'invite ici, je vais inviter
00:24:25
mon adresse Mail perso par exemple.
00:24:33
Peut-être mettre un petit point en petit,
00:24:36
Voilà. Donc si j'invite une
00:24:38
personne supplémentaire qui
00:24:39
n'est pas dans la structure.
00:24:41
Je vais être un petit
00:24:42
peu embêté au niveau
00:24:43
de la disponibilité finalement parce
00:24:44
que je sais pas si Alain Damanti
00:24:47
va être dispo aux heures que je
00:24:49
choisis et si vous devez organiser
00:24:50
des réunions comme ça avec beaucoup
00:24:52
d'externes voilà ça peut être
00:24:53
vite problématique parce que il y en
00:24:55
a plein qui vont pas être dispo.
00:24:56
Vous allez recevoir par Mail
00:24:58
« Ben je suis désolé moi je peux pas »
00:24:59
Enfin ça peut être vite une galère
00:25:01
ça peut être un casse-tête.
00:25:03
Donc sachez que pour ça il y
00:25:05
a un outil qui est,
00:25:07
un complément en fait à
00:25:10
Outlook qui s'appelle FindTime.
00:25:11
Je ne sais pas si vous connaissez
00:25:12
peut être déjà ce principe,
00:25:13
ça existe ailleurs.
00:25:14
Chez Google il y a Doodle.
00:25:16
Je pense qu'il s'appelle ainsi. Il y a
00:25:18
d'autres outils qui permettent de
00:25:19
de faire la même chose et ça vous
00:25:21
permet donc si je vais l'activer ici,
00:25:23
vous allez vite comprendre.
00:25:31
Ça va me permettre en
00:25:33
fait d'avoir oui, alors
00:25:34
ça s'installe comment ça.
00:25:37
C'est une appli dans Office
00:25:40
….
00:25:42
alors
00:25:43
je dois vous avouer que je l'ai jamais installée.
00:25:46
Elle est venue, je sais pas si
00:25:47
mon administrateur a fait
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quelque chose mais en tout cas c'est
00:25:51
c'est dans les compléments office
00:25:53
donc on la trouve facilement si
00:25:54
vous tapez FindTime j'imagine.
00:25:57
Regardez peut-être dans
00:25:58
votre Outlook s'il faut pas tout
00:26:00
simplement aller dans fichier, options
00:26:02
et l'activer en tant que module.
00:26:04
Je pense c’est une petite bêtise comme ça,
00:26:06
mais en tout cas oui, peut-être par défaut,
00:26:07
elle est pas directement.
00:26:09
Mais voilà, c'est fini.
00:26:11
FindTime le nom.
00:26:13
Et l'avantage ici,
00:26:14
c'est que donc que FindTime
00:26:16
il va faire un premier boulot.
00:26:17
Donc avec les
00:26:18
personnes, vous voyez que j'ai invité,
00:26:19
il va vous proposer visuellement
00:26:22
des créneaux
00:26:24
Où il y a plus ou moins de gens dispos .
00:26:27
Vous voyez plutôt,
00:26:28
j'ai un peu plus de chance ici.
00:26:30
8h30 c'est tôt mais
00:26:31
la personne que j'invite,
00:26:32
qui externe, par contre elle est
00:26:34
Grisée parce que là je peux pas
00:26:35
avoir la disponibilité,
00:26:36
c'est là tout le problème.
00:26:37
Donc en fait ça vous permet de
00:26:39
Choisir, de vous dire « tel jour
00:26:41
on peut aller voir le
00:26:44
le 30 par exemple s'il y a du de la
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Dispo. Il y a pas beaucoup de dispos.
00:26:48
Bon c'est pas grave,
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on va rester sur le 2 mais imaginez on
00:26:51
va en prendre un 3e, 3e créneau.
00:26:55
Et il va,
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me créer en fait un
00:26:58
Courrier. Alors je le montre ici,
00:27:00
ça c'est bien de le faire avant.
00:27:02
L'organisation de la réunion,
00:27:04
il va me proposer un courrier dans
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lequel il va proposer à tous les
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participants de choisir et de voter
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pour descréneaux horaires en fait.
00:27:12
Donc vous envoyez ça, quand vous envoyez ça,
00:27:14
je vais vous montrer après
00:27:15
de l'autre côté ce que ça,
00:27:16
va vous donner. Une page
00:27:19
de vote voilà.
00:27:21
Donc là l'avantage, c'est surtout,
00:27:23
pour les externes.
00:27:24
Donc on fait ça en général donc ça vous
00:27:26
ouvre en fait un une page de ce type-là.
00:27:28
Et donc là j'avais proposé 6 créneaux
00:27:31
pour cet exemple là ,et là, les personnes
00:27:32
vont pouvoir dire oui, je suis là,
00:27:34
ça c'est mon créneau préféré.
00:27:36
Alors c'est bien d'en avoir plutôt qu'un,
00:27:38
pas et comme ça,
00:27:39
ça vous donne à la fois les
00:27:41
disponibilités d'une personne,
00:27:43
son créneau le plus, enfin, le préféré.
00:27:45
Et une fois que tout le monde aura voté,
00:27:48
vous pouvez aller directement
00:27:49
à partir de cet outil,
00:27:50
ça va faire le lien avec
00:27:52
Outlook et vous allez pouvoir
00:27:53
dire cette session.
00:27:54
du coup, Daniel, Julien,
00:27:56
Alain, ils sont dispos.
00:27:57
Enfin, cette session,
00:27:58
ce créneau-là. Et je vais planifier ma
00:28:00
réunion à partir de ce créneau et comme ça,
00:28:03
vous voyez,
00:28:04
il revient du coup sur la
00:28:07
réunion avec les bons participants.
00:28:09
Test de réunion, c'était bien moi,
00:28:10
le nom tout ça donc,
00:28:12
et il vous propose du coup de programmer
00:28:14
sur cette plage horaire.
00:28:16
Donc c'est super pratique,
00:28:18
c'est simple à utiliser.
00:28:21
Et voilà, c'est finit d'installer
00:28:23
FindTime et ça marche aussi
00:28:25
sur l'application en ligne.
00:28:26
Si vous avez des collègues qui ont
00:28:28
l'habitude d'utiliser
00:28:29
l'application en ligne,
00:28:31
quand vous installez le module,
00:28:33
il s'installe normalement,
00:28:34
il sera disponible sur
00:28:35
la partie Online également.
00:28:39
D'accord, donc c'est voilà,
00:28:41
c'est une petite astuce
00:28:44
Pour faciliter.
00:28:46
Comme je le disais
00:28:48
la problématique des disponibilités,
00:28:50
notamment avec les externes.
00:28:55
Alors ensuite,
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peut-être une petite dernière chose,
00:28:57
je sais pas si vous travaillez à
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l'international ou peut-être Christophe vous.
00:29:00
Si des collègues vous posent la question,
00:29:02
Sachez, vous pouvez aussi afficher
00:29:04
des fuseaux horaires différents du vôtre,
00:29:07
ce qui permet également par exemple,
00:29:10
je vais en prendre un lointain.
00:29:12
Pardon, si moi je planifie à 17h30 à birman.
00:29:15
Il sera 2h30 donc ça vous donne l'indication,
00:29:18
il faut peut être plutôt travailler
00:29:20
le matin avec eux parce que sinon vous
00:29:22
risquez de les réveiller en pleine nuit.
00:29:24
Oui donc ça
00:29:27
permet d'avoir et on peut en
00:29:29
afficher jusque 3 dans les options.
00:29:32
D'accord ?
00:29:38
Voilà alors ce qu'on peut rapidement
00:29:40
balayer aussi parce que vous m'avez parlé de
00:29:43
23 options. Donc les options,
00:29:46
j'ai peut être été un peu vite,
00:29:48
tout ce qui est, en fait paramétrage,
00:29:50
tout ce qui est personnalisation de
00:29:52
votre Outlook. Il faut toujours penser à
00:29:55
aller dans fichier et options, donc c'est
00:29:57
un peu caché là-bas tout en bas, mais.
00:29:59
c'est là qu'on retrouve absolument tout.
00:30:03
Et dans le absolument tout,
00:30:04
la première chose qu'on vous
00:30:05
propose d'ailleurs voyez,
00:30:06
c'est les horaires de travail.
00:30:08
Et ça devient de plus en plus
00:30:11
important de le faire vu qu'on est
00:30:13
beaucoup en télétravail ou parfois
00:30:14
lors des périodes de confinement.
00:30:16
En effet,
00:30:18
c'était compliqué d'avoir des frontières
00:30:20
entre le personnel et le boulot et
00:30:23
donc ça permet plein de choses.
00:30:24
Ça permet d'une part ce que je vous
00:30:25
ai montré tout à l'heure,
00:30:26
ça permet d'avoir une coloration
00:30:28
différente sur son calendrier et les
00:30:30
autres peuvent le voir ça.
00:30:31
Donc si par exemple les gens
00:30:34
qui travaillent que le matin
00:30:35
c'est important de le mettre ça.
00:30:37
Vous avez pas besoin de mettre
00:30:39
des plages d'indisponibilité
00:30:41
dans Outlook ?
00:30:42
Du coup,
00:30:42
il va lui,
00:30:43
il va automatiquement mettre
00:30:45
une couleur différente pour ça.
00:30:48
Donc pour tous les jours cochés,
00:30:49
c'est les mêmes horaires,
00:30:51
= par contre on peut pas
00:30:52
aller dans le détail, vous voyez,
00:30:54
si le mercredi vous travaillez
00:30:55
le matin et pas l'après-midi
00:30:56
on peut pas faire.
00:30:57
C’est un peu global là du coup pour
00:30:59
le mercredi il faudra mettre une
00:31:01
plage d'indispo dans son calendrier
00:31:02
tous les mercredis par exemple.
00:31:04
On pourrait faire ça mais c'est pour
00:31:06
ça qu'ici on peut pas
00:31:08
le faire jour par jour.
00:31:12
Donc on a parlé de l'option,
00:31:14
alors je l'ai vu parce qu'il y
00:31:15
a beaucoup de choses là-dedans,
00:31:16
mais alors ça doit être de toute façon
00:31:20
dans calendrier, horaire, option..
00:31:24
Fiche horaire, assistante, planifie.
00:31:28
Ah non, alors je l'ai vu,
00:31:30
je suis sûr de l'avoir vu mais
00:31:37
Non ), je vois,ça m'échappe.
00:31:40
J'ai un petit trou de mémoire, c'est pas très
00:31:42
grave mais je pense que c'est
00:31:45
peut-être dans l'application online.
00:31:47
que vous pouvez dire en fait à Outlook de
00:31:50
que ce soit le « par défaut », que ce soit,
00:31:52
que ce soit les réunions Teams,
00:31:54
c'est ça qu'on cherchait.
00:31:55
Je pense. Alors si vous voulez
00:31:56
on peut jeter un œil vite fait.
00:31:58
dans les paramètres de l'application
00:32:00
en ligne, c’est que parfois il y
00:32:02
a des petites choses qui sont
00:32:06
dans le calendrier.
00:32:10
On va chercher Teams. Peut-être que
00:32:12
l'élément que vous créez, voilà.
00:32:18
Voilà, c'est là, c'est là,
00:32:19
alors je ne sais pas pourquoi
00:32:21
dans l'autre je l'ai peut-être
00:32:23
pas vu mais vous pouvez le
00:32:25
choisir apparemment au niveau de…
00:32:27
, je le fais ici.
00:32:36
Alors je reviens dans Outlook.
00:32:42
Alors, dans les options,
00:32:43
il y a également les numéros de semaine.
00:32:46
Je sais pas si vous avez l'habitude
00:32:48
de travailler avec ça.
00:32:50
Mais au niveau de l'affichage,
00:32:58
je ne sais plus où
00:32:59
ça se trouve non plus.
00:33:07
Mais c'est fou, ça n'arrête pas de bouger.
00:33:09
C'est, ça n'arrête pas de bouger.
00:33:17
C’est pas grave..
00:33:19
Aujourd'hui je j'ai pas envie de
00:33:20
tout trouver donc je suis désolé.
00:33:22
Voilà normalement vous pouvez
00:33:24
cocher. J'avais déjà vu aussi ça.
00:33:26
Je sais pas ce que c'est.
00:33:27
Pour avoir ici à
00:33:29
côté les numéros de semaine,
00:33:30
ce qui est quand même pratique parce
00:33:32
que on parle beaucoup en numéro
00:33:35
de semaine dans certains projets.
00:33:36
Alors j'ai l'impression qu'il y
00:33:37
a des petites choses qui sont
00:33:39
transférées sur l'application en ligne.
00:33:40
Je sais qu'il y a pas mal de
00:33:43
modifications ou de changements
00:33:44
là sur les 2 applications mais
00:33:46
voilà donc il est 38 donc on a
00:33:48
encore un peu de temps devant nous.
00:33:50
Alors je regarde rapidement.
00:33:52
Ce que j'avais dans mon planning.
00:34:01
Oui bon, j'ai balayé déjà pas mal de choses.
00:34:03
Donc si vous avez des questions qui
00:34:05
restent encore en suspens, vous pouvez me
00:34:08
on peut-être échanger un petit peu.
00:34:12
Michel, du coup,
00:34:14
est-ce que ça vous semble…
00:34:15
FindTime par exemple,
00:34:17
ça vous semble intéressant ?
00:34:18
Oui, c'est très intéressant.
00:34:22
C'est super, oui.
00:34:24
Vous l’avez aussi
00:34:25
dans votre structure ?
00:34:27
Les gens n'utilisent pas forcément
00:34:29
le calendrier au quotidien,
00:34:30
peut-être pour renseigner les
00:34:35
rendez-vous,
00:34:36
tout ça peut être.
00:34:40
N'oubliez pas de….
00:34:42
je n'ai pas encore fini ma trame.
00:34:44
Je vais télécharger,
00:34:44
je vais faire…
00:34:46
Oui, d'accord, oui ,oui,
00:34:48
vous pouvez regarder à ce
00:34:50
moment-là comment le télécharger.
00:34:51
Alors on peut jeter un œil,
00:34:52
ici.
00:34:55
Alors pareil, les compléments,
00:34:57
…
00:34:58
ils sont là maintenant donc il faut
00:35:00
aller dans fichier, information,
00:35:02
gérer les compléments.
00:35:04
Vous voyez, im m'ouvre d'ailleurs
00:35:06
mon application online.
00:35:08
Et donc là normalement, FindTime.
00:35:12
Si je l’écris pas bien, ça va pas aller.
00:35:15
Et on le retrouve assez facilement et
00:35:18
donc vous pouvez normalement…
00:35:21
Il est déjà ajouté,
00:35:22
mais non il devrait y avoir un
00:35:23
bouton pour l'ajouter.
00:35:24
Oui super merci beaucoup.
00:35:28
Je vous en prie.
00:35:31
Juste.
00:35:49
Alors je vais peut-être,
00:35:50
c'est bon, ça fonctionne,
00:35:51
ça fonctionne.
00:35:58
On va très bien déjà.
00:35:59
Si vous avez pu faire ça..c’est
00:36:09
parce que vous utilisez Teams,
00:36:10
du coup pour vos réunions ou pour les
00:36:12
organisations de certaines réunions.
00:36:15
Alors nous, on utilise pas beaucoup
00:36:17
Teams. On utilise beaucoup plus
00:36:22
Zoomvoilà,
00:36:25
oui, d'accord ? Pourtant, Teams
00:36:27
il est dans votre suite.
00:36:29
Oui tout à fait,tout à fait.
00:36:30
Enfin, ça marche très bien aussi.
00:36:31
je veux pas, mais oui.
00:36:33
Après, si vous utilisez pas Teams dans
00:36:36
le cadre de projets, j'imagine du coup
00:36:38
il vient pas comme l'outil évident.
00:36:41
Vous mettre le en place pour vos
00:36:42
réunions, c'est ça .
00:36:44
Bon ? Et puis c'est vrai qu'il y a
00:36:46
beaucoup de personnes qui utilisent
00:36:48
Zoom, qui n'ont pas forcément Teams.
00:36:53
En plus, ce qui est vrai par
00:36:55
rapport à Teams, alors ça,
00:36:56
ça a dû changer parce que je
00:36:58
m'aperçois justement avec la formation que
00:36:59
là on fait autrement.
00:37:01
Mais au départ, on pouvait
00:37:03
pas lancer la réunion Teams d'un mail.
00:37:06
C’était un peu compliqué au début.
00:37:09
Et Zoom on avait simplement un lien,
00:37:11
ça partait et il y avait pas besoin
00:37:13
de rentrer grand chose et voilà donc,
00:37:14
on a pris des abonnements chez eux,
00:37:15
mais évidemment.
00:37:17
les gens ont plus l'habitude avec ça.
00:37:19
Oui, d'accord, je comprends.
00:37:20
Après comme on disait tout à l'heure,
00:37:22
il y a les habitudes qui sont là.
00:37:24
Oui c'est vrai.
00:37:24
ça a évolué.
00:37:26
C'est vrai que maintenant Teams on
00:37:28
le voit de plus en plus.
00:37:30
Ça évolue beaucoup, ça évolue beaucoup,
00:37:32
ils ont pris toutes les bonnes idées
00:37:34
qu'il y avait chez les autres.
00:37:36
De zoom etc.
00:37:38
Et ça a beaucoup évolué.
00:37:39
Je pense que ça va être,
00:37:41
ça va être dur, difficile.
00:37:43
Parce qu'on est sur une pertede temps de
00:37:45
revenir sur Zoom ou sur autre choses, mais
00:37:47
on peut quasiment tout
00:37:49
faire maintenant dans Teams.
00:37:50
Mais bon après voilà
00:37:52
c'est des choix aussi.
00:37:54
D'ailleurs je sais pas si ça peut vous
00:37:57
intéresser vu qu'il nous reste 2-3 Min.
00:38:00
Je sais pas si vous avez vu ici,
00:38:01
moi j'ai des temps de travail individuel.
00:38:05
Qui ont la particularité de s'ajouter
00:38:08
automatiquement dans mon calendrier.
00:38:11
Alors il le fait,
00:38:12
ça se fait semaine par semaine.
00:38:13
c'est pour ça que j'en ai pas tout le temps,
00:38:15
mais par contre voyez que
00:38:17
j'en ai quand même pas mal,
00:38:18
sauf cette semaine-là et
00:38:20
donc il y a un nouvel,
00:38:22
un nouveau composant dans Outlook ,
00:38:25
alors c'est pas vraiment du calendrier.
00:38:27
Je vais revenir pardon
00:38:28
sur ma messagerie.
00:38:32
C'est pas vraiment du calendrier,
00:38:33
mais ça peut voilà,
00:38:35
il y a quelques options qui
00:38:37
peuvent comme ce que je suis
00:38:38
en train de vous montrer, qui
00:38:40
peuvent impacter votre calendrier.
00:38:42
Donc c'est ce qu'on appelle Viva inside.
00:38:43
Je sais pas si vous avez déjà entendu
00:38:46
et ce sont des compléments pour vous
00:38:48
aider un petit peu au quotidien, en fait,
00:38:50
dans les options de Viva,
00:38:53
on a ce qu'on appelle
00:38:55
je sais pas si
00:38:58
je vais le trouver ici
00:39:00
Bien évidemment, je ne vais pas le trouver,
00:39:02
c'est pas grave, on va aller plus loin ici.
00:39:05
Je vais vous,
00:39:06
je vais retrouver ça tout de suite.
00:39:08
Voilà
00:39:09
C'est un plan de travail
00:39:12
individuel qui est activé chez
00:39:14
moi et donc on va définir
00:39:16
en gros,
00:39:17
on va définir par exemple des
00:39:19
plages de 2h par jour.
00:39:21
sur lequel on souhaite
00:39:23
travailler de façon individuelle.
00:39:24
Donc en fait il va vous bloquer du
00:39:26
temps tous les jours
00:39:27
Il n’ y a pas vraiment d'heure,
00:39:29
il va essayer de trouver des
00:39:31
créneaux qui vont bien.
00:39:33
C'est pour ça que dans mon calendrier
00:39:34
vous voyez que c'est pas toujours
00:39:35
les mêmes heures en fait.
00:39:36
Là il m'a trouvé 2h parce que moi
00:39:38
je suis planifié donc je l'ai
00:39:40
programmé sur des plages de 2h00 que
00:39:41
j'ai. A côté de la formation,
00:39:43
je fais de la conception
00:39:45
j'aime bien avoir et donc il essaye
00:39:47
tant que possible de me trouver
00:39:49
des créneaux tous les jours pour
00:39:51
que je puisse bloquer 2h et donc
00:39:53
c'est assez pratique.
00:39:54
Donc il y a plein d'autres choses
00:39:56
autour de Viva qui tournent
00:39:59
plus autour de la messagerie,
00:40:01
etc.
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Mais ça vaut le coup d'y jeter un
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œil si vous l'avez activé.
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S'il est activé
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sur votre organisation,
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dans votre organisation par
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vos administrateurs,
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pardon, vous allez voir.
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Il y a plein de petites
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astuces comme ça et qui
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peuvent faciliter la vie,
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qui est quand même intéressante.
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Voilà pour finir sur une note un petit peu plus
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Personnelle et en termes d'organisation.
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Du coup,
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j'ai fini mon programme.
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Est-ce que toutefois il reste des
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petites questions ou quelque chose
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qui a manqué dans la session ?
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Non, c'est bien, c'est bien.
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Enfin moi, j'apprécie ça fait
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plusieurs fois que je le fais et
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c'est vrai que c'est des petites
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sessions qui durent pas longtemps.
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Et on apprend toujours des choses,
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donc moi ça me convient très
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bien parce que c'est vrai que des fois,
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les formations qui durent des
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demi-journées, des journées,
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c'est pas toujours évident à caler.
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Que là, c'est des petits trucs d'une heure.
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Voilà, on bloque 1h et
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vous êtes pas 15 pour
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qu'on puisse échanger, c'est ça qui est
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là. la dernière fois on était
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un peu plus nombreux mais c'est
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vrai que là c'est impeccable.
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Ça dépend des sessions c'est vrai.
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Donc pour vous Christophe,
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la prochaine étape ça va être de
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ramener vos collègues dans nos
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sessions pour que ils vous laissent
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…
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Mais c'est vrai que c'est dommage
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parce qu'ils reçoivent les mails aussi
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pour s'inscrire.
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C’est souvent des problèmes de temps
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aussi je vous dis c'est des problèmes
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de temps et puis c'est tellement plus
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facile de venir voir quelqu'un.
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Et puis ils vont qui,
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qui est là pour ça ?
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Un petit peu aussi donc voilà.

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