Entretenir la coopération de l’équipe à distance Tutoriels

Découvrez comment entretenir la coopération à distance dans votre équipe grâce à des rituels virtuels efficaces. Dans cette vidéo, nous explorons des pratiques innovantes pour surmonter les défis du télétravail et renforcer la cohésion d'équipe, essentielle au succès. Ne laissez pas la distance altérer vos liens professionnels!

  • 10:39
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Objectifs :

Comprendre l'importance des rituels virtuels pour maintenir la cohésion d'équipe et améliorer la collaboration en télétravail.

Chapitres :

  1. Introduction
    Le télétravail, bien qu'il offre une flexibilité appréciable, présente des défis en matière de communication et d'isolement. Ce contexte met en lumière l'importance de la collaboration pour préserver la dynamique de groupe et l'entraide. Ce document explore comment instaurer des rituels virtuels pour renforcer la cohésion des équipes, qu'elles soient entièrement à distance ou hybrides.
  2. L'importance des rituels virtuels
    Les rituels virtuels ont été adoptés par de nombreuses entreprises pour aider les équipes à faire face aux défis du télétravail, surtout pendant la pandémie. Ces rituels permettent de maintenir la dynamique de groupe et d'éviter que le télétravail n'affecte négativement la collaboration.
  3. Exemples de rituels efficaces
    Voici quelques rituels qui ont été testés et qui se sont révélés efficaces : - **Réunion d'équipe hebdomadaire** : Chaque lundi, une réunion est organisée pour échanger des informations générales et faire un tour des activités de chacun. Chaque membre partage ce qu'il a accompli, ce qu'il prévoit de faire et les difficultés rencontrées. - **Utilisation de supports visuels** : Un tableau ou une carte mentale est utilisé pour suivre les tâches à faire, en cours et réalisées, ce qui aide à structurer les échanges. - **Vision apéro du vendredi** : Un moment informel où chacun partage ses avancées et célèbre ses succès, favorisant la reconnaissance au sein de l'équipe.
  4. Amélioration continue de la collaboration
    Pour améliorer la collaboration, il est essentiel de préparer des réunions structurées et d'encourager la participation active de tous les membres. Voici quelques suggestions : - **Alternance dans l'animation des réunions** : Chaque membre de l'équipe peut préparer et animer les rencontres, ce qui favorise l'engagement. - **Formation à l'écoute active** : Apprendre à poser des questions, reformuler et capter les signaux faibles est crucial pour compenser la perte d'interaction humaine.
  5. Feedback et retours d'expérience
    Organiser des retours d'expérience sur les meilleures pratiques du télétravail est essentiel. Cela permet de partager ce qui a fonctionné et d'apprendre des expériences des autres. Des réunions sans ordre du jour peuvent également être proposées pour encourager l'expression libre des membres.
  6. Renforcement de la cohésion d'équipe
    Pour maintenir la confiance et la cohésion au sein des équipes dispersées, il est important de favoriser les interactions. Voici quelques idées : - **Temps de partage lors des réunions** : Demander à chaque membre de partager son état d'esprit ou des anecdotes personnelles. - **Célébration des succès** : Créer un agenda partagé pour célébrer les anniversaires et les réussites, renforçant ainsi le sentiment d'appartenance.
  7. Intégration des télétravailleurs
    Il est crucial de ne pas oublier les télétravailleurs, même s'ils ne sont présents qu'un ou deux jours par semaine. Voici quelques conseils pour les intégrer : - **Inclusion dans les discussions** : Lors des réunions, s'assurer que les télétravailleurs sont inclus dans les échanges. - **Binômes mensuels** : Mettre en place des binômes entre télétravailleurs et employés en présentiel pour maintenir le lien.
  8. Conclusion
    En conclusion, la mise en place de rituels virtuels et d'une communication structurée est essentielle pour maintenir la cohésion d'équipe en télétravail. Ces pratiques favorisent un environnement de travail collaboratif et inclusif, permettant à chaque membre de se sentir valorisé et engagé.

FAQ :

Qu'est-ce que le télétravail et comment fonctionne-t-il ?

Le télétravail est un mode de travail qui permet aux employés de travailler à distance, généralement depuis leur domicile. Il utilise des outils numériques pour la communication et la collaboration, permettant ainsi aux équipes de rester connectées malgré la distance.

Comment maintenir la cohésion d'équipe en télétravail ?

Pour maintenir la cohésion d'équipe en télétravail, il est essentiel d'instaurer des rituels virtuels réguliers, comme des réunions d'équipe hebdomadaires, des moments de partage informels, et d'encourager l'écoute active et le feedback entre les membres.

Quels sont les avantages des rituels virtuels ?

Les rituels virtuels aident à renforcer la communication, à maintenir la dynamique de groupe et à créer un sentiment d'appartenance parmi les membres de l'équipe, même à distance. Ils permettent également de célébrer les succès et de partager des expériences.

Comment gérer les défis de communication en télétravail ?

Pour gérer les défis de communication en télétravail, il est important de préparer des réunions structurées, d'utiliser des supports visuels, et de favoriser un environnement où chacun se sent libre de s'exprimer et de poser des questions.

Pourquoi est-il important d'alterner l'animation des réunions ?

Alterner l'animation des réunions entre les membres de l'équipe favorise leur responsabilisation et leur engagement. Cela permet également de diversifier les perspectives et d'encourager une participation active.

Quelques cas d'usages :

Réunions d'équipe hebdomadaires

Mettre en place des réunions d'équipe chaque semaine pour discuter des progrès, des défis et des objectifs. Cela permet de maintenir la communication et de renforcer la cohésion d'équipe.

Rituels de reconnaissance

Instaurer des moments de partage où les membres de l'équipe peuvent célébrer leurs succès et exprimer leur reconnaissance. Cela contribue à renforcer les liens et à améliorer le moral de l'équipe.

Utilisation de supports visuels

Intégrer des outils visuels comme des tableaux ou des mindmaps lors des réunions pour faciliter la compréhension et l'engagement des participants. Cela aide à structurer les informations et à clarifier les tâches.

Feedback régulier entre collègues

Encourager les membres de l'équipe à donner et recevoir du feedback régulièrement pour améliorer la collaboration et la performance. Cela peut se faire lors de réunions informelles ou à travers des outils numériques.

Activités de team building virtuel

Organiser des activités de team building en ligne pour renforcer les relations entre les membres de l'équipe. Cela peut inclure des jeux, des quiz ou des discussions informelles pour favoriser l'interaction.

Glossaire :

télétravail

Mode de travail permettant aux employés de travailler à distance, souvent depuis leur domicile, en utilisant des outils numériques pour communiquer et collaborer.

dynamique de groupe

Interactions et relations entre les membres d'une équipe qui influencent leur collaboration et leur efficacité.

rituels virtuels

Pratiques régulières mises en place dans un environnement de travail à distance pour renforcer la cohésion d'équipe et maintenir la communication.

stand up meeting

Réunion courte où chaque membre de l'équipe partage ses progrès, ses objectifs et ses défis, souvent tenue debout pour encourager la brièveté.

écoute active

Technique de communication qui consiste à écouter attentivement et à comprendre le message de l'autre, en posant des questions et en reformulant.

feedback

Retour d'information donné à une personne sur son travail ou son comportement, visant à améliorer ses performances.

binôme

Partenariat entre deux personnes, souvent utilisé pour favoriser la collaboration et l'intégration des employés, notamment dans un contexte de télétravail.

résultat(s)
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on est toujours une équipe.
00:00:06
Le télétravail,
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avec ses défis de communication et d'isolement,
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met en exergue
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l'importance du collaboratif
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afin d'éviter que le télétravail altère la dynamique de groupe et d'entraide.
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Certaines entreprises ont adopté ou recommandent de nouveaux dispositifs.
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Certaines ont même créé des postes de director of Virtual communication.
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Observons comment instaurer des rituels virtuels,
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mettre en place une dynamique d'amélioration continue de la collaboration
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et booster la cohésion d'équipes virtuelles ou hybrides.
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La mise en place de rituels virtuels a aidé
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de nombreuses équipes à faire face au télétravail forcé
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lors de la pandémie.
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Le manager ne pouvait être l'unique relais de chacun
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des télétravailleurs.
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La dynamique de groupe devait être maintenue.
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Voici quelques exemples testés
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tous les lundis,
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une réunion d'équipe pour échanger des informations générales
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et faire un tour des activités de chacun
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en reprenant les questions du stand-up meeting par exemple,
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chaque membre de l'équipe s'exprime à tour de rôle et
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explique ce qu'il a fait depuis le dernier stand-up,
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ce qu'il va faire d'ici le prochain et les difficultés qu'il a rencontrées.
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L'utilisation d'un support visuel est un plus
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autour d'un tableau ou d'un mindmap avec
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au minimum trois colonnes to do,
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doing en progrès et don
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dans chaque colonne sont positionnées des
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informations correspondant aux tâches à faire
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en cours de réalisation et faites.
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le collaborateur répond aux trois questions et met
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à jour ces informations sur les trois colonnes.
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Autre idée expérimentée,
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une vision apéro le vendredi soir où chacun donne un
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retour rapide sur ses avancements et célèbre ses petits succès,
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une occasion d'exprimer
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de la reconnaissance
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au sein de la DRH de Groupama,
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les collaborateurs ont instauré lors de
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moments de convivialité quotidiens et rapide,
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un temps d'échange de cinq à 10 minutes intitulé La chronique
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dans le but de partager les sujets autres que professionnels.
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Une alternative virtuelle à la pause café traditionnelle du bureau.
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Ce nouveau rituel a révélé des traits de personnalité et des talents méconnus.
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chez Pierre,
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les employés se retrouvent pour une machine
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à café virtuelle avec pour mot d'ordre d'échanger
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des choses en dehors des dossiers de travail.
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Ils partagent aussi sur Slack leur musique préférée.
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Chez Klaxun,
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deux rituels ont été mis en place.
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La matinale post café virtuel du matin pendant laquelle
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chaque collaborateur est libre.
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de se connecter
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afin de s'assurer que tout le monde va bien et instaurer
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une dynamique de partage
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et le time to sign off le soir,
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l'occasion de discuter des problématiques métier,
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de donner et recevoir du feedback
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et s'assurer que chacun se déconnecte après cette réunion de clôture
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pour un bon équilibre vie perso vie pro.
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je recommande de conserver ces rituels au moins tous les
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deux jours si toute votre équipe est en télétravail.
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Ces virtuels peuvent être allégés à une ou deux fois
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par semaine lorsqu'une partie seulement de l'équipe est en télétravail.
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Attention,
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ces rituels doivent être structurés et cadrés pour permettre un échange entre tous
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et porter du fruit.
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Il faut en préparer les questions,
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le timing,
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les séquences
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et veiller au respect de l'agenda.
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Je vous recommande d'alterner l'animation.
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Chaque membre de l'équipe préparera et animera à
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tour de rôle ses temps de rencontres virtuelles.
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Laissez-leur une marge de manoeuvre dans l'animation de
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ces réunions et incitez-les à oser être créatifs.
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Parlons maintenant de l'amélioration continue
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de la collaboration d'équipes dispersées.
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Nous savons que des réunions et ateliers à distance sont
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plus difficiles à animer que les réunions in situ.
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Les études relèvent une attention et concentration moins soutenue,
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une baisse de la qualité de l'information et de la fluidité
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de circulation de l'information
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un participation moins active,
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d'où l'importance de réunions super préparées et d'animation cadrée.
00:03:57
Je propose une vidéo sur le sujet.
00:03:59
vous pouvez aussi,
00:04:00
une fois par mois,
00:04:01
proposer,
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comme le font certaines équipes,
00:04:03
une réunion
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sans ordre du jour afin que chacun se sente
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libre de s'exprimer ou de poser ces questions.
00:04:10
je recommande d'alterner l'animation des réunions entre les collaborateurs.
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Prendre la place de l'animateur oeuvrera à leur responsabilisation
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et à la compréhension des enjeux des réunions à distance.
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Ayant testé la difficulté d'animer une réunion virtuelle,
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je vous promets qu'ils deviendront des participants plus actifs et disciplinés.
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L'amélioration continue de la collaboration dans l'équipe virtuelle passe par
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la formation à l'écoute active et à d'autres outils de communication
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pour toute l'équipe et pas seulement pour le manager ou le télétravailleur,
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apprendre à questionner,
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reformuler,
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se synchroniser,
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apprendre à capter les signaux faibles,
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compenser la perte d'information et de chaleur humaine du à la distance,
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perte de trois de nos cinq sens par plus d'attention et d'empathie,
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tout cela s'apprend.
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Dernier point pour l'amélioration continue de la collaboration,
00:05:01
les retours d'expérience et feedback,
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organiser un retour d'expérience sur les best practice,
00:05:07
par exemple les best practice du télétravail,
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ce qui a fonctionné le mieux pour moi,
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les best practice d'un groupe de travail,
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ce qui a fait qu'on a réussi les best practice sur l'animation de réunion,
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comment on utilise le meilleur de l'application Zoom en
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utilisant les petites salles de réunion par exemple.
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ces retours d'expérience peuvent aussi se
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faire en réunissant deux équipes différentes,
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à l'instar du groupe Les Mousquetaires,
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organiser un point d'équipe périodique pendant lequel les
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collaborateurs peuvent exprimer librement ce qu'ils ont vécu.
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Une satisfaction,
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une difficulté ou une demande d'aide ou de
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soutien de leurs collègues ou de la hiérarchie.
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Encourager la déclaration des raisons de la satisfaction
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et de l'insatisfaction au travail.
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puisque les managers à distance n'ont plus d'information directe visuelle
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sur
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l'état émotionnel de leurs collaborateurs,
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mieux vaut comme cela se pratique à la française des jeux,
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instaurer un dispositif
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où ceux qui en ressentent le besoin
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peuvent déclarer une insatisfaction via une application
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digitale pour que l'entreprise puisse en être
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informée et agir de manière spécifique.
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favoriser les feedbacks mutuels et les 360 degrés en équipe afin que chacun
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manager
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et collaborateur au même niveau
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puisse mieux appréhender les attentes de leur père.
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Feedback et retour d'expérience réguliers,
00:06:30
voilà deux clés pour améliorer continuellement
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la coopération dans l'équipe à distance.
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dernier conseil,
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booster la cohésion d'équipe.
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Une des conséquences déplorées du tout télétravail a été la
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déperdition de la confiance et de la cohésion d'équipe.
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Moins d'interaction,
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moins de sentiment d'appartenance.
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pour garder les équipes dispersées,
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soudées
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ou ne pas perdre le ou les télétravailleurs de votre équipe,
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veiller à renforcer
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la confiance et cohésion d'équipe.
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Plus on connaît quelqu'un,
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plus on lui fait confiance,
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plus on lui fait confiance,
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plus on collabore mieux avec lui.
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Faites donc en sorte que les uns et les autres
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se connaissent mieux et aient plus de raisons d'interagir.
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à chaque réunion d'équipe,
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instaurer
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des temps de partage où chacun se se dévoile un peu,
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demander à chacun sa météo du jour pour
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connaître son état d'esprit et l'énergie du jour,
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animer les ice breakers avec des questions insolites.
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Par exemple,
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quel était le héros de votre enfance et pourquoi
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Faites en sorte que les uns et les autres partagent leurs rêves et leurs projets.
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Demandez tour à tour à chaque collaborateur de présenter
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son activité avec un pechacucha
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sept minutes et 20 diapos.
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mettez en place un agenda partagé avec les dates d'anniversaire,
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date d'entrée dans le poste,
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date de naissance des enfants,
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date de retour de vacances,
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célébrer ensemble les succès des uns et des autres.
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le sentiment d'être important et d'exister aux yeux de l'autre est essentiel,
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particulièrement lorsque le travail à distance nous isole
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en recevant tous ces signes de reconnaissance,
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on pense alors
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mon chef,
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mon collègue me comprend,
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s'intéresse à moi.
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Je peux donc m'ouvrir à lui sur les problèmes et oser donner du feedback.
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Vous enverrez de nombreux fruits.
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La dynamique de collaboration et même d'entrée en équipe
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grandira sans même que vous n'ayez à la stimuler.
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booster la cohésion d'une équipe à distance,
00:08:29
c'est enfin
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s'assurer de l'intégration du ou des télétravailleurs.
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Ne les oubliez pas.
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S'ils travaillent à distance seulement un ou deux jours par semaine,
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ne les oubliez pas les un ou deux jours
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par semaine où ils sont absents en comptant récupérer.
00:08:44
les communications perdues à leur retour.
00:08:46
Lorsque vous avez une conversation ou une réunion
00:08:48
en présentielle et que le sujet concerne Sam,
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ayez le réflexe de l'ajouter à la discussion.
00:08:54
Un instant,
00:08:55
Sam est concerné par le sujet.
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On devrait le rajouter à la boucle.
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Je l'appelle tout de suite pour voir s'il est disponible.
00:09:01
Voici un autre exemple d'intégration des télétravailleurs
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à distance qui m'a été relaté.
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L'équipe est sortie au restaurant pour célébrer
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la réussite d'un projet.
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Les personnes en télétravail se sont vues obligées de ne pas
00:09:13
travailler pendant ce moment et offert un budget de célébration équivalent.
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Si vous avez des télétravailleurs à l'étranger,
00:09:21
faites en sorte que ce ne soit pas toujours
00:09:23
là où les mêmes télétravailleurs
00:09:26
qui font des sacrifices sur leur time zone
00:09:28
adaptez-vous de temps en temps à ces horaires pour la réunion d'équipe.
00:09:33
S'il y a des réunions dans des horaires
00:09:34
pour lesquels le télétravailleur ne pouvait être disponible,
00:09:37
distribuez tour à tour le reporting de la réunion,
00:09:41
que le télétravailleur connaisse toute l'équipe,
00:09:43
même ceux avec lesquels il ne partage pas des dossiers.
00:09:46
Vous pouvez mettre en place des binômes mensuels entre un télétravailleur,
00:09:50
un travailleur en présentiel,
00:09:52
que le manager ne soit pas l'unique pivot et relais d'information.
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plus généralement
00:09:57
multiplier le travail en binôme des télétravailleurs.
00:10:00
C'est le meilleur moyen pour eux de garder toujours un pied dans l'équipe
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et pour chaque membre de l'équipe de ne pas l'oublier ou le juger,
00:10:08
loin des yeux,
00:10:08
loin du coeur.
00:10:10
Enfin,
00:10:10
dernier conseil pour favoriser la cohésion d'équipe.
00:10:13
Retrouvez-vous en chair et en os,
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tous ensemble régulièrement.
00:10:17
au -1 fois par an
00:10:18
et ne ménagez pas le budget pour en faire
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un moment privilégié et mémorable qui créera un lien fort
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que vous appeliez ce moment retraite,
00:10:26
université,
00:10:27
team building,
00:10:28
conférence faites-en un temps de loisirs,
00:10:31
un temps festif,
00:10:32
un temps de partage et de réflexion.
00:10:35
Rien de mieux pour booster la confiance et la cohésion d'équipe.

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