Outlook - Microsoft Outlook – Optimiser l’utilisation du calendrier Webcast

Découvrez comment optimiser votre utilisation du calendrier dans Outlook. Dans notre session dédiée, apprenez à organiser vos réunions, collaborer efficacement et gérer vos horaires de travail. Ne manquez pas ces conseils pratiques pour un calendrier plus efficace et moins de stress ! Tags : intermédiaire, Outlook.

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Oui,
00:00:02
parfaitement.
00:00:04
Parfait,
00:00:05
bonne journée,
00:00:05
les autres Cindy,
00:00:07
OK,
00:00:07
Julie,
00:00:08
Charles,
00:00:08
OK parfait donc
00:00:11
euh
00:00:12
qu'est-ce que nous allons voir dans cette troisième et dernière session sur
00:00:18
Outlook.
00:00:18
Nous allons voir donc euh
00:00:22
le calendrier
00:00:24
outlook
00:00:25
peut-être que quelqu'un parmi vous a déjà euh
00:00:29
si vous avez déjà utilisé outlook normalement
00:00:32
je pense que vous avez déjà
00:00:35
utilisé les calendriers pour faire quoi pour organiser des réunions
00:00:39
par exemple ça c'est le plus classique
00:00:42
euh sur l'utilisation des calendriers dans
00:00:44
outlook
00:00:46
mais ici dans cette session qu'est-ce que nous allons voir nous allons voir
00:00:50
d'abord
00:00:51
l'optimisation de l'utilisation de votre
00:00:53
calendrier nous allons
00:00:56
voir comment
00:00:57
organiser donc des réunions dans le calendrier de façon optimisée
00:01:04
et nous allons
00:01:05
aussi
00:01:06
voir
00:01:07
comment
00:01:08
partager
00:01:09
et collaborer
00:01:10
avec les autres personnes.
00:01:12
à travers
00:01:13
le calendrier
00:01:15
Outlook.
00:01:18
je vais fermer ça.
00:01:21
Parfait
00:01:22
donc
00:01:22
avant de commencer j'aimerais préciser que
00:01:25
le calendrier outlook tant que vous avez
00:01:27
deux possibilités pour y accéder
00:01:30
soit directement.
00:01:32
V Outlook
00:01:33
donc en cliquant sur calendrier
00:01:36
ici
00:01:37
pour ceux qui ne l'ont pas,
00:01:39
donc pour ceux qui n'ont pas donc le module
00:01:41
calendrier qui s'affiche directement dans la barre de l'ication
00:01:45
à gauche,
00:01:46
je vous invite à cliquer sur les quatre petits points ici donc euh
00:01:50
qui s'initient autres applications.
00:01:52
Vous allez chercher calendrier.
00:01:56
Ici
00:01:57
et vous allez faire un clic droit puis vous allez
00:02:00
épingler
00:02:02
le
00:02:02
calendrier.
00:02:03
Mais normalement ça s'affiche par défaut
00:02:06
ici.
00:02:07
Donc vous allez
00:02:08
entrer ici et là vous êtes dans votre calendrier
00:02:11
Outlook.
00:02:12
Mais si vous êtes aussi par exemple dans Microsoft Teams.
00:02:16
Vous n'êtes pas obligé
00:02:18
de revenir sur outlook
00:02:20
là vous êtes sur Teams
00:02:21
Teams vous avez aussi l'onglet calendrier
00:02:24
ici
00:02:25
et
00:02:26
vous voyez que
00:02:27
nous avons
00:02:28
vraiment le même interface
00:02:30
dans Microsoft Teams
00:02:31
et dans
00:02:32
euh
00:02:33
Microsoft
00:02:34
Outlook
00:02:35
et les deux
00:02:37
sont
00:02:37
parfaitement
00:02:38
synchronisés.
00:02:40
On verra ça
00:02:41
tout à l'heure
00:02:42
donc ça c'est l'interface du calendrier.
00:02:45
Outlook
00:02:46
pour ceux qui utilisent
00:02:48
euh l'ancienne version d'outlook vous n'aurez pas forcément le même interface
00:02:52
que moi
00:02:53
ici la nouvelle version a vraiment essayé de simplifier.
00:02:57
Faites l'interface.
00:03:00
Donc il y a
00:03:01
plus beaucoup de menus
00:03:03
que
00:03:04
que la précédente version.
00:03:06
Donc l'ancienne
00:03:07
version.
00:03:08
Tout est
00:03:09
simplifié
00:03:10
ici.
00:03:10
Qu'est-ce qu'on a ici,
00:03:11
on n'a que trois menus,
00:03:12
accueil,
00:03:13
affiché et aide.
00:03:16
donc accueil.
00:03:17
Ici vous pouvez
00:03:19
modifier
00:03:20
les vues de votre
00:03:22
calendrier par exemple,
00:03:23
là c'est
00:03:24
semaine de travail,
00:03:26
là c'est jour par exemple,
00:03:27
là c'est semaine,
00:03:29
là
00:03:30
c'est mois
00:03:31
tant que pour voir vos calendriers
00:03:33
mensuels.
00:03:35
Donc
00:03:36
si par exemple je suis sur
00:03:37
jour évidemment il va juste afficher une seule journée mais vous pouvez
00:03:41
en fait
00:03:42
modifier ça
00:03:43
en cliquant ici sur la petite flèche
00:03:46
je zoom un peu en cliquant sur la petite flèche
00:03:48
et là vous pouvez afficher deux ou trois ou quatre
00:03:51
jours par exemple moi je vais afficher deux jours par exemple
00:03:55
donc sur l'affichage c'est
00:03:57
j'ai donc celle d'aujourd'hui et celle de
00:03:59
demain.
00:04:01
mais là maintenant j'ai ici
00:04:04
euh
00:04:04
semaine de travail et semaine donc si je choisis
00:04:07
semaine bien évidemment il va nous afficher la semaine complète
00:04:10
du lundi
00:04:12
au dimanche,
00:04:13
mais si vous choisissez semaine de travail,
00:04:15
il va juste afficher
00:04:17
les
00:04:17
semaines de travail donc du lundi
00:04:19
au
00:04:20
vendredi.
00:04:21
Mais
00:04:22
ça c'est pas
00:04:23
automatique hein parce que des fois il y a des gens qui travaillent samedi
00:04:26
et pas le lundi par exemple ou qui ne travaillent pas
00:04:29
le mercredi,
00:04:30
mais travaillent samedi.
00:04:32
OK
00:04:33
donc
00:04:34
ça dépend de chaque personne en fait de chaque
00:04:37
organisation
00:04:39
donc les heures de travail dépendent de chaque organisation donc
00:04:43
On peut
00:04:44
modifier ça et c'est vraiment conseillé en fait de modifier ça selon vos
00:04:49
votre calendrier
00:04:51
euh
00:04:52
interne.
00:04:53
donc pour cela il faut
00:04:55
renseigner
00:04:57
vos horaires de
00:04:58
travail moi je l'ai bien renseigner
00:05:00
si c'est pour ça que j'ai
00:05:01
ici lundi
00:05:02
au vendredi mais vous
00:05:04
Si vous n'avez pas encore
00:05:06
renseigné
00:05:07
vos horaires de travail je vous invite à entrer dans les paramètres
00:05:11
ici
00:05:11
calendrier cette fois-ci parce que nous on
00:05:13
va modifier le calendrier donc je vais dans
00:05:16
calendrier
00:05:17
et là j'ai
00:05:19
tout en bas
00:05:20
horaire et lieu de
00:05:22
travail.
00:05:24
Et là
00:05:25
vous pouvez cocher
00:05:26
ou
00:05:27
décocher
00:05:28
les jours.
00:05:30
où vous travaillez
00:05:31
ou pas,
00:05:31
par exemple je coche aussi
00:05:33
samedi
00:05:35
et que j'enregistre
00:05:37
Là aussitôt,
00:05:38
dans,
00:05:39
en calendrier normalement.
00:05:43
Pas encore synchronisé
00:05:45
tout à fait mais
00:05:46
il va s'afficher normalement ici
00:05:49
lorsqu'on va
00:05:49
lorsqu'il est
00:05:51
synchronisé donc vous devez
00:05:53
ici
00:05:54
bien cocher
00:05:55
vos horaires de travail pour qu'il puisse
00:05:58
l'afficher
00:05:59
directement
00:06:00
ici vous pouvez aussi.
00:06:02
modifier les horaires,
00:06:03
par exemple
00:06:05
de 9 heures à 11 heures.
00:06:07
Le lundi,
00:06:08
mardi de 9 heures à 17 heures
00:06:11
et vous pouvez aussi choisir en fait votre lieu de
00:06:14
travail est-ce que vous êtes au bureau
00:06:16
ou est-ce que vous êtes
00:06:18
en
00:06:19
télétravail et vos collègues peuvent les voir hein ici par
00:06:22
exemple je suis au bureau ici le vendredi je suis.
00:06:26
en télétravail.
00:06:28
Et par exemple pour le lundi,
00:06:30
je suis donc au bureau de neuf à 11,
00:06:32
je peux cliquer sur la petite plus ici donc de 14
00:06:38
euh
00:06:38
à à 19 par exemple.
00:06:42
Je suis à distance.
00:06:44
OK
00:06:45
donc ça
00:06:46
il faut bien
00:06:48
renseigner tout ça pour que
00:06:51
euh pour faciliter en fait
00:06:53
l'organisation d'une réunion que nous allons voir un peu plus tard
00:06:56
avec vos
00:06:57
collègues
00:06:59
Donc je suis ferme
00:07:00
là,
00:07:01
tout est bien ok vous voyez que le lundi ici
00:07:04
Il y a bien les éléments
00:07:05
qui sont prisés
00:07:06
et qui sont euh un peu euh qui changent un peu de couleur
00:07:10
ici.
00:07:11
Oui
00:07:12
comme ça
00:07:13
par exemple je suis
00:07:15
euh je travaille à partir de 9 heures donc là tout est bien grisé ici
00:07:20
ici c'est grisé et ainsi de suite donc
00:07:23
ça c'est c'est juste au niveau visuel ici pour vous c'est pas grave,
00:07:26
peu importe la couleur mais lorsque vos
00:07:28
collègues en fait planifient des réunions avec vous
00:07:31
ils peuvent tout de suite voir que vous êtes
00:07:33
au euh au bureau ou bien
00:07:35
si vous êtes en télétravail ou est-ce que vous
00:07:37
travaillez ou est-ce que vous êtes en pause ou
00:07:40
Ainsi de suite donc vérifiez bien
00:07:42
euh veillez à bien renseigner vos horaires de travail dans
00:07:44
outlook en fait pour que les membres de votre organisation puissent
00:07:48
voir
00:07:49
toutes ces infos là donc je répète dans paramètre
00:07:52
calendrier
00:07:53
et là vous allez
00:07:54
avoir horaires et lieux de travail
00:07:57
juste ici et modifier les
00:08:00
ici
00:08:00
et en dessous vous avez
00:08:02
les membres de mon organisation.
00:08:05
Qu'est-ce qu'ils peuvent voir
00:08:06
impossible d'afficher les informations sur les emplacements
00:08:10
ici vous avez trois
00:08:11
possibilités donc ici impossible ils ne peuvent pas voir
00:08:15
ce que vous êtes au bureau ou en télétravail ici
00:08:17
peut afficher l'emplacement général au bureau à distance
00:08:20
ici peut afficher tous les détails bâtiments bureau
00:08:23
et cetera.
00:08:24
À vous de choisir en fait
00:08:26
euh les éléments que vous souhaitez partager
00:08:28
à vos collègues.
00:08:30
pour moi j'ai juste mis ici par défaut
00:08:32
impossible d'afficher des informations sur l'emplacement mais je peux
00:08:36
ici
00:08:36
par exemple peut afficher l'emplacement en général au bureau ou
00:08:39
à distance
00:08:40
et j'enregistre
00:08:41
donc concernant ici les les les lieux de travail
00:08:45
ça c'est c'est pas vous.
00:08:46
Qui va configurer aussi sous distant hein
00:08:49
ou si vous pouvez euh
00:08:51
il y a certaines personnes par exemple qui a ici euh bureau
00:08:54
numéro un bureau étage un étage deux étage trois et ainsi de suite
00:08:59
ça c'est l'administrateur qui configure ça
00:09:01
c'est pas à vous
00:09:02
de
00:09:04
euh
00:09:04
de d'ajouter des emplacements comme ça ça c'est vraiment
00:09:08
du côté
00:09:09
que nous n'allons pas aborder dans cette session c'est hyper
00:09:11
compliqué de faire ça et vous devez avoir un compte
00:09:14
admin
00:09:15
pour le faire.
00:09:17
Donc vous,
00:09:17
vous n'avez qu'à choisir ici
00:09:19
et
00:09:20
c'est tout.
00:09:21
Donc lorsque tout est bien renseigné,
00:09:23
c'est plus facile un peu plus tard de
00:09:26
euh de gérer les rendez-vous.
00:09:28
Donc ça c'est pour donc
00:09:30
la modification des vues ici même
00:09:33
aussi
00:09:34
donc la partie
00:09:35
filtre.
00:09:37
si vous pouvez filtrer par rendez-vous,
00:09:39
par réunion,
00:09:40
oui,
00:09:40
Charles.
00:09:44
Est-ce que
00:09:46
vous avez des questions?
00:09:51
Charles.
00:09:55
ah peut-être que c'est une fausse manipulation hein
00:09:58
j'imagine
00:09:59
donc vous avez aussi la partie filtre ici comme les mails
00:10:02
en fait vous pouvez aussi filtrer si vous en avez plusieurs
00:10:04
sur votre
00:10:05
calendrier donc vous pouvez
00:10:07
aussi utiliser la partie filtre et là vous avez plein plein plein de critères
00:10:11
que vous pouvez
00:10:13
utiliser.
00:10:15
Maintenant que vous avez supposons que vous avez déjà donc euh
00:10:21
euh effectuer par exemple j'affiche jour,
00:10:24
deux jours et vous avez utilisé plein de filtres et ainsi
00:10:27
de suite pour juste afficher les éléments qui vous euh euh
00:10:31
qui vous intéresse.
00:10:33
Sachez que outlook vous permet d'enregistrer des vues pour ne pas refaire
00:10:38
les configurations
00:10:39
à chaque fois.
00:10:40
Si vous allez dans afficher
00:10:42
ici
00:10:43
vous avez.
00:10:44
les vues
00:10:45
enregistrer si vous n'en avez pas encore.
00:10:48
Il y a rien ici
00:10:50
mais là j'ai déjà par exemple deux jours mais
00:10:52
vous pouvez supposons que là j'ai affiché donc uniquement
00:10:56
deux jours et supposons que j'ai déjà utilisé des filtres
00:10:59
ici
00:10:59
donc j'ai pas énormément de choses dans mon calendrier donc je ne
00:11:02
peux pas utiliser des filtres mais supposons que vous vous avez déjà
00:11:05
appliqué plusieurs filtres à votre calendrier et
00:11:07
que vous souhaitez sauvegarder ce vu là.
00:11:11
Ce que vous allez faire,
00:11:12
vous allez juste en afficher
00:11:14
vu enregistrer et
00:11:15
enregistrer
00:11:17
l'affichage
00:11:18
actuel,
00:11:18
vous allez lui euh ne fonctionne pas.
00:11:22
Désolé.
00:11:31
Sema pair,
00:11:33
un paire non,
00:11:33
là,
00:11:34
c'est vraiment manuel en fait.
00:11:36
euh
00:11:37
Non,
00:11:37
non,
00:11:38
ça.
00:11:39
Pour aller
00:11:40
dans ces détails-là,
00:11:41
il faut à chaque fois euh
00:11:43
modifier qu'on ne peut pas
00:11:45
vraiment
00:11:45
alterner ce genre de
00:11:46
de configuration dans euh les horaires de travail
00:11:51
sur Outlook.
00:11:52
Malheureusement on ne peut pas faire ça.
00:11:55
Oui je comprends
00:11:56
vraiment l'idée,
00:11:57
mais non,
00:11:58
on peut pas le faire avec les
00:12:00
calendriers
00:12:01
outlook.
00:12:03
Donc
00:12:05
maintenant.
00:12:08
euh juste à l'heure donc oui enregistrer les vues,
00:12:10
vous allez
00:12:11
enregistrer l'affichage actuel,
00:12:13
vous allez lui donner un nom,
00:12:14
puis
00:12:15
vous allez l'avoir
00:12:16
ici moi je l'ai déjà mis deux jours
00:12:19
ici.
00:12:19
Donc imaginons que moi je suis sur une semaine de travail
00:12:21
comme ça et que je souhaite revenir rapidement sur la vue
00:12:24
deux jours,
00:12:25
donc je vais en vue enregistrée puis deux jours
00:12:29
et là il m'affiche uniquement
00:12:30
les
00:12:31
deux jours évidemment
00:12:33
si j'ai mis des filtres et tout ça.
00:12:35
euh vous allez avoir cette
00:12:37
Vue là
00:12:38
et vous pouvez enregistrer autant de vue
00:12:40
que
00:12:41
vous le
00:12:42
souhaitez
00:12:43
ici
00:12:43
ça c'est vraiment intéressant si vous avez énormément de planning
00:12:47
placé sur votre
00:12:48
calendrier.
00:12:49
Donc ça c'est pour donc
00:12:51
les vues et là aussi vous avez donc dans l'onglet affiché
00:12:55
vous savez quelques paramètres ici.
00:12:58
Vous pouvez bien ex- euh
00:13:00
explorer après parce que tout est bien expliqué
00:13:03
ici
00:13:03
pour afficher les numéros de semaine,
00:13:05
utiliser largeurs de colonne,
00:13:06
fuseaux horaires
00:13:07
ainsi de suite
00:13:09
ainsi de suite donc vous pouvez
00:13:10
vraiment faire des modifications,
00:13:12
je vais pas aborder tout ça
00:13:14
dans cette session parce que tout est bien expliqué dans cette
00:13:16
paramètre là et ça c'est juste une question de vue.
00:13:20
de votre calendrier,
00:13:21
donc je vous invite vraiment à explorer
00:13:23
à la fin de la
00:13:24
session.
00:13:26
maintenant qu'est-ce qu'on a ici
00:13:28
à gauche évidemment nous avons cette petite
00:13:30
là qui qui est à peu près la même chose
00:13:33
Que ici sauf qu'ici on peut déjà basculer de semaine en semaine
00:13:37
si je peux par exemple ça c'est une semaine du 13 semaine de 20273 et ainsi de suite
00:13:42
et cette fonctionnalité là c'est vraiment la même chose que celle-ci hein
00:13:46
ici
00:13:47
si je clique
00:13:49
ici
00:13:49
j'ai la même chose qu'ici sauf qu'ici je peux basculer
00:13:52
en moi.
00:13:54
Rapidement.
00:13:55
Donc c'est vraiment la même chose,
00:13:56
donc ça c'est rien ici ou ici.
00:13:58
Vraiment la même chose.
00:13:59
Mais
00:14:01
imaginez que vous êtes ici un peu plus loin
00:14:03
du euh
00:14:04
jour actuel.
00:14:06
Donc vous,
00:14:07
si vous voulez revenir rapidement.
00:14:09
Au jour actuel soit vous le faites avec
00:14:11
ce petit calendrier là ici en cliquant directement ici
00:14:14
soit vous allez juste cliquer sur revenir sur
00:14:17
aujourd'hui,
00:14:18
je clique et
00:14:20
là
00:14:20
il va revenir automatiquement
00:14:22
sur
00:14:23
la partie
00:14:24
aujourd'hui
00:14:26
donc ça c'est ce qui concerne
00:14:28
les vues.
00:14:29
Maintenant
00:14:30
qu'est-ce qu'on a aussi à gauche
00:14:31
ici vous avez la liste de vos
00:14:34
calendriers
00:14:35
ici je dis bien la liste des calendriers parce qu'on peut ajouter
00:14:39
d'autres calendriers
00:14:40
ici
00:14:41
à gauche
00:14:42
donc moi ici par défaut j'ai j'ai supprimé tous mes calendriers.
00:14:47
Donc je n'ai que le calendrier par défaut donc qui
00:14:50
est le calendrier rattaché à ce compte là c'est-à-dire mon calendrier
00:14:53
principal qui est d'ailleurs lié ici avec le calendrier
00:14:57
Microsoft
00:14:59
Teams.
00:15:00
Mais je peux
00:15:01
moi aussi
00:15:02
ajouter par exemple les calendriers.
00:15:06
Des collègues.
00:15:08
Par exemple je peux cliquer sur
00:15:10
ajouter un calendrier ici et qu'est-ce qu'on peut ajouter ici nous
00:15:14
on
00:15:14
peut ajouter plein de choses ici mais ce qui va nous intéresser pour l'instant c'est
00:15:18
à partir
00:15:19
de
00:15:20
l'annuaire.
00:15:23
ici
00:15:24
Vous allez sélectionner un compte si vous avez plusieurs comptes.
00:15:28
connecter à votre Outlook,
00:15:30
sélectionnez
00:15:31
l'annuaire de quel calendrier vous voulez apporter.
00:15:34
Moi,
00:15:35
c'est,
00:15:35
je n'ai que ça
00:15:37
et
00:15:38
vous pouvez
00:15:39
taper
00:15:40
l'adresse e-mail.
00:15:42
des personnes à l'intérieur.
00:15:45
euh
00:15:45
au sein de votre organisation hein
00:15:48
vous pouvez vous ne pouvez pas apporter des calendriers
00:15:50
externes à votre organisation pour le moment
00:15:53
je peux je vais vous montrer après comment faire
00:15:55
travailler en collaboration avec les personnes extérieures
00:15:58
externes à votre organisation mais ce que je vous montre là c'est pour
00:16:02
les gestion
00:16:03
interne
00:16:04
donc il faut que les personnes
00:16:06
aient le même nom de domaine que vous.
00:16:08
ici
00:16:09
c'est pour ça que je dis interne à l'organisation et vous tapez par exemple Steven
00:16:15
Ici
00:16:16
j'ajoute
00:16:17
lorsque j'ai saisi l'adresse,
00:16:19
je vais l'ajouter
00:16:20
où
00:16:21
donc je vais l'ajouter ici.
00:16:24
par exemple mes calendriers.
00:16:28
ici et
00:16:30
j'ajoute
00:16:32
Et là,
00:16:33
j'ai le calendrier de Steven M qui apparaît ici.
00:16:37
Et qui est colorié
00:16:38
en rouge.
00:16:39
Pour l'instant,
00:16:40
Steven n'a pas beaucoup de
00:16:45
donc je peux pas vous montrer je vais juste simuler hein je
00:16:47
vais juste simuler ici par exemple j'ai le compte de Steven Watson
00:16:51
Ici,
00:16:52
juste là
00:16:54
donc je vais dans son calendrier
00:16:56
juste pour voir que
00:16:58
c'est synchronisé
00:17:00
donc aujourd'hui à 17 heures par exemple.
00:17:03
J'ajoute
00:17:05
événement test.
00:17:08
Et je sauvegarde,
00:17:09
normalement dans quelques instants,
00:17:11
il va.
00:17:13
pouvoir donc
00:17:14
afficher
00:17:16
le
00:17:16
calendrier de Steven.
00:17:19
directement dans le mien
00:17:21
ici parce que ça,
00:17:21
c'est
00:17:23
euh synchronisé.
00:17:26
Si je veux bien.
00:17:29
Alors on va juste le faire
00:17:30
ici,
00:17:30
pourquoi pas?
00:17:33
des
00:17:35
Save
00:17:38
Et
00:17:41
Je vais pas où il est
00:17:42
afficher.
00:17:44
Bon.
00:17:48
puisque Steven a pas mal de n'a pas vraiment de planifier
00:17:52
mais normalement si Steven en fait à des euh des des rendez-vous ou des euh
00:17:59
des euh
00:18:00
des blocages de temps ici dans
00:18:02
Outlook,
00:18:02
quelque chose de planifié sur son calendrier Outlook.
00:18:04
Vous allez le voir directement sur votre calendrier ici,
00:18:07
colorier ici.
00:18:10
En rouge
00:18:11
dans mon cas.
00:18:12
Mais vous pouvez bien évidemment changer
00:18:13
les couleur en permettrant le calendrier ici
00:18:17
euh en
00:18:17
en modifiant la couleur par exemple je peux le mettre
00:18:19
en vert par exemple ici les calendriers de Steven vont
00:18:23
se colorier en vert
00:18:25
ici.
00:18:25
Normalement Steven
00:18:27
hein
00:18:28
ici par exemple là le mercredi 24 là
00:18:31
tout ce que vous voyez en vert ici
00:18:33
sont donc les
00:18:35
euh les c- les euh les éléments.
00:18:42
cinq euh
00:18:44
J'ai comme des événements.
00:18:47
Oui,
00:18:48
oui,
00:18:48
on peut mais pas tout doux mais
00:18:51
euh planner
00:18:52
planner mais pas
00:18:53
tout doux et ça c'est automatique vous n'avez pas besoin de de faire quoi que ce soit,
00:18:56
ça c'est
00:18:57
automatique.
00:19:00
Mais
00:19:01
pas tout hein
00:19:02
juste
00:19:02
parce que
00:19:03
en fait si vous allez
00:19:05
ici
00:19:05
vous avez
00:19:06
déjà la possibilité de voir
00:19:08
vos tâches
00:19:09
ici mais si vous souhaitez vraiment bloquer du tâche par rapport
00:19:13
euh bloquer un créneau par rapport aux tâches que vous euh
00:19:17
euh que vous allez faire en fait vous
00:19:18
devez vraiment le faire manuellement mais la synchronisation
00:19:21
n'est pas possible
00:19:22
directement dans Outlook je dis directement dans Outlook mais
00:19:25
avec d'autres outils
00:19:26
automate par exemple vous pouvez le faire.
00:19:29
Vous pouvez faire
00:19:30
complètement la synchronisation de façon
00:19:32
automatique,
00:19:33
mais directement dans Outlook,
00:19:34
on ne peut pas
00:19:35
lier to do
00:19:36
avec
00:19:37
euh Outlook.
00:19:39
Avec le calendrier Outlook,
00:19:41
pardon.
00:19:42
Donc là on a le calendrier,
00:19:43
vous pouvez l'afficher ici euh en superposition ou bien
00:19:48
en haut toujours dans l'onglet
00:19:49
que vous avez ici mode fractionné donc vous pouvez voir ici.
00:19:55
Calendrier
00:19:56
côte à côte
00:19:57
donc vous pouvez apporter autant de calendrier que vous voulez.
00:20:01
Tout ça
00:20:02
est faisable
00:20:03
car
00:20:04
Steven
00:20:05
a
00:20:06
partagé
00:20:07
son
00:20:08
calendrier si Steven n'a pas partagé son calendrier.
00:20:12
Je pourrais pas
00:20:13
voir en fait les calendriers
00:20:15
de Steven
00:20:16
même si je l'importe
00:20:18
ici je peux
00:20:19
rien voir
00:20:20
maintenant je vais vous montrer comment
00:20:23
vous faites partager
00:20:24
votre
00:20:25
calendrier par exemple je veux partager
00:20:28
celle-ci
00:20:29
calendrier
00:20:30
par défaut
00:20:31
je clique sur les trois petits points et là j'ai
00:20:34
partage
00:20:35
et
00:20:35
autorisation.
00:20:37
Ici,
00:20:39
Comme ça.
00:20:40
et là,
00:20:42
Par défaut là j'ai rien touché j'ai rien modifié ça c'est ce qui s'affiche par défaut
00:20:47
ici
00:20:47
peut voir
00:20:49
lorsque je suis
00:20:50
occupé
00:20:52
donc les membres de votre organisation si vous
00:20:54
choisissez donc ça c'est ce qui est par défaut
00:20:57
en fait
00:20:58
parce que c'est c'est partagé par défaut
00:21:00
à l'intérieur de votre organisation donc tout le monde peut voir si vous êtes
00:21:04
lorsque vous êtes occupé.
00:21:07
ils ne peuvent pas voir les détails des réunions,
00:21:11
juste que vous êtes occupés.
00:21:13
Mais à l'intérieur vous avez
00:21:14
aussi la possibilité de ne pas partager là par contre les
00:21:18
même si euh les personnes euh
00:21:20
vos collaborateurs vont apporter votre calendrier dans les leurs
00:21:23
en fait ils ne peuvent pas afficher
00:21:25
même ils ne peuvent même pas voir si vous
00:21:27
êtes occupé ou pas ça c'est pas vraiment conseillé
00:21:30
en interne
00:21:31
donc.
00:21:33
afficher les titres et les lieux,
00:21:34
ça par contre ils ont accès à un peu plus de détails comme celle de Steven ici.
00:21:39
ou bien
00:21:40
peut afficher tous les détails
00:21:42
ou même
00:21:43
peut
00:21:44
modifier.
00:21:46
OK
00:21:47
peut modifier là,
00:21:48
j'explique un peu par exemple,
00:21:50
je partage ici à Stéphanie.
00:21:52
mon calendrier
00:21:54
ici.
00:21:55
Et
00:21:56
si je clique donc là c'est on va dire
00:21:59
peut voir que je suis occupé donc les membres de
00:22:01
mon organisation peut voir que je suis occupé mais pour Stéphanie
00:22:05
je peux
00:22:05
dire.
00:22:07
qu'elle peut modifier,
00:22:08
qu'est-ce qu'elle peut modifier?
00:22:09
Elle peut modifier les couleurs,
00:22:12
euh
00:22:13
les vues et tout ça,
00:22:14
mais à part ça.
00:22:15
elle ne peut pas
00:22:17
effacer mes réunions,
00:22:18
elle ne peut pas accepter mes réunions,
00:22:20
elle ne peut pas envoyer des réunions à ma place non
00:22:23
ne peut pas faire ça si vous choisissez
00:22:25
peut modifier
00:22:26
peut elle peut changer les les étiquettes et tout ça
00:22:29
c'est tout.
00:22:31
Mais si vous choisissez
00:22:33
délégué.
00:22:35
fait que vous cliquez sur partager.
00:22:38
Ça veut dire que
00:22:39
Stéphanie peut agir en votre
00:22:42
nom.
00:22:43
C'est-à-dire,
00:22:44
elle peut accepter des réunions à votre place,
00:22:47
elle peut
00:22:48
ajouter des
00:22:49
réunions à votre place,
00:22:51
mais sachez que
00:22:53
c'est pas
00:22:54
au nom de Stéphanie donc il y a toujours
00:22:57
Par exemple,
00:22:58
si
00:22:59
Stéphanie
00:23:00
accepte une réunion de ma part,
00:23:01
donc Outlook va vraiment envoyer à la personne que
00:23:04
Stéphanie
00:23:06
a
00:23:06
accepté cette réunion de la part de
00:23:09
Harry.
00:23:11
ne peut pas le le faire en
00:23:14
en son nom
00:23:14
ou euh en mon nom.
00:23:17
Donc
00:23:18
à vous de choisir ça si vous avez euh
00:23:20
euh
00:23:22
collaborateur que vous voulez par exemple déléguer votre calendrier,
00:23:26
vous pouvez
00:23:27
vraiment le définir en tant que
00:23:28
délégué.
00:23:29
Ça c'est uniquement faisable
00:23:31
avec la nouvelle version euh
00:23:33
au niveau du calendrier.
00:23:35
On peut pas.
00:23:37
Ajouter des délégués sur une boîte aux lettres
00:23:40
avec la nouvelle version pour ceux qui ont déjà utilisé l'ancienne version
00:23:43
et qui ont déjà délégué leur boîte aux lettres à une personne
00:23:47
sachez que ce ce n'est plus faisable
00:23:49
pour une question de sécurité
00:23:50
dans la nouvelle version on peut le faire mais il faut
00:23:53
contacter
00:23:54
l'admin
00:23:55
et c'est dans la partie admin
00:23:57
on peut
00:23:58
faire ça
00:23:59
donc.
00:24:00
C'était juste une petite parenthèse là j'ai tant que je
00:24:03
choisis Stéphanie en tant que délégué mais quand même je peux
00:24:05
toujours
00:24:06
ici
00:24:07
l'effacer
00:24:08
et là elle ne peut plus
00:24:09
rien faire parce qu'elle n'est plus déléguée qu'est-ce qu'elle peut faire
00:24:13
elle peut juste voir
00:24:14
si je suis occupé
00:24:16
ou pas.
00:24:17
Donc moi je vous conseille de le laisser comme ça
00:24:19
pour vos membres
00:24:20
de pour les membres de votre organisation.
00:24:22
Mais à quoi sert tout ça?
00:24:24
Vous voyez que là euh
00:24:25
il y a bien la synchronisation tout à l'heure ici
00:24:28
euh ça prend un peu du temps mais euh ça vient
00:24:30
ça vient.
00:24:32
Donc.
00:24:33
Qu'est-ce qu'on peut faire maintenant donc si
00:24:35
votre calendrier est déjà partagé par défaut
00:24:38
par exemple lorsque vous allez créer une réunion
00:24:42
dans
00:24:43
de dans Microsoft Outlook.
00:24:45
Donc tout d'abord,
00:24:46
pour créer une réunion,
00:24:47
soit vous allez cliquer sur le nouvel événement ici,
00:24:49
soit vous allez tout de suite choisir une plage de date dans votre calendrier.
00:24:53
Ici,
00:24:54
vous allez faire un clic propre puis nouvel
00:24:57
événement.
00:24:58
et là,
00:25:00
qu'est-ce qu'on a ici,
00:25:02
vous avez
00:25:02
tout d'abord,
00:25:03
vous devez renommer.
00:25:06
la réunion
00:25:08
ajouter des des participation des participants
00:25:11
Stéphanie par exemple.
00:25:14
Stephen Watson,
00:25:15
mais vous pouvez aussi
00:25:17
Ajouter des personnes facultatif à la réunion
00:25:19
c'est-à-dire ici si je clique sur facultatif
00:25:22
ici par exemple
00:25:24
n'est pas obligé de
00:25:26
de
00:25:28
assister à la réunion,
00:25:30
mais
00:25:31
il peut venir.
00:25:33
Selon
00:25:34
ses disponibilités.
00:25:35
Donc vous pouvez aussi faire ça donc les deux personnes ici c'est
00:25:39
euh doivent
00:25:40
absolument assister à la réunion mais les deux autres ici ne sont pas
00:25:43
obligés.
00:25:45
Donc nous on va se concentrer sur les deux ici.
00:25:48
Vous avez aussi
00:25:49
aussi choisir une date si vous avez cliqué sur
00:25:52
nouvel événement à vous de choisir manuellement la date euh
00:25:56
si vous avez choisi une créneau une plage
00:25:58
de date directement dans votre calendrier là par contre
00:26:02
tout est déjà
00:26:02
ajusté
00:26:03
par rapport à ce que vous avez
00:26:05
sélectionné.
00:26:07
Et là
00:26:08
rendre périodique c'est-à-dire par exemple si chaque lundi
00:26:12
matin vous avez une réunion d'équipe de 15 minutes,
00:26:16
chaque lundi matin
00:26:17
vous avez une réunion d'équipe de 15 minutes donc lundi matin supposons euh euh
00:26:26
Ici à 8 h 30 par exemple,
00:26:29
ici,
00:26:29
8 h 30 à 9 heures,
00:26:31
on va dire
00:26:32
8 h 30 à
00:26:34
8 heures.
00:26:36
4515 minutes
00:26:38
et que vous ne souhaitez pas planifier ça euh un par un,
00:26:41
chaque lundi pendant une année.
00:26:44
Vous avez aussi
00:26:45
la fonctionnalité,
00:26:46
rendre périodique
00:26:47
et vous pouvez
00:26:48
choisir est-ce que c'est
00:26:50
lundi,
00:26:51
mardi,
00:26:51
mercredi
00:26:52
ou juste lundi et mercredi ou ainsi de suite,
00:26:55
moi,
00:26:56
c'est tous les lundis,
00:26:57
répéter
00:26:58
chaque semaine.
00:27:00
début,
00:27:01
on va dire le début,
00:27:02
c'est
00:27:03
lundi prochain.
00:27:05
Et là,
00:27:07
On a bien ici.
00:27:09
a lieu chaque lundi jusqu'au
00:27:11
et là,
00:27:12
vous pouvez désigner une date de
00:27:13
fin.
00:27:14
Si
00:27:15
par exemple
00:27:16
jusqu'au je sais pas avril 2026 et vous allez enregistrer
00:27:20
et là
00:27:21
ça va créer
00:27:22
automatiquement
00:27:23
cette réunion
00:27:25
récurrentes c'est-à-dire plus besoin de
00:27:27
planifier à chaque fois.
00:27:30
Donc ça
00:27:30
c'est pour les réunions récurrentes mais
00:27:34
nous lorsqu'on a ici des réunions en fait
00:27:36
dans le Microsoft Teams la plus compliqué c'est
00:27:39
de voir en fait la disponibilité de chaque
00:27:42
membre
00:27:42
qui sont
00:27:43
invités donc pour éviter l'aller retour par mail est-ce que tu
00:27:46
es disponible et imaginez que vous êtes 10 dans la réunion
00:27:51
euh peut-être que vous allez vraiment créer un point.
00:27:54
euh de 15 minutes juste pour voir euh
00:27:56
quand est-ce que vous êtes disponible en fait outlook
00:28:00
possède déjà une fonctionnalité ici qui va vous assister
00:28:04
en fait
00:28:05
dans la planification de
00:28:06
la réunion et ça c'est basé
00:28:08
avec le partage.
00:28:10
de votre calendrier donc si vous si vous ne changez pas les paramètres de
00:28:14
partage c'est-à-dire les membres de notre organisation
00:28:16
peuvent voir que vous êtes occupé.
00:28:19
ça fonctionne très bien ici au niveau de l'assistante planification
00:28:23
c'est-à-dire là j'ai Stéphanie et Steven
00:28:26
ici
00:28:27
invité à cette réunion et là je vois déjà que
00:28:29
même moi je ne suis pas disponible à cette,
00:28:32
à cette heure-là.
00:28:34
Stéphanie aussi n'est pas disponible à cette heure-là
00:28:36
et là.
00:28:38
Steven,
00:28:39
ici.
00:28:41
Seul Steven est disponible.
00:28:43
Pourquoi?
00:28:44
Moi j'ai rien ici.
00:28:45
c'est normal parce que moi
00:28:47
dans mes horaires de travail si vous souvenez bien dans mes horaires de travail ici
00:28:52
j'ai dit je commence à 9 heures.
00:28:55
Pourtant là.
00:28:56
dans la planification de la réunion
00:28:58
on a 8 h 30 jusqu'à
00:29:00
8 h 45 donc là je ne suis pas disponible j'imagine que celle de Stéphanie aussi
00:29:06
c'est la même chose donc elle n'est pas disponible
00:29:08
mais par contre pour Steven
00:29:10
y a rien
00:29:11
son calendrier
00:29:12
et normalement au niveau de son horaire de travail.
00:29:15
il n'y a pas
00:29:19
Il commence à 8 heures
00:29:21
donc c'est normal que seul
00:29:23
oui
00:29:23
il est
00:29:24
disponible mais moi si je change l'horaire de travail forcément je suis
00:29:28
disponible donc là on voit déjà
00:29:30
ici mais
00:29:31
si cette vue là ne vous convient parce que là dans
00:29:33
un coup d'oeil vous voyez déjà qui est disponible ou pas
00:29:36
mais vous si vous souhaitez euh
00:29:37
chercher d'autres horaires hein
00:29:39
choisir d'autres horaires pour que tout le
00:29:41
monde soit disponible vous allez dans assistante planification
00:29:44
et là vous voyez
00:29:46
vous faites les calendriers de
00:29:47
tout le monde
00:29:48
donc là on voit que ici
00:29:52
À11 heures,
00:29:52
je vois bien que
00:29:54
Tout le monde est disponible donc il suffit de glisser cette part
00:29:58
là
00:30:00
ici dans l'assication glissé et là
00:30:01
maintenant
00:30:02
sauf
00:30:03
je pense
00:30:03
parce que là j'ai le temps individuel donc je pense qu'ici tout le monde.
00:30:09
Et dispo donc là
00:30:10
tout le monde
00:30:11
est dispo
00:30:12
et là je peux
00:30:13
lancer.
00:30:15
Je peux envoyer la réunion lorsque je vois donc
00:30:19
euh
00:30:19
que tout le monde est présent et là j'ai pas besoin de consulter
00:30:23
en fait
00:30:24
euh un par un chaque
00:30:25
membre invité
00:30:27
choix tout de suite
00:30:28
qu'ils sont
00:30:29
parce que ils ont partagé leur
00:30:31
calendrier ça c'est
00:30:33
pour les personnes
00:30:34
internes
00:30:35
à votre organisation mais faites aussi attention.
00:30:38
lorsque vous allez planifier une réunion ici.
00:30:42
droit
00:30:42
nouvel événement et supposons que vous planifiez pas
00:30:45
une réunion mais vous voulez juste bloquer un
00:30:46
créneau pour vous pour euh je sais pas euh réaliser les tâches vos tâches par exemple
00:30:52
donc vous avez besoin de 30 minutes pour réaliser par exemple la facturation.
00:30:57
supposons
00:30:59
ici
00:31:00
et vérifie bien que statue ici.
00:31:04
Et bien positionner sur
00:31:06
occuper
00:31:07
pour que personne ne peut planifier donc des réunions avec vous mais si vous pouvez
00:31:12
juste.
00:31:14
placé
00:31:16
des réunions des de bloquer juste un créneau juste pour vous
00:31:21
personnellement
00:31:22
vous
00:31:22
pouvez juste dire disponible parce que
00:31:25
je travaille sur la facturation mais je peux quand même accepter des réunions
00:31:30
euh imprévu.
00:31:31
Je suis
00:31:32
en train de travailler sur la facturation,
00:31:34
ça c'est une rappet
00:31:35
uniquement pour moi
00:31:36
qui va m'indiquer que je dois traiter la facturation mais
00:31:40
si quelqu'un
00:31:42
planifie des réunions avec moi,
00:31:43
je suis quand même disponible donc mettez
00:31:45
disponible ici
00:31:47
et lorsque vous enregistrez.
00:31:49
ici
00:31:50
là vous êtes disponible tout le monde peut
00:31:52
planifier une réunion avec vous à cette heure là parce que vous êtes disponible mais
00:31:56
quand même ça
00:31:59
vous allez juste ajouter
00:32:02
rappel par exemple je sais pas cinq minutes avant
00:32:04
juste pour vous signaler un peu que vous devez traiter
00:32:07
la facturation donc
00:32:09
arrivé à cette date à cette date
00:32:11
Outlook va vous envoyer une notification.
00:32:14
intitulé facturation ici juste pour
00:32:17
vous rappelez que vous devez faire la facturation
00:32:19
à cette date là
00:32:21
donc
00:32:22
ça c'est pour l'organisation des réunions
00:32:25
internes mais que faire si
00:32:28
vous allez organiser des réunions à l'externe.
00:32:31
de à l'extérieur de votre
00:32:33
Organisation vu que vous ne pouvez pas directement
00:32:35
par défaut partager votre calendrier
00:32:38
à une personne.
00:32:39
qui n'a pas le même nom de domaine que vous
00:32:43
Donc,
00:32:44
vous devez revenir dans votre calendrier.
00:32:48
Partage et autorisation.
00:32:51
et là,
00:32:54
euh bah là pardon,
00:32:55
pardon,
00:32:55
pardon,
00:32:55
dans le paramètre.
00:32:57
Calendrier
00:32:59
et là
00:33:00
calendrier
00:33:01
partagé.
00:33:03
Donc là vous allez choisir quel calendrier vous voulez
00:33:06
partager
00:33:07
par exemple ce calendrier là.
00:33:10
euh
00:33:11
si ce calendrier là
00:33:13
et vous allez
00:33:14
cliquer sur
00:33:16
partager.
00:33:18
Ou bien
00:33:19
mieux
00:33:20
ici publier un calendrier
00:33:22
vous devez toujours sélectionner votre calendrier qu'est-ce que les
00:33:26
personnes peuvent voir peuvent voir lorsque je suis occupé ou
00:33:29
bien on peut afficher les titres et les lieux
00:33:30
on peut afficher les détails moi je veux juste voir
00:33:33
euh afficher donc que que
00:33:35
que je suis occupé
00:33:37
et c'est tout.
00:33:39
et lorsque c'est fait là ils sont déjà là
00:33:42
que normalement si c'est déjà
00:33:44
publié mais normalement par défaut c'est comme ça je sélectionne le calendrier
00:33:49
calendrier ici
00:33:52
peux voir que je suis occupé et je clique sur publier.
00:33:55
Là,
00:33:55
mon calendrier est publié et là vous avez
00:33:58
deux liens
00:33:58
et je vais vous expliquer.
00:34:01
l'utilisation de ces
00:34:03
deux liens là.
00:34:04
L'un nous avons un lien
00:34:05
HTML
00:34:06
donc qu'est-ce qu'on peut faire je peux juste copier.
00:34:10
ce lien-là.
00:34:14
copier.
00:34:16
le lien
00:34:16
et je peux l'ouvrir par exemple on va
00:34:19
dire je vais vraiment l'ouvrir dans un navigateur privé
00:34:22
parce que les personnes
00:34:23
qui auront ce lien là
00:34:24
n'ont pas
00:34:28
euh Teams.
00:34:30
C'est ça.
00:34:33
Qu'est-ce qu'il a copié.
00:34:37
copier
00:34:39
et je vais
00:34:41
ici,
00:34:42
je valide.
00:34:44
et là,
00:34:45
sans même
00:34:46
nécessité
00:34:48
de connexion.
00:34:49
tout le monde peut
00:34:51
ouvrir votre
00:34:52
calendrier évidemment ils n'auront pas de détails
00:34:54
parce que c'est ce que j'ai choisi tout à l'heure mais
00:34:57
Ici
00:34:58
il peut voir quand est-ce que vous êtes disponible,
00:35:01
il peut planifier
00:35:02
cette
00:35:03
des réunions avec vous
00:35:05
sur les horaires
00:35:06
disponibles au lieu d'envoyer un email pour détailler les
00:35:10
l'heure,
00:35:10
la date et heure où vous êtes disponible parce qu'il y en a plusieurs supposons
00:35:15
vous allez juste partager votre calendrier
00:35:17
tout le monde peut l'ouvrir.
00:35:20
il suffit juste d'entrer sur un navigateur pas besoin de connexion
00:35:24
et ça peut
00:35:25
s'ouvrir mais
00:35:27
Nous avons ici le calendrier donc le lien
00:35:29
ICS
00:35:31
ça que quelqu'un
00:35:33
euh les personnes qui vont recevoir ce lien là
00:35:36
peuvent vraiment
00:35:37
importer votre calendrier peu importe l'outil de messagerie
00:35:41
qu'il utilise même si vous si le euh
00:35:45
l'importe
00:35:46
dans le calendrier de son android par exemple
00:35:49
on peut faire ça
00:35:50
donc je clique ici
00:35:52
je copie le lien.
00:35:56
ici
00:35:57
comme ça
00:35:58
et
00:35:59
Comment l'importer donc supposons que je
00:36:02
j'ai reçu ce lien-là?
00:36:04
ici
00:36:06
vers d'autres personnes,
00:36:07
donc ce que je peux faire
00:36:09
ici.
00:36:11
Je vais
00:36:12
ajouter un calendrier
00:36:14
et là.
00:36:16
nous avons
00:36:17
s'abonner à partir du web où il est.
00:36:19
Il est là
00:36:20
et vous allez ici.
00:36:22
coller le lien
00:36:24
ICS
00:36:25
si on va dire calendrier test
00:36:27
c'est c'est c'est justement calendrier ça sert à rien
00:36:30
et j'enregistre,
00:36:32
j'importe
00:36:33
et là,
00:36:34
la personne peut me voir
00:36:36
votre calendrier,
00:36:37
même s'il est externe avec à votre
00:36:40
organisation.
00:36:41
Et là,
00:36:42
le calendrier,
00:36:43
il est là de toute façon,
00:36:44
c'est le mien,
00:36:44
vous voyez?
00:36:46
et il ne
00:36:47
il peut juste voir si je suis
00:36:49
occupé.
00:36:51
ou pas.
00:36:53
Ici.
00:36:54
ne pas voir que je suis focus ici
00:36:56
que j'ai deux sessions trois sessions ici non
00:36:59
juste que vous êtes
00:37:01
occupé
00:37:02
donc je répète un peu
00:37:03
vous allez dans les paramètres.
00:37:07
je fais ça
00:37:08
dans le calendrier.
00:37:11
Calendrier partagé,
00:37:13
un peu plus bas,
00:37:14
vous allez sélectionner le calendrier que vous souhaitez partager
00:37:18
et vous choisissez ici.
00:37:20
Des options d'affichage
00:37:22
et vous choisissez soit un lien HTML
00:37:25
que les personnes peuvent juste afficher sur leur navigateur
00:37:28
ou
00:37:29
un lien.
00:37:31
ICS
00:37:32
donc comme ça les personnes peuvent vraiment
00:37:35
importer
00:37:36
les
00:37:37
votre calendrier dans leur
00:37:40
propre agenda que ce soit
00:37:42
un autre outlook avec le nom de domaine différent
00:37:45
Gmail
00:37:47
Yahoo
00:37:48
même sur votre tablette dans dans le calendrier de votre tablette
00:37:54
laissez à jour hein laissez.
00:37:55
À jour.
00:37:56
Donc c'est comme ça que vous allez
00:37:58
planifier de partager donc votre calendrier
00:38:01
aux personnes
00:38:02
externes à votre
00:38:04
organisation.
00:38:05
Mais
00:38:06
qu'est-ce qui se passe lorsque vous allez
00:38:09
planifier des réunions?
00:38:11
Je fais un clic droit
00:38:12
nouvel événement
00:38:14
ici
00:38:15
et lorsque la personne est
00:38:18
Externe à votre organisation par exemple celle-ci vu
00:38:20
que là il le colore vraiment jeune parce que
00:38:23
là mon nom de domaine,
00:38:24
c'est
00:38:25
utiliser Office 365.com pour lui,
00:38:27
c'est
00:38:28
celle-ci.
00:38:30
donc
00:38:31
je ne peux pas.
00:38:32
Ici,
00:38:35
euh
00:38:36
voir en fait dans l'assistante planification
00:38:39
s'il est disponible
00:38:40
ou pas,
00:38:40
vous voyez on a
00:38:41
inconnu
00:38:42
donc
00:38:44
que faire?
00:38:48
Dans ce genre de cas.
00:38:50
Vu que vous ne pouvez pas utiliser l'assistante planification,
00:38:53
soit la personne,
00:38:55
soit la personne a
00:38:57
partagé son calendrier.
00:38:59
En format ICS
00:39:02
soit
00:39:02
vous allez utiliser l'outil
00:39:04
sondage
00:39:05
de
00:39:06
disponibilité
00:39:07
sondage
00:39:08
de disponibilité ici.
00:39:11
et là,
00:39:11
vous allez choisir
00:39:13
des dates.
00:39:14
Juste par exemple.
00:39:16
en fonction de vos disponibilités,
00:39:18
11 heures,
00:39:19
12 heures,
00:39:19
15 heures par exemple.
00:39:21
Et puis
00:39:24
le 1512 h 3013 h 30 c'est tout.
00:39:27
Vous allez cliquer sur suivant
00:39:30
et vous allez créer un sondage.
00:39:33
Tant que cette personne-là,
00:39:34
je vais l'envoyer juste à Steven Watson parce que
00:39:36
j'ai pas accès
00:39:37
à cette boîte là juste pour vous
00:39:40
montrer
00:39:41
ici
00:39:43
comment ça fonctionne donc je fais suivant
00:39:45
et je vais cliquer sur créer
00:39:47
un sondage donc aussitôt
00:39:49
les personnes
00:39:52
si vous voyez
00:39:53
ça,
00:39:53
c'est le mail,
00:39:54
je confirme,
00:39:56
j'envoie.
00:39:58
Et là,
00:39:59
si je regarde
00:40:00
le mail de Stephen.
00:40:03
Ici,
00:40:07
c'est pas aussi euh
00:40:11
instantané hein,
00:40:12
c'est pas instantané.
00:40:15
Ça va venir.
00:40:16
Tout n'est pas vraiment instantané dans
00:40:19
outlook
00:40:21
ça va venir hein ça va venir tant que
00:40:24
cette personne-là peut choisir parmi
00:40:26
les
00:40:26
horaires
00:40:27
que vous avez.
00:40:29
euh choisis tout à l'heure lors de la planification de
00:40:33
la
00:40:33
réunion
00:40:34
donc pour les personnes externes
00:40:36
c'est un peu plus compliqué il faut utiliser le sondage de disponibilité
00:40:40
mais pour les personnes internes c'est plus simple il suffit d'utiliser l'outil
00:40:44
assistant de planification
00:40:47
ici.
00:40:49
Donc
00:40:50
j'imagine
00:40:52
euh
00:40:53
avec ses
00:40:55
Plusieurs
00:40:57
fonctionnalité là vous serez maintenant gérer
00:41:00
les réunions que ce soit
00:41:01
à l'interne ou euh
00:41:04
à l'externe de votre
00:41:05
organisation
00:41:07
et vous serez vraiment planifié
00:41:08
ici les réunions mais
00:41:10
pour terminer la session toujours sur
00:41:12
la planification des réunions nouvel événement
00:41:15
sachez que lorsque vous allez supposons que moi je vais inviter toujours Steven ici
00:41:20
euh
00:41:23
Non comme ça et j'envoie.
00:41:25
ici
00:41:26
donc.
00:41:28
J'ai
00:41:29
lorsque je double clic sur la réunion pour euh le modifier
00:41:32
un peu plus bas,
00:41:33
nous avons ici c'est une option peu connue hein
00:41:36
lorsque vous allez euh planifier des réunions
00:41:38
dans Outlook mais vous avez ici l'outil
00:41:41
option de
00:41:42
réunion ça ça va vous permettre de vraiment bien gérer
00:41:45
le déroulé
00:41:46
de votre réunion évidemment si votre réunion
00:41:49
est en ligne hein avec Microsoft Teams.
00:41:52
Donc vous allez cliquer ici donc pour pouvoir
00:41:54
le cliquer vous allez faire un contrôle clic,
00:41:56
vous pouvez pas tout de suite cliquer ici vous allez faire control clic
00:42:00
comme ça
00:42:05
Là juste
00:42:07
control click parce que là je l'ai.
00:42:10
sur l'autre l'indicateur.
00:42:16
place.
00:42:17
ici.
00:42:22
juste attend un peu et là vous avez encore un peu plus d'options au
00:42:25
niveau de votre réunion qu'est-ce que vous
00:42:27
pouvez faire vous pouvez créer une file d'attente
00:42:31
Une salle d'attente
00:42:32
lors de votre réunion par exemple
00:42:34
lors de notre réunion aujourd'hui lorsque vous vous connectez
00:42:37
vous pouvez tout de suite accéder à la salle,
00:42:38
vous pouvez voir ce que je suis en train de partager et tout ça
00:42:41
mais imaginez si vous souhaitez faire des préparations lors de votre réunion et
00:42:44
que vous ne voulez pas tout de suite que les gens entrent comme ça
00:42:47
jusqu'à ce que la réunion
00:42:49
débute
00:42:50
vous allez ici vous
00:42:52
voyez accès aux réunions qui peut éviter la salle de réception
00:42:55
donc si vous faites tout le monde,
00:42:56
tout le monde peut entrer dans votre réunion.
00:42:58
sans
00:42:59
acceptation.
00:43:00
Mais ici,
00:43:01
fais juste voir
00:43:02
personne de mon organisation
00:43:04
par exemple
00:43:06
ici.
00:43:07
donc seules les personnes de mon organisation peuvent éviter
00:43:11
la salle d'attente donc pour les personnes externes.
00:43:14
ils ne peuvent pas éviter la file d'attente ou
00:43:16
bien vous pouvez aussi voir ici seuls les organisateurs.
00:43:21
et coordinateur uniquement même s'ils sont dans
00:43:23
euh à l'intérieur de votre organisation ils ne peuvent pas
00:43:26
entrer directement dans la réunion il faut que vous acceptez
00:43:31
pour pouvoir
00:43:33
euh le faire entrer dans
00:43:34
la réunion et là vous avez plusieurs options rôle qui peut accepter
00:43:39
les personnes
00:43:40
donc soit organisateur c-organisateur
00:43:43
ou organis et présentateur ou bien organisateur et c-organisateur uniquement
00:43:50
Et là,
00:43:50
il y a plein plein plein d'options,
00:43:52
vous pouvez définir les rôles.
00:43:55
euh
00:43:56
définir qui peut présenter est-ce que tout le monde peut présenter
00:43:59
par exemple là vous ne pouvez pas partager votre écran parce que
00:44:03
moi j'ai défini
00:44:04
que seuls
00:44:05
les
00:44:06
organisateurs et les coordganisateurs peuvent partager
00:44:09
leurs
00:44:09
écrans.
00:44:11
Et là vous avez plein plein plein de choses participation,
00:44:14
vous pouvez même lancer l'enregistrement automatique dès dès le début
00:44:18
de la réunion et là il y a
00:44:20
encore plein de fonctionnalités copilote ici par contre
00:44:24
ne peut pas fonctionner si vous n'avez pas de
00:44:26
licence donc lui il va créer des résumés automatiques des réunions que vous avez
00:44:30
effectué.
00:44:32
Donc ça
00:44:33
ce sont encore des options euh en plus lorsque vous allez donc euh
00:44:39
gérer
00:44:40
et créer des réunions dans
00:44:42
Microsoft
00:44:43
Outlook mais ça pas que Microsoft Outlook parce qu'ici.
00:44:47
Je vais faire,
00:44:48
même si je suis dans Microsoft Teams.
00:44:51
et que je crée une réunion
00:44:54
ici
00:44:55
ici.
00:44:55
Par contre,
00:44:56
si j'ajoute
00:44:57
des participants
00:44:59
ici
00:45:00
J'ai tout de suite accès
00:45:02
aux options de
00:45:03
réunion directement
00:45:05
ici
00:45:05
dans Microsoft Teams,
00:45:06
mais c'est vraiment la même option,
00:45:07
nous avons les rôles euh
00:45:09
production,
00:45:10
participation c'est vraiment la même chose.
00:45:14
Dans outlook il faut
00:45:15
entrer dans le navigateur il faut cliquer sur le lien et vous allez euh
00:45:19
arriver sur le navigateur mais dans teams vous avez tout
00:45:21
de suite l'option de réunion aussi dès qu'il sait que
00:45:24
c'est une réunion teams il y a pas ça si vous n'êtes pas dans
00:45:27
une réunion teams.
00:45:29
Mais
00:45:30
à part ça,
00:45:31
tout est synchronisé,
00:45:32
vous avez le même interface
00:45:34
que Microsoft Outlook et c'est synchronisé
00:45:37
directement.
00:45:38
Ça par contre c'est en temps réel parce que c'est votre compte.
00:45:41
Donc ça c'est
00:45:41
en temps
00:45:42
réel.
00:45:43
OK.
00:45:44
Donc ça,
00:45:45
c'est
00:45:46
ce qui concerne W Cindy.
00:45:53
vous pouvez ouvrir votre micro hein pour euh
00:45:55
faciliter euh
00:45:58
Oui
00:46:00
euh
00:46:01
je vous remercie pour l'information si je partais.
00:46:05
Euh,
00:46:05
j'entends mal.
00:46:08
Répétez un peu.
00:46:10
c'est un peu coupé en fait,
00:46:11
c'est un peu.
00:46:17
Allô
00:46:18
ou bien écrivez si
00:46:21
C'est pas grave,
00:46:21
vous pouvez décrire puisque là ça s'accade un peu
00:46:24
et les autres,
00:46:25
vous avez d'autres questions concernant donc
00:46:27
la gestion du calendrier euh Outlook?
00:46:35
C'est bien pour tout le monde.
00:46:40
Ah oui,
00:46:41
c'est pas grave de toute façon on a terminé
00:46:44
euh Anna aussi est en train d'écrire OK OK parfait.
00:46:49
Donc ça c'est la gestion des calendriers sur Outlook.
00:46:52
Donc il n'y a pas vraiment euh des
00:46:54
fonctionnalités vraiment très avancées concernant le calendrier Outlook.
00:46:58
Peut-être qu'il y a des choses que vous savez déjà,
00:46:59
peut-être que il y a quelques notions que vous avez
00:47:02
appris surtout sur les partages et l'organisation des réunions.
00:47:06
Donc ça c'est
00:47:07
Outlook.
00:47:08
euh
00:47:10
Pour les automatisations
00:47:12
un peu plus avancées,
00:47:13
je vous invite à suivre la session
00:47:15
Power automate parce que j'aborde vraiment l'automatisation.
00:47:19
d'à peu près tout ça.
00:47:21
euh
00:47:21
dans une session power automate
00:47:24
ça par contre c'est une session avancée
00:47:26
donc euh
00:47:30
Concernant la session
00:47:31
Outlook,
00:47:32
c'est bon pour moi si vous n'avez plus de questions.
00:47:34
Merci
00:47:35
pour votre participation
00:47:38
et je vous souhaite à tous une bonne continuation
00:47:40
et surtout
00:47:41
bonne utilis- une bonne utilisation de Microsoft.
00:47:45
Outlook
00:47:46
les sessions avancées c'est sur power
00:47:49
power apps mais pas sur outlook hein
00:47:52
pas sur outlook
00:47:53
parce que Outlook n'a pas vraiment des fonctionnalités hyper avancées,
00:47:56
du moins sur la nouvelle version et de toute façon là
00:48:00
la nouvelle version d'outlook ne possède pas vraiment
00:48:03
des fonctionnalités euh hyper pointues que l'ancienne.
00:48:06
Peut-être que ça va arriver au fur et à mesure,
00:48:09
mais pour l'instant il n'y a pas des fonctionnalités hyper
00:48:11
complexes.
00:48:13
Alors,
00:48:13
vous pouvez rappeler euh excusez-moi la la date de la euh votre prochaine formation
00:48:19
euh formation sur power poweromètre,
00:48:21
vous voulez dire?
00:48:22
Oui oui.
00:48:23
Ah
00:48:24
c'est,
00:48:25
euh.
00:48:27
pour ne pas dire des bêtises,
00:48:28
je vais quand même vérifier un peu.
00:48:32
C'est lundi je pense,
00:48:34
lundi je pense.
00:48:35
Mais vous pouvez le voir hein lundi prochain.
00:48:39
Oui,
00:48:39
c'est ça lundi prochain à 14 heures
00:48:41
à 16 heures,
00:48:42
à partir de 16 heures puisqu'il y a
00:48:44
deux
00:48:45
Oui,
00:48:45
c'est bien ça,
00:48:46
c'est bien ça Charles 20 octobre.
00:48:50
à 16 heures d'accord oui ça c'est une session
00:48:52
avancée par contre donc je vous invite si vous voulez
00:48:55
voir un peu
00:48:56
tout ce qui concerne les automatisations
00:48:58
que ce soit outlook ou toute la suite de euh
00:49:02
Microsoft 365 je vais l'automatiser dans cette session
00:49:06
ok
00:49:07
donc
00:49:09
est-ce que
00:49:10
ce que vous avez fait là les trois les trois
00:49:13
sessions là elles sont elles seront disponibles en ligne ou pas?
00:49:17
Elles sont disponibles en ligne,
00:49:19
mais sinon si vous voulez tout de suite le voir,
00:49:21
là tout de suite,
00:49:22
j'ai enregistré la session donc je peux débloquer le lien directement dans
00:49:26
cette conversation-là,
00:49:28
si vous souhaitez le voir.
00:49:30
Merci beaucoup.
00:49:31
OK alors parfait.
00:49:33
Merci à tous.
00:49:34
Au revoir.

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