Outlook - Formation Microsoft Outlook #2 : Optimiser l'utilisation de sa messagerie Webcast

Découvrez comment optimiser votre utilisation de la messagerie avec notre formation 'formation microsoft outlook #2 : optimiser l'utilisation de sa messagerie'. Apprenez des astuces avancées pour mieux gérer votre boîte mail, gagner du temps et améliorer votre organisation. Que vous soyez débutant ou utilisateur expérimenté, cette vidéo vous propose des méthodes efficaces à intégrer dans votre quotidien.

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la messagerie hein dans outlook donc l'objectif c'est évidemment
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bah de voir comment on va gérer
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sa boîte
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vraiment et euh de trouver on va dire les astuces pour
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gagner du temps,
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essayer de
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mieux s'organiser ou de faire
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différemment
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alors je précise,
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c'est pas parce que je vais vous montrer des méthodes que
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forcément les méthodes sont à utiliser.
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Non je préfère toujours le dire,
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c'est-à-dire qu'il y a des choses où je vais vous montrer ce qu'on peut faire
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mais c'est peut-être pas forcément applicable
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dans votre quotidien.
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Donc ne
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j'ai déjà rencontré des gens qui se sont cassés la tête pour dire ça a l'air bien,
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j'ai envie de l'appliquer.
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Sauf que quand on
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on étudiait plus précisément leur boîte mail,
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il y avait pas besoin d'utiliser cette méthode qui était faite pour
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des très très grosses boîte mail,
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très encombrées,
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très surchargés,
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eux ils avaient juste à gérer des emails plus classiques,
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plus simples.
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Donc il s'embêtait vraiment pour pas grand chose,
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voilà,
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c'est pour ça je le dis hein c'est il y a des fonctions que j'aime beaucoup
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mais on n'est pas obligé de les utiliser toujours.
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Sophie
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retente effectivement de nous rejoindre
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bonjour Sophie.
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Est-ce que vous m'entendez?
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Allô allô Sophie.
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Alors Sophie,
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juste pour situer effectivement au cas où si vous m'entendez
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euh j'enregistre cette session pour pouvoir la mettre en replay
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euh sur la plateforme,
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n'hésitez pas à me signifier si ça vous pose un souci.
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Comme ça au moins on
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Je j'ai je voilà,
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je ne m'embête pas à garder ou à mettre à disposition la
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sur la plateforme comme ça on le sait.
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N'hésitez pas à me le signaler hein mais
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ne serait-ce que dans la conversation écrite,
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ça ira très bien.
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Voilà,
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alors,
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on je reprends le fil effectivement de la présentation donc
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on a
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les points abordés,
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l'automation,
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l'optimisation
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et le côté viva insight qu'on regardera un petit peu
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sur la fin
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euh pour essayer d'optimiser euh certains usages,
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vous allez voir,
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ça pourrait être pratique dans certains cas.
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Allez,
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je quitte
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ce PowerPoint et je vais me rendre dans
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et bien la nouvelle version
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d'outlook
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hein je vais directement sur cette version là
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on pourra faire un peu la plupart des fonctionnalités que je vais vous présenter,
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vous allez pouvoir les faire également
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dans la version
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classique d'outlook hein je reprécise,
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il y a en ce moment deux versions qui existent de outlook
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Le nouvel outlook,
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vous avez ici le petit logo qui nous l'indique
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et vous avez ce que Microsoft appelle aujourd'hui l'outlook classique.
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Moi je vais me concentrer
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sur le nouvel outlook pour le coup.
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Alors,
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un des éléments qui va m'intéresser pour le classement.
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Je vais aller voir ça va être une méthode de rangement
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toute simple.
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La question est
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enfin je pense que ça va être votre cas,
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est-ce que vous rangez vos emails dans des dossiers?
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Oui
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oui,
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généralement c'est ça
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et je vais être très honnête avec vous,
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c'est la méthode la plus simple qui soit.
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Par contre,
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est-ce que vous avez parfois eu
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des
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doutes
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sur comment classer dans les dossiers?
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vous dites comment je vais organiser ma structure parce que
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Sophie voilà un souci sur ça
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c'est-à-dire que quel genre de problème par rapport au
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classement juste pour vérifier un petit peu comme ça je
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Je peux voir si ça peut être intéressant,
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moi,
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c'est pour essayer d'être le plus efficace sans
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trop que ça me prenne trop de temps à chaque fois
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d'aller rechercher le bon euh
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dossier.
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Dans la recherche au dessus,
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très bien
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alors ça pourrait être parfaitement intéressant,
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vous me direz après ce que je vais vous montrer dessus
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alors un des cas que je vais évoquer
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c'est euh
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comment je classe
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je vais raconter ma vie hein,
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ne vous inquiétez pas,
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ça ne va pas durer trop longtemps
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mais je travaille dans un milieu industriel et on avait par exemple
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des problématiques de classement d'email,
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une des problématiques de classement d'email c'est comment je classe,
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est-ce que je classe comme ici par exemple avec des bons de commande
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et à l'intérieur je range par fournisseur,
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donc j'ai le fournisseur un,
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fournisseur 2,
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fournisseur 3,
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donc d'abord une rubrique bon de commande ou est-ce que je travaille sur
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Le fournisseur
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Et
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à l'intérieur,
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j'ai un sous-dossier
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qui me dit bah tiens ça c'est le sous-dossier
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bon de commande et ça c'est le sous-dossier facturation.
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C'est une question de
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quelle est la hiérarchie
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que je dois employer.
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Je vais pas vous dire qu'il y en a une meilleure qu'une autre hein,
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après c'est vraiment
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une méthode de travail.
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Dans la majorité des cas,
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les gens
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ont une hiérarchie dans l'organisation,
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dans l'entreprise
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et elle marche très bien.
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Mais là ce qui va m'intéresser c'est
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comment éviter
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Le côté hiérarchie.
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En fait on va travailler avec ce qu'on appelle les catégories
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Les catégories,
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je vous en ai mis une par exemple ici,
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il y a une catégorie blonde livraison,
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j'ai mis une catégorie Catherine.
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On va placer une catégorie en faisant un clic droit dessus.
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catégoriser,
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alors je vous rassure,
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on verra des méthodes pour aller très vite sur la
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catégorisation au fur et à mesure de la session hein
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mais je peux mettre par exemple ici une catégorie conversation.
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Et ce qui peut être pratique
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dans mon cas,
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c'est que
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Voyez cette catégorie bon de livraison et bien je peux rajouter ici
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une catégorie en plus.
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Je peux mettre en fait plusieurs,
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un email qui est
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avec plusieurs catégories en même temps.
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Donc comme ça je peux tiens dire OK,
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ça c'est une facture
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je vais prendre quelques uns,
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voilà pour aller assez vite dessus comme ça euh catégoriser
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quelques emails différemment.
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Voilà,
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là je vais mettre une catégorie.
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Conversation par exemple et puis ils seront à mettre une catégorie.
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Facture.
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Voilà.
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Et donc,
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Tous ces emails là,
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en fait,
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il y a juste du visuel hein,
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pour le moment,
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ça ne me sert à rien.
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Mais,
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et bien ça pourrait être intéressant quand je vais demander à trier les emails,
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est-ce que je vais pouvoir les trier par catégorie.
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Bon,
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j'espère que vous m'entendez.
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euh je vais continuer un petit peu la présentation pour le coup.
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Alors,
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comme je disais,
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j'ai fait des
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catégories,
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j'ai appliqué des catégories à mes emails et tout de suite.
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Ce qui m'intéresse c'est que vous voyez que là
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j'ai le service comptable,
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j'ai le service logique,
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j'ai le service facturation
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conversation,
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mais c'est marrant parce que regardez cet email là
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le 10 juillet,
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il est dans deux catégories donc il rentre deux fois
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en fait peu importe comment je vais le chercher,
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je vais le trouver dans les différentes rubriques.
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Ce qui veut dire que
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on va pas mettre 200 catégories à chaque fois hein,
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on va juste se contenter de faire
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un email peut-être avec deux catégories.
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Mais là où
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tout à l'heure,
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j'avais cette question de
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est-ce que je range par bon de commande puis par fournisseur
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ou
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par fournisseur et à l'intérieur,
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j'ai un rangement
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bon de commande facture
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et bien en fait,
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je peux tout ranger dans le même dossier
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et juste appliquer
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Une notion de
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facture.
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ou de bon de commande,
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je peux placer comme ça une catégorie
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dessus
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ce qui fait que après dans mon rangement ici,
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hein je vais
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par exemple si je prends
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C'est ces emails là.
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Hop,
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je les place là
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et bien là j'ai par exemple très
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rapidement la possibilité de voir déjà de visualiser
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si ça concerne une facture en un bon de commande
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ou
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de visualiser ou de trier
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plus simplement.
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Ça me donne un peu de la souplesse en termes de tri,
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plutôt que de devoir s'embêter à trouver la bonne organisation optimale dessus
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là je peux on va dire
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gérer
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un rangement spécifique.
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sachant qu'on va pouvoir par exemple
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je vais le prendre par là,
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voilà,
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si je demande à trier par catégorie.
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Je peux cliquer là et là tout de suite dans la catégorie qui m'intéresse,
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vous voyez sur la petite flèche ici
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et dire c'est la catégorie
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truc qui m'intéresse
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et bien voilà,
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il va m'envoyer dans tous les emails qui ont le truc.
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Je veux aller rapidement sur
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la catégorie
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conversation.
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Voilà,
00:08:45
conversation
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ici.
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Donc on va pouvoir
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organiser,
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gérer facilement.
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sa boîte.
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Donc ça c'est une manière en en plus hein voilà de organiser
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est-ce que ça peut être intéressant Sophie justement par
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rapport à ce que vous avez votre problématique?
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Alors,
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j'entends pas au cas où.
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euh
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on va avancer,
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il n'y a pas de mal dessus.
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Alors,
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ça c'est
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une
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catégorisation.
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comme je dis,
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c'est un truc qui peut être très sympa mais pas forcément indispensable,
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oui
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dites-moi ouais oui
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bon
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alors
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ça on va dire le truc de la catégorisation c'est sympa
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à voir par contre c'est un peu long à faire hein,
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on va être honnête
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parce que forcément
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on va devoir créer
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déjà des catégories.
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Et le truc c'est que on peut vite se retrouver avec
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25 catégories plus que que et à chaque fois il faut défiler dessus donc
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il faut trouver un juste équilibre dessus,
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trouver
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les points communs
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et à combiner ça avec un rangement par dossier hein voilà,
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mais c'est pour éviter les sous sous dossiers,
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moi c'est surtout ça que je trouve intéressant
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dans la notion de catégorie
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quand vous créez une catégorie vous allez voir c'est tout simple hein,
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juste le nom de la catégorie
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Choisissez une couleur
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et ce qui peut être intéressant,
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c'est que vous pouvez définir un raccourci clavier.
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de sorte que
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on va pouvoir comme ça
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Très vite.
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Hop là je prends ça,
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control F2.
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j'applique.
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La catégorie dessus,
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voilà,
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ça permet de gagner un petit peu de temps à l'usage
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euh pour ce type de manipulation.
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donc on joue avec ça,
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voilà,
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une catégorie
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dessus,
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vous pouvez les gérer les effacer les manipuler bref bon
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ça je vais pas vous embêter trop avec
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pour ça
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Les catégories vont être également utilisables dans le
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calendrier,
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je le précise hein,
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quand vous êtes dans votre calendrier outlook,
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vous pouvez associer
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alors je vais effacer le calendrier de Lisa parce que j'en ai pas besoin
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mais vous pouvez associer
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Ah
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Donc comme je dis voilà,
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vous pouvez également car- catégoriser votre
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évènement dans le calendrier,
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voilà,
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ça marche de la même manière donc
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c'est pour ça que je dis il faut essayer de
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trouver des éléments qui peuvent être des points communs,
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parce que ça marche assez bien
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euh
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pour le cas.
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Loïc je suis désolé juste une question c'est où
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que vous avez comment que vous avez créé la catégorie
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c'est c'est organisation explorer c'est
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c'est où
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on peut ça va être la solution la plus
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simple en fait c'est juste le clic droit sur l'email
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catégorisé
00:11:42
voilà
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c'est ce qu' y a de plus simple sinon en fait il se trouve dans le Le menu
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euh
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en fait ça dépend en fait si on est sur la version
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classique ou le nouvel outlook
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dans la version domicile,
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c'est le menu accueil hein,
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mais
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ils ont fait une traduction très étrange euh
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on a ici tout à droite catégorisé,
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voilà
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donc c'est vraiment une toute petite étiquette hein donc moi dans mon interface,
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c'est pas forcément facile
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euh dessus.
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Donc il y aura un menu catégorie
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quoi qu'il en soit,
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mais je me dis le plus simple c'est le droit
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j'ai trouvé,
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j'ai trouvé merci voilà.
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donc
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le clic droit ici catégoriser OK
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Alors
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on va simplifier encore un peu toujours la vie hein pour euh
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le but du jeu c'est d'en faire le
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peut-être pas le moins possible hein
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on va quand même devoir travailler malheureusement
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il y a un peu des obligations dessus
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mais on va pouvoir
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organiser sa boîte mail surtout avec un système de
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règles,
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donc je l'ai évoqué un petit peu pour
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euh
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Cindy
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et pour Hélène sur la session précédente.
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On va pouvoir créer et j'ai les règles de classement.
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Mais surtout
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Les règles de classement peuvent être des règles un peu plus riches,
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on n'est pas obligé simplement,
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on a l'habitude hein je pense que
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de faire des rangements en disant ça déplace automatiquement.
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l'email
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donc par exemple je peux dire
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déplacé
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un email.
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Donc je peux dire quand l'e-mail
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provient de
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Axel.
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Alors,
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le déplacer
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vers
00:13:22
euh
00:13:22
hop,
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j'ai un dossier normalement Axel quelque part.
00:13:27
Voilà,
00:13:27
vers Axel.
00:13:29
Voilà,
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c'est une règle toute bête hein pour le coup.
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Donc
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on peut demander à ce qu'il exécute
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la règle automatiquement directement mais par principe,
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il va l'exécuter régulièrement
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pour le coup.
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On va cliquer sur une nouvelle règle et on
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va commencer à compliquer un petit peu cette tâche.
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règle.
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Et enfin euh
00:13:50
déplacer.
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et plus.
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Je vais pouvoir en fait définir,
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vous voyez une condition,
00:13:59
donc on a pris la condition simple de dire de qui ça provient
00:14:03
il
00:14:03
y a plein de possibilités
00:14:05
d'ajouter.
00:14:06
on va très bien dire OK je vais prendre une règle pareil qui reste simple,
00:14:10
un courrier de
00:14:12
Frédéric
00:14:14
Et ce courrier de Frédéric doit avoir en plus
00:14:19
dans le corps du message,
00:14:21
donc dans le mail en lui-même
00:14:23
le mot
00:14:24
formation
00:14:27
et je peux comme ça cumuler plusieurs critères obligatoires dessus.
00:14:32
Ce qui me permet,
00:14:33
là pour le coup d'être très fin,
00:14:36
parce que plutôt que de classer tous les emails de Axel dans un endroit,
00:14:39
je peux très bien dire,
00:14:41
il n'y a que les emails d'Axel qui parlent de tel sujet,
00:14:44
qui doivent être rangés dans tel endroit,
00:14:46
le reste,
00:14:47
on pourrait très bien donner
00:14:49
des des objections,
00:14:50
des
00:14:51
des
00:14:53
Situation dont on n'a pas besoin,
00:14:54
on peut comme ça ranger
00:14:56
en fonction de plein de critères.
00:15:00
Et surtout
00:15:01
on va pouvoir définir
00:15:02
plein de types d'action
00:15:04
déplacer verst copier vert,
00:15:05
supprimer
00:15:06
et par exemple il y a catégoriser
00:15:09
Donc là,
00:15:09
ce qui va m'intéresser,
00:15:10
c'est que
00:15:11
Si je mets une catégorie sur mon fournisseur
00:15:15
par exemple,
00:15:16
et bien je peux dire
00:15:17
dès que c'est ce fournisseur là ben tu vas faire
00:15:20
une catégorie
00:15:21
comme ça,
00:15:22
dès qu'il y a par exemple la mention,
00:15:25
voilà la facture,
00:15:26
je peux dire
00:15:27
Mais le avec le terme facturation.
00:15:31
Mais en plus,
00:15:31
on va pouvoir ajouter
00:15:33
une autre action.
00:15:34
Je le catégorise et en même temps je le déplace.
00:15:41
On va cumuler
00:15:43
en une fois
00:15:45
différentes actions
00:15:47
à réaliser,
00:15:48
on va éviter effectivement de dire
00:15:50
ah ouais bah ça c'est je vais faire d'abord le rangement ensuite la
00:15:54
catégo- non on va créer une règle qui va pouvoir être assez fine
00:15:58
et
00:15:59
gérer ça.
00:16:01
Vous pouvez également donc comme je disais tout à l'heure ajouter une exception
00:16:06
Fait ça,
00:16:07
sauf
00:16:08
si
00:16:10
Voilà,
00:16:12
euh je ne suis je ne suis pas le destinataire principal.
00:16:15
Sauf si il y a
00:16:17
on va dire quelqu'un qui est en copie,
00:16:19
sauf si on va dire l'adresse de l'expéditeur contient tel nom.
00:16:23
Voilà,
00:16:24
on choisit pareil
00:16:25
un critère d'ex- d'exclusion
00:16:27
de cette règle.
00:16:31
Donc
00:16:31
voilà,
00:16:32
ça c'est évidemment
00:16:33
c'est important de jouer les jouer sur
00:16:35
les règles lorsqu'on a toujours une récurrence.
00:16:39
Maintenant je vais être précis avec vous.
00:16:42
euh
00:16:43
éviter d'avoir 200 règles,
00:16:44
hein,
00:16:45
c'est un peu bête et méchant mais euh
00:16:48
Pourquoi?
00:16:48
Parce qu'en fait,
00:16:49
plus on a de règles,
00:16:51
plus on a un risque que les règles entre guillemets
00:16:54
s'entrecroisent,
00:16:56
si on ne les a pas forcément bien écrites.
00:16:58
parce que tout à l'heure j'ai dit
00:17:00
euh déplace les emails d'Axel dans le dossier Axel.
00:17:03
Ça,
00:17:03
c'est la première règle,
00:17:04
si je place après une autre règle qui est de
00:17:06
dire euh déplace les dossiers Axel dans la corbeille.
00:17:11
Voilà il faut que je sois précis un petit peu sur les éléments
00:17:14
l'ordre des règles
00:17:16
a son importance.
00:17:19
c'est pour ça qu'on peut les organiser.
00:17:21
Parce que il va appliquer les règles à la suite des autres
00:17:25
Donc il ne pourra pas appliquer une règle par exemple de catégorisation.
00:17:30
dans la boîte de réception si vous avez
00:17:32
d'abord déplacé le courrier dans la corbeille.
00:17:35
Hein,
00:17:36
forcément
00:17:37
s'il est dans la corbeille il va plus l'appliquer,
00:17:39
il n'est plus disponible en lecture
00:17:42
donc il faut toujours faire attention à comment on a catégorisé les règles
00:17:46
dessus.
00:17:47
Donc l'ordre va jouer
00:17:49
après
00:17:50
activer,
00:17:50
désactiver les règles dessus
00:17:52
donc
00:17:53
commencer par des règles
00:17:55
on va dire assez simple,
00:17:57
ce sera toujours le plus efficace pour le coup
00:18:00
éviter évidemment euh voilà,
00:18:02
si vos règles ne fonctionnent pas générer
00:18:04
un rapport c'est parce qu'il va vous donner
00:18:06
une explication
00:18:08
De pourquoi est-ce que ça ne,
00:18:09
voilà,
00:18:10
qu'est-ce qui se passe dans les règles,
00:18:11
il va vous expliquer comment elle fonctionne
00:18:13
pour le coup.
00:18:17
Est-ce que ça va
00:18:18
pour le moment par rapport à ce qu'on a vu là.
00:18:22
Oui.
00:18:23
OK,
00:18:23
parfait.
00:18:25
Oui,
00:18:25
excusez-moi,
00:18:26
je peux poser une petite question du coup,
00:18:28
c'est ces messages
00:18:31
dès qu'ils arrivent,
00:18:32
ils sont directement classés,
00:18:34
ils apparaissent pas dans notre euh
00:18:37
en fait c'est ça en fait,
00:18:39
ils apparaissent très brièvement en fait grosso
00:18:41
modo le principe de la règle c'est que
00:18:43
ça arrive dans la boîte de réception
00:18:45
et automatiquement
00:18:47
euh
00:18:47
Outlook applique les règles,
00:18:49
donc on va dire grosso mot,
00:18:49
il arrive.
00:18:51
à peine,
00:18:52
il est arrivé que Outlook est en train de regarder,
00:18:53
attends,
00:18:53
c'était l'expéditeur,
00:18:54
OK,
00:18:55
je le classe.
00:18:56
hein donc euh disons qu'il faut être
00:18:58
en dessous de la seconde pour pouvoir euh
00:19:03
oui d'accord donc il faut régulièrement aller dans nos dossiers quoi exactement
00:19:07
si on a donné une règle pour ranger dans des dossiers,
00:19:10
effectivement il faudra vérifier dans les dossiers ce qui se passe.
00:19:13
OK merci
00:19:14
mais par exemple pour situer moi personnellement ce que je
00:19:16
fais c'est que ben je mets euh par exemple mon manager
00:19:20
ben les mails de mon manager plutôt qu'il soit perdu dans tous mes e-mails,
00:19:23
ça va dans un dossier spécifique.
00:19:25
Et en fait,
00:19:26
je vois tout de suite qu'il y a un dossier avec son prénom.
00:19:29
et je vois quand il y a un euh quand il y a
00:19:31
le chiffre à côté qui me dit le nombre d'email qu'il m'a envoyé
00:19:34
Voilà,
00:19:35
ça me permet d'orienter.
00:19:36
Je n'ai pas fait des règles très compliquées,
00:19:38
on pourrait hein,
00:19:38
je pourrais en faire,
00:19:39
mais
00:19:40
j'ai fait des règles assez simples justement pour dire
00:19:42
tous mes e-mails de Alain
00:19:44
vont dans le dossier Alain.
00:19:46
Comme ça je n'ai juste qu'à aller regarder ce
00:19:47
dossier-là et je sais les emails de mon manager.
00:19:50
Je prends pas de risque hein,
00:19:51
il vaut mieux faire ça comme ça avec le manager.
00:19:53
C'est quand même plus sympa.
00:19:55
euh tous mes e-mails,
00:19:55
par exemple,
00:19:56
moi j'ai des déplacements professionnels,
00:19:58
à tous les e-mails qui proviennent de la SNCF vont dans un dossier SNCF,
00:20:01
ce qui fait que
00:20:02
j'ai à la fois mes
00:20:04
mes billets de train,
00:20:05
mais j'ai aussi par exemple les facturations
00:20:07
qui arrivent directement dans ce dossier-là.
00:20:09
Voilà,
00:20:09
je m'embête pas,
00:20:10
ça me permet de
00:20:12
éviter
00:20:13
de rechercher,
00:20:14
de reclasser,
00:20:15
de refiltrer
00:20:16
à chaque fois dessus.
00:20:19
Donc merci
00:20:21
donc c'est pour ça,
00:20:22
mais on n'est pas obligé de faire du rangement hein,
00:20:23
je précise,
00:20:24
on peut juste dire
00:20:25
catégorise le,
00:20:27
on peut le faire dans cette idée là.
00:20:29
Mais
00:20:30
on va voir il y a deux trucs aussi qui sont sympas pour manipuler
00:20:33
donc
00:20:34
les règles
00:20:35
on dit fais ça dans telle conditions dessus.
00:20:39
Il
00:20:39
y a un truc juste en dessous,
00:20:40
vous voyez dans les paramètres,
00:20:41
alors je précise hein les paramètres,
00:20:43
vous allez les avoir
00:20:45
euh ici,
00:20:45
dans la roue crantée.
00:20:47
voilà,
00:20:48
il se trouve tout en haut dans le nouvel outlook,
00:20:49
dans la roue crée ici.
00:20:51
Après il y a plein d'endroits pour y accéder hein,
00:20:53
je vous rassure.
00:20:54
et là j'étais dans
00:20:56
le
00:20:57
Courrier,
00:20:58
voilà
00:20:59
et
00:21:00
règle
00:21:01
hein pour le coup.
00:21:03
Il y a un truc en dessous qui est mise en forme conditionnelle.
00:21:06
Alors
00:21:07
Ça c'est juste pour le côté un peu visuel dans ma boîte de réception.
00:21:12
Je vais remettre
00:21:13
ici en
00:21:14
voilà,
00:21:14
en mode normal,
00:21:15
ça sera sympa
00:21:17
euh dessus.
00:21:19
ton courrier mise en forme conditionnelle,
00:21:21
et bien je vais ajouter une règle
00:21:24
de mise en forme conditionnelle,
00:21:26
on va l'appeler
00:21:28
euh changer
00:21:29
de couleur
00:21:31
Bon,
00:21:31
j'ai fait une faute,
00:21:32
c'est pas trop grave.
00:21:33
Et en fait,
00:21:33
je vais pouvoir dire
00:21:35
lorsqu'un email provient de
00:21:39
Allez on va dire Amaury.
00:21:41
Voilà.
00:21:43
je vais mettre
00:21:45
1,
00:21:46
une couleur de police particulière.
00:21:50
Voilà.
00:21:51
je vais lui dire OK tu fais ça.
00:21:56
Hop!
00:21:58
et de sorte que
00:21:59
maintenant
00:22:01
Alors
00:22:02
si j'ai reçu un email d'Amury,
00:22:03
ça serait un peu sympa aussi.
00:22:07
Non,
00:22:07
j'ai genre
00:22:08
c'est c'était pas la bonne personne à prendre manifestement
00:22:11
je vais prendre en fait,
00:22:13
on va aller modifier cette règle-là.
00:22:17
Voilà
00:22:17
hop
00:22:19
on va dire
00:22:22
Paris,
00:22:23
voilà,
00:22:24
parce que j'ai vu qu'il m'avait envoyé un message.
00:22:27
dessus,
00:22:28
voilà
00:22:28
et
00:22:30
Harry,
00:22:31
Harry Harry
00:22:32
là
00:22:34
On va actualiser un petit peu ma boîte de réception.
00:22:39
Parce qu'en fait il m'envoie pas des messages,
00:22:41
il m'envoie des invitations donc tout de suite c'est moins drôle
00:22:44
dessus.
00:22:46
Ça marche moins bien
00:22:47
forcément
00:22:49
mais dans l'idée en fait c'est qu'on est
00:22:50
censé avoir au lieu d'avoir le code de couleur
00:22:53
ici
00:22:54
euh normal
00:22:55
en fait hein c'est un peu ça le le l'enjeu.
00:22:58
on va le marquer comme non lu ce sera plus simple voilà
00:23:02
Ça va être très subtil à voir hein je
00:23:05
pas pris la bonne couleur,
00:23:06
on va mettre une couleur très blanc,
00:23:08
très très colorée,
00:23:08
ce sera enfin très
00:23:10
Très différentes,
00:23:12
voilà,
00:23:13
on va prendre.
00:23:15
Ici
00:23:17
Voilà.
00:23:21
Voilà.
00:23:22
Vous voyez que là,
00:23:23
c'est plus facile à voir hein,
00:23:24
vous voyez que le test,
00:23:26
la date
00:23:27
et même la couleur ici sur le côté
00:23:29
et dans une la teinte que j'ai choisi.
00:23:32
Automatiquement en fait,
00:23:34
il va
00:23:36
marquer l'e-mail non lu
00:23:37
avec
00:23:39
le code couleur
00:23:40
que j'ai défini.
00:23:43
alors attention,
00:23:43
ça ne marche.
00:23:45
euh
00:23:45
on va dire principalement quand le courrier est non
00:23:47
lu parce que dès qu'il est lu ça devient
00:23:49
du texte non plus en gras et en mode normal donc c'est un peu plus dur à le lire
00:23:54
Mais pareil,
00:23:55
ça permet de se donner un indicateur visuel
00:23:58
à son email
00:23:59
voilà,
00:23:59
c'est un petit truc qui peut être
00:24:01
également disponible
00:24:05
Là on a vu des éléments qui sont
00:24:07
automatiques.
00:24:09
Maintenant comme j'ai dit attention dans l'automatis.
00:24:13
Il peut parfois y avoir des actions qui sont
00:24:17
un peu malheureuse dans le sens où il va ranger dans le dossier
00:24:20
et que bah si la règle est en conflit avec une autre règle
00:24:24
ben des fois je vais peut-être passer à côté d'un email
00:24:27
Donc
00:24:27
ça pourrait être intéressant non pas d'avoir une règle,
00:24:30
donc un truc totalement automatique,
00:24:31
mais juste
00:24:33
un comportement,
00:24:35
une série d'étapes que l'on veut appliquer.
00:24:39
Tout à l'heure,
00:24:39
on avait vu,
00:24:39
j'ai créé une catégorie,
00:24:40
j'ai fait un raccourci clavier pour appliquer la catégorie.
00:24:44
mais moi j'aimerais bien faire en plus de donner une catégorie,
00:24:47
le déplacer mais quand moi j'ai choisi,
00:24:49
donc de faire deux
00:24:50
voire trois actions en même temps,
00:24:52
voire plus on pourrait s'amuser avec ça
00:24:55
ce que j'aimerais c'est de pouvoir définir
00:24:57
ce qu'on appelle une action
00:24:58
rapide
00:25:00
Donc,
00:25:01
là dans le menu
00:25:02
accueil.
00:25:04
J'ai ici vous voyez
00:25:06
un dossier avec des actions rapides à faire,
00:25:09
alors j'en ai déjà créé hein donc c'est l'avantage hein pour le coup
00:25:13
si si je clique sur la petite flèche à côté,
00:25:14
j'ai
00:25:15
géré les actions rapides.
00:25:17
Alors je vais en supprimer hein parce que
00:25:19
voilà comme je commence à en avoir beaucoup,
00:25:21
on va faire un peu plus propre.
00:25:25
Voilà.
00:25:26
Alors l'action rapide que je vais créer
00:25:29
je vais la nommer donc
00:25:31
déplacer.
00:25:33
Catégorie
00:25:36
et
00:25:38
trois petits points.
00:25:40
donc je vais dire
00:25:41
Eh bien quand j'ai fait
00:25:44
je vais décider,
00:25:46
je vais en- je vais d'un coup déplacer vers par bon de commande.
00:25:51
Puis on va
00:25:53
catégorisé.
00:25:55
euh
00:25:56
les ou euh
00:25:59
Casser le message,
00:26:00
voilà.
00:26:01
Avec la notion de conversation
00:26:04
et je vais en même temps
00:26:06
lui demander
00:26:07
par exemple de
00:26:08
transférer.
00:26:11
en pièce jointe
00:26:12
à Frédéric.
00:26:16
Je peux même définir ici un raccourci clavier,
00:26:20
pareil.
00:26:22
J'enregistre.
00:26:23
OK.
00:26:25
cet email là.
00:26:28
Hop,
00:26:28
je les sélectionne.
00:26:30
action rapide
00:26:32
c'est des réunions forcé
00:26:34
Pourquoi je prends pas les bons messages?
00:26:40
Ah bah,
00:26:41
attendez qu'est-ce qui se passe?
00:26:43
Oui,
00:26:44
celui là ok celui-là il veut bien
00:26:45
voilà
00:26:46
sur celui-là.
00:26:48
déplacer,
00:26:49
catégoriser et
00:26:50
je clique une fois dessus,
00:26:52
vous voyez,
00:26:52
il m'a automatiquement
00:26:54
rangé
00:26:57
l'email dans le bon endroit,
00:26:59
hop,
00:26:59
une tâche vous a été assignée,
00:27:01
il a
00:27:02
directement créer le brouillon.
00:27:05
Hop!
00:27:08
Pour le transfert?
00:27:10
dessus.
00:27:11
En fait,
00:27:12
ça me permet de créer
00:27:13
une série de tâches que j'ai tendance à répéter,
00:27:17
c'est un peu ça l'enjeu hein,
00:27:18
c'est je fais toujours les mêmes tâches sur certains types d'email.
00:27:22
classé,
00:27:23
rangée,
00:27:24
déplacé
00:27:25
et transféré.
00:27:27
Ah OK.
00:27:28
Je peux faire comme ça une série d'actions
00:27:31
en quelques clics.
00:27:33
Voilà
00:27:34
en un clic ici pour le coup.
00:27:36
Je peux
00:27:40
appliquer
00:27:41
trois
00:27:42
éléments en même temps.
00:27:45
Alors voilà pareil là vous voyez j'ai mis une personne hein,
00:27:48
j'aurais pu effectivement affiner encore euh
00:27:51
cette
00:27:52
problématique et dire non non les actions rapides
00:27:57
Hop,
00:27:57
il n'y a pas que Frédéric,
00:27:59
je le transfère à plein de personnes en même temps.
00:28:02
Voilà.
00:28:04
Par contre attention hein euh voilà,
00:28:05
c'est
00:28:06
pareil une fois qu'il a fait des actions,
00:28:09
il ne peut pas tous les faire alors marquer comme lu
00:28:11
ou non lu hein généralement comme vous l'avez ouvert pour le faire
00:28:14
il va souvent le marquer directement.
00:28:17
mais euh
00:28:18
voilà
00:28:19
je pourrais même à la fin le supprimer
00:28:22
Ça a pas trop de sens hein là j'avoue hein de supprimer tout à la fin.
00:28:26
Mais
00:28:27
Ici
00:28:28
l'avantage c'est que je garde le contrôle des actions,
00:28:31
ce n'est pas fait automatiquement,
00:28:33
c'est
00:28:34
moi
00:28:35
qui vais pouvoir effectivement définir cela.
00:28:40
C'est OK pour ça?
00:28:46
Oui.
00:28:49
Alors,
00:28:49
en dessous dans les paramètres,
00:28:50
vous voyez,
00:28:50
j'ai personnalisé les actions,
00:28:52
ça me permet de dire en fait euh
00:28:54
action rapide,
00:28:55
vous voyez,
00:28:55
personnaliser vos actions les plus fréquemment utilisées,
00:28:58
ça
00:28:59
C'est ce qu'on a ici.
00:29:01
Et ces petites icônes-là.
00:29:04
Et ben en fait ça je vais pouvoir les adapter,
00:29:06
les personnaliser,
00:29:07
voilà,
00:29:08
pour préciser
00:29:09
parce que c'est vrai qu'il y a toujours des termes
00:29:10
qui sont assez proches quand on parle à chaque fois de
00:29:13
action personnaliser les actions rapides en fait,
00:29:15
ça permet de dire
00:29:16
voilà les éléments que tu as
00:29:19
de façon récurrente dessus.
00:29:21
donc on
00:29:22
peut évidemment placer ça
00:29:23
vous voyez qu'il y a même des systèmes de
00:29:26
d'action dans le sens gestuel
00:29:28
balayage
00:29:29
balayage à droite,
00:29:30
balayage à gauche
00:29:32
va gérer en fait des comportements spécifiques,
00:29:34
je balaie à gauche
00:29:36
ça va jeter la le courrier,
00:29:38
le balayer à droite le marque comme lu ou non lu
00:29:41
Donc on peut
00:29:42
avoir un aspect comportement
00:29:44
dessus.
00:29:49
Donc ça voilà,
00:29:50
ça fait partie évidemment
00:29:52
Des sujets qui pont intéressants pour le rangement.
00:29:58
alors
00:29:59
je vais
00:30:00
m'intéresser à
00:30:02
ceci.
00:30:04
et
00:30:05
vous demandez si
00:30:06
euh
00:30:09
ça parle cette idée de
00:30:11
stratégie de rétention.
00:30:15
Est-ce que ça évoque quelque chose pour vous?
00:30:18
Non,
00:30:18
non,
00:30:19
OK.
00:30:20
Non
00:30:21
non plus parfait non mais j'aime bien
00:30:25
c'est très bien,
00:30:25
c'est c'est les réponses que j'aime bien
00:30:27
Au moins j'ai l'impression de servir des fois à quelque chose.
00:30:30
Plus sérieusement,
00:30:32
en fait les stratégies de rétention,
00:30:34
ça nous permet en fait d'automatiser,
00:30:36
c'est un peu ça toujours l'idée
00:30:38
la durée de
00:30:39
rétention de nos courriers
00:30:41
Ça peut être intéressant lorsqu'on a besoin de dire,
00:30:45
je prends les documents administratifs,
00:30:46
on sait qu'on a besoin de les conserver pendant un certain temps.
00:30:50
Mais au bout d'un certain temps,
00:30:51
on va pouvoir les jeter.
00:30:53
Donc ici vous avez
00:30:55
effectivement des règles,
00:30:56
vous voyez là,
00:30:57
il y a des règles de base.
00:30:59
cinq ans
00:31:00
pour supprimer.
00:31:02
Donc ça supprime automatiquement un email cinq ans après la réception.
00:31:06
On attribue en fait une stratégie sur un email
00:31:10
en disant bah
00:31:11
fais ça tout seul
00:31:13
hein voilà,
00:31:14
alors
00:31:15
évidemment euh on
00:31:16
s'amuse pas souvent avec ça hein,
00:31:18
c'est quand on a vraiment un
00:31:20
système de classement qui est poussé et que
00:31:22
bah on regarde régulièrement ce qui se passe
00:31:25
voilà
00:31:26
Mais il y a des stratégies de rétention c'est qu'on va pouvoir
00:31:30
travailler sur ça
00:31:30
alors attention
00:31:32
je précise
00:31:34
Ajouter une nouvelle stratégie.
00:31:37
euh
00:31:37
il se peut que vous ne puissiez pas ajouter
00:31:39
de nouvelles stratégies comme là moi j'ai la la situation
00:31:43
euh il peut y avoir des restrictions au sein de l'entreprise
00:31:46
pour les stratégies de rétention,
00:31:48
il peut y avoir des règles spécifiques qui soient appliquées
00:31:51
ou des impossibilités d'ajouter certaines stratégies,
00:31:54
donc là pour le coup moi je n'ai pas de possibilité d'ajouter une stratégie
00:31:58
en plus.
00:32:00
Donc,
00:32:02
C'est pour dire
00:32:03
parce que
00:32:04
la stratégie à cinq ans,
00:32:05
c'est sympa mais je trouve que c'est pas assez hein pour le coup,
00:32:08
j'aurais préféré une stratégie à 10 ans.
00:32:11
Ça aurait été pratique.
00:32:13
mais
00:32:14
il n'y a pas que la stratégie de suppression,
00:32:16
il y a aussi une stratégie pour archiver automatiquement
00:32:20
voilà,
00:32:20
déplacer vers l'archive cinq ans après la réception,
00:32:24
voilà,
00:32:25
ne jamais
00:32:26
déplacer vers l'archive
00:32:29
dessus.
00:32:31
Voilà on peut donner en fait des règles
00:32:34
classement de rangement
00:32:36
dessus.
00:32:37
Ne jamais supprimer,
00:32:39
voilà,
00:32:39
c'est si par exemple,
00:32:41
j'ai défini que dans toute ma boîte de réception,
00:32:43
il y a une règle au bout de cinq ans de tout supprimer
00:32:46
et bien je peux encore appliquer ça sur un message
00:32:48
et dire ce message-là ne doit pas être supprimé.
00:32:52
Voilà,
00:32:52
on peut donner justement un principe d'exception
00:32:54
en
00:32:55
à l'usage.
00:32:57
Alors comment ça va,
00:32:58
ça se manifeste hein puisque là,
00:32:59
je vous ai montré les paramètres dessus.
00:33:01
Eh bien tout bêtement,
00:33:03
dans le menu accueil.
00:33:06
J'ai ici
00:33:08
stratégie.
00:33:09
Et là,
00:33:10
je vais récupérer
00:33:11
bah les différentes stratégies.
00:33:16
donc oui une stratégie d'archivage ou stratégie de rétention.
00:33:21
Tout simplement
00:33:23
sinon vous voyez qu'il applique une stratégie du dossier par an,
00:33:27
c'est-à-dire qu'il applique la stratégie par défaut de l'organisation
00:33:30
pour ce dossier là
00:33:32
mais je peux par exemple sur le dossier
00:33:34
ici
00:33:36
ah voilà sur un dossier spécifique appliquer une stratégie spécifique.
00:33:41
Sur un email spécifique je vais pouvoir
00:33:44
ranger ça,
00:33:45
appliquer ça,
00:33:47
travailler dessus,
00:33:48
vous voyez là je clique droit
00:33:50
sur ce dossier bon de commande,
00:33:51
je dis pour le dossier bon de commande,
00:33:52
c'est une stratégie à cinq ans
00:33:55
euh pour la suppression.
00:33:57
Voilà,
00:33:58
ce dossier spécifiquement à une stratégie de rétention.
00:34:06
Donc ça peut être
00:34:08
Utile
00:34:08
ou pas.
00:34:11
Cette stratégie,
00:34:12
je peux utiliser aussi pour um
00:34:16
ah comment dire ça pour
00:34:18
pas pour euh
00:34:20
Et euh
00:34:23
en contact par exemple j'ai mon directeur donc
00:34:27
est-ce que je peux catégoriser aussi par
00:34:30
qui va m'envoyer les mails ou c'est juste pour
00:34:33
chaque message je je dois
00:34:37
la stratégie elle s'applique soit au dossier soit
00:34:40
au message elle est pas lié à la personne
00:34:42
c'est juste une notion de date,
00:34:44
c'est juste la notion de
00:34:46
Est-ce que l'e-mail est vieux ou pas?
00:34:47
Voilà,
00:34:47
c'est un peu,
00:34:49
il n'y a pas de règle en disant
00:34:51
si c'est telle personne applique ça.
00:34:53
Par contre,
00:34:54
si on doit jouer la carte dessus.
00:34:56
Si je dois dire les emails de telle personne doivent être gardés
00:35:00
cinq ans,
00:35:01
et bien en fait,
00:35:01
j'irai appliquer une règle automatique,
00:35:03
déjà,
00:35:04
je crée une règle automatique en disant bah
00:35:06
les emails provenant de
00:35:08
Frédéric
00:35:10
vont dans le dossier Frédéric
00:35:12
et sur le dossier Frédéric,
00:35:13
je dis,
00:35:14
il y a une règle de rétention à cinq ans.
00:35:16
Voilà,
00:35:17
je le fais en deux temps.
00:35:18
J'applique une règle automatique pour classer le le l'email dans le bon dossier
00:35:22
et je définis une stratégie
00:35:25
de rétention sur ce dossier-là.
00:35:28
et merci
00:35:29
de rien.
00:35:32
Voilà hein donc ça c'est effectivement euh
00:35:35
Pour
00:35:36
euh cette idée euh de de stratégie de rétention.
00:35:41
Alors
00:35:42
euh
00:35:43
là,
00:35:43
on a vu déjà pas mal de
00:35:45
d'éléments hein,
00:35:46
on va être honnête
00:35:48
pour ce qu'on avait là
00:35:49
dessus.
00:35:50
Là vous avez également donc une notion il y a une
00:35:53
en fait si vous faites attention,
00:35:54
il y a un petit ballet,
00:35:55
ah voilà,
00:35:56
on peut faire euh
00:35:57
Donc on peut définir pareil
00:36:00
ranger
00:36:01
dessus,
00:36:02
vous voyez que ça revient toujours à peu près au même principe où on va dire
00:36:06
dérangement là c'est plus du rangement
00:36:08
qu'on va faire ponctuellement puis si déplacer
00:36:10
les messages datant de plus de 10 jours du dossier bon de commande
00:36:14
vers
00:36:15
voilà
00:36:16
on peut comme ça dire bah ma boîte de réception.
00:36:20
Voilà,
00:36:20
si ça a plus de 10 jours euh voilà,
00:36:22
on peut dire euh OK,
00:36:24
sur la boîte de réception.
00:36:26
on peut demander un rangement dessus.
00:36:29
Bref,
00:36:30
il y a des petites règles comme ça qui sont encore
00:36:33
c'est en fait,
00:36:33
on a toujours l'impression qu'il y a
00:36:35
une gros une grande manière de faire,
00:36:37
mais après il y a plein de petites déclinaisons de la façon.
00:36:40
Il y a toujours cette idée que
00:36:41
j'ai un principe de faire des automatismes totalement
00:36:45
pour le coup autonome,
00:36:47
mais à côté on a des trucs qui nous permettent de
00:36:49
bah soit-même de lancer l'action,
00:36:51
soit même d'agir dessus,
00:36:53
on peut comme ça donc euh
00:36:55
avoir un petit peu la main,
00:36:56
ça peut être pratique.
00:36:59
Allez,
00:37:00
le dernier point qui m'intéresse,
00:37:02
c'est
00:37:03
ceci.
00:37:06
et
00:37:07
Je vais quand même le tenter mais euh
00:37:09
est-ce que ça parle à quelqu'un cette idée de viva insight?
00:37:14
Non non non
00:37:16
généralement c'est la réponse qu'on me donne hein,
00:37:18
je vous rassure,
00:37:19
c'est normal
00:37:20
alors en fait,
00:37:21
pour vous donner un peu le le petit historique,
00:37:23
vive insight c'est quoi?
00:37:25
En fait,
00:37:26
ça fait partie d'une suite
00:37:27
viva inside,
00:37:28
c'est-à-dire que c'est une suite viva,
00:37:30
OK,
00:37:31
que grosso modo Microsoft ont lancé
00:37:35
à peu près au moment du covid,
00:37:37
parce qu'en réalité bah on s'est retrouvé en télétravail,
00:37:40
c'était
00:37:40
beaucoup de choses qui a été un peu perturbant pour beaucoup de
00:37:43
beaucoup de personnes
00:37:44
et il y a des habitudes à prendre
00:37:46
en télétravail.
00:37:48
Et donc ils ont lancé une série
00:37:49
d'assistants d'aide pour travailler à en distanciel.
00:37:54
C'est soit de céder
00:37:56
euh soi-même pour garder le contact avec les gens,
00:37:58
mais aussi soi-même pour s'organiser au mieux et pour essayer
00:38:03
bah d'être
00:38:04
optimum,
00:38:05
et donc,
00:38:06
vive insight va vous donner en fait ce qu'on appelle les insights,
00:38:09
il va vous donner des informations,
00:38:11
c'est un assistant pour vous.
00:38:13
C'est un petit assistant,
00:38:15
il va pas faire tout le boulot à votre place hein malheureusement hein,
00:38:18
mais il me permet par exemple de préparer les réunions.
00:38:21
Il me permet de dire,
00:38:22
tiens,
00:38:23
sans que t'a regardé à regarder dans ton agenda,
00:38:26
je peux t'aider
00:38:27
à préparer les réunions que tu as à faire demain.
00:38:30
Voilà,
00:38:30
aujourd'hui,
00:38:31
voilà la réunion si j'avais par exemple
00:38:35
Envoyer à quelqu'un,
00:38:36
bah j'aurai les taux d'acceptation.
00:38:38
Je peux comme ça avoir une vision dessus,
00:38:40
je peux demander,
00:38:42
par exemple à à dire
00:38:44
avant la réunion
00:38:46
de suivi,
00:38:47
je vais demander qu'il réserve un créneau 30 minutes avant.
00:38:51
Ce qui fait que maintenant dans mon calendrier
00:38:55
Pour la semaine prochaine,
00:38:57
je vais pouvoir avoir un temps de préparation.
00:39:00
Et j'ai ma réunion qui est là et il m'a bloqué un temps de préparation de la réunion.
00:39:05
Voilà.
00:39:06
Il me permet en fait ce viva insight
00:39:09
d'avoir en fait
00:39:10
une
00:39:11
idée
00:39:12
de ce que je peux faire
00:39:14
Donc,
00:39:15
préparer des réunions,
00:39:16
par exemple,
00:39:16
planifier vos absences.
00:39:18
Voilà,
00:39:20
je peux régler comme ça
00:39:22
sans même besoin passer par
00:39:24
le menu,
00:39:25
on a tout de suite cette idée de OK.
00:39:32
Je règle.
00:39:34
Je peux notifier les collaborateurs,
00:39:36
je peux,
00:39:36
vous
00:39:36
voyez directement par ce système là dire
00:39:40
je peux annuler les réunions.
00:39:44
Hop!
00:39:46
aller toute annuler toutes les réunions qui étaient programmées
00:39:49
pour ce créneau-là.
00:39:51
Bloquer le créneau,
00:39:52
rattraper,
00:39:53
sélection,
00:39:54
vous voyez,
00:39:54
j'ai en fait avoir
00:39:55
en fait,
00:39:55
c'est l'idée que quand je fais une action,
00:39:58
il y a plein de petites actions après derrière qu'il faut optimiser,
00:40:01
qu'il faut prévoir.
00:40:02
Et bien ça,
00:40:03
ça va me permettre de faire
00:40:04
tout ça.
00:40:05
Je peux certes planifier
00:40:07
et composer la réponse automatique,
00:40:08
ça je pense que vous avez l'habitude de mettre des messages d'absence,
00:40:11
mais en plus je peux prévenir des gens,
00:40:13
virer les réunions sur lesquelles je suis et bloquer
00:40:16
l'agenda
00:40:17
pour éviter qu'on planifie des choses en même temps.
00:40:20
Donc c'est des trucs comme ça,
00:40:22
je peux demander vous voyez souhaitez-vous consulter
00:40:23
les informations supplémentaires dans la page d'accueil
00:40:27
Et ça,
00:40:27
ça va me donner.
00:40:29
Un peu plus encore d'éléments.
00:40:34
Parce que c'est une suite vivant hein
00:40:35
et là je vais avoir encore plus
00:40:38
d'information de possibilités.
00:40:40
Et je vais voir par exemple,
00:40:43
je peux me définir un temps de travail personnel.
00:40:46
C'est-à-dire de bloquer du temps pour moi.
00:40:49
je peux
00:40:50
envoyer des grat des compliments à mes collègues.
00:40:54
Voilà.
00:40:56
C'est tout bête hein,
00:40:57
mais l'idée c'est qu'effectivement quand on était en distancielle,
00:40:59
on est toujours un peu pour certains en distanciel
00:41:02
bah on n'a pas forcément de lien avec ses collègues,
00:41:04
ben des fois ça peut faire du bien de juste envoyer un petit message automatique.
00:41:09
on a montré une petite pensée de se prendre une petite minute pour se relaxer,
00:41:12
on a une petite vidéo pour nous de faire de respirer
00:41:16
On peut
00:41:17
A voir aussi
00:41:19
Travailler sur un plan de
00:41:21
travail individuel.
00:41:23
On peut paramétrer en disant
00:41:25
bloque-moi
00:41:26
un temps sans distraction.
00:41:29
Voilà,
00:41:30
de sorte que on évite d'être
00:41:32
de voir les notifications,
00:41:33
on évite d'avoir des conflits
00:41:36
d'agenda.
00:41:38
Donc il y a plein de petits paramètres comme ça,
00:41:40
on peut se faire,
00:41:40
moi j'aime beaucoup,
00:41:41
c'est celui-là,
00:41:41
c'est le
00:41:42
tragi virtuel.
00:41:44
C'est-à-dire que en fonction de l'heure à laquelle je vais terminer ma journée.
00:41:49
Et bien en fait,
00:41:49
un quart d'heure avant
00:41:51
fonction hein voilà des éléments,
00:41:53
il va m'envoyer un message en me disant
00:41:55
euh tu termines dans 15 minutes
00:41:57
euh essaie de mettre les choses en ordre
00:41:59
et il va même
00:42:01
pouvoir me proposer aussi bah
00:42:03
T'as ça prévu pour demain,
00:42:05
t'as ça de prévu pour demain,
00:42:06
il peut comme ça me donner des infos.
00:42:09
Réunion efficace par Biva inside me donner la possibilité de dire
00:42:12
quand je planifie une réunion,
00:42:14
il va faire en sorte de la finir cinq minutes avant,
00:42:17
il va en fait,
00:42:17
quand j'ai programmé 1 heures,
00:42:19
il va faire 55 minutes.
00:42:22
Voilà,
00:42:22
de sorte qu'on essaie d'optimiser nos réunions et de passer moins de temps dessus.
00:42:27
Donc
00:42:28
bref,
00:42:29
l'idée,
00:42:29
c'est que c'est un outil.
00:42:31
Pour entre guillemets un assistant pour essayer de
00:42:34
notamment
00:42:35
euh mieux vivre le travail à distance
00:42:38
dessus et toutes les organisations,
00:42:39
toutes les réunions
00:42:40
que l'on doit faire
00:42:46
Voilà par rapport à ce que j'avais à vous évoquer sur euh bah outlook euh
00:42:51
pour optimiser un petit peu sa boîte de réception
00:42:54
et puis bah voir un peu ce qu'on peut faire avec viva insight
00:42:59
Est-ce qu'il reste des questions par rapport à ce qu'on a vu?
00:43:03
Non.
00:43:06
Parfait.
00:43:07
Moi,
00:43:07
excusez-moi,
00:43:08
est-ce que est-ce que vous pouvez me dire si
00:43:09
la quand on les règles et la catégorisation,
00:43:12
est-ce que ça peut être rétroactif ou c'est uniquement sur ce qui arrive
00:43:18
après on peut en fait quand on crée une règle
00:43:20
par exemple,
00:43:21
il peut le il va l'appliquer sur le dossier de réception.
00:43:24
Donc en fait,
00:43:25
que l'e-mail soit de là depuis
00:43:27
un an
00:43:28
ou qu'il vienne d'arriver,
00:43:30
en fait,
00:43:30
il va traiter ça sur toute la boîte de réception.
00:43:32
Par contre,
00:43:33
il ira pas forcément dans les dossiers.
00:43:35
Je veux dire si j'ai déjà arrangé un e-mail dans un dossier,
00:43:38
il n'y aura pas
00:43:39
forcément le rechercher dedans pour le reclasser.
00:43:43
Mais une règle effectivement s'applique sur le dossier de réception
00:43:47
même si je le fais,
00:43:48
on va dire à six mois plus tard.
00:43:51
Parfait,
00:43:51
d'accord,
00:43:51
merci.
00:43:52
Voilà.
00:43:53
Non non,
00:43:53
parce que sinon ça sera embêtant quoi de de
00:43:56
Et c'est pour ça qu'il nous propose de l'exécuter maintenant quand on crée la règle.
00:43:59
Exécuter maintenant,
00:44:00
c'est qu'il va l'appliquer sur la boîte de réception telle qu'elle est.
00:44:04
D'accord.
00:44:08
D'autres questions de rien.
00:44:09
D'autres questions?
00:44:11
Oui,
00:44:12
moi j'ai une question s'il vous plaît.
00:44:13
euh
00:44:15
On a euh une différence entre le nouveau Ol et outlook classique.
00:44:22
euh Là,
00:44:23
nous,
00:44:23
on est doté de plusieurs adresses mail
00:44:27
Dans l'ancien
00:44:28
euh je pouvais euh dans un nouveau message option euh
00:44:32
marquer les autres adresses mail que je pouvais utiliser,
00:44:35
je trouve pas cette option sur le nouveau effectivement sur la gestion,
00:44:39
alors je ne sais pas si c'est quelque chose qui
00:44:41
arrivera ou pas
00:44:42
euh mais la gestion multicte en soi
00:44:45
pour le moment,
00:44:46
hein,
00:44:47
euh elle est pas,
00:44:48
on va dire euh gérer correctement
00:44:50
hein pour le coup.
00:44:51
euh
00:44:52
maintenant je ne sais pas si parce qu'il y a beaucoup de
00:44:54
choses qui arrivent au fur et à mesure sur le nouvel outlook
00:44:57
euh pour le coup,
00:44:57
donc là,
00:44:58
je vais
00:44:58
malheureusement je vais botter un peu en touche pour ça
00:45:01
parce que pour l'heure effectivement bah là moi j'ai mes comptes,
00:45:04
c'est des comptes qui sont partagés.
00:45:06
ce sont des boîtes mails partagées hein donc c'est un
00:45:08
statut spécifique parce qu'il y a plein de statut euh
00:45:12
différents
00:45:13
sur une boîte mail partagée moi j'arrive pas à mettre
00:45:16
ah pour le coup là pour ça ça c'est étrange parce que là
00:45:18
là moi je peux prendre effectivement l'adresse de euh de mes boîtes partagées
00:45:22
comment vous avez fait pour les pour les mettre les boîtes?
00:45:25
Alors ça les boîtes partagées,
00:45:26
alors ça pour le coup les boîtes partagées ça c'est
00:45:28
une boîte que c'est la direction informatique qui me les a
00:45:31
c'est partagé en fait directement par
00:45:33
le service informatique,
00:45:36
mais ce que je veux dire c'est que pour le envoyer là le petit déroulé
00:45:39
qui est à côté au deux il est dedans point j'ai pas de manipulation dessus
00:45:44
est-ce qu'avec le outlook classique en fait c'est moi qui les ai rajouté.
00:45:48
Ah non,
00:45:49
non,
00:45:49
là,
00:45:49
ils étaient
00:45:50
directement dessus.
00:45:51
J'ai pas fait de manipulation pour euh ces éléments.
00:45:54
À partir du moment où on m'a ajouté
00:45:56
euh les boîtes partagées,
00:45:57
ils étaient dessus
00:45:58
parce que je les ai moi dans le déroulé complètement à gauche là
00:46:02
où je vois les les les autres adresses mail mais en fait
00:46:05
je ne peux pas faire le déroulé comme ça donc en fait
00:46:07
je ne peux pas envoyer de euh
00:46:10
là je ne saurais pas vous aider pour le coup je je lâchais pas pour le
00:46:14
je ne vois pas le paramètre,
00:46:15
il y a peut-être un paramètre
00:46:16
mais pour le coup je le connais pas désolé
00:46:18
j'ai cherché,
00:46:19
j'ai pas trouvé d'accord,
00:46:21
merci désolé.
00:46:25
Bon.
00:46:26
Du coup je vais vous abandonner parce que j'ai un rendez-vous téléphonique avec
00:46:29
entre autres par rapport à ça aussi
00:46:32
pourra avec eux parce que c'est possible,
00:46:34
vous voyez que en tout cas je peux vous montrer que c'est faisable
00:46:37
hein donc euh
00:46:38
il y a peut-être un paramétrage de leur côté
00:46:41
hein pour le coup.
00:46:42
Parce que s'ils ont pas donné l'accès de renvoyer alors
00:46:45
au nom de,
00:46:46
parce que il y a aussi ça hein quand on partage
00:46:48
il faut qu'ils donnent aussi les droits de
00:46:49
pas juste réceptionner mais
00:46:51
également d'écrire
00:46:52
a priori il y a des problèmes avec la
00:46:53
messagerie sécurisée qui vient d'être mis en place et
00:46:57
je m'en je m'en suis rendu compte et je l'ai soulevé
00:46:59
et donc on est en train d'essayer de résoudre ça.
00:47:01
Et je me disais que peut-être que j'aurais eu la réponse cet après-midi,
00:47:03
c'est pour ça que je me suis inscrite pour voir un peu non mais c'est pas grave
00:47:10
merci bien bonne soirée à vous,
00:47:10
bonne fin de journée au revoir.

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