SharePoint - Activer le partage externe de vos sites avec des utilisateurs externes Tutoriels

Découvrez comment activer le partage externe de vos sites SharePoint avec des utilisateurs externes dans la solution Microsoft 365 pour votre entreprise.
Cette vidéo pratique vous guide à travers les étapes pour activer le partage externe des sites, choisir vos options de partage, et ajuster les paramètres de partage pour des collections spécifiques.
Obtenez des conseils pratiques pour améliorer la collaboration avec des utilisateurs externes tout en maintenant la sécurité de vos données.
Avec une bonne gestion du partage externe, vous pouvez permettre aux utilisateurs externes d'accéder aux sites d'équipe et sous-sites SharePoint à tout moment.
Les tags associés sont Microsoft 365, SharePoint, partage externe, gestion de contenu.

3:33
7598 vues

Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre comment partager du contenu sur SharePoint Online avec des utilisateurs externes, y compris les différences entre utilisateurs externes nouveaux et existants, ainsi que la gestion des liens anonymes.

Chapitres :

Introduction au partage externe sur SharePoint Online
Dans cet article, nous allons explorer comment les utilisateurs externes peuvent accéder au contenu de votre site SharePoint Online. Les utilisateurs externes sont ceux qui n'ont pas de compte utilisateur dans votre environnement Office 365. Le partage de contenu avec ces utilisateurs est une fonctionnalité essentielle pour collaborer efficacement.
Activer le partage externe
Le partage externe est activé par défaut sur SharePoint Online. Cela permet aux propriétaires de sites et aux administrateurs de collection de partager des sites d'équipe et des sous-sites avec des utilisateurs externes à tout moment. Pour activer ou modifier ces paramètres, connectez-vous à Office 365 et accédez au centre d'administration. Recherchez 'partage externe des sites' et ajustez les options de partage selon vos besoins.
Options de partage
Il existe plusieurs options de partage pour les utilisateurs externes : - **Utilisateurs externes uniquement** : Vous pouvez partager du contenu uniquement avec des utilisateurs externes déjà enregistrés dans l'annuaire Azure. - **Utilisateurs externes nouveaux et existants** : Cela permet de partager avec tous les utilisateurs externes, qu'ils soient nouveaux ou déjà existants. - **Utilisateurs anonymes** : Ces utilisateurs peuvent accéder à des documents via un lien partagé sans avoir besoin de se connecter. Vous pouvez définir la durée de validité de ce lien, allant de 1 à 730 jours.
Gestion des utilisateurs externes
Lorsqu'un nouvel utilisateur externe se connecte pour la première fois, il est automatiquement ajouté à l'annuaire Azure. Une fois ajouté, il est considéré comme un utilisateur externe existant. Cela signifie que si vous choisissez de partager uniquement avec des utilisateurs externes existants, vous ne pourrez pas partager avec de nouveaux utilisateurs qui ne sont pas encore enregistrés.
Configurer les paramètres de partage
Pour ajuster les paramètres de partage sur des collections spécifiques, accédez au centre d'administration Office 365, sélectionnez 'ressources', puis 'site'. Choisissez la collection concernée et modifiez le statut de partage. Vous pouvez restreindre le partage sur des collections nécessitant un contrôle plus strict ou révoquer l'accès d'utilisateurs individuels.
Conclusion
Le partage externe sur SharePoint Online est une fonctionnalité puissante qui facilite la collaboration avec des utilisateurs externes. En comprenant les différentes options de partage et en configurant correctement les paramètres, vous pouvez garantir un accès sécurisé et approprié au contenu de votre site.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un utilisateur externe dans SharePoint?

Un utilisateur externe est une personne qui peut accéder au contenu de votre site SharePoint sans avoir de compte utilisateur dans cet environnement. Cela inclut les personnes qui n'appartiennent pas à votre organisation.

Comment activer le partage externe sur SharePoint?

Pour activer le partage externe, connectez-vous à Office 365, accédez au centre d'administration, recherchez 'partage externe des sites', et activez l'option de partage pour permettre aux utilisateurs de partager du contenu avec des personnes externes.

Quelle est la différence entre un nouvel utilisateur externe et un utilisateur externe existant?

Un nouvel utilisateur externe est une personne qui n'a jamais été ajoutée à l'Azure Directory. Lorsqu'il se connecte pour la première fois, il est automatiquement ajouté et devient un utilisateur externe existant.

Comment définir la durée de validité d'un lien de partage anonyme?

Lors de la création d'un lien de partage anonyme, vous pouvez définir sa durée de validité entre 1 et 730 jours. Une fois cette période écoulée, le lien expire.

Comment révoquer l'accès d'un utilisateur externe sur SharePoint?

Pour révoquer l'accès d'un utilisateur externe, accédez au centre d'administration Office 365, sélectionnez le site concerné, puis modifiez les options de partage pour retirer l'accès de cet utilisateur.

Quelques cas d'usages :

Partage de documents avec des partenaires externes

Une entreprise peut utiliser le partage externe pour permettre à ses partenaires de consulter des documents importants sur SharePoint sans avoir besoin de créer des comptes utilisateurs. Cela facilite la collaboration tout en maintenant la sécurité des informations.

Gestion de projets avec des consultants

Lorsqu'une entreprise collabore avec des consultants externes, elle peut leur donner accès à des sous-sites spécifiques de SharePoint pour qu'ils puissent suivre l'avancement des projets. Cela améliore la communication et la transparence.

Partage de ressources avec des clients

Une organisation peut partager des ressources, comme des rapports ou des présentations, avec des clients via des liens anonymes. Cela permet aux clients d'accéder facilement aux informations sans avoir à se connecter.

Formation et support à distance

Les entreprises peuvent partager des documents de formation avec des utilisateurs externes, comme des formateurs ou des clients, en utilisant le partage externe. Cela permet de fournir un support et une formation à distance de manière efficace.

Collaboration sur des projets de recherche

Des équipes de recherche peuvent inviter des chercheurs externes à collaborer sur des projets en leur donnant accès à des sites SharePoint. Cela favorise l'innovation et le partage des connaissances entre différentes institutions.

Glossaire :

utilisateur externe

Une personne qui doit consulter ou utiliser le contenu d'un site SharePoint ou Office 365 sans avoir de compte utilisateur dans cet environnement.

partage externe

La possibilité de partager des sites SharePoint ou des documents avec des utilisateurs externes, soit de manière globale pour tous les utilisateurs externes, soit individuellement pour chaque collection.

Azure Directory

Un service de gestion des identités et des accès qui permet de gérer les utilisateurs et les groupes dans un environnement cloud, comme Office 365.

utilisateurs anonymes

Des utilisateurs qui peuvent accéder à un document ou un dossier via un lien de partage sans avoir besoin de se connecter avec un nom d'utilisateur et un mot de passe.

durée de validité du lien

La période pendant laquelle un lien de partage anonyme reste actif, pouvant être définie entre 1 et 730 jours.

00:00:11

Office 365 sont appelés utilisateur externe.

00:00:16

Il est possible de partager soit globalement haussier cher point avec les utilisateurs externes ou alors individuellement pour chaque collection.

00:00:25

La possibilité d inviter des utilisateurs externes sur les sites SharePoint est activé par défaut.

00:00:30

De sorte que les propriétaires de sites et les administrateurs de collection peuvent partager les sites d équipe et sous-site.

00:00:36

Avec des utilisateurs externes à tout moment.

00:00:40

Connectez-vous à Office 365 et Accédez au centre d administration Office 365.

00:00:47

Dans le centre d'administration office 325 taper dans la zone de recherche le mot externe puis sélectionné.

00:00:55

Partage externe des sites.

00:00:58

Au regard de permettre aux utilisateurs de partager du contenu Sharp online et onedrive avec des personnes externes à l'organisation faites glisser le curseur en position activé.

00:01:11

Choisissez ensuite vos options de partage.

00:01:15

Pour rappel lorsque la connexion est requise les utilisateurs doivent posséder un compte professionnel ou scolaire d'un autre abonnement Office 365.

00:01:24

Quelle est la différence entre eux uniquement les utilisateurs externes et utilisateurs externes nouveau d'existant ?

00:01:33

Lorsqu'un nouvel utilisateur externe se connecte pour afficher un élément partager il est automatiquement ajouté à l'azur directory.

00:01:41

Une fois ajouté à la def il n'est plus considéré comme un nouvel utilisateur externe mais comme un utilisateur externe existants.

00:01:49

Si l'on choisit donc la 1ère option cela signifie que je ne pourrais partager du contenu SharePoint uniquement avec des externes déjà enregistré dans la D.

00:01:59

Les utilisateurs anonymes quant à eux sont les utilisateurs qui disposent d'un lien de partager un dossier moins documents ?

00:02:06

Et qui peuvent consulter ce document sans avoir à se connecter avec un nom d'utilisateur et un mot de passe ?

00:02:14

Si vous choisissez cette option vous pouvez définir la durée de validité du lien entre un et 730 jours.

00:02:22

Une fois cette durée passer le lien anonyme expire.

00:02:26

Une fois terminé vous pouvez valider en cliquant sur le bouton enregistrer.

00:02:34

Parfait le partage externe sur le site SharePoint et maintenant activer pour toutes les collections.

00:02:39

À partir du centre d administration Office 365 vous pouvez ajuster ces paramètres de partage afin de ne pas autoriser celui-ci sur des collections sur lesquels un contrôle plus strict nécessaire ou encore afin de révoquer l'accès de utilisateur individuel.

00:02:56

Aller site spécifique.

00:02:58

Depuis le centre d'administration Office 365 accéder à ressources.

00:03:05

Puis vous avez sélectionné site.

00:03:10

Sélectionner votre collection concernait.

00:03:13

Puis vient le statut état du partage cliquez sur modifier.

00:03:19

Vous n'avez plus maintenant qu'à modifier vos options de partage.

00:03:25

Et de cliquer sur enregistrer pour valider ces modifications.

Mandarine AI: CE QUI POURRAIT VOUS INTÉRESSER