Outlook - Organiser la prochaine réunion d’équipe Cas d'usage
Découvrez comment organiser facilement votre prochaine réunion d'équipe dans Microsoft Outlook pour améliorer votre productivité grâce à cette ressource en ligne pour Microsoft 365. Cette vidéo présente les fonctionnalités clés d'Outlook pour créer une nouvelle réunion, inviter des collaborateurs et consulter leurs disponibilités grâce à l'assistant de planification.
Obtenez des conseils pratiques pour utiliser Find Time pour proposer différents créneaux horaires aux invités externes et suivre les réponses des participants.
Les calendriers Outlook et Teams sont liés pour une planification simplifiée.
Les tags associés sont Microsoft 365, Outlook, réunion d'équipe, productivité, ressource en ligne.
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Objectifs :
L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à organiser efficacement une réunion d'équipe à l'aide d'Outlook, en s'assurant que tous les collaborateurs soient disponibles et en utilisant les outils de planification appropriés.
Chapitres :
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Introduction à l'organisation de réunions
Dans le cadre de mes responsabilités en tant que manager, il est essentiel d'organiser des réunions d'équipe de manière efficace. Cette vidéo présente les étapes à suivre pour créer une réunion facilement et s'assurer que tous les collaborateurs soient disponibles. -
Création d'une réunion dans Outlook
Pour organiser une réunion, j'utilise Outlook. La procédure est similaire à celle de la création d'un nouveau rendez-vous dans mon calendrier. Voici les étapes à suivre : - Sélectionner un créneau horaire disponible. - Créer une nouvelle réunion. - Définir l'objet de la réunion. - Inviter les participants en saisissant leurs noms et prénoms, y compris les personnes externes si nécessaire. -
Utilisation de l'assistant de planification
L'assistant de planification est un outil très pratique qui permet de consulter les disponibilités des collaborateurs. Dans l'exemple donné, j'ai remarqué qu'un des invités n'était pas disponible à l'heure choisie. Pour maximiser les chances d'acceptation de l'invitation, il est préférable de déplacer la réunion. -
Proposition de créneaux avec FindTime
Si des invités externes sont impliqués, je peux utiliser l'outil FindTime pour proposer différents créneaux horaires. Une fois les créneaux sélectionnés, j'envoie l'invitation par mail et attends les réponses des invités, qui arriveront sous forme de mail dans ma boîte de réception. -
Suivi des réponses et modifications
À tout moment, je peux revenir sur ma réunion dans le calendrier pour consulter qui a accepté ou refusé l'invitation. Je peux également apporter des modifications si nécessaire. Par exemple, je peux voir qu'un collaborateur a déjà accepté l'invitation, ce qui me rassure sur la disponibilité des autres invités. -
Intégration entre Outlook et Teams
Les calendriers Outlook et Teams sont liés, ce qui permet de planifier une réunion de la même manière depuis Teams. Les informations de planification sont identiques, et les réunions apparaîtront également dans Outlook. Grâce à cette intégration, je peux créer rapidement une réunion et maximiser les chances que mes collaborateurs soient disponibles pour y participer. -
Conclusion
En utilisant Outlook et ses outils de planification, il est possible d'organiser des réunions d'équipe de manière efficace. En suivant ces étapes, je peux m'assurer que mes collaborateurs sont disponibles et que la réunion se déroule sans accroc.
FAQ :
Comment organiser une réunion avec Outlook ?
Pour organiser une réunion avec Outlook, ouvrez votre calendrier, sélectionnez un créneau horaire disponible, créez une nouvelle réunion, définissez l'objet, invitez les participants en saisissant leurs noms, et utilisez l'assistant de planification pour vérifier leurs disponibilités.
Qu'est-ce que l'assistant de planification dans Outlook ?
L'assistant de planification est un outil dans Outlook qui vous permet de voir les disponibilités des participants que vous souhaitez inviter à une réunion, facilitant ainsi la planification.
Comment utiliser Find Time pour planifier une réunion ?
Find Time vous permet de proposer plusieurs créneaux horaires pour une réunion. Vous pouvez envoyer une invitation avec ces options et attendre que les participants choisissent le créneau qui leur convient le mieux.
Les réunions planifiées dans Teams apparaissent-elles dans Outlook ?
Oui, les réunions planifiées dans Microsoft Teams apparaissent également dans votre calendrier Outlook, car les deux applications sont liées.
Que faire si un participant n'est pas disponible pour une réunion ?
Si un participant n'est pas disponible, vous pouvez déplacer la réunion à un autre créneau horaire où tous les participants sont disponibles, en utilisant l'assistant de planification pour vous aider.
Quelques cas d'usages :
Planification de réunions d'équipe
Un manager utilise Outlook pour planifier des réunions d'équipe hebdomadaires. En consultant l'assistant de planification, il s'assure que tous les membres de l'équipe sont disponibles, ce qui améliore la participation et l'efficacité des réunions.
Coordination avec des partenaires externes
Lorsqu'une entreprise collabore avec des partenaires externes, elle utilise Find Time pour proposer plusieurs créneaux horaires pour une réunion. Cela facilite la coordination et augmente les chances d'acceptation des invitations.
Gestion de projets
Un chef de projet utilise Outlook et Teams pour organiser des réunions de suivi de projet. En planifiant des réunions directement depuis Teams, il s'assure que toutes les informations sont synchronisées et accessibles à tous les membres de l'équipe.
Suivi des réponses aux invitations
Après avoir envoyé des invitations à une réunion, un manager consulte régulièrement son calendrier Outlook pour suivre qui a accepté ou refusé l'invitation, ce qui lui permet d'ajuster la planification si nécessaire.
Glossaire :
Manager
Un manager est une personne responsable de la gestion d'une équipe ou d'un projet, s'assurant que les objectifs sont atteints et que les membres de l'équipe travaillent efficacement.
Réunion
Une réunion est un rassemblement de personnes pour discuter de sujets spécifiques, prendre des décisions ou échanger des informations.
Outlook
Outlook est un logiciel de gestion de courriels et de calendrier développé par Microsoft, utilisé pour organiser des réunions, gérer des contacts et planifier des tâches.
Assistant de planification
Un assistant de planification est un outil qui aide à déterminer les disponibilités des participants pour organiser des réunions.
Find Time
Find Time est une fonctionnalité d'Outlook qui permet de proposer plusieurs créneaux horaires pour une réunion, facilitant ainsi la coordination entre les participants.
Calendrier
Un calendrier est un outil utilisé pour planifier et organiser des événements, des réunions et des tâches dans le temps.
Teams
Microsoft Teams est une plateforme de collaboration qui permet aux utilisateurs de discuter, de partager des fichiers et de planifier des réunions en ligne.
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