Clarifier rôles et responsabilités pour éviter le conflit Tutoriels

Évitez les conflits en clarifiant les rôles et responsabilités ! Dans "clarifier rôles et responsabilités pour éviter le conflit", découvrez les causes fréquentes de conflits en équipe et explorez trois stratégies efficaces pour instaurer la collaboration. Maîtrisez les relations au sein de votre organisation et boostez la performance de votre équipe !

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Objectifs :

Comprendre les causes des conflits au sein des équipes et explorer des solutions pour clarifier les rôles et responsabilités afin de favoriser un environnement de travail harmonieux.

Chapitres :

  1. Introduction
    Les conflits au sein des équipes peuvent souvent être attribués à des rôles et responsabilités mal définis. Cela peut se produire entre collègues, dans les relations entre managers, ou même avec les clients. Ce document explore les causes de ces conflits et propose des solutions pour les éviter.
  2. Causes des Conflits
    Les conflits peuvent surgir lorsque les responsabilités ne sont pas clairement établies. Voici quelques exemples : - Un collègue ou un client peut être perçu comme intrusif, intervenant dans des dossiers qui ne le concernent pas. - Un manager peut contourner la hiérarchie en s'adressant directement aux collaborateurs d'un autre manager, ce qui crée de la confusion. - Des tâches peuvent rester sans responsable, entraînant des chevauchements et des tensions.
  3. Solutions pour Éviter les Conflits
    Pour minimiser les risques de conflit liés à l'ambiguïté des rôles, plusieurs solutions peuvent être mises en œuvre : 1. **Clarification des Rôles** : Définir précisément qui fait quoi. Les managers doivent communiquer clairement les rôles et responsabilités, éventuellement à l'aide de fiches de poste détaillées. 2. **Autogouvernance** : Inspirée par les entreprises autogérées, cette approche permet aux collaborateurs de choisir leurs rôles et d'évoluer en fonction des besoins de l'entreprise et de leurs aspirations personnelles. Cela nécessite une écoute active et une prise de responsabilité individuelle. 3. **Responsabilisation par Objectifs** : Plutôt que de se concentrer sur des tâches spécifiques, il est plus efficace de responsabiliser les collaborateurs sur des missions et objectifs clairs. Cela favorise l'engagement et la collaboration.
  4. Outil de Répartition des Responsabilités : Le RACI
    Le modèle RACI est un outil efficace pour clarifier les responsabilités dans un projet collectif. Voici comment l'utiliser : - **R** pour Responsable : La personne qui porte la responsabilité de la réussite de l'action. - **A** pour Acteur : Ceux qui réalisent l'action. - **C** pour Consulté : Les personnes dont l'avis est nécessaire avant de prendre une décision. - **I** pour Informé : Ceux qui doivent être tenus au courant des décisions. Pour construire un RACI clair, il est essentiel de décrire toutes les activités d'un projet, puis de lister les acteurs concernés avant de déterminer les responsabilités.
  5. Conclusion
    En résumé, les conflits au sein des équipes peuvent être évités grâce à une clarification des rôles et responsabilités. Les solutions proposées, allant de la définition précise des périmètres à l'autogouvernance, permettent de créer un environnement de travail plus harmonieux. L'utilisation d'outils comme le RACI facilite la répartition des responsabilités et contribue à réduire les tensions.

FAQ :

Quelles sont les causes des conflits dans les équipes?

Les conflits dans les équipes sont souvent causés par des rôles et responsabilités mal définis, ce qui peut entraîner des malentendus et des reproches entre collègues.

Comment éviter les conflits liés aux rôles et responsabilités?

Pour éviter les conflits, il est essentiel de définir clairement les rôles et responsabilités de chaque membre de l'équipe, de communiquer ouvertement et de s'assurer que chacun comprend ses tâches.

Qu'est-ce que l'autogouvernance et comment cela fonctionne-t-il?

L'autogouvernance permet aux employés de prendre des décisions concernant leurs rôles et responsabilités, en s'adaptant aux besoins de l'entreprise et en assumant la responsabilité de leurs actions.

Comment utiliser l'outil RACIS dans un projet?

Pour utiliser le RACIS, il faut d'abord lister toutes les actions d'un projet, puis déterminer qui est Responsable, qui est Acteur, qui doit être Consulté et qui doit être Informé pour chaque action.

Pourquoi est-il important de clarifier les rôles dans une équipe?

Clarifier les rôles est crucial pour éviter les conflits, améliorer la collaboration et garantir que chaque membre de l'équipe sait ce qu'il doit faire, ce qui augmente l'efficacité et la productivité.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Dans un projet, l'utilisation de l'outil RACIS permet de définir clairement qui est responsable de chaque tâche, ce qui réduit les malentendus et améliore la collaboration entre les membres de l'équipe.

Équipes autogérées

Dans une entreprise autogérée, les employés peuvent redéfinir leurs rôles en fonction des besoins de l'équipe, ce qui favorise l'engagement et la responsabilité individuelle.

Amélioration de la communication

En clarifiant les rôles et responsabilités, les équipes peuvent améliorer leur communication, ce qui réduit les conflits et augmente la satisfaction au travail.

Formation des managers

Les managers peuvent utiliser les principes de clarification des rôles pour former leurs équipes, en leur enseignant comment définir et assumer leurs responsabilités de manière proactive.

Résolution de conflits

Lorsqu'un conflit survient, les équipes peuvent se référer à leurs rôles définis pour identifier les sources du désaccord et travailler ensemble pour trouver des solutions.

Glossaire :

Rôles

Les rôles désignent les fonctions ou positions que les individus occupent au sein d'une équipe ou d'une organisation, incluant les responsabilités qui leur sont associées.

Responsabilités

Les responsabilités sont les obligations ou tâches que chaque individu doit accomplir dans le cadre de son rôle. Elles définissent ce que l'on attend de chaque membre de l'équipe.

Conflit

Un conflit est une situation où deux ou plusieurs parties ont des intérêts, besoins ou opinions opposés, ce qui peut entraîner des tensions ou des désaccords.

Autogouvernance

L'autogouvernance est un modèle organisationnel où les employés ont la liberté de prendre des décisions concernant leur travail et leurs rôles, tout en assumant la responsabilité de leurs actions.

RACIS

RACIS est un acronyme pour Responsable, Acteur, Consulté, Informé, et Système. C'est un outil utilisé pour clarifier les rôles et responsabilités dans un projet.

Transversalité

La transversalité fait référence à la collaboration entre différents départements ou équipes au sein d'une organisation pour atteindre des objectifs communs.

résultat(s)
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des rôles et responsabilités pas clairs
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entre collègues ou
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dans une relation manager manager,
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voire même encore dans la relation avec les clients.
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Les uns et les autres se renvoient un dossier ou se
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reprochent de n'avoir pas fait ce qu'ils auraient dû faire.
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Des exemples.
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Vous estimez que votre collègue ou client est intrusif et qu'il n'a pas
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son mot à dire sur tel dossier ou telle manière de faire.
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Autre exemple,
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un N +2 s'adresse directement
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aux collaborateur de son N -1
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et saute un échelon dans la répartition des tâches et des prises de décision.
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En entreprise,
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il y a de multiples occasions de laisser
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des tâches dont personne ne se sent responsable
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ou de se marcher sur les pieds jusqu'à éclatement du conflit.
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des rôles et des responsabilités
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non claires laissent ouvert le champ libre aux jeux de pouvoir et d'influence,
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à la protection
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et aux conquêtes de territoire,
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à la jalousie,
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à la compétition.
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Voici trois solutions pour éviter le conflit dû
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à cette non-clarté des rôles et responsabilités.
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La première solution la plus traditionnelle
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est de minimiser ces risques de conflit
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en définissant de manière la plus précise
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les périmètres de chacun.
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Qui fait quoi
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en tant que manager,
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communiquer clairement sur les rôles et responsabilités de chacun,
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parfois avec une fiche de poste la plus détaillée possible,
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cela peut aider.
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En tant que collaborateur,
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si vous observez un manque de clarté
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qui pourrait déclencher un conflit,
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parlez-en pour vous assurer d'une vision partagée.
00:01:39
Listez les tâches
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des projets transverses et valider qu'elles ont été répartis sans doublon.
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dans cette solution un,
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c'est généralement le manager qui tranche en cas de confusion sur les périmètres.
00:01:51
Bien sûr,
00:01:51
si le conflit se fait avec votre manager sur
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ce que vous estimez votre rôle et responsabilité,
00:01:56
aller au devant lui pour clarifier cela avec lui
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et éviter toutes les tensions.
00:02:01
Attention dans un monde professionnel sujet au changement permanent et où la
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flexibilité
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et le travail en transverse sont de plus en plus requis.
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Cette méthode de clarification paraît un chantier interminable à mener
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et qui plus est instable.
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Il est difficile de mettre des personnes dans
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des cases et de lister précisément les tâches.
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Peut-être peut-on le faire pour des missions de terrain
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et encore,
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qui plus est réduire un poste à un certain nombre de tâches clairement définies
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limite l'autonomie,
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la responsabilisation et et le développement des collaborateurs.
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La deuxième solution que je propose est celle
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qui se pratique déjà dans les entreprises autogouvernées
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et que nous décrit Frédéric Laloux dans son livre
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réinventer les organisations.
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à l'entrée du poste,
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le collaborateur a dans son portefeuille un certain nombre de rôles sur lequel
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il a accepté de s'engager.
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Ces rôles vont s'enrichir et se modifier de manière organique et naturelle,
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selon les besoins observés dans l'entreprise
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et selon les envies du collaborateur.
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lorsque le collaborateur veut changer quelque chose
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et prendre un rôle sur un projet,
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il va d'abord solliciter
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tous les avis des personnes concernées par ces changements.
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Dans la philosophie des entreprises autogouvernées,
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cette liberté d'apporter du changement et d'élargir ses tâches
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est inséparable de la
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responsabilité.
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L'évolution des rôles et des responsabilités se fera en souplesse
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si le collaborateur est un adulte.
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un adulte qui saura écouter
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les avis des uns et des autres et les
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prendre en compte dans l'évolution de ses propres rôles.
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Un adulte qui assume la responsabilité de ses pensées,
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de ses actions,
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de ses émotions ou du stress qui est le sien
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sans attendre que la solution lui lui vienne d'en haut.
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En tant qu'adulte,
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le collaborateur face à un problème
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n'a pas pour réflexe de le remonter auprès de la hiérarchie et d'attendre que le
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manager résolve le problème et que ce même
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manager tranche sur les rôles et responsabilités.
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Responsable sur un sujet parce qu'il l'a choisi.
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Le collaborateur ne peut plus se réfugier
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dans les reproches vis-à-vis de ses collaborateurs,
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managers ou clients,
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ni se réfugier dans l'apathie et le ressentiment.
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il y a un problème sur une mission sur lequel il a choisi de s'engager.
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Le collaborateur va chercher une solution
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avec les parties prenantes,
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sans rejeter la faute sur un manque de clarification.
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Nous avons donc affaire à une définition flexible des périmètres
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basés sur l'écoute des besoins de l'entreprise et du client
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et la motivation de chacun.
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La liberté de choisir ses rôles va
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de pair avec une responsabilité individuelle forte.
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à chacun de régler les différends qui pourront advenir.
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Une troisième solution consiste à responsabiliser
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et autonomiser sur des missions et objectifs
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plutôt que sur des tâches.
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Les fiches de poste sont souvent larges,
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voire peu précises.
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Parfois,
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c'est dû à un manque de clarté,
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parfois c'est dû à c'est à dessein.
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Pour garder la flexibilité,
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pour laisser la place à des missions,
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projets,
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objectifs mensuels,
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trimestriels,
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évolutifs.
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Charge au manager de faire en sorte que
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les collaborateurs se sentent responsables de la réussite
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des objectifs et missions.
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comment?
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Premièrement,
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en définissant avec eux ces missions et objectifs
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et deuxièmement,
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en leur donnant
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de l'autonomie.
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C'est seulement ainsi qu'ils se sentiront concernés,
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responsables.
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Ces projets ou objectifs tim ma obligent les uns et
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les autres à se sentir responsables de toute leur réussite.
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Si cela bloque,
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leur engagement les poussera à chercher des solutions,
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à négocier avec ceux avec qui ils partagent la mission
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au lieu de se renvoyer la balle.
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la transversalité nécessite aujourd'hui que les uns
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et les autres fassent preuve d'intelligence relationnelle
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pour résoudre
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les difficultés et des accords.
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Il y aura toujours des trous dans la raquette d'un projet,
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des tâches nouvelles
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ou non anticipées qu'il faudra se répartir.
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C'est OK.
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Le manager n'interviendra en tant que médiateur
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ou arbitre que dans les situations plus délicates
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qui nécessiteront vraiment une plus grande
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clarification des rôles et responsabilités.
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ou
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quand il y aura affaire à un collaborateur qui ne dispose pas
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d'un sens suffisant de coopération et de responsabilisation.
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Booker T.
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Washington a dit
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l'une des meilleures façons d'aider quelqu'un
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est de lui donner des responsabilités et de
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lui faire savoir que nous lui faisons confiance.
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Voici un outil efficace pour faciliter la
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répartition des responsabilités dans un projet collectif,
00:06:46
le racis.
00:06:47
faites un tableau Excel avec les principales actions et missions.
00:06:51
Pour chaque ligne,
00:06:53
déterminer le racis
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à chaque lettre,
00:06:56
une responsabilité.
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R comme responsable,
00:07:00
celui qui porte la responsabilité de la réussite de cette action
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dans le projet.
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Il a l'autorité et prend les décisions sur ses actions.
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A comme acteur,
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c'est celui ou ceux qui réalisent l'action du projet,
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l'acteur peut aussi être le responsable.
00:07:18
C'est comme
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consulter,
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c'est la personne dont il faudra
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écouter la vie avant de prendre une décision sur l'action.
00:07:25
Par exemple,
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le directeur clientèle devrait être consulté
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sur la nouvelle démarche commerciale.
00:07:30
I comme
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informé,
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ce sont les personnes qui doivent être informées
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de toutes les décisions concernant cette action.
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déterminer le racis sur les principales lignes action du projet.
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Je rappelle donc pour construire un racis clair,
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il faudra donc au préalable décrire toutes les
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activités d'un processus ou action d'un projet,
00:07:52
puis lister
00:07:53
tous les acteurs concernés
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avant d'écrire ligne par ligne quels sont le racis
00:07:58
responsables,
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acteurs consultés et informés de chaque action.
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Un rat si bien défini permet d'éviter
00:08:04
bien des conflits et d'autres pertes d'efficacité.
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Nous avons donc vu différentes manières de
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régler la répartition des rôles et responsabilités
00:08:12
qui,
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lorsqu'ils ne sont pas partagés sont générateurs de conflit.
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Une première plus traditionnelle qui cherche
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une précision maximale des périmètres
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pour la par la décision managériale et la contractualisation.
00:08:26
Une seconde par l'autogouvernance un grande
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liberté assortie d'une forte responsabilité.
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Et puis la troisième manière qui est entre les 2,
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des missions objectifs claires définies,
00:08:37
plus de responsabilité individuelle,
00:08:40
un travail collaboratif
00:08:41
facilité par des outils tels le Ris
00:08:44
et la présence d'un manager pour
00:08:46
trancher si nécessaire.

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