Excel - Récupérer et transformer les données d'une balance comptable - Partie 01 Cas d'usage

Découvrez dans cette vidéo comment récupérer et transformer les données d'une balance comptable dans la solution Microsoft 365. Dans cette partie 01, vous apprendrez à créer un fichier Excel qui récupérera les balances présentes dans votre dossier source et à les transformer en une seule requête à l'aide de PowerQuery.
Vous découvrirez également comment nettoyer et fiabiliser vos données pour une utilisation ultérieure.
Obtenez des conseils pratiques pour optimiser l'utilisation de vos données commerciales avec Microsoft 365 en suivant les étapes simples présentées dans la vidéo.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de guider les utilisateurs à travers la deuxième étape de la création d'un tableau d'excédent brut d'exploitation en utilisant Excel. Cela inclut la récupération et la préparation des données à partir de fichiers de balance pour une analyse financière efficace.

Chapitres :

  1. Introduction à la création du tableau d'excédent brut d'exploitation
    Dans cette section, nous allons aborder la deuxième étape de notre recours relative à la création du tableau d'excédent brut d'exploitation. Nous allons utiliser des fichiers de balance de l'année 2019 et 2020 pour construire notre tableau.
  2. Préparation des fichiers de balance
    Nous avons un dossier source contenant les balances de l'année 2019 et 2020. Avant de commencer, il est essentiel de vérifier le contenu de ces fichiers. Le fichier de balance 2020 doit être renommé pour s'assurer qu'il porte le même nom que le fichier de 2019, afin d'éviter des erreurs lors de l'importation.
  3. Utilisation d'Excel pour récupérer les données
    Nous allons maintenant démarrer Excel et créer un nouveau classeur. Pour récupérer les données, nous utiliserons l'onglet 'Données' et sélectionnerons 'Obtenir des données à partir d'un fichier'. Nous pointerons vers notre dossier source et établirons une connexion avec les fichiers de balance.
  4. Combinaison et transformation des données
    Après avoir connecté nos fichiers, nous allons combiner et transformer les données. Cela inclut la sélection du fichier 2019 et la mise en relation avec le fichier 2020. Une fois validé, Excel créera une requête qui nous permettra de visualiser les deux balances intégrées en une seule requête.
  5. Nettoyage et fiabilisation des données
    Il est crucial de nettoyer les données pour garantir leur fiabilité. Nous allons supprimer la colonne contenant le nom du fichier source et corriger l'absence d'informations relatives à l'année. Pour cela, nous utiliserons la commande 'Remplir vers le bas' dans l'éditeur Power Query pour compléter les éléments manquants.
  6. Finalisation des données
    Nous allons également remplacer les valeurs nulles dans les colonnes débit et crédit par 10, puis créer une colonne 'solde' qui calculera le solde en soustrayant le crédit du débit. Une fois les colonnes inutiles supprimées, nous nous assurerons que toutes les données sont au format correct avant de finaliser notre requête.
  7. Enregistrement et préparation pour l'étape suivante
    Après avoir vérifié que toutes les données sont correctement formatées, nous allons enregistrer notre fichier sous le nom 'source EBE' dans notre dossier graphique. Nous sommes maintenant prêts à passer à l'étape suivante, qui consiste à récupérer les familles de comptes nécessaires à l'élaboration de notre excédent brut d'exploitation.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un tableau d'excédent brut d'exploitation?

Un tableau d'excédent brut d'exploitation est un document comptable qui résume les résultats d'exploitation d'une entreprise, en soustrayant les charges d'exploitation des produits d'exploitation.

Comment créer un tableau d'excédent brut d'exploitation dans Excel?

Pour créer un tableau d'excédent brut d'exploitation dans Excel, commencez par importer vos données de balance, nettoyez et transformez-les à l'aide de Power Query, puis calculez le solde en soustrayant les crédits des débits.

Pourquoi est-il important de renommer les feuilles dans Excel?

Il est crucial de renommer les feuilles dans Excel pour garantir que les fichiers importés contiennent des noms identiques, ce qui évite les erreurs lors de l'importation des données.

Qu'est-ce que Power Query et comment l'utiliser?

Power Query est un outil d'Excel qui permet d'importer et de transformer des données. Pour l'utiliser, accédez à l'onglet 'Données', sélectionnez 'Obtenir des données', puis choisissez votre source de données.

Comment remplir des valeurs manquantes dans une colonne dans Excel?

Pour remplir des valeurs manquantes dans une colonne dans Excel, sélectionnez la colonne, puis utilisez la commande 'Remplir vers le bas' dans l'éditeur Power Query pour compléter les éléments jusqu'au prochain élément rempli.

Quelques cas d'usages :

Analyse financière mensuelle

Les comptables peuvent utiliser le tableau d'excédent brut d'exploitation pour analyser les performances financières mensuelles d'une entreprise, en identifiant les tendances et les anomalies dans les revenus et les dépenses.

Préparation de rapports financiers

Les analystes financiers peuvent appliquer les compétences acquises dans la création de tableaux d'excédent brut d'exploitation pour préparer des rapports financiers détaillés pour les parties prenantes, en utilisant des données précises et bien organisées.

Optimisation des processus comptables

Les entreprises peuvent améliorer l'efficacité de leurs processus comptables en utilisant Excel et Power Query pour automatiser la collecte et le nettoyage des données, réduisant ainsi le temps consacré à la préparation des états financiers.

Formation des employés

Les responsables de la formation peuvent utiliser les techniques présentées dans la vidéo pour former les nouveaux employés sur la gestion des données financières et l'utilisation d'Excel pour des analyses comptables.

Audit interne

Les auditeurs internes peuvent appliquer les concepts de création de tableaux d'excédent brut d'exploitation pour vérifier l'exactitude des données financières et s'assurer que les rapports sont conformes aux normes comptables.

Glossaire :

tableau d'excédent brut d'exploitation

Un tableau qui présente les résultats d'exploitation d'une entreprise, calculé en soustrayant les charges d'exploitation des produits d'exploitation.

balance

Un document comptable qui présente l'état des comptes d'une entreprise à un moment donné, incluant les débits et crédits.

Excel

Un logiciel de tableur développé par Microsoft, utilisé pour la gestion de données, les calculs et la création de graphiques.

Power Query

Un outil d'Excel qui permet d'importer, de transformer et de nettoyer des données provenant de différentes sources.

requête

Une demande d'extraction ou de manipulation de données dans un système de gestion de bases de données ou un logiciel comme Excel.

colonne

Une série de cellules verticales dans un tableau ou une feuille de calcul, identifiée par une lettre.

solde

La différence entre les débits et les crédits d'un compte, indiquant le montant restant.

données

Les informations collectées et organisées, souvent sous forme numérique, pour analyse ou traitement.

résultat(s)
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Nous allons à présent aborder
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la 2nde étape de notre recours
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relative à la création du tableau
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d'excédent brut d'exploitation.
00:00:12
Pour cela, nous disposons dans
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notre dossier source d'un dossier
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balance contenant la balance de l'année
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1019 et la balance de l'année 2020.
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Nous créerons dans quelques instants
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un fichier Excel qui récupérera les
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balances présentes dans notre dossier.
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Un 3e fichier est présent à l'intérieur de
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ce dossier qui nous servira ultérieurement
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à faire la relation entre les comptes
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qui seront utilisés pour créer notre
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tableau d'excédent d'exploitation.
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Pour ne pas générer d'erreur
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lors de l'importation ce fichier,
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qui ne sera pas directement
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intégré dans l'immédiat.
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Je vais le couper afin de le déplacer.
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Et de le mettre à la racine
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de mon dossier source.
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Regardons par acquit de conscience,
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le contenu de nos balances.
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Les données sont correctement organisées
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de manière assez classique, le fichier.
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Contient une feuille nommée balance 2020.
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Il faut impérativement corriger le libellé
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de la feuille pour que les 2 fichiers
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issus du même dossier contiennent une
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feuille avec strictement le même nom.
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Sinon nous générons une erreur
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lors de l'importation.
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Je vais tout de suite renommer ma
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feuille en la nommant balance.
00:01:39
Fermer mon fichier en enregistrant ?
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Et faire de même pour l'autre fichier.
00:01:52
Je ferme le fichier en enregistrant
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également. Il me reste à démarrer Excel.
00:02:00
Créer un nouveau classeur ******.
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Et à les récupérer via l'onglet
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donné obtenir des données.
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À partir d'un fichier.
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Toutes les données issues
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de mon dossier balance.
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Je pointe le dossier de
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mon bureau source. Balance.
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Power Quéry Connect ma source de
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données et je n'ai plus qu'à définir
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de combiner et transformer mes données.
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En sélectionnant.
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Dans la fenêtre qui s'ouvre.
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Le fichier 2019.
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Avec le tableau balance.
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À mettre en relation avec le
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fichier de l'année 2020 contenant
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une feuille du même nom.
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En validant avec OK.
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Excel va créer la requête.
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Et je visualise mes 2 balances.
00:03:01
Directement intégré.
00:03:02
En une seule requête ?
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Je vais devoir opérer quelques
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modifications afin de fiabiliser
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et de nettoyer un peu ces données.
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Je n'ai pas besoin de conserver la colonne
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contenant le nom du fichier source.
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Je vais devoir également corriger l'absence
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d'informations relatives à l'année.
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Sur l'ensemble de mes fichiers.
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Alors pour cela,
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je vais sélectionner la colonne période.
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Et dans l'onglet transformé
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de l'éditeur Power Quéry,
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je vais utiliser la commande,
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remplir vers le bas ce qui aura pour
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effet de compléter les éléments.
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Jusque au prochain élément rempli,
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c'est à dire que jusqu'à l'année 2020,
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hop de manière automatique,
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l'année 2019 se complètera,
00:03:49
suivie de l'année 2020
00:03:51
jusqu'à la fin du fichier.
00:03:54
Je vais pouvoir également
00:03:56
remplacer les valeurs non
00:03:59
renseignées dans la colonne débit.
00:04:02
Ainsi que dans la colonne crédit
00:04:05
en sélectionnant de remplacer
00:04:07
les valeurs qui sont nulles.
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Par 10.
00:04:17
Et je vais finaliser en
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créant une colonne solde.
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En ajoutant une colonne. Personnaliser.
00:04:26
Je vais pouvoir calculer une colonne solde.
00:04:30
Qui calculera le solde ?
00:04:32
C'est à dire ? Le débit. Moins ?
00:04:38
Le crédit. Je valide avec OK.
00:04:43
J'ai mon calcul qui est ici.
00:04:45
Je vais pouvoir sélectionner
00:04:47
mes colonnes débit crédit.
00:04:49
Les supprimer ?
00:04:51
Et afin de fiabiliser la donnée,
00:04:54
m'assurer que toutes les
00:04:55
données soient bien au format,
00:04:57
l'année est bien en numérique.
00:04:59
Le numéro de compte également le nom
00:05:01
du compte au format texte et le solde.
00:05:04
Je peux d'ores et déjà le
00:05:06
paramétrer en devises.
00:05:08
Je n'ai plus qu'a.
00:05:09
Ferme et charge dans l'onglet accueil.
00:05:14
La requête se met à jour. Et finalisé
00:05:17
par un enregistrement de mon fichier.
00:05:20
Que je vais positionner sur mon bureau.
00:05:25
Dans mon dossier graphique C à
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plus EBE. Je vais l'appeler source.
00:05:32
EBE.
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C'est terminé. Nous sommes prêts
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à passer à l'étape suivante,
00:05:40
qui consistera à récupérer les familles
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de comptes nécessaires à l'élaboration
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de notre excédent brut d'exploitation.

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