Utilisez Microsoft 365 pour favoriser la motivation Tutoriels

Découvrez comment utiliser Microsoft 365 pour booster la motivation de vos équipes ! Dans cette vidéo, apprenez à créer des canaux dans Teams, à définir des objectifs avec Planner, et à réduire les distractions avec Viva Insights. Ne laissez pas les interruptions ralentir votre progression ; transformez votre gestion de projet pour un succès accru.

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Nouveautés

Objectifs :

Comprendre comment utiliser les nouvelles technologies pour maintenir la motivation des équipes, en se concentrant sur les outils Microsoft 365 tels que Teams, Planner, Viva Insights et Power Automate.

Chapitres :

Introduction
Dans un environnement de travail moderne, il est essentiel de maintenir la motivation des équipes, quel que soit le type de motivation souhaité. Les nouvelles technologies, en particulier les applications Microsoft 365, offrent des solutions efficaces pour atteindre cet objectif. Ce module explore comment ces outils peuvent être utilisés pour améliorer la collaboration et la concentration au sein des équipes.
Utilisation de Microsoft Teams
Commencez par créer une équipe sur Microsoft Teams. Chaque canal de l'équipe peut correspondre à un thème de projet, ce qui permet à chaque membre de s'y retrouver facilement. Cette organisation favorise la communication et la collaboration, éléments clés pour maintenir la motivation.
Planification avec Microsoft Planner
Après avoir créé votre équipe, utilisez Microsoft Planner pour définir les objectifs du projet et suivre l'avancement des tâches. Cela permet de clarifier les attentes et de donner à chaque membre une vision claire de ses responsabilités.
Gestion des distractions
Les interruptions fréquentes, telles que les réunions imprévues ou les notifications, peuvent nuire à la concentration. Selon une étude, il faut en moyenne 25 minutes pour se reconcentrer après une distraction. Pour remédier à cela, envisagez d'utiliser Viva Insights pour instaurer une journée sans réunion, permettant à votre équipe de se concentrer sur les tâches importantes.
Automatisation des processus avec Power Automate
Power Automate peut être utilisé pour automatiser certains processus de votre projet. Par exemple, il peut notifier le groupe concerné chaque fois qu'une tâche dans Planner est terminée. Cela réduit le besoin de communication manuelle et permet à l'équipe de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée.
Conclusion
En intégrant ces outils Microsoft 365 dans votre gestion d'équipe, vous pouvez non seulement améliorer la motivation, mais aussi la productivité. La clé réside dans la création d'un environnement de travail structuré et sans distractions, permettant à chaque membre de l'équipe de se concentrer sur ses objectifs.

FAQ :

Comment Microsoft Teams peut-il aider à maintenir la motivation de mon équipe?

Microsoft Teams permet de créer des canaux dédiés à des projets spécifiques, facilitant la communication et la collaboration. Cela aide les membres de l'équipe à se sentir plus engagés et motivés en leur offrant un espace pour partager des idées et des mises à jour.

Qu'est-ce qu'une journée sans réunion et comment cela peut-il améliorer la productivité?

Une journée sans réunion est une initiative qui bloque des créneaux dans les agendas pour éviter les interruptions. Cela permet aux membres de l'équipe de se concentrer sur des tâches importantes sans distractions, ce qui peut améliorer la productivité et la motivation.

Comment puis-je utiliser Power Automate dans mon projet?

Power Automate peut être utilisé pour automatiser des processus, comme l'envoi de notifications lorsque des tâches sont terminées. Cela réduit le besoin de suivi manuel et permet à l'équipe de se concentrer sur des tâches plus importantes.

Combien de temps faut-il en moyenne pour se reconcentrer après une interruption?

Selon des études, il faut en moyenne 25 minutes pour se reconcentrer après une interruption, ce qui souligne l'importance de minimiser les distractions pour maintenir la motivation et l'efficacité.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet avec Microsoft Teams

Utiliser Microsoft Teams pour créer des canaux de projet, permettant à chaque membre de l'équipe de suivre les discussions et les mises à jour. Cela favorise une meilleure collaboration et une motivation accrue.

Mise en place d'une journée sans réunion

Implémenter une journée sans réunion en utilisant Viva Insights pour bloquer des créneaux dans les agendas. Cela permet à l'équipe de se concentrer sur des tâches critiques sans interruptions, améliorant ainsi la productivité.

Automatisation des notifications de projet

Utiliser Power Automate pour envoyer des notifications automatiques lorsque des tâches sont complétées. Cela permet de garder l'équipe informée sans nécessiter de réunions fréquentes, ce qui aide à maintenir la motivation.

Glossaire :

Microsoft Teams

Une application de collaboration qui permet aux équipes de communiquer, de partager des fichiers et de travailler ensemble sur des projets en temps réel.

canal

Un espace de discussion au sein de Microsoft Teams, dédié à un thème ou un projet spécifique, permettant aux membres de l'équipe de se concentrer sur des sujets particuliers.

planificateur

Un outil de gestion de projet qui aide à définir les objectifs, à attribuer des tâches et à suivre l'avancement des projets.

Viva Insights

Un outil qui fournit des analyses et des recommandations pour améliorer le bien-être et la productivité des équipes, notamment en aidant à gérer le temps et les réunions.

Power Automate

Un service qui permet d'automatiser des flux de travail entre différentes applications et services, facilitant ainsi la gestion des tâches répétitives.

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d'entretenir la motivation de mes équipes?

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quel que soit le type de motivation

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que vous souhaitez entretenir dans votre équipe,

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les applications Microsoft 365 sont là pour vous.

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Commencez par utiliser Microsoft Teams pour créer une équipe

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dans laquelle un canal correspondra à un thème du projet

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afin que chacun s'y retrouve.

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créer ensuite un plan planeur pour définir les objectifs du

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projet et suivre l'avancement des tâches de ce dernier.

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vous et votre équipe êtes constamment interrompus par des demandes de réunion,

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coups de téléphone ou autres notifications.

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à votre avis,

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combien de temps en moyenne faut-il à notre cerveau pour

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se reconcentrer sur une tâche interrompue par une réunion imprévue,

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une distraction quelconque ou même un simple coup d'oeil à Instagram.

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réponse a

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10 minutes

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réponse b 15 minutes réponse c 25 minutes.

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il s'agit de la réponse C.

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D'après une étude indiquée en lien au bas de ce module de cours,

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les distractions constantes nous coûtent un temps incroyable et n'aident

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en rien à se sentir motivés par nos tâches.

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Un outil tel que Viva Insights pourra vous aider à

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mettre en place une journée sans réunion pour votre équipe

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ou même lancer un plan de gestion du temps

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pour se concentrer plus facilement sur les choses importantes.

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Cette fonctionnalité bloquera des créneaux réguliers

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sur les agendas des destinataires choisis.

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Utilisez également Power automate pour automatiser

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certains processus de votre projet.

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Ici,

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Power Automate prévient le groupe concerné à

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chaque fois qu'une tâche planeur est terminée.

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