SharePoint - Créer un affichage personnalisé d'une bibliothèque de documents Tutoriels

Découvrez comment créer un affichage personnalisé d'une bibliothèque de documents dans la solution Microsoft 365 pour votre entreprise.
Cette vidéo pratique vous guide à travers les étapes pour personnaliser l'affichage de vos colonnes, trier et filtrer les éléments, ajouter des cases à cocher et des groupements, et modifier le style d'affichage.
Obtenez des conseils pratiques pour améliorer l'expérience utilisateur de votre équipe et répondre à des besoins commerciaux spécifiques.
Avec une bonne gestion de l'affichage, vous pouvez optimiser l'organisation et la navigation de vos bibliothèques de documents.
Les tags associés sont Microsoft 365, SharePoint, bibliothèque de documents, personnalisation d'affichage.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de guider les utilisateurs à travers le processus de personnalisation des affichages dans une bibliothèque de documents, en mettant l'accent sur la sélection des colonnes, le tri des éléments, l'application de filtres, et d'autres options de personnalisation.

Chapitres :

Introduction à la personnalisation des affichages
Dans cette section, nous allons explorer comment personnaliser les affichages dans une bibliothèque de documents. Cela inclut la sélection des colonnes à afficher, l'ordre de tri des éléments, et l'application de filtres pour faciliter la gestion des documents.
Sélection et ordre des colonnes
Pour commencer, il est essentiel de définir quelles colonnes vous souhaitez afficher et dans quel ordre. Vous pouvez choisir jusqu'à deux colonnes pour le tri, qui peut se faire par nom, date de création ou de modification, en ordre croissant ou décroissant.
Application de filtres
Les filtres sont cruciaux, surtout pour les listes contenant 5000 éléments ou plus. Vous pouvez filtrer les éléments selon des conditions spécifiques, par exemple, afficher uniquement les éléments créés par un utilisateur particulier. Il est possible d'ajouter jusqu'à deux conditions, qui doivent toutes deux être remplies, ou d'utiliser une seule condition pour afficher les éléments correspondants.
Options de personnalisation supplémentaires
Il existe de nombreuses autres options de personnalisation. Vous pouvez, par exemple, ajouter des cases à cocher pour chaque ligne, permettant aux utilisateurs de sélectionner plusieurs éléments pour effectuer des opérations en bloc, comme la suppression. De plus, vous pouvez créer des groupements dans deux colonnes maximum et ajouter un champ total pour chacune des colonnes.
Navigation et affichage
Vous pouvez également définir si vous souhaitez naviguer via des dossiers ou afficher uniquement les éléments sans dossier. Il est possible de limiter le nombre d'éléments renvoyés aux utilisateurs pour cet affichage. N'oubliez pas que les paramètres d'affichage peuvent également être modifiés pour les appareils mobiles.
Validation des modifications
Une fois que vous avez terminé vos personnalisations, cliquez sur le bouton 'OK' pour valider les modifications. Vous pourrez constater que le nombre d'affichages est mis à jour dans le ruban. Sachez que vous pouvez créer autant d'affichages que nécessaire et passer de l'un à l'autre facilement.

FAQ :

Comment personnaliser l'affichage des documents dans la bibliothèque?

Pour personnaliser l'affichage, vous devez sélectionner les colonnes à afficher, définir leur ordre, et appliquer des filtres selon vos besoins.

Quelles sont les options de tri disponibles?

Vous pouvez trier les éléments par nom, date de création ou de modification, en choisissant un ordre croissant ou décroissant.

Combien de colonnes puis-je sélectionner pour le tri?

Vous pouvez sélectionner un maximum de deux colonnes pour le tri.

Comment utiliser les filtres pour gérer de grandes listes?

Les filtres sont essentiels pour gérer des listes contenant 5000 éléments ou plus, vous permettant de restreindre l'affichage selon des critères spécifiques.

Puis-je créer plusieurs affichages?

Oui, vous pouvez créer autant d'affichages que nécessaire et passer de l'un à l'autre via le ruban.

Comment puis-je sélectionner plusieurs éléments à la fois?

Vous pouvez activer des cases à cocher pour chaque ligne, ce qui vous permet de sélectionner plusieurs éléments pour effectuer des opérations en bloc.

Quelques cas d'usages :

Gestion de documents dans une entreprise

Dans une entreprise, les employés peuvent utiliser la bibliothèque de documents pour organiser et filtrer des milliers de fichiers, facilitant ainsi l'accès rapide aux informations pertinentes.

Suivi des projets

Les chefs de projet peuvent personnaliser l'affichage pour ne montrer que les documents créés par des membres spécifiques de l'équipe, ce qui aide à suivre les contributions individuelles.

Optimisation des opérations

En utilisant des filtres et des cases à cocher, les utilisateurs peuvent rapidement supprimer ou modifier plusieurs documents en une seule opération, améliorant ainsi l'efficacité des tâches administratives.

Analyse de données

Les analystes peuvent créer des affichages personnalisés pour visualiser uniquement les données pertinentes, ce qui leur permet de se concentrer sur les analyses sans être distraits par des informations non nécessaires.

Glossaire :

Bibliothèque de documents

Un espace de stockage numérique où les documents sont organisés et accessibles aux utilisateurs.

Affichage

La manière dont les documents ou éléments sont présentés à l'utilisateur dans une interface.

Colonnes

Les divisions verticales dans un tableau ou une liste qui organisent les informations par catégories.

Tri

L'action de réorganiser les éléments d'une liste selon un critère spécifique, comme le nom ou la date.

Filtres

Des outils permettant de restreindre l'affichage des éléments selon des critères définis, facilitant ainsi la recherche.

Conditions

Des critères spécifiques qui doivent être remplis pour qu'un élément soit inclus dans l'affichage filtré.

Cases à cocher

Des éléments d'interface qui permettent aux utilisateurs de sélectionner plusieurs options simultanément.

Groupements

La capacité de regrouper des éléments similaires dans une ou plusieurs colonnes pour une meilleure organisation.

Champ total

Une fonctionnalité qui permet d'afficher un total ou un résumé des valeurs d'une colonne.

Paramètres d'affichage

Les options qui déterminent comment les éléments sont présentés à l'utilisateur, y compris pour les appareils mobiles.

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Puis modifier l'affiche à l'actuel.

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Nommé ensuite votre affichage.

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Et si besoin modifier adresse web.

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Nous allons maintenant personnaliser nos colonnes.

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Nous définissons tout d'abord quel colonne nous souhaitons afficher.

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Et dans quel ordre nous souhaitons les voir.

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Ensuite nous allons déterminer l'ordre dans lequel les éléments de la fichage apparaissent.

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Le tris peut s' effectuer par nom date de création ou de modification.

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De manière croissante où décroissante etc.

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Pour information on ne peut sélectionner que 2 colonnes maximum pour le tri.

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Par défaut les utilisateurs voient l'ensemble des éléments de l'affichage actuelle sachez qu'il est possible de filtrer l'affichage des éléments selon qu'il réponde.

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Oui ou non aux conditions établies.

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Les filtres sont particulièrement importants pour les liste contenant 5000 éléments ou plus.

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Dans mon exemple on souhaite afficher uniquement les éléments créé par Mark.

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Où partager avec Marc ?

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En effet on peut ajouter 2 conditions si l'on choisit et les 2 conditions doivent être réunies pour que l'élément sa fiche si l'on choisit où.

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Une seule condition remplie est nécessaire pour voir les éléments.

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Sachez qu'il existe également de nombreuses autres options de personnalisation.

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Nous allons pouvoir par exemple définir si nous souhaitons des cases à cocher pour chaque ligne afin que les utilisateurs puissent sélectionner plusieurs éléments de liste pour effectuer des opérations bloc.

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Cela nous permettrait par exemple de supprimer plusieurs éléments en un seul clic.

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Nous pouvons créer également des groupements dans 2 colonnes maximum.

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Nous pouvons également ajouter un champ total pour chacune des colonnes.

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Nous pouvons également modifier le style l'affichage.

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Définir si vous souhaitez naviguer via des dossiers ou uniquement afficher les éléments sans dossier.

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Nous pouvons également limiter le nombre d'éléments renvoyer aux utilisateurs pour cet affichage.

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Vous remarquerez que nous pouvons également modifier les paramètres d'affichage pour les appareils mobiles.

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Une fois terminé je l'ai validé le bouton ok.

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Mais modifications sont bien prises en compte et l'on constate via le ruban que le nombre d'affichages apparaît bien.

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Sachez que vous pouvez créer autant d'affichage que nécessaire et passer de l'un à l'autre via le ruban.

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