Formation Microsoft Teams - Organiser et gérer les réunions Webcast

Chapitres :

1. Introduction à Microsoft Teams

   Dans cette vidéo, nous allons découvrir ensemble comment organiser et gérer des réunions sur Microsoft Teams. Cette session de formation durera environ trente minutes et couvrira les bases nécessaires pour faciliter votre utilisation de ce logiciel, afin que vous vous sentiez plus à l'aise dans ce type de capacité.

2. Planification d'une Réunion

   Nous commencerons par voir comment planifier une réunion et rejoindre cette réunion. Les objectifs de cette session incluent : - Découvrir les différentes manières de créer une réunion sur Teams. - Explorer les outils disponibles pour enrichir une réunion. Il est important de noter que Microsoft 365 propose diverses manières d'arriver à la création d'une réunion, et nous examinerons cela en détail.

3. Navigation dans Microsoft Teams

   L'outil est navigable principalement à partir du volet de navigation sur votre gauche, où vous retrouverez votre calendrier. Prenez un moment pour réfléchir à ce qu'est Microsoft Teams et à son utilité. Teams n'est pas qu'un simple outil pour stocker des documents ou faire des vidéos, mais il est au centre de toute collaboration, facilitant la gestion de projet et la communication au sein des équipes.

4. Création d'une Réunion

   Pour créer une réunion, vous pouvez utiliser le calendrier de Teams ou Outlook. Voici les étapes à suivre : 1. Cliquez sur le bouton 'Nouveau calendrier' si disponible. 2. Sélectionnez 'Événement' pour créer une réunion classique, qui peut accueillir jusqu'à 1000 participants. 3. Invitez des participants en ajoutant leurs adresses e-mail. 4. Assurez-vous de cocher le bouton 'Réunion Teams' pour inclure un lien de visioconférence. Il est crucial de ne jamais décocher ce bouton, même si la réunion est en personne, car cela permet à ceux qui ne peuvent pas être présents physiquement de participer à distance.

5. Gestion des Participants

   Lorsque vous invitez des participants, vous pouvez voir leur disponibilité directement dans Teams. Utilisez l'assistant de planification pour avoir une vue d'ensemble des agendas de vos collègues. Vous pouvez également rendre la réunion périodique et ajouter des participants facultatifs, ce qui est utile pour optimiser la gestion des réunions.

6. Rejoindre une Réunion

   Pour rejoindre une réunion, il suffit de cliquer sur le créneau de la réunion et de sélectionner 'Rejoindre'. Avant d'entrer, vérifiez que votre caméra et votre micro fonctionnent correctement. Notez que si la salle contient déjà quatre personnes ou plus, votre micro sera coupé par défaut. Pensez à le rallumer si vous souhaitez vous exprimer.

7. Fonctionnalités de Réunion

   Une fois dans la réunion, vous pouvez utiliser plusieurs fonctionnalités : - **Conversation** : Communiquez par écrit avec les participants. - **Lever la main** : Signalez que vous souhaitez prendre la parole. - **Réagir** : Utilisez des émojis pour donner votre avis rapidement. - **Notes de réunion** : Prenez des notes collaboratives accessibles à tous les participants. Ces outils facilitent l'interaction et la collaboration pendant la réunion.

8. Partage d'Écran

   Le partage d'écran est une fonctionnalité essentielle. Vous pouvez choisir de partager tout votre écran ou une fenêtre spécifique. Faites attention aux informations sensibles lorsque vous partagez votre écran. Pour partager, cliquez sur le bouton de partage d'écran et sélectionnez ce que vous souhaitez montrer.

9. Conclusion et Ressources

   À la fin de cette session, vous aurez appris à créer et gérer des réunions sur Microsoft Teams, à utiliser les outils de collaboration, et à partager des informations efficacement. Je vous encourage à explorer davantage les fonctionnalités de Teams et à vous inscrire à d'autres sessions de formation pour approfondir vos connaissances. Merci d'avoir suivi cette vidéo et bonne chance dans vos futures réunions!