Excel - Préparer et compléter des données liées à l'activité commerciale - Partie 04 Cas d'usage

Découvrez dans cette vidéo comment préparer et compléter des données liées à l'activité commerciale pour un usage professionnel dans la solution Microsoft 365. Dans cette partie 04, vous apprendrez à créer un rapport de ventes par produit et par région en utilisant les données sources préparées dans les parties précédentes.
Vous découvrirez également comment ajouter des filtres pour affiner votre rapport et comment personnaliser l'apparence de votre rapport.
Obtenez des conseils pratiques pour optimiser l'utilisation de vos données commerciales avec Microsoft 365. Suivez les étapes simples présentées dans la vidéo pour devenir un expert de la gestion de données commerciales dans Microsoft 365.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à ajouter des informations complémentaires dans un fichier Excel en utilisant Power Query, en particulier en ajoutant une colonne pour la zone géographique correspondant au pays des commandes.

Chapitres :

  1. Introduction
    Dans cette vidéo, nous allons explorer comment enrichir un fichier Excel avec des données supplémentaires. Plus précisément, nous allons ajouter une colonne qui indique la zone géographique associée à chaque commande, en utilisant un fichier source contenant ces informations.
  2. Préparation des données
    Nous avons un fichier nommé 'zone géographique' sur notre bureau, qui établit la correspondance entre les pays des commandes et leurs zones géographiques. La première étape consiste à ouvrir le fichier contenant les résultats de notre traitement précédent dans Power Query.
  3. Accéder à Power Query
    Pour accéder à Power Query, nous allons cliquer sur 'Obtenir des données'. Power Query se charge alors directement sur la requête que nous avons précédemment réalisée, affichant toutes les étapes appliquées sur le côté droit de l'interface.
  4. Connexion à la source de données
    Nous allons maintenant connecter une nouvelle source de données, qui est notre fichier Excel 'zone géographique'. Ce fichier se trouve sur le bureau dans le dossier source. Après avoir sélectionné le fichier, nous importons les données. Il est important de choisir la feuille contenant nos données, qui s'appelle 'zone'.
  5. Correction des noms de colonnes
    Il peut y avoir des problèmes de détection des noms de colonnes. Pour corriger cela, nous allons utiliser l'option 'Utiliser la première ligne de données comme étant la ligne d'en-tête'. Cela résout le problème de détection des noms de colonnes.
  6. Fusionner les tables
    Nous allons maintenant connecter et fusionner les deux tables dans la requête. Pour cela, nous devons associer notre table de 2019-2020 avec la table 'zone' en utilisant l'élément commun, qui est le pays de livraison. Une fois la relation créée, nous pouvons récupérer les données nécessaires.
  7. Sélection des colonnes
    Il est essentiel de préciser quelle colonne nous souhaitons récupérer. Pour cela, nous allons cliquer sur l'icône en haut à droite et sélectionner uniquement la colonne 'zone'.
  8. Finalisation de la requête
    Après avoir vérifié que la relation est bien créée avec l'indicatif de la zone correspondant au pays, nous pouvons renommer la colonne si nécessaire. Ensuite, nous allons fermer et charger, ce qui créera un nouvel onglet dans Excel contenant les données du fichier 'zone' ainsi qu'une colonne supplémentaire dans la feuille de 2019-2020.
  9. Conclusion
    Nous avons appris à enrichir un fichier Excel en ajoutant des informations géographiques à l'aide de Power Query. Ce processus permet d'améliorer l'analyse des données en intégrant des informations contextuelles importantes.

FAQ :

Qu'est-ce que Power Query et comment l'utiliser dans Excel?

Power Query est un outil d'Excel qui permet de connecter et de transformer des données. Pour l'utiliser, ouvrez Excel, allez dans l'onglet 'Données', puis sélectionnez 'Obtenir des données' pour lancer l'éditeur Power Query.

Comment ajouter une colonne de zone géographique dans un fichier Excel?

Pour ajouter une colonne de zone géographique, vous devez d'abord importer un fichier contenant les données de zone géographique via Power Query, puis fusionner cette table avec votre fichier existant en utilisant un identifiant commun, comme le pays.

Pourquoi mes noms de colonnes ne sont-ils pas détectés correctement dans Power Query?

Cela peut se produire si la première ligne de votre feuille de calcul ne contient pas les en-têtes de colonne. Vous pouvez corriger cela en utilisant l'option 'Utiliser la première ligne comme en-tête' dans Power Query.

Comment fusionner deux tables dans Power Query?

Pour fusionner deux tables, sélectionnez l'option 'Fusionner' dans le menu de Power Query, puis choisissez les tables à fusionner et spécifiez la colonne clé commune, comme le pays de livraison.

Quels types de données puis-je importer dans Power Query?

Power Query permet d'importer des données à partir de diverses sources, y compris des fichiers Excel, des bases de données, des fichiers texte, et même des services en ligne.

Quelques cas d'usages :

Analyse des ventes par région

Une entreprise peut utiliser Power Query pour ajouter des zones géographiques à ses données de ventes, permettant ainsi d'analyser les performances par région. Cela peut aider à identifier les marchés en croissance et à ajuster les stratégies de vente.

Rapports de performance

Les analystes peuvent fusionner des données de différents fichiers Excel pour créer des rapports de performance consolidés. En ajoutant des colonnes de zone géographique, ils peuvent fournir des insights plus détaillés sur les performances régionales.

Préparation de données pour le marketing

Les équipes marketing peuvent utiliser Power Query pour préparer des listes de clients en ajoutant des informations géographiques. Cela leur permet de cibler des campagnes spécifiques à certaines régions, améliorant ainsi l'efficacité des efforts marketing.

Gestion des stocks

Les gestionnaires de stocks peuvent intégrer des données de localisation géographique pour optimiser la distribution des produits. En analysant les données de vente par zone, ils peuvent mieux gérer les niveaux de stock et les réapprovisionnements.

Analyse des tendances de marché

Les chercheurs de marché peuvent utiliser Power Query pour combiner des données de ventes avec des informations géographiques, leur permettant d'analyser les tendances de consommation par région et d'adapter leurs stratégies en conséquence.

Glossaire :

Power Query

Un outil d'Excel qui permet de connecter, combiner et affiner des données provenant de différentes sources.

Zone géographique

Une classification qui associe un pays à une région ou une zone spécifique, souvent utilisée pour des analyses de données ou des rapports.

Feuille de calcul

Une page dans un fichier Excel où les données sont organisées en lignes et colonnes.

Colonne

Une série de cellules verticales dans une feuille de calcul, identifiée par une lettre (par exemple, A, B, C).

Identifiant de colonne

Le nom ou l'étiquette d'une colonne dans une feuille de calcul, utilisé pour référencer les données qu'elle contient.

Fusionner des tables

Le processus de combiner deux ou plusieurs ensembles de données en une seule table, souvent basé sur une clé commune.

Données

Des faits, chiffres ou informations collectées pour analyse ou référence.

résultat(s)
00:00:04
Voyons à présent comment ajouter
00:00:07
une information complémentaire
00:00:08
dans notre fichier Excel.
00:00:10
L'information complémentaire
00:00:11
que nous souhaitons ajouter EST
00:00:14
la zone correspondant au pays.
00:00:16
Relatif à la commande à ce titre,
00:00:20
nous disposons dans notre dossier
00:00:22
source présent sur notre bureau.
00:00:24
D'un fichier nommé zone géographique
00:00:28
permettant de d'établir la
00:00:30
correspondance entre le pays associé
00:00:32
à la commande et la zone géographique
00:00:37
correspondante Europe où export.
00:00:40
La première étape consistera dans
00:00:42
le fichier contenant le résultat de
00:00:45
notre traitement via notre requête de
00:00:47
venir ajouter un fichier de données
00:00:51
directement via l'éditeur Power Quéry.
00:00:54
Allons d'en donner.
00:00:56
Obtenir des données.
00:00:58
Lancer l'éditeur Power Quéry.
00:01:02
Power quéry se charge directement sur
00:01:04
la requête que nous avons précédemment
00:01:06
faites avec sur la partie de droite,
00:01:09
toutes les étapes appliquées préalablement.
00:01:12
Et derrière, toujours notre fichier Excel
00:01:15
résultant pour pouvoir venir compléter
00:01:17
ce fichier en ajoutant la colonne de
00:01:20
la zone géographique Europe où export,
00:01:22
nous allons venir connecter une
00:01:24
nouvelle source de données.
00:01:26
Notre source est bien un fichier Excel.
00:01:30
Qui se trouve sur le Bureau.
00:01:34
Dans le dossier source.
00:01:36
Et je sélectionne zone
00:01:39
géographique j'importe mes données.
00:01:42
Au chargement.
00:01:44
De l'ajout de données,
00:01:46
nous constatons qu'il faut sélectionner
00:01:48
la feuille contenant nos données.
00:01:49
La feuille s'appelle zone.
00:01:52
Nous pouvons également constater un petit
00:01:53
souci de détection des noms de Colotte Hein,
00:01:56
qui ne sont pas bien détectés.
00:01:58
Nous allons corriger cela dans un instant,
00:02:00
je valide.
00:02:03
Une nouvelle requête est générée avec le
00:02:06
contenu du fichier Excel contenant les.
00:02:09
Pour corriger rapidement le défaut ?
00:02:12
D'identifiant de colonne nous allons
00:02:14
cliquer sur le bouton qui se trouve
00:02:16
ici en haut à gauche et choisir
00:02:18
d'utiliser la première ligne de
00:02:20
données comme étant la ligne d'en-tête,
00:02:22
ce qui corrigé le petit défaut
00:02:26
préalablement constaté.
00:02:27
Retour dans la requête c'est à 2019
00:02:32
2020 pour venir connecter et fusionner
00:02:36
les 2 tables dans la requête.
00:02:41
Dans le menu qui s'affiche à l'écran,
00:02:44
je vais devoir associer ma table 2019, 2020.
00:02:48
Avec ma table zone. Par quel biais,
00:02:52
par l'élément commun représenté
00:02:54
ici par le pays de livraison ?
00:02:58
De manière informative.
00:03:00
Je sais que toutes les lignes
00:03:02
correspondent à un élément
00:03:03
présent dans le fichier zone.
00:03:05
Je valide avec OK.
00:03:10
La relation est créée dans le fichier zone.
00:03:13
Il y avait initialement 2 colonnes,
00:03:15
la récupération des données du fichier
00:03:18
zone pour alimenter la requête 2019, 2020.
00:03:21
Nécessité de préciser,
00:03:23
parmi l'ensemble des colonnes,
00:03:24
quelle est la colonne dont je
00:03:27
souhaite récupérer les informations.
00:03:30
Pour cela, je vais cliquer sur cette petite
00:03:33
icône située en haut à droite en précisant.
00:03:36
De n'afficher que la colonne zone.
00:03:40
Je valide avec OK.
00:03:42
J'ai bien une relation.
00:03:44
Qui est créé avec l'indicatif de
00:03:48
la zone correspondant au pays.
00:03:51
Il ne me reste qu'a éventuellement
00:03:54
corriger le nom de la colonne.
00:03:57
Je vais double-cliquer.
00:03:59
Écrire zone.
00:04:03
Les étapes ont été ajoutées
00:04:06
dans les étapes appliquées.
00:04:07
Pour terminer, je vais fermer et charger.
00:04:11
Ce qui aura pour effet de venir créer
00:04:13
un onglet supplémentaire dans Excel
00:04:15
contenant les données du fichier zone.
00:04:18
Ainsi que une colonne supplémentaire
00:04:20
dans la feuille, c'est à 2019, 2020.

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