Excel - Préparer et compléter des données liées à l'activité commerciale - Partie 03 Cas d'usage

Découvrez dans cette vidéo comment préparer et compléter des données liées à l'activité commerciale pour un usage professionnel dans la solution Microsoft 365. Cette partie 03 vous apprendra à créer un tableau de bord dynamique pour suivre les ventes par produit et par région, en utilisant les données sources préparées dans les parties précédentes.
Obtenez des conseils pratiques pour optimiser l'utilisation de vos données commerciales avec Microsoft 365. Suivez les étapes simples présentées dans la vidéo pour devenir un expert de la gestion de données commerciales dans Microsoft 365.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à combiner et transformer des données à partir de fichiers Excel en utilisant Power Query dans Excel. Nous allons explorer les étapes nécessaires pour sélectionner, combiner et modifier les données afin de créer un tableau final prêt à être utilisé pour des analyses ultérieures.

Chapitres :

  1. Introduction à la combinaison de données
    Dans cette vidéo, nous allons voir comment obtenir des données à partir d'un fichier Excel. Nous avons précédemment exploré le menu pour obtenir des données, et aujourd'hui, nous allons nous concentrer sur la combinaison de plusieurs fichiers pour en former un seul.
  2. Sélection des fichiers à combiner
    Pour commencer, nous allons sélectionner un dossier contenant nos fichiers Excel. Excel nous propose alors une liste des fichiers disponibles dans ce dossier. Nous allons choisir les fichiers 'vente 2019' et 'vente 2020', en sélectionnant respectivement les feuilles de données appropriées. Il est important de vérifier que les fichiers sont structurés de la même manière pour garantir une combinaison réussie.
  3. Utilisation de Power Query
    Une fois les fichiers sélectionnés, nous validons notre choix et la requête s'exécute. Cela nous amène à l'outil de traitement de données, Power Query, qui nous permet de contrôler la combinaison des fichiers. Nous pouvons voir que les deux fichiers sont bien présents dans la première colonne du fichier généré.
  4. Modification des données
    Après avoir combiné les fichiers, nous pouvons décider de supprimer certaines colonnes qui ne sont pas nécessaires pour notre analyse. Par exemple, nous pouvons supprimer le nom du fichier source, le numéro de commande, et l'adresse de livraison, tout en conservant des informations pertinentes comme le nom du client et le pays.
  5. Vérification des formats de données
    Il est crucial de vérifier les formats appliqués aux différentes colonnes. En cliquant sur l'élément en début de chaque colonne, nous pouvons nous assurer que les données sont au bon format, comme le format texte pour le code client et le format date pour les dates de commande.
  6. Finalisation et chargement des données
    Une fois les modifications apportées, nous pouvons renommer notre table de données finales en 'Chiffre d'affaires 2019-2020'. Après validation, il ne reste plus qu'à fermer et charger nos données sous forme de tableau Excel. Cela nous permettra de récupérer les données telles que nous les avons formatées.
  7. Conclusion et prochaines étapes
    Dans la prochaine vidéo, nous aborderons comment modifier cette requête pour ajouter des éléments supplémentaires, notamment en rapport avec la zone d'exportation de nos commandes, en utilisant les données stockées dans la colonne pays.

FAQ :

Qu'est-ce que Power Query et comment l'utiliser dans Excel?

Power Query est un outil d'Excel qui permet de connecter et de transformer des données. Pour l'utiliser, vous devez accéder à l'onglet 'Données' dans Excel, puis sélectionner 'Obtenir des données' pour importer des fichiers et les transformer selon vos besoins.

Comment combiner plusieurs fichiers Excel?

Pour combiner plusieurs fichiers Excel, utilisez Power Query. Sélectionnez 'Obtenir des données', choisissez 'Dossier', puis sélectionnez le dossier contenant vos fichiers. Vous pourrez ensuite choisir les fichiers à combiner et les transformer selon vos besoins.

Quels types de formats de données puis-je utiliser dans Excel?

Excel prend en charge plusieurs formats de données, y compris le texte, les dates, les devises, et plus encore. Vous pouvez vérifier et modifier le format de chaque colonne en cliquant sur l'élément en début de colonne.

Comment renommer une table de données dans Excel?

Pour renommer une table de données dans Excel, sélectionnez la table, puis cliquez sur le nom de la table dans l'onglet 'Création' et entrez le nouveau nom. Validez avec 'Entrée'.

Comment supprimer des colonnes inutiles dans un tableau Excel?

Pour supprimer des colonnes inutiles dans un tableau Excel, sélectionnez la colonne que vous souhaitez supprimer, faites un clic droit et choisissez 'Supprimer'.

Quelques cas d'usages :

Analyse des ventes

Utiliser Power Query pour combiner des fichiers de ventes de plusieurs années afin d'analyser les tendances et les performances des ventes. Cela permet de créer des graphiques et des rapports plus complets.

Préparation de données pour le reporting

Avant de générer des rapports, les utilisateurs peuvent combiner et transformer des données provenant de différents fichiers Excel pour s'assurer que toutes les informations nécessaires sont disponibles et correctement formatées.

Gestion des données clients

Les entreprises peuvent utiliser Power Query pour combiner des données clients provenant de plusieurs sources, en nettoyant et en structurant les informations pour une meilleure gestion des relations clients.

Création de tableaux de bord

Les analystes de données peuvent combiner des données de ventes et de performances pour créer des tableaux de bord interactifs dans Excel, facilitant ainsi la prise de décision basée sur des données consolidées.

Glossaire :

Power Query

Un outil d'Excel qui permet de connecter, combiner et affiner des données provenant de différentes sources.

Excel

Un logiciel de tableur développé par Microsoft, utilisé pour le calcul, la gestion de données et la création de graphiques.

Dossier

Un emplacement de stockage sur un ordinateur où des fichiers sont organisés.

Tableau

Une structure de données dans Excel qui organise les informations en lignes et colonnes.

Format de données

La manière dont les données sont présentées, par exemple, en texte, en date ou en devise.

Colonne

Une série verticale de cellules dans un tableau ou une feuille de calcul.

Fichier source

Le fichier d'origine à partir duquel les données sont extraites ou combinées.

Graphique

Une représentation visuelle des données, souvent utilisée pour illustrer des tendances ou des comparaisons.

résultat(s)
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Dans la vidéo précédente,
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nous avons vu comment obtenir les
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données à partir du menu obtenir
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les données à partir d'un fichier.
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Puis, en sélectionnant un dossier.
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Excel à donc généré une proposition
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de fichiers contenus dans le dossier
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que nous allons pouvoir traiter.
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Les différentes options que nous
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retrouvons dans le bas nous permettent
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de venir traiter ces données en
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choisissant dans notre cas la
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possibilité de combiner ces 2 fichiers
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pour n'en former qu'un seul et de
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choisir également la première option
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de transformation des données pour
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pouvoir apporter des modifications
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de structure à notre fichier.
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Je vais donc cliquer sur combiner
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et transformer les données
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après quelques instants.
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Excel va me proposer donc de combiner
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les fichiers en les sélectionnant.
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Pour pouvoir spécifier dans ce
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dossier quels sont les fichiers
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que je souhaite combiner,
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même si dans notre exemple,
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ce sont la totalité des fichiers
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qu'il faut combiner,
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on aurait pu avoir des fichiers
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complémentaires dans le même
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dossier qu'il ne feraient pas partie
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potentiellement de la requête.
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Je vais sélectionner le fichier vente 2019.
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Et sélectionner la feuille vente.
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Puis sélectionner.
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Le fichier vente 2020 et
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sélectionnez le tableau vente.
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Je peux alors vérifier que
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le filet de fichier sont
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structurés de la même manière,
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mais ça nous l'avions fait préalablement
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et terminé en validant avec OK.
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La requête s'exécute,
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les modifications sont apportées
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et nous aboutissons au démarrage de
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l'outil de traitement de données qui est
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Power Quéry sous Excel cette fois-ci,
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puisqu'il existe également la possibilité
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de travailler avec Power quéry
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directement dans l'outil Power BI.
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Et nous allons pouvoir contrôler que
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les 2 fichiers ont bien été combinés.
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La première colonne du fichier généré
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contient le nom du fichier source
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et nous constatons directement que
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les 2 fichiers sont bien présents.
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Tout a l'air parfait.
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Je ne vais pas forcément avoir besoin
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de tous les éléments de ce fichier.
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Je n'ai pas forcément besoin
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pour générer mon graphique,
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de conserver le fichier source.
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Le nom du fichier source
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puisque indirectement la date de
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commande est associée au fichier.
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Je vais donc supprimer cette colonne là.
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Je ne vais pas forcément non
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plus avoir besoin de stocker
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le numéro de la commande.
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Ni le numéro d'employé ?
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Le nom du client,
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l'adresse de livraison.
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Dans le doute, je peux
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conserver le nom du client,
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mais supprimer par exemple,
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l'adresse de livraison.
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Et la ville de livraison ?
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Je vais volontairement conserver
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la colonne pays qui me servira
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peut-être à proposer un filtre lors
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de la création de mon graphique.
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Il sera bon également dans ce fichier
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de vérifier les différents formats
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appliqués aux différentes colonnes en
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cliquant tout simplement sur le petit
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élément en début de chaque colonne.
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Donc là, nous voyons que la
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colonne du code client est bien une
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colonne stockée au format texte.
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La date avec sa petite icône de
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calendrier et bien au format date.
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Les frais de port en euros.
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Au format devise.
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Voilà, je l'ai converti au
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format devises monétaire si vous
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préférez le code client en texte,
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le pays en texte, le total.
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En devises ?
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Voilà, mon fichier est en prêt,
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je peux renommer cette table de
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données finales en l'appelant
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C à chiffre d'affaires 2019.
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2020. Je valide avec entrée.
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L'élément est bien renommé.
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Il me reste à fermer et charger mes
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données sous forme de tableau Excel.
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Voilà qui récupèrera les données
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telles que je les ai formatées.
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Nous verrons dans notre prochaine vidéo
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comment venir modifier cette requête.
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Pour ajouter un élément qui sera,
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dans notre exemple relatif à la zone
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d'exportation de nos commandes en
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rapport avec le pays stocké en colonne E.

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