OneDrive - Bouclez votre fiche de frais en 2 min ! Cas d'usage

Découvrez comment la plateforme d'apprentissage en ligne Dileap365 peut vous aider à maîtriser les outils Microsoft 365 avec cette vidéo pratique sur les tarifs.
Cette ressource vous montre comment obtenir un accès illimité aux contenus de formation disponibles sur la plateforme, y compris des ressources multimédias et des cours animés en visioconférence.
Vous pouvez choisir entre des abonnements Premium d'un mois ou d'un an, ou une solution sur mesure pour les entreprises avec des exigences spécifiques.
Cette vidéo est destinée aux utilisateurs professionnels de Microsoft 365 souhaitant améliorer leurs compétences et leur productivité.
Les tags associés sont Microsoft 365, formation en ligne, tarifs, plateforme d'apprentissage.

1:59
3203 vues

Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de présenter l'application Office Lens comme une solution efficace pour gérer les fiches de frais, en simplifiant le processus de numérisation et de partage de documents avec la comptabilité.

Chapitres :

Introduction au Problème
Dans cette vidéo, un individu exprime son stress face à une situation avec sa comptable, qui le presse pour l'envoi de sa fiche de frais. Ce contexte met en lumière les défis liés à la gestion des justificatifs de dépenses.
Les Défis de la Gestion des Justificatifs
L'individu explique qu'il doit scanner tous ses justificatifs et remplir une fiche Excel, ce qui lui prend beaucoup de temps. Ce processus traditionnel est souvent perçu comme une corvée, surtout à la fin du mois.
Présentation d'Office Lens
L'ami propose une solution : l'application Office Lens. Cette application gratuite peut être reliée à un compte OneDrive, facilitant ainsi la gestion des documents. Office Lens permet de photographier les tickets et justificatifs sans avoir besoin d'une photocopieuse ou d'un scanner.
Fonctionnalités d'Office Lens
Office Lens simplifie le cadrage des documents, car l'application ajuste automatiquement l'image. De plus, il est possible de photographier plusieurs documents à la suite, ce qui permet de rassembler tous les justificatifs dans un seul fichier PDF. Ce fichier peut ensuite être enregistré dans un dossier OneDrive.
Partage et Accessibilité
Une fois le fichier PDF créé, il peut être partagé avec la comptable via OneDrive. Celle-ci peut alors ouvrir le PDF et récupérer toutes les informations nécessaires. En outre, Office Lens retranscrit automatiquement le contenu textuel des photos, facilitant ainsi le travail de la comptable en lui permettant de faire des copier-coller sans risque d'erreur.
Conclusion et Relation avec la Comptable
La vidéo se termine sur une note positive, l'individu mentionnant qu'il s'entend bien avec sa comptable, qui l'apprécie. Cela souligne l'importance d'une bonne communication et d'outils efficaces dans le cadre professionnel.

FAQ :

Qu'est-ce qu'Office Lens et comment fonctionne-t-il ?

Office Lens est une application gratuite qui permet de numériser des documents en utilisant l'appareil photo de votre smartphone. Elle ajuste automatiquement le cadrage et peut rassembler plusieurs documents en un seul fichier PDF.

Comment puis-je partager mes fichiers numérisés avec ma comptable ?

Après avoir numérisé vos documents avec Office Lens, vous pouvez les enregistrer dans OneDrive. De là, vous pouvez partager le fichier PDF avec votre comptable, qui pourra accéder aux informations nécessaires.

Quels types de documents puis-je numériser avec Office Lens ?

Vous pouvez numériser divers types de documents, y compris des reçus, des notes manuscrites, des tableaux blancs et d'autres justificatifs de dépenses.

Est-ce que Office Lens peut retranscrire le texte des documents numérisés ?

Oui, Office Lens utilise la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour retranscrire automatiquement le contenu textuel des photos, ce qui facilite le copier-coller sans risque d'erreur.

Quels sont les avantages d'utiliser OneDrive pour le stockage de mes fichiers ?

OneDrive permet de stocker vos fichiers en ligne, d'y accéder depuis n'importe quel appareil, et de les partager facilement avec d'autres utilisateurs, ce qui est particulièrement utile pour le travail collaboratif.

Quelques cas d'usages :

Gestion des frais professionnels

Un employé utilise Office Lens pour numériser ses reçus de dépenses professionnelles. Il enregistre les documents numérisés dans un fichier PDF sur OneDrive et le partage avec son comptable pour un remboursement rapide, évitant ainsi les retards liés à l'envoi de justificatifs physiques.

Numérisation de documents pour des réunions

Un manager utilise Office Lens pour capturer des notes écrites sur un tableau blanc lors d'une réunion. Il enregistre les images dans OneDrive et les partage avec les participants, garantissant que tout le monde a accès aux informations discutées.

Archivage numérique

Une entreprise utilise Office Lens pour numériser des documents importants et les stocker sur OneDrive. Cela permet de réduire l'encombrement physique des bureaux et d'assurer un accès facile aux documents archivés à tout moment.

Collaboration à distance

Des équipes travaillant à distance utilisent Office Lens pour numériser des documents et les partager via OneDrive. Cela facilite la collaboration sur des projets sans avoir besoin d'imprimer ou de scanner des documents manuellement.

Glossaire :

Office Lens

Une application gratuite développée par Microsoft qui permet de numériser des documents, des notes et des images à l'aide de l'appareil photo d'un smartphone. Elle peut être reliée à OneDrive pour le stockage et le partage des fichiers.

OneDrive

Un service de stockage en ligne proposé par Microsoft qui permet aux utilisateurs de sauvegarder et de partager des fichiers et des documents à partir de n'importe quel appareil connecté à Internet.

Fiche de frais

Un document utilisé pour justifier les dépenses professionnelles, généralement soumis à un comptable pour remboursement.

Justificatifs

Documents ou reçus qui prouvent une dépense ou une transaction, souvent requis pour les demandes de remboursement.

PDF

Format de fichier portable qui permet de conserver la mise en page d'un document, quel que soit l'appareil utilisé pour l'ouvrir.

Cadrage

Le processus de positionnement d'un document ou d'un objet dans le champ de vision d'une caméra pour obtenir une image claire et bien définie.

00:00:36

- Office Lens, c’est une application gratuite que tu peux relier à ton compte OneDrive. C’est ce que j’utilise pour ma fiche de frais. Laisse tomber la photocopieuse et le scanner ! Une fois l’application téléchargée et installée, je prends simplement en photo mes tickets et justificatifs. - Euh… Oui, enfin, c’est compliqué de cadrer un document, j’ai déjà essayé, merci… - Attends, attends ! Avec Lens pas besoin de se casser la tête pour le cadrage, c’est l’application qui gère l’ajustement ;

00:01:08

Et regarde, je peux photographier plusieurs documents à la file. Je vais pouvoir rassembler tous mes justificatifs dans un seul fichier PDF, que je vais ensuite enregistrer dans un dossier OneDrive. Depuis OneDrive donc, je partage ce fichier avec la comptable. Elle peut, de son côté, ouvrir le PDF et récupérer toutes les infos dont elle a besoin.

00:01:41

- En plus, Lens va automatiquement retranscrire le contenu textuel des photos, ce qui lui permet de faire des copier-coller sans risque d’erreur. - Ah oui quand même… Et sinon, tu t’entends bien, toi, avec la comptable ? - Elle m’adore !

Mandarine AI: CE QUI POURRAIT VOUS INTÉRESSER

LES COURS ASSOCIÉS Ce cas d'usage fait partie des cours suivants

Abonnés

2324 vues

E-learning Débutant

Formation Vidéo - L'Intelligence Artificielle dans votre quotidien

Dans Microsoft 365, l’IA alimente des applications innovantes qui peuvent vous aider à mieux écrire et concevoir, à visualiser des cartes et...

Cours E-learning

TOUS LES COURS