Excel - Préparer et compléter des données liées à l'activité commerciale - Partie 02 Cas d'usage
Découvrez dans cette vidéo comment préparer et compléter des données liées à l'activité commerciale pour un usage professionnel dans la solution Microsoft 365. Apprenez les pratiques pour vérifier et connaître les données sources, créer un graphique évolutif représentant le chiffre d'affaires de votre organisation, générer un tableau d'excédent brut d'exploitation basé sur la balance comptable, et ajouter de nouvelles données pour compléter le tableau.
Obtenez des conseils pratiques pour optimiser l'utilisation de vos données commerciales avec Microsoft 365. Suivez les étapes simples présentées dans la vidéo pour devenir un expert de la gestion de données commerciales dans Microsoft 365.
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Objectifs :
L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à démarrer le processus d'importation de données dans Excel à partir d'un dossier contenant plusieurs fichiers, en utilisant Power Query pour traiter ces données.
Chapitres :
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Introduction au processus d'importation
Dans cette section, nous allons explorer comment démarrer l'importation de nos données sous Excel. Nous ne nous baserons pas sur l'ouverture directe des fichiers sources, mais plutôt sur l'importation à partir d'un dossier contenant plusieurs fichiers. -
Création d'un dossier pour le fichier graphique
Avant de commencer, il est conseillé de créer un dossier pour organiser nos fichiers. Cela nous permettra de stocker le fichier graphique que nous allons créer. Une fois le dossier créé, nous démarrons Excel. -
Enregistrement du fichier Excel
Nous nous retrouvons dans un fichier Excel complètement vide. Pour des raisons de sécurité, nous allons immédiatement enregistrer ce fichier dans le dossier que nous avons précédemment créé. Nous pouvons nommer notre fichier 'Graphique'. -
Accéder à l'onglet 'Données'
Pour lancer le processus d'importation, nous allons utiliser l'onglet 'Données' d'Excel. Cet onglet propose plusieurs options d'importation de différents types de fichiers ou de bases de données. Nous allons choisir le bouton principal 'Obtenir des données', qui offre la majorité des options intéressantes. -
Sélection de l'importation à partir d'un dossier
Étant donné que nous avons déjà nos fichiers, nous allons choisir l'option d'importation à partir d'un dossier. Cela nous permettra de rendre notre graphique évolutif en quelques clics. Nous ne sélectionnerons pas un fichier particulier, mais le dossier complet contenant tous les fichiers à importer. -
Navigation vers le dossier source
Je vais pointer directement vers le dossier sur mon bureau qui contient mes fichiers sources. En double-cliquant sur le dossier 'Vente', je ne vois pas les fichiers à l'intérieur, car ma source est un dossier. Cependant, lorsque je clique sur 'Ouvrir', Excel génère une connexion et une requête. -
Traitement des données avec Power Query
Une fois que nous avons cliqué sur 'Ouvrir', Excel affichera l'ensemble du contenu du dossier à l'écran. Ce contenu sera ensuite traité par le biais de Power Query, ce qui sera le sujet de notre prochaine vidéo.
FAQ :
Comment démarrer le processus d'importation de données dans Excel?
Pour démarrer l'importation de données dans Excel, ouvrez un fichier Excel vide, créez un dossier pour stocker vos fichiers, puis utilisez l'onglet 'Données' pour sélectionner l'option 'Obtenir des données' et choisissez 'Importer à partir d'un fichier' ou 'Importer à partir d'un dossier'.
Qu'est-ce que Power Query et comment l'utiliser?
Power Query est un outil dans Excel qui permet de connecter et de transformer des données. Pour l'utiliser, vous devez d'abord importer vos données, puis vous pouvez les manipuler et les préparer pour l'analyse.
Pourquoi devrais-je importer un dossier entier plutôt qu'un seul fichier?
Importer un dossier entier vous permet de traiter plusieurs fichiers à la fois, ce qui est plus efficace si vous avez de nombreuses sources de données à analyser.
Comment enregistrer un fichier Excel après l'avoir créé?
Pour enregistrer un fichier Excel, allez dans le menu 'Fichier', sélectionnez 'Enregistrer sous', choisissez l'emplacement souhaité, nommez votre fichier et cliquez sur 'Enregistrer'.
Quelques cas d'usages :
Analyse des ventes
Un analyste de données peut utiliser Excel pour importer des données de ventes à partir d'un dossier contenant plusieurs fichiers de transactions. En utilisant Power Query, il peut combiner ces données pour créer des rapports de performance des ventes.
Préparation de rapports financiers
Un comptable peut importer des données financières à partir de plusieurs fichiers dans un dossier pour préparer des rapports mensuels. L'utilisation de graphiques dans Excel permet de visualiser les tendances financières.
Gestion de projet
Un chef de projet peut utiliser Excel pour importer des données de suivi de projet à partir de différents fichiers. Cela lui permet de créer un tableau de bord consolidé pour suivre l'avancement et les ressources.
Glossaire :
Excel
Un logiciel de tableur développé par Microsoft, utilisé pour la gestion de données, l'analyse et la création de graphiques.
Dossier
Un emplacement de stockage sur un ordinateur où des fichiers sont organisés. Dans ce contexte, il s'agit d'un dossier contenant des fichiers sources pour l'importation.
Importation
Le processus de transfert de données d'une source externe vers un logiciel, comme Excel, pour les utiliser ou les analyser.
Power Query
Un outil dans Excel qui permet de connecter, combiner et affiner des données provenant de différentes sources.
Graphique
Une représentation visuelle des données, souvent utilisée pour faciliter la compréhension des tendances et des relations.
Requête
Une demande d'extraction ou de manipulation de données dans une base de données ou un logiciel, comme Excel.
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