Microsoft 365 - Être informé par mail dès la modification d’un document Cas d'usage
Ne manquez aucune mise à jour de vos documents importants avec notre vidéo "Être informé par mail dès la modification d'un document" ! Apprenez à configurer des alertes sur Microsoft 365 pour être notifié des changements en temps réel. Profitez de cette fonctionnalité pratique pour travailler en équipe de manière efficace. Tags : intermédiaire, microsoft 365, partager. Regardez maintenant !
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Objectifs :
Comprendre comment configurer des alertes pour être informé des modifications apportées à des documents dans une bibliothèque de documents partagés.
Chapitres :
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Introduction
Dans un environnement de travail collaboratif, il est essentiel de rester informé des modifications apportées aux documents partagés. Cette vidéo explique comment configurer des alertes dans SharePoint pour être averti des changements effectués par vos collaborateurs. -
Configuration des alertes
Pour être informé des modifications sur un document ou un dossier, SharePoint offre une fonctionnalité pratique permettant de configurer des alertes. Voici les étapes à suivre : -
Personnalisation des alertes
Dans la fenêtre d'alerte, vous pouvez personnaliser plusieurs aspects : -
Options supplémentaires pour les dossiers
Si vous choisissez d'être alerté sur un dossier, des options supplémentaires s'offrent à vous : -
Gestion des alertes
Une fois les alertes configurées, vous pouvez les gérer facilement. Par exemple : -
Conclusion
En utilisant les alertes dans SharePoint, vous pouvez facilement rester informé des modifications apportées à vos documents et dossiers. Cela facilite la collaboration et assure que vous ne manquerez aucune mise à jour importante.
FAQ :
Comment configurer des alertes sur SharePoint?
Pour configurer des alertes sur SharePoint, sélectionnez l'élément souhaité, choisissez l'option 'm'avertir', puis définissez les paramètres de l'alerte, y compris le type de notification (email ou SMS) et la fréquence.
Quels types de modifications peuvent déclencher une alerte?
Les alertes peuvent être configurées pour informer les utilisateurs des ajouts, modifications ou suppressions d'éléments dans un document ou un dossier.
Puis-je modifier le titre de l'alerte?
Oui, lors de la configuration de l'alerte, vous pouvez modifier le titre par défaut qui reprend le nom du document.
Comment puis-je voir les modifications apportées à un document?
Vous pouvez afficher le document modifié en utilisant le lien fourni dans l'alerte, ce qui vous permettra de voir précisément les changements effectués.
Qu'est-ce qu'une bibliothèque de documents partagés?
Une bibliothèque de documents partagés est un espace dans SharePoint où les utilisateurs peuvent collaborer sur des documents, permettant un accès facile et une gestion centralisée.
Quelques cas d'usages :
Gestion de projet
Dans un environnement de gestion de projet, les membres de l'équipe peuvent configurer des alertes pour être informés des modifications apportées aux documents de projet, garantissant ainsi que tous les membres sont à jour sur les dernières informations.
Collaboration inter-équipes
Les équipes de différentes départements peuvent utiliser les alertes de SharePoint pour suivre les modifications dans les documents partagés, facilitant ainsi la collaboration et la communication entre les équipes.
Suivi des documents sensibles
Les responsables de la conformité peuvent configurer des alertes pour être avertis de toute modification apportée à des documents sensibles, assurant ainsi la sécurité et la conformité des informations.
Amélioration de la productivité
En utilisant les alertes, les employés peuvent se concentrer sur leur travail sans avoir à vérifier constamment les documents, ce qui améliore leur productivité et leur efficacité.
Formation et onboarding
Lors de l'intégration de nouveaux employés, les alertes peuvent être configurées pour les informer des mises à jour sur les documents de formation, garantissant qu'ils disposent toujours des informations les plus récentes.
Glossaire :
SharePoint
Une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet le partage de documents et la gestion de contenu au sein d'une organisation.
Alerte
Une notification envoyée par email ou SMS pour informer un utilisateur d'une modification apportée à un document ou un dossier.
Bibliothèque de documents partagés
Un espace de stockage dans SharePoint où les utilisateurs peuvent stocker, partager et gérer des documents de manière collaborative.
Modification
Tout changement apporté à un document ou un dossier, y compris l'ajout, la suppression ou la modification de contenu.
Fréquence de l'alerte
La régularité avec laquelle un utilisateur souhaite recevoir des notifications concernant les modifications, par exemple, immédiatement, quotidiennement ou hebdomadairement.
Paramètres d'alerte
Les options configurables qui déterminent comment et quand un utilisateur sera informé des modifications sur un document ou un dossier.