SharePoint - Modifier et gérer les autorisations pour une liste ou une bibliothèque Vidéo

Découvrez comment modifier et gérer les autorisations pour une liste ou une bibliothèque de documents dans la solution Microsoft 365 pour votre entreprise.
Cette vidéo pratique vous guide à travers les étapes pour bloquer l'héritage des autorisations, créer des autorisations uniques pour une bibliothèque, ajouter des membres à des groupes existants ou créer de nouveaux groupes, et définir les niveaux d'autorisation pour chaque groupe.
Obtenez des conseils pratiques pour améliorer la sécurité et la confidentialité de vos données en limitant l'accès aux personnes autorisées.
Avec une bonne gestion des autorisations, vous pouvez permettre aux utilisateurs d'accéder aux données dont ils ont besoin tout en limitant l'accès à d'autres.
Les tags associés sont Microsoft 365, SharePoint, autorisations, gestion de contenu.

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Objectifs :

Comprendre comment modifier les autorisations d'accès aux listes et bibliothèques dans une collection de sites, en permettant un contrôle granulaire sur qui peut accéder à quelles données.

Chapitres :

Introduction aux autorisations dans une bibliothèque
En tant qu'administrateur ou propriétaire d'une bibliothèque, il est essentiel de gérer les autorisations pour garantir que les utilisateurs autorisés puissent accéder aux données nécessaires tout en limitant l'accès à d'autres. Par défaut, toutes les listes et bibliothèques au sein d'une collection héritent des mêmes paramètres d'autorisation que le site parent.
Héritage des autorisations
Dans la hiérarchie des sites, un site hérite des autorisations de son site parent. Cela signifie que les paramètres d'autorisation du site racine de la collection de sites sont appliqués à tous les sous-sites. Pour attribuer des autorisations uniques à une liste ou une bibliothèque, il est nécessaire de bloquer cet héritage.
Modification des autorisations
Pour modifier les autorisations, accédez à la liste concernée, cliquez sur 'Paramètres', puis sur 'Paramètres de la bibliothèque'. Dans la page des paramètres, sous 'Autorisations et gestion', cliquez sur 'Autorisations pour cette liste ou cette bibliothèque de documents'.
Arrêter l'héritage des autorisations
Depuis le ruban, cliquez sur 'Arrêter l'héritage des autorisations'. Cela vous permettra de créer des autorisations uniques pour cette bibliothèque. Vous pouvez maintenant ajouter les membres souhaités dans l'un des groupes existants, tels que Propriétaire, Membres ou Visiteur.
Création de nouveaux groupes
Il est également possible de créer de nouveaux groupes pour répondre à des besoins spécifiques. Pour ce faire, cliquez sur 'Plus' dans l'onglet 'Groupe', puis sur 'Nouveau', et enfin sur 'Nouveau groupe'. Nommez votre groupe, ajoutez une description si nécessaire, et déterminez un propriétaire ainsi que les paramètres du groupe.
Paramètres du groupe
Spécifiez qui peut consulter l'appartenance au groupe, qui peut modifier cette appartenance, et si les utilisateurs doivent soumettre une demande pour rejoindre le groupe. Vous pouvez également choisir de valider les demandes ou de les accepter automatiquement.
Niveau d'autorisation des membres
Enfin, choisissez le niveau d'autorisation des membres de ce groupe. Notez que l'administrateur peut créer de nouveaux niveaux d'autorisation, mais cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les gestionnaires de collection de sites. Une fois les paramètres validés, vous êtes prêt à utiliser votre groupe d'autorisations.

FAQ :

Comment modifier les autorisations d'une bibliothèque?

Pour modifier les autorisations d'une bibliothèque, accédez à la page des paramètres de la bibliothèque, puis cliquez sur 'Autorisations pour cette liste ou cette bibliothèque de documents'. Vous pouvez ensuite arrêter l'héritage des autorisations et définir des autorisations uniques.

Qu'est-ce que l'héritage des autorisations?

L'héritage des autorisations est un mécanisme qui permet à une bibliothèque ou à une liste de recevoir automatiquement les mêmes paramètres d'autorisation que son site parent. Cela garantit une gestion cohérente des accès.

Comment créer un nouveau groupe d'utilisateurs?

Pour créer un nouveau groupe, allez dans l'onglet 'Groupe', cliquez sur 'Nouveau', puis nommez votre groupe et ajoutez une description. Vous pouvez également définir un propriétaire et les paramètres d'appartenance au groupe.

Quels sont les types de groupes disponibles par défaut?

Par défaut, il existe trois groupes : Propriétaire, Membres et Visiteur. Chaque groupe a des niveaux d'autorisation différents.

Comment définir le niveau d'autorisation d'un groupe?

Lors de la création d'un groupe, vous pouvez spécifier le niveau d'autorisation des membres. Cela détermine ce que les membres peuvent faire avec les données de la bibliothèque.

Quelques cas d'usages :

Gestion des accès dans une bibliothèque d'entreprise

Un administrateur peut créer des groupes d'utilisateurs avec des niveaux d'autorisation spécifiques pour gérer l'accès aux documents sensibles dans une bibliothèque d'entreprise. Cela permet de s'assurer que seules les personnes autorisées peuvent accéder à certaines informations, améliorant ainsi la sécurité des données.

Création de groupes pour des projets spécifiques

Lors de la gestion d'un projet, un chef de projet peut créer un groupe d'utilisateurs avec des autorisations uniques pour collaborer sur des documents spécifiques. Cela facilite la gestion des accès et permet de s'assurer que les membres du projet ont les droits nécessaires pour travailler efficacement.

Personnalisation des autorisations pour des équipes

Dans une organisation, un administrateur peut personnaliser les autorisations pour différentes équipes en créant des groupes avec des niveaux d'autorisation adaptés à leurs besoins. Cela permet d'optimiser la collaboration tout en maintenant la sécurité des données.

Glossaire :

Administrateur

Personne responsable de la gestion et de l'administration d'un système ou d'une bibliothèque.

Bibliothèque

Un espace de stockage pour des documents ou des listes, où les utilisateurs peuvent accéder à des données spécifiques.

Autorisation

Droit accordé à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs d'accéder à certaines données ou fonctionnalités.

Héritage des autorisations

Mécanisme par lequel les paramètres d'autorisation d'un site ou d'une bibliothèque sont automatiquement appliqués à ses sous-éléments.

Groupe

Un ensemble d'utilisateurs qui partagent des autorisations similaires pour accéder à des ressources.

Niveau d'autorisation

Le degré d'accès accordé à un utilisateur ou à un groupe, déterminant ce qu'ils peuvent faire avec les données.

Paramètres

Options configurables qui déterminent le comportement d'un système ou d'une application.

00:00:12

Accéder aux données dont elles ont besoin tout en limitant l'accès à d'autres.

00:00:18

Par défaut toutes les listes et bibliothèques au sein d'une collection hérite des mêmes paramètres d'autorisation que le site qui se trouve juste au-dessus de lui ?

00:00:26

Dans la hiérarchie.

00:00:28

En d'autres mots cela signifie qu'un cythérée des autorisations du site racines de la collection de sites et un societe.

00:00:35

Hérite des autorisations de son site parents.

00:00:39

Pour attribuer des autorisations uniques pour une liste ou une bibliothèque vous devez Premièrement bloquer l'héritage des autorisations puis avec les autorisations uniques.

00:00:49

Vous pouvez faire tout cela dans la page autorisations.

00:00:53

Accédez à la liste où éliott est concerné.

00:00:56

Cliquez sur paramètres.

00:01:00

Puis paramètres de la bibliothèque.

00:01:05

Dans la page paramètres sous autorisations et gestion.

00:01:09

Cliquez sur autorisations pour cette liste où cette bibliothèque de documents.

00:01:16

Depuis le ruban nous allons cliquez sur arrêter LHéritage des autorisations.

00:01:21

Cela va nous permettre de créer des autorisations uniques pour cette bibliothèque.

00:01:26

Vous pouvez maintenant ajouter les membres désirer dans l'un des groupes existants.

00:01:30

Par défaut vous avez 3 groupe propriétaire.

00:01:34

Membres.

00:01:35

Visiteur.

00:01:37

Mais nous allons voir qu'il est possible d'en créer de nouveaux pour répondre à des besoins spécifiques.

00:01:42

Si tel est le cas depuis un groupe.

00:01:45

Cliquez sur plus depuis l'onglet groupe.

00:01:50

Cliquez ensuite sur nouveaux.

00:01:52

Puis nouveau groupe.

00:01:56

Nommez votre groupe.

00:01:59

Ajouter une description si nécessaire.

00:02:02

Déterminer un propriétaire.

00:02:04

Ainsi que les paramètres du groupe.

00:02:07

Spécifiez qui peut consulter l'appartenance au groupe ?

00:02:10

Qui peut modifier l'appartenance au groupe ?

00:02:13

Est-ce que les utilisateurs doivent émettre une demande de appartenance à ce groupe.

00:02:17

Dois-je valider les demandes où est-ce que je souhaite que la demande soit acceptée automatiquement.

00:02:22

Enfin le plus important nous choisissons le niveau d'autorisation des membres de ce groupe.

00:02:28

Petite parenthèse l'administrateur cher pound peut créer des nouveaux niveaux d'autorisation.

00:02:33

Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les gestionnaires de collection de sites.

00:02:37

Nous pouvons maintenant valider notre création et nous sommes maintenant prêts à utiliser notre groupe d'autorisations.

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