Outlook - Rappeler ou remplacer un message électronique que vous avez envoyés Vidéo

Découvrez comment rappeler ou remplacer facilement un message électronique que vous avez envoyé dans Microsoft 365. Cette vidéo vous guidera à travers les étapes pour récupérer un message envoyé par erreur ou le mettre à jour avec les informations correctes.
Apprenez comment éviter les situations embarrassantes et maintenir une communication professionnelle efficace.
Ne manquez pas cette opportunité d'améliorer vos compétences en gestion des e-mails dans Microsoft 365.

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Description
Avis

Objectifs :

Comprendre comment rappeler un message envoyé dans Outlook et les conditions nécessaires pour que cette fonctionnalité fonctionne.

Chapitres :

Introduction au rappel de message
Dans le cadre de la communication professionnelle, il arrive parfois d'envoyer un message par erreur ou de regretter son envoi. Heureusement, Outlook offre une fonctionnalité de rappel de message qui permet de récupérer un message envoyé et de le supprimer de la liste des messages des destinataires qui ne l'ont pas encore ouvert.
Conditions pour le rappel de message
Pour que le rappel de message fonctionne, plusieurs conditions doivent être remplies : - Le destinataire doit avoir un compte Exchange au sein de la même organisation que vous. - Le destinataire ne doit pas avoir ouvert ou reçu le message. Ces conditions sont essentielles pour garantir que le rappel soit effectif.
Étapes pour rappeler un message
Pour rappeler un message dans Outlook, suivez ces étapes : 1. Accédez à votre dossier 'Éléments envoyés' et localisez le message que vous souhaitez rappeler. 2. Double-cliquez sur le message pour l'ouvrir dans une nouvelle fenêtre. Notez que si vous le sélectionnez simplement dans le volet de lecture, l'option de rappel ne sera pas disponible. 3. Dans le ruban du mail ouvert, choisissez 'Actions'. 4. Cliquez sur 'Rappeler ce message'. 5. Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez l'une des options suivantes : - 'Supprimer les copies non lues de ce message'. - 'Supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau message'. Si vous choisissez cette dernière option, rédigez votre nouveau message et envoyez-le.
Suivi du rappel
Il est important de cocher la case qui permet de recevoir des notifications concernant le succès ou l'échec du rappel. Outlook vous informera pour chaque destinataire avec un message indiquant le résultat du rappel, ce qui vous permettra de savoir si votre action a été efficace.
Conclusion
Le rappel de message dans Outlook est une fonctionnalité utile qui peut vous aider à gérer des erreurs de communication. En respectant les conditions nécessaires et en suivant les étapes appropriées, vous pouvez récupérer un message envoyé et minimiser les conséquences d'une erreur.

FAQ :

Comment rappeler un message dans Outlook?

Pour rappeler un message dans Outlook, ouvrez le message dans le dossier Éléments envoyés, cliquez sur 'Actions' dans le ruban, puis sélectionnez 'Rappeler ce message'. Choisissez ensuite de supprimer les copies non lues ou de les remplacer par un nouveau message.

Quelles sont les conditions pour que le rappel de message fonctionne?

Le rappel de message fonctionne si le destinataire possède un compte Exchange dans la même organisation et s'il n'a pas encore ouvert le message.

Que se passe-t-il si le rappel échoue?

Si le rappel échoue, Outlook vous avertira pour chaque destinataire avec un message indiquant le résultat du rappel.

Puis-je remplacer un message lors du rappel?

Oui, lors du rappel, vous pouvez choisir de supprimer les copies non lues et de les remplacer par un nouveau message que vous pouvez rédiger et envoyer.

Comment savoir si le rappel a réussi?

Assurez-vous de cocher la case pour recevoir des notifications sur le succès ou l'échec du rappel pour chaque destinataire.

Quelques cas d'usages :

Correction d'une erreur d'envoi

Un employé a envoyé un email avec une information incorrecte. En utilisant la fonction de rappel, il peut récupérer le message avant que le destinataire ne l'ouvre et envoyer une version corrigée.

Ajout d'une pièce jointe oubliée

Un utilisateur a oublié d'inclure une pièce jointe dans un email important. Grâce au rappel de message, il peut supprimer le message initial et envoyer une nouvelle version avec la pièce jointe.

Gestion des communications internes

Dans une grande organisation, un manager envoie un message à toute l'équipe. S'il réalise qu'il a omis des informations cruciales, il peut rappeler le message et le remplacer par une version mise à jour, assurant ainsi que tous les membres de l'équipe reçoivent les bonnes informations.

Prévention des malentendus

Un employé envoie un message qui pourrait être mal interprété. En rappelant le message, il peut éviter des malentendus et clarifier ses intentions dans un nouveau message.

Glossaire :

Rappel de message

Fonctionnalité permettant de récupérer un message envoyé et de le supprimer de la liste des messages des destinataires qui ne l'ont pas encore ouvert.

Compte Exchange

Type de compte de messagerie utilisé dans les organisations qui permet la gestion des emails, calendriers et contacts via Microsoft Exchange.

Dossier Éléments envoyés

Emplacement dans un client de messagerie où sont stockés tous les messages que l'utilisateur a envoyés.

Ruban

Interface graphique dans les applications Microsoft, comme Outlook, qui contient des onglets et des commandes pour effectuer des actions.

Fenêtre de message

Interface qui s'ouvre pour permettre à l'utilisateur de composer ou de modifier un message dans un client de messagerie.

Copies non lues

Versions d'un message qui n'ont pas encore été ouvertes par le destinataire.

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mais que vous regrettez finalement de l'avoir envoyé ou s'il s'agit d'une erreur,

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il n'est peut-être pas trop tard pour le rappeler.

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un rappel de message permet de récupérer un message que vous avez envoyé et de

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le supprimer dans la liste des messages des

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destinataires qui ne l'ont pas encore ouvert.

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Alors vous pouvez également remplacer le message par exemple

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si vous avez juste oublié d'inclure une pièce jointe.

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Donc cette fonctionnalité est disponible,

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mais il existe quand même plusieurs conditions

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pour que le rappel puisse fonctionner.

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Or,

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déjà,

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il faut que le destinataire possède un compte

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exchange dans la même organisation que la vôtre.

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le destinataire ne doit pas avoir réceptionné ou ouvert le message.

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Donc dans votre dossier éléments envoyé,

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il faut retrouver donc le message que vous souhaitez rappeler.

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Et attention donc à bien double cliquer pour l'ouvrir dans une nouvelle fenêtre.

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Donc si vous le sélectionnez simplement pour le

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faire apparaître dans le volet de lecture,

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vous ne retrouverez pas l'option de rappel.

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Donc ouvrez le bien dans une nouvelle fenêtre et dans le ruban du mail ouvert,

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choisissez action puis cliquez sur rappelez ce message.

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Dans la fenêtre qui s'ouvre,

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choisissez supprimer les copies non lues de ce message ou supprimer

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les copies non lues et les remplacer par un nouveau message.

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Si vous envoyez un message de remplacement,

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rédigez-le puis envoyez.

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pensez bien à laisser cocher cette case afin de savoir si la manipulation a

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réussi ou a échoué donc outlook va pouvoir vous avertir pour chaque destinataire,

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vous recevrez un message comme celui-ci et en fonction du résultat du rappel.

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