Outlook - Rappeler ou remplacer un message électronique que vous avez envoyés Vidéo

Découvrez comment rappeler ou remplacer un message électronique que vous avez envoyé dans Outlook grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes étapes pour récupérer un message envoyé et le supprimer dans la liste des destinataires qui ne l'ont pas encore ouvert, ainsi que pour remplacer un message par exemple si vous avez oublié d'inclure une pièce jointe.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Outlook et pour éviter les erreurs d'envoi de messages.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de messagerie, présentation professionnelle.

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Objectifs :

Comprendre comment rappeler un message envoyé dans Outlook et les conditions nécessaires pour que cette fonctionnalité fonctionne.

Chapitres :

Introduction au rappel de message
Dans le cadre de la communication professionnelle, il arrive parfois d'envoyer un message par erreur ou de regretter son envoi. Heureusement, Outlook offre une fonctionnalité de rappel de message qui permet de récupérer un message envoyé et de le supprimer de la liste des messages des destinataires qui ne l'ont pas encore ouvert.
Conditions pour le rappel de message
Pour que le rappel de message fonctionne, plusieurs conditions doivent être remplies : - Le destinataire doit avoir un compte Exchange au sein de la même organisation que vous. - Le destinataire ne doit pas avoir ouvert ou reçu le message.
Étapes pour rappeler un message
Pour rappeler un message, suivez ces étapes : 1. Accédez à votre dossier 'Éléments envoyés' et localisez le message que vous souhaitez rappeler. 2. Double-cliquez sur le message pour l'ouvrir dans une nouvelle fenêtre. Notez que si vous le sélectionnez simplement dans le volet de lecture, l'option de rappel ne sera pas disponible. 3. Dans le ruban du mail ouvert, choisissez 'Actions' puis cliquez sur 'Rappeler ce message'.
Options de rappel
Une fois que vous avez cliqué sur 'Rappeler ce message', une fenêtre s'ouvre avec deux options : - Supprimer les copies non lues de ce message. - Supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau message. Si vous choisissez cette dernière option, rédigez votre nouveau message puis envoyez-le. Assurez-vous de cocher la case pour recevoir des notifications sur le succès ou l'échec de la manipulation.
Notifications de rappel
Après avoir effectué le rappel, Outlook vous informera pour chaque destinataire du résultat de l'opération. Vous recevrez un message indiquant si le rappel a réussi ou échoué, ce qui vous permet de suivre l'efficacité de votre action.
Conclusion
Le rappel de message dans Outlook est une fonctionnalité utile pour corriger des erreurs de communication. En respectant les conditions et en suivant les étapes appropriées, vous pouvez récupérer un message envoyé et minimiser les malentendus.

FAQ :

Comment rappeler un message dans Outlook?

Pour rappeler un message dans Outlook, ouvrez le message dans le dossier Éléments envoyés, cliquez sur 'Actions' dans le ruban, puis sélectionnez 'Rappeler ce message'. Choisissez ensuite de supprimer les copies non lues ou de les remplacer par un nouveau message.

Quelles sont les conditions pour que le rappel de message fonctionne?

Le rappel de message fonctionne si le destinataire possède un compte Exchange dans la même organisation et s'il n'a pas encore ouvert le message.

Que se passe-t-il si le rappel échoue?

Si le rappel échoue, Outlook vous enverra une notification pour chaque destinataire, vous informant du résultat du rappel.

Puis-je remplacer un message lors du rappel?

Oui, lors du rappel, vous avez l'option de supprimer les copies non lues et de remplacer le message par un nouveau message que vous pouvez rédiger et envoyer.

Pourquoi ne puis-je pas voir l'option de rappel?

L'option de rappel n'est pas disponible si vous n'avez pas ouvert le message dans une nouvelle fenêtre. Assurez-vous de double-cliquer sur le message pour l'ouvrir correctement.

Quelques cas d'usages :

Correction d'une erreur d'envoi

Un employé réalise qu'il a envoyé un email avec une information incorrecte. En utilisant la fonction de rappel, il peut supprimer le message non lu et envoyer une version corrigée, évitant ainsi toute confusion.

Ajout d'une pièce jointe oubliée

Un utilisateur envoie un email sans la pièce jointe nécessaire. Grâce à la fonction de rappel, il peut supprimer le message initial et envoyer un nouveau message avec la pièce jointe, garantissant que le destinataire reçoit toutes les informations nécessaires.

Gestion des communications internes

Dans une grande organisation, un manager envoie un message à son équipe mais se rend compte qu'il a omis des détails importants. Il utilise le rappel pour supprimer le message et envoie une version mise à jour, assurant que tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde.

Prévention des malentendus

Un employé envoie un message qui pourrait être mal interprété. En rappelant le message avant qu'il ne soit ouvert, il peut éviter des malentendus et clarifier ses intentions dans un nouveau message.

Glossaire :

Rappel de message

Fonctionnalité qui permet de récupérer un message envoyé et de le supprimer de la liste des messages des destinataires qui ne l'ont pas encore ouvert.

Compte Exchange

Type de compte de messagerie utilisé dans les organisations qui permet la gestion des emails, calendriers et contacts via Microsoft Exchange.

Dossier Éléments envoyés

Emplacement dans un client de messagerie où sont stockés tous les messages que l'utilisateur a envoyés.

Ruban

Interface graphique dans les applications Microsoft, comme Outlook, qui contient des onglets et des commandes pour effectuer des actions.

Actions

Menu dans Outlook qui permet d'accéder à diverses fonctionnalités, y compris le rappel de message.

Copies non lues

Versions d'un message qui n'ont pas encore été ouvertes par le destinataire.

00:00:09

il n'est peut-être pas trop tard pour le rappeler.

00:00:12

Un rappel de message permet de récupérer un message que vous avez envoyé et de le supprimer dans la liste des messages des destinataires qui ne l'ont pas encore ouvert.

00:00:20

Vous pouvez également remplacer le message, par exemple si vous avez juste oublié d'inclure une pièce jointe.

00:00:26

Cette fonctionnalité est disponible, mais il existe quand même plusieurs conditions pour que le rappel puisse fonctionner.

00:00:32

Alors déjà il faut que le destinataire possède un compte Exchange dans la même organisation que la vôtre.

00:00:38

Le destinataire ne doit pas avoir réceptionné ou ouvert le message.

00:00:42

Donc dans votre dossier "Eléments envoyés", il faut retrouver le message que vous souhaitez rappeler.

00:00:48

Et attention à bien double-cliquer pour l'ouvrir dans une nouvelle fenêtre.

00:00:52

Si vous le sélectionnez simplement pour le faire apparaître dans le volet de lecture vous ne retrouverez pas l'option de rappel.

00:00:59

Donc ouvrez le bien dans une nouvelle fenêtre et dans le ruban du mail ouvert, choisissez "Actions",

00:01:05

puis cliquez sur "Rappeler ce message".

00:01:09

Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez "Supprimer les copies non lues de ce message" ou "Supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau message",

00:01:17

si vous envoyez un message de remplacement, rédigez-le puis envoyez.

00:01:21

Pensez bien à laisser cocher cette case afin de savoir si la manipulation a réussi ou a échoué.

00:01:26

Donc Outlook va pouvoir vous avertir pour chaque destinataire vous recevrez un message comme celui-ci en fonction du résultat du rappel.

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