Excel - Récupérer et transformer les données d'une balance comptable - Partie 03 Cas d'usage
Découvrez dans cette vidéo comment récupérer et transformer les données d'une balance comptable dans la solution Microsoft 365. Dans cette partie 03, vous apprendrez à récupérer les familles de comptes nécessaires à l'élaboration de votre excédent brut d'exploitation.
Vous découvrirez également comment nettoyer et fiabiliser vos données en utilisant les outils de PowerQuery.
Obtenez des conseils pratiques pour optimiser l'utilisation de vos données commerciales avec Microsoft 365 en suivant les étapes simples présentées dans la vidéo.
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Objectifs :
L'objectif de cette vidéo est de guider les utilisateurs à travers le processus de création d'une requête finale dans Power BI, en utilisant des données provenant d'un fichier Excel. Cette requête servira de base pour générer un tableau d'excédent brut d'exploitation, en intégrant des éléments essentiels tels que les libellés de comptes et les classes de comptes.
Chapitres :
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Introduction à la création de la requête finale
Dans cette section, nous allons générer une requête finale qui servira de source pour la création de notre tableau d'excédent brut d'exploitation dans Power BI. Cette requête sera basée sur le contenu de notre fichier Excel source, qui contient deux éléments : l'import de notre fichier référentiel de comptes et le regroupement des balances des années 2019 et 2020. -
Activation et mise à jour des éléments
Avant de traiter le contenu, nous devons retourner dans Power Query et activer le contenu qui va récupérer et mettre à jour les éléments des fichiers individuels. Ensuite, nous lancerons l'éditeur Power Query via le menu donné, ce qui nous permettra de mettre en relation notre fichier référentiel de comptes avec notre balance. -
Fusion des requêtes
Nous allons ajouter une colonne qui récupérera à la fois les libellés de comptes et les classes de comptes, essentiels pour le calcul de l'excédent d'exploitation. Pour cela, nous utiliserons l'option de fusionner des requêtes afin d'associer la requête relative aux balances avec celle relative au référentiel de comptes. L'élément de liaison commun entre ces deux fichiers sera le numéro de compte. -
Sélection des colonnes à récupérer
Après la fusion, nous devons spécifier les colonnes que nous souhaitons récupérer. Cela inclut le libellé, la classe, et la priorité d'affichage. Une fois ces colonnes ajoutées, nous les renommerons pour plus de clarté. -
Filtrage des comptes inutiles
Nous allons maintenant supprimer de cette balance tous les comptes dont nous n'aurons pas l'utilité. Par exemple, nous allons demander de supprimer les éléments vides, qui font référence à des numéros de compte à deux chiffres non présents dans le référentiel. Cela garantit que seules les lignes utiles pour le calcul de l'excédent brut d'exploitation sont conservées. -
Correction des soldes
Un dernier point à corriger concerne la colonne solde. Tous les éléments catégorisés comme achats sont en positifs, tandis que ceux catégorisés comme ventes sont en négatif. Nous allons intervertir ces valeurs en multipliant la colonne solde par -1. Cela permettra de représenter correctement les débits en négatif et les crédits en positif. -
Finalisation et mise à jour du fichier
Une fois toutes les modifications effectuées, il ne reste plus qu'à enregistrer les modifications via l'onglet Accueil, puis Fermer et Charger. Cela mettra à jour notre fichier Excel, et nous pourrons finaliser le processus par un enregistrement et quitter Excel. La prochaine étape consistera à relancer notre rapport Power BI pour intégrer nos données.
FAQ :
Qu'est-ce qu'une requête dans Power BI?
Une requête dans Power BI est une demande d'extraction ou de manipulation de données à partir de différentes sources, permettant de préparer les données pour l'analyse.
Comment fusionner des requêtes dans Power Query?
Pour fusionner des requêtes dans Power Query, sélectionnez l'option 'Fusionner des requêtes' dans le menu, choisissez les requêtes à combiner et spécifiez la clé de liaison commune.
Pourquoi est-il important de nettoyer les données avant de les analyser?
Il est important de nettoyer les données pour éliminer les erreurs, les doublons et les informations inutiles, ce qui permet d'obtenir des résultats d'analyse plus précis et fiables.
Comment modifier les valeurs d'une colonne dans Power Query?
Pour modifier les valeurs d'une colonne dans Power Query, sélectionnez la colonne, allez dans l'onglet 'Transformer' et utilisez les options disponibles pour appliquer les modifications souhaitées.
Qu'est-ce qu'un tableau d'excédent brut d'exploitation?
Un tableau d'excédent brut d'exploitation est un document comptable qui résume les revenus et les dépenses d'une entreprise, permettant de calculer son excédent brut d'exploitation.
Quelques cas d'usages :
Analyse financière d'une entreprise
Utiliser Power BI pour créer un tableau d'excédent brut d'exploitation afin d'analyser la rentabilité d'une entreprise sur plusieurs années, en intégrant des données de différents fichiers Excel.
Reporting mensuel
Mettre en place un rapport mensuel dans Power BI qui utilise des requêtes fusionnées pour présenter les performances financières, facilitant ainsi la prise de décision pour la direction.
Optimisation des processus comptables
Appliquer les techniques de nettoyage et de transformation des données dans Power Query pour améliorer l'efficacité des processus comptables, en s'assurant que seules les données pertinentes sont analysées.
Préparation des données pour l'audit
Utiliser Power Query pour préparer les données comptables avant un audit, en s'assurant que toutes les informations nécessaires sont correctement formatées et disponibles.
Formation des employés sur Power BI
Former les employés à l'utilisation de Power BI et Power Query pour qu'ils puissent créer leurs propres rapports financiers, améliorant ainsi l'autonomie et la réactivité de l'équipe.
Glossaire :
requête
Une requête est une demande d'information ou d'action envoyée à une base de données ou à un système de gestion de données.
tableau d'excédent brut d'exploitation
Un tableau qui présente les revenus et les dépenses d'une entreprise, permettant de calculer l'excédent brut d'exploitation, qui est un indicateur de la performance économique.
Power BI
Un outil d'analyse de données et de création de rapports développé par Microsoft, permettant de visualiser des données et de partager des insights au sein d'une organisation.
Power Query
Un outil intégré dans Excel et Power BI qui permet de connecter, combiner et affiner des données provenant de différentes sources.
fusionner des requêtes
Une opération dans Power Query qui combine deux ou plusieurs requêtes en une seule, en utilisant une clé commune pour associer les données.
référentiel compte
Un fichier ou une table qui contient des informations sur les comptes utilisés dans la comptabilité, y compris les libellés et les classes de comptes.
solde
La différence entre les débits et les crédits d'un compte, indiquant la situation financière d'un compte à un moment donné.
débité
Un terme comptable qui désigne une somme d'argent qui sort d'un compte.
crédité
Un terme comptable qui désigne une somme d'argent qui entre dans un compte.
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