SharePoint - Modifier et gérer les autorisations pour une liste ou une bibliothèque Vidéo
Découvrez comment modifier et gérer les autorisations pour une liste ou une bibliothèque de documents dans la solution Microsoft 365 pour votre entreprise.
Cette vidéo pratique vous guide à travers les étapes pour bloquer l'héritage des autorisations, créer des autorisations uniques pour une bibliothèque, ajouter des membres à des groupes existants ou créer de nouveaux groupes, et définir les niveaux d'autorisation pour chaque groupe.
Obtenez des conseils pratiques pour améliorer la sécurité et la confidentialité de vos données en limitant l'accès aux personnes autorisées.
Avec une bonne gestion des autorisations, vous pouvez permettre aux utilisateurs d'accéder aux données dont ils ont besoin tout en limitant l'accès à d'autres.
Les tags associés sont Microsoft 365, SharePoint, autorisations, gestion de contenu.
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Objectifs :
Comprendre comment modifier les autorisations d'accès aux listes et bibliothèques dans une collection de sites, en permettant un contrôle granulaire sur qui peut accéder à quelles données.
Chapitres :
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Introduction aux autorisations dans une bibliothèque
En tant qu'administrateur ou propriétaire d'une bibliothèque, il est essentiel de gérer les autorisations pour garantir que les utilisateurs autorisés puissent accéder aux données nécessaires tout en limitant l'accès à d'autres. Par défaut, toutes les listes et bibliothèques au sein d'une collection héritent des mêmes paramètres d'autorisation que le site parent. -
Héritage des autorisations
Dans la hiérarchie des sites, un site hérite des autorisations de son site parent. Cela signifie que les paramètres d'autorisation du site racine de la collection de sites sont appliqués à tous les sous-sites. Pour attribuer des autorisations uniques à une liste ou une bibliothèque, il est nécessaire de bloquer cet héritage. -
Modification des autorisations
Pour modifier les autorisations, accédez à la liste concernée, cliquez sur 'Paramètres', puis sur 'Paramètres de la bibliothèque'. Dans la page des paramètres, sous 'Autorisations et gestion', cliquez sur 'Autorisations pour cette liste ou cette bibliothèque de documents'. -
Arrêter l'héritage des autorisations
Depuis le ruban, cliquez sur 'Arrêter l'héritage des autorisations'. Cela vous permettra de créer des autorisations uniques pour cette bibliothèque. Vous pouvez maintenant ajouter les membres souhaités dans l'un des groupes existants, tels que Propriétaire, Membres ou Visiteur. -
Création de nouveaux groupes
Il est également possible de créer de nouveaux groupes pour répondre à des besoins spécifiques. Pour ce faire, cliquez sur 'Plus' dans l'onglet 'Groupe', puis sur 'Nouveau', et enfin sur 'Nouveau groupe'. Nommez votre groupe, ajoutez une description si nécessaire, et déterminez un propriétaire ainsi que les paramètres du groupe. -
Paramètres du groupe
Spécifiez qui peut consulter l'appartenance au groupe, qui peut modifier cette appartenance, et si les utilisateurs doivent soumettre une demande pour rejoindre le groupe. Vous pouvez également choisir de valider les demandes ou de les accepter automatiquement. -
Niveau d'autorisation des membres
Enfin, choisissez le niveau d'autorisation des membres de ce groupe. Notez que l'administrateur peut créer de nouveaux niveaux d'autorisation, mais cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les gestionnaires de collection de sites. Une fois les paramètres validés, vous êtes prêt à utiliser votre groupe d'autorisations.
FAQ :
Comment modifier les autorisations d'une bibliothèque?
Pour modifier les autorisations d'une bibliothèque, accédez à la page des paramètres de la bibliothèque, puis cliquez sur 'Autorisations pour cette liste ou cette bibliothèque de documents'. Vous pouvez ensuite arrêter l'héritage des autorisations et définir des autorisations uniques.
Qu'est-ce que l'héritage des autorisations?
L'héritage des autorisations est un mécanisme qui permet à une bibliothèque ou à une liste de recevoir automatiquement les mêmes paramètres d'autorisation que son site parent. Cela garantit une gestion cohérente des accès.
Comment créer un nouveau groupe d'utilisateurs?
Pour créer un nouveau groupe, allez dans l'onglet 'Groupe', cliquez sur 'Nouveau', puis nommez votre groupe et ajoutez une description. Vous pouvez également définir un propriétaire et les paramètres d'appartenance au groupe.
Quels sont les types de groupes disponibles par défaut?
Par défaut, il existe trois groupes : Propriétaire, Membres et Visiteur. Chaque groupe a des niveaux d'autorisation différents.
Comment définir le niveau d'autorisation d'un groupe?
Lors de la création d'un groupe, vous pouvez spécifier le niveau d'autorisation des membres. Cela détermine ce que les membres peuvent faire avec les données de la bibliothèque.
Quelques cas d'usages :
Gestion des accès dans une bibliothèque d'entreprise
Un administrateur peut créer des groupes d'utilisateurs avec des niveaux d'autorisation spécifiques pour gérer l'accès aux documents sensibles dans une bibliothèque d'entreprise. Cela permet de s'assurer que seules les personnes autorisées peuvent accéder à certaines informations, améliorant ainsi la sécurité des données.
Création de groupes pour des projets spécifiques
Lors de la gestion d'un projet, un chef de projet peut créer un groupe d'utilisateurs avec des autorisations uniques pour collaborer sur des documents spécifiques. Cela facilite la gestion des accès et permet de s'assurer que les membres du projet ont les droits nécessaires pour travailler efficacement.
Personnalisation des autorisations pour des équipes
Dans une organisation, un administrateur peut personnaliser les autorisations pour différentes équipes en créant des groupes avec des niveaux d'autorisation adaptés à leurs besoins. Cela permet d'optimiser la collaboration tout en maintenant la sécurité des données.
Glossaire :
Administrateur
Personne responsable de la gestion et de l'administration d'un système ou d'une bibliothèque.
Bibliothèque
Un espace de stockage pour des documents ou des listes, où les utilisateurs peuvent accéder à des données spécifiques.
Autorisation
Droit accordé à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs d'accéder à certaines données ou fonctionnalités.
Héritage des autorisations
Mécanisme par lequel les paramètres d'autorisation d'un site ou d'une bibliothèque sont automatiquement appliqués à ses sous-éléments.
Groupe
Un ensemble d'utilisateurs qui partagent des autorisations similaires pour accéder à des ressources.
Niveau d'autorisation
Le degré d'accès accordé à un utilisateur ou à un groupe, déterminant ce qu'ils peuvent faire avec les données.
Paramètres
Options configurables qui déterminent le comportement d'un système ou d'une application.