Excel - Préparer et compléter des données liées à l'activité commerciale - Partie 01 Cas d'usage
Découvrez dans cette vidéo comment préparer et compléter des données liées à l'activité commerciale pour un usage professionnel dans la solution Microsoft 365. Apprenez les pratiques pour vérifier et connaître les données sources, créer un graphique évolutif représentant le chiffre d'affaires de votre organisation, générer un tableau d'excédent brut d'exploitation basé sur la balance comptable, et ajouter de nouvelles données pour compléter le tableau.
Obtenez des conseils pratiques pour optimiser l'utilisation de vos données commerciales avec Microsoft 365. Suivez les étapes simples présentées dans la vidéo pour devenir un expert de la gestion de données commerciales dans Microsoft 365.
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Objectifs :
L'objectif de cette formation est de maîtriser les manipulations logicielles nécessaires à l'analyse des données financières à l'aide de fichiers Excel. Nous allons apprendre à créer des graphiques évolutifs et des tableaux d'excédent brut d'exploitation en utilisant des données de ventes et des balances comptables.
Chapitres :
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Introduction aux Données Sources
Avant de commencer les manipulations logicielles, il est crucial de bien connaître les données sources que nous allons utiliser. Un dossier source a été créé sur le Bureau, regroupant tous les fichiers Excel nécessaires pour cette formation. -
Création d'un Graphique Évolutif
Nous allons d'abord créer un graphique évolutif représentant le chiffre d'affaires de notre organisation. Pour cela, nous utiliserons un dossier de vente contenant les données des ventes de 2019 et 2020. Les informations importantes incluent : - Numéro de commande - Informations clients - Numéro d'employé - Date de commande (importante pour la chronologie) - Montant total de la commande Le fichier de 2020 sera structuré de manière identique, avec des numéros de commande et des dates différents. Nous compléterons ces données avec un fichier de zone géographique pour affiner notre graphique par zone, en tenant compte du pays d'origine du client. -
Ajout de Données Supplémentaires
Nous verrons également comment ajouter un fichier d'une autre année, par exemple les ventes de 2021, pour compléter le graphique de manière instantanée. -
Génération d'un Tableau d'Excédent Brut d'Exploitation
Après avoir créé le graphique, nous nous concentrerons sur la génération d'un tableau d'excédent brut d'exploitation basé sur les balances comptables de 2019 et 2020. Nous allons sélectionner les informations pertinentes dans ces balances, notamment : - Période - Numéros de comptes - Libellés - Flux bancaires (débits et crédits) Le tableau d'excédent brut d'exploitation ne prendra pas en compte tous les comptes présents dans nos balances comptables. Nous utiliserons un fichier Excel pour sélectionner uniquement les comptes des catégories 70 et 60. -
Ajout d'une Nouvelle Balance
Nous apprendrons également à ajouter une nouvelle balance de l'année 2021 pour compléter notre tableau d'excédent brut d'exploitation avec des données supplémentaires. -
Conclusion
Nous avons couvert les étapes essentielles pour manipuler les données financières à l'aide d'Excel. Passons maintenant à l'étape suivante sans perdre de temps.
FAQ :
Quelles sont les données sources nécessaires pour créer un graphique évolutif?
Les données sources nécessaires incluent les fichiers Excel contenant les ventes, les numéros de commande, les informations clients, les dates de commande, et le montant total des commandes.
Comment puis-je ajouter des données d'une autre année à mon graphique?
Pour ajouter des données d'une autre année, comme les ventes de 2021, il suffit d'importer le fichier correspondant et de l'intégrer dans le graphique existant.
Qu'est-ce qu'un tableau d'excédent brut d'exploitation?
Un tableau d'excédent brut d'exploitation est un document qui présente les revenus d'exploitation d'une entreprise après déduction des charges d'exploitation, permettant d'évaluer la rentabilité.
Comment sélectionner uniquement certains comptes dans une balance comptable?
Pour sélectionner uniquement certains comptes, comme ceux des catégories 70 et 60, vous pouvez utiliser un fichier Excel pour filtrer et affiner les données selon vos besoins.
Pourquoi est-il important de connaître les données sources avant de commencer une analyse?
Il est crucial de connaître les données sources pour s'assurer que les informations utilisées sont précises et pertinentes, ce qui garantit la fiabilité des analyses et des graphiques générés.
Quelques cas d'usages :
Analyse des ventes par région
Une entreprise peut utiliser les données de ventes par zone géographique pour identifier les régions les plus performantes et ajuster ses stratégies de marketing en conséquence. Par exemple, en analysant les ventes en Europe, l'entreprise peut décider d'augmenter ses efforts de vente dans cette région.
Préparation de rapports financiers
Les comptables peuvent utiliser le tableau d'excédent brut d'exploitation pour préparer des rapports financiers trimestriels. En se concentrant sur les catégories de comptes pertinentes, ils peuvent fournir une vue d'ensemble claire de la rentabilité de l'entreprise.
Suivi des performances de vente
Les responsables des ventes peuvent suivre l'évolution du chiffre d'affaires au fil des années en utilisant des graphiques évolutifs. Cela leur permet de visualiser les tendances et d'ajuster leurs prévisions de vente.
Évaluation des performances par produit
Une entreprise peut analyser les données de ventes pour évaluer la performance de différents produits. En utilisant des graphiques, elle peut identifier quels produits se vendent le mieux et lesquels nécessitent des améliorations.
Planification budgétaire
Les données des balances comptables peuvent être utilisées pour la planification budgétaire. En sélectionnant uniquement les comptes pertinents, les gestionnaires peuvent établir des prévisions financières plus précises.
Glossaire :
Données sources
Les données sources sont les informations brutes utilisées comme base pour des analyses ou des graphiques. Dans ce contexte, il s'agit des fichiers Excel contenant les ventes et autres informations pertinentes.
Graphique évolutif
Un graphique évolutif est un type de représentation visuelle qui montre l'évolution d'une variable dans le temps, comme le chiffre d'affaires d'une organisation.
Chiffre d'affaires
Le chiffre d'affaires est le montant total des ventes d'une entreprise sur une période donnée. Il est souvent utilisé pour évaluer la performance financière.
Tableau d'excédent brut d'exploitation
Un tableau d'excédent brut d'exploitation est un document comptable qui présente les revenus d'exploitation d'une entreprise après déduction des charges d'exploitation, mais avant les intérêts et les impôts.
Balance comptable
La balance comptable est un document qui résume tous les comptes d'une entreprise, indiquant les débits et les crédits pour chaque compte à un moment donné.
Catégorie 70 et 60
Les catégories 70 et 60 se réfèrent à des classes de comptes dans le plan comptable, où la catégorie 70 concerne les produits et la catégorie 60 concerne les charges.
Zone géographique
La zone géographique fait référence à la classification des clients ou des ventes selon leur pays d'origine, ce qui permet d'analyser les données par région.
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