Office 365 - Signer un contrat à partir d'un smartphone Cas d'usage

Découvrez comment signer un contrat rapidement à partir de votre smartphone avec les applications Outlook et Microsoft Office dans cette ressource en ligne pour Microsoft 365. Cette vidéo présente les étapes clés pour récupérer le contrat par e-mail, l'ouvrir avec Microsoft Office, sélectionner le mode signature, signer directement sur l'écran avec votre doigt et enregistrer votre signature pour une utilisation future.
Obtenez des conseils pratiques pour partager le document signé dans l'application de votre choix et l'enregistrer sur OneDrive pour un accès facile.
Les tags associés sont Microsoft 365, Outlook, Microsoft Office, signature électronique, ressource en ligne.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment signer un document PDF sur un smartphone en utilisant les applications Outlook et Microsoft Office, permettant ainsi une gestion efficace des contrats sans avoir besoin d'un ordinateur.

Chapitres :

  1. Introduction
    Dans un monde de plus en plus mobile, il est essentiel de pouvoir gérer des documents importants à tout moment. Cette vidéo présente une méthode simple pour signer un contrat directement depuis un smartphone, ce qui est particulièrement utile lorsque l'on est sur le terrain.
  2. Accéder au contrat
    Pour commencer, ouvrez l'application Outlook sur votre smartphone. C'est ici que vous pourrez récupérer le contrat qui vous a été envoyé par email. La pièce jointe est généralement au format PDF, ce qui est standard pour les documents officiels.
  3. Ouvrir le contrat avec Microsoft Office
    Une fois que vous avez localisé le contrat dans Outlook, vous pouvez l'ouvrir avec l'application Microsoft Office. Cela vous permettra de consulter tous les détails du contrat avant de procéder à la signature.
  4. Signer le document
    Dans l'application Microsoft Office, recherchez l'option de signature. Sélectionnez l'endroit où vous souhaitez apposer votre signature. Une fenêtre s'ouvrira, vous permettant de signer directement sur l'écran avec votre doigt. L'application vous offre également la possibilité d'enregistrer votre signature pour une utilisation future, ce qui facilite le processus pour les documents à venir.
  5. Finaliser et partager le document
    Après avoir signé, vous pouvez valider votre signature et, si nécessaire, recadrer l'image pour qu'elle s'intègre parfaitement au document. Une fois satisfait, vous pouvez partager le document directement depuis l'application de votre choix. Par exemple, vous pouvez choisir d'envoyer le contrat signé à la même personne qui vous l'a transmis via Outlook.
  6. Sauvegarder le document
    En plus de partager le document, vous avez également la possibilité de l'enregistrer sur OneDrive. Cela vous permet de conserver une copie du contrat et de le retrouver facilement depuis n'importe où, grâce à l'application Microsoft Office.
  7. Conclusion
    Grâce à l'application Microsoft Office, il est désormais possible de signer et de retourner un document rapidement, le tout depuis votre mobile. Cette méthode simplifie la gestion des contrats, surtout lorsque vous êtes en déplacement, et vous permet de rester productif sans avoir besoin d'un ordinateur.

FAQ :

Comment signer un document sans ordinateur ?

Vous pouvez signer un document sans ordinateur en utilisant votre smartphone avec des applications comme Outlook et Microsoft Office. Ouvrez le document dans l'application, sélectionnez le mode signature, signez directement sur l'écran et partagez le document signé.

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Une signature électronique est une méthode numérique qui permet de signer des documents. Elle est souvent utilisée pour garantir l'authenticité et l'intégrité d'un document sans nécessiter une signature manuscrite.

Puis-je enregistrer ma signature pour une utilisation future ?

Oui, l'application Microsoft Office vous permet d'enregistrer votre signature, ce qui vous permet de l'utiliser à nouveau pour d'autres documents sans avoir à la recréer.

Comment puis-je partager un document signé ?

Après avoir signé le document, vous pouvez le partager directement depuis l'application Microsoft Office en choisissant l'application de votre choix, comme Outlook, pour l'envoyer par email.

Qu'est-ce que OneDrive et comment l'utiliser ?

OneDrive est un service de stockage en ligne qui vous permet de conserver vos fichiers et de les retrouver de n'importe où. Vous pouvez enregistrer vos documents signés sur OneDrive pour un accès facile depuis différents appareils.

Quelques cas d'usages :

Signature de contrats à distance

Les professionnels peuvent utiliser leur smartphone pour signer des contrats rapidement lors de déplacements. Par exemple, un commercial peut recevoir un contrat par email, le signer avec l'application Microsoft Office et le renvoyer immédiatement, ce qui accélère le processus de vente.

Gestion de documents en déplacement

Les travailleurs sur le terrain, comme les agents immobiliers, peuvent gérer des documents importants sans ordinateur. En utilisant Outlook et Microsoft Office sur leur smartphone, ils peuvent consulter, signer et partager des documents en temps réel, améliorant ainsi leur efficacité.

Conservation de documents signés

Les utilisateurs peuvent enregistrer des documents signés sur OneDrive pour garantir leur accessibilité future. Cela est particulièrement utile pour les avocats ou les consultants qui doivent conserver des copies de contrats signés pour référence ultérieure.

Accélération des processus administratifs

Les entreprises peuvent réduire le temps nécessaire pour finaliser des documents administratifs en permettant aux employés de signer électroniquement des documents via leur smartphone. Cela réduit le besoin d'imprimer, de signer manuellement et de renvoyer des documents, ce qui améliore l'efficacité opérationnelle.

Glossaire :

PDF

Format de document portable (Portable Document Format) utilisé pour présenter des documents de manière indépendante du logiciel, du matériel ou du système d'exploitation.

Outlook

Application de gestion de courriels et d'agenda développée par Microsoft, permettant d'envoyer, de recevoir et de gérer des emails ainsi que des rendez-vous.

Microsoft Office

Suite bureautique de Microsoft comprenant des applications comme Word, Excel, PowerPoint et d'autres, utilisée pour créer, modifier et gérer des documents.

OneDrive

Service de stockage en ligne de Microsoft qui permet aux utilisateurs de stocker des fichiers et de les synchroniser sur plusieurs appareils.

signature électronique

Méthode permettant de signer des documents numériquement, souvent utilisée pour valider l'authenticité d'un document sans avoir besoin d'une signature manuscrite.

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