Gérer avec intelligence les participants Tutoriels

Découvrez comment gérer avec intelligence les participants dans vos réunions et améliorer la collaboration en équipe. Ce vidéo explore des stratégies innovantes pour dynamiser vos échanges, promouvoir la créativité et s'adapter aux différentes personnalités. Apprenez à instaurer un climat de confiance et à surmonter les défis des retards et des distractions numériques. Plongez dans cette expérience enrichissante!

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Nouveautés

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Comment faire sortir le meilleur d'eux

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en l'espace d'une réunion

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animer vient du mot latin

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anima

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animer,

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c'est mettre

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en mouvement,

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donner du souffle de la vie,

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de l'âme.

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Nous allons étudier comment insuffler une anima de qualité dans vos réunions,

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en faisant confiance,

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en comprenant

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le fonctionnement des groupes en réunion,

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en sachant réagir face aux

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différentes personnalités,

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en gérant les retardataires et enfin

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en trouvant la meilleure stratégie concernant

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l'utilisation des smartphones.

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commençons par la confiance.

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Faites confiance en vos participants et respectez-les ils vous le rendront bien.

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Combien en cochines n'ai-je entendu de managers me dire

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cela ne marchera jamais.

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Ils ne voudront pas,

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ils ne joueront pas le jeu.

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Certes,

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je ne vous dis pas que cela sera simple.

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Tout dépend d'où vous partez.

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On ne transforme pas en créatif et joueur du jour au lendemain des personnes

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qui ont été habituées à se taire,

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à obéir ou à ne solliciter que leur cerveau gauche.

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voire à s'ennuyer en réunion.

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Pas après pas,

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vous pourrez libérer la parole,

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déléguer,

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responsabiliser et rendre plus ludiques et créatifs vos temps de réunion.

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Vos participants montreront peut-être de la résistance au début,

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ils seront peut-être peu productifs aux questions

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de réflexion que vous leur soumettrez.

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Continuez à croire en eux jusqu'à ce qu'ils lâchent l'autocontrôle

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et retrouvent la pensée créative

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dite divergente

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de leur enfance.

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une étude a été faite sur la pensée divergente auprès de 1500 enfants.

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CF le discours de Ken Robinson sur TED,

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la pensée divergente étant la capacité à proposer

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le plus de réponse possible à une question

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en l'envisageant sous différents aspects,

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on montrait un trombone à des enfants de maternelle en leur demandant

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combien d'usages pouvez-vous faire d'un trombone

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98% des enfants étaient considérés comme des génies de la pensée divergente.

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cinq ans plus tard,

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les mêmes enfants ont été réinterrogés sur la même question.

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Le chiffre tombait à 30%

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à l'âge de 15 ans,

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la créativité était à 12%.

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La société et l'éducation censurent petit à petit la pensée créative.

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Celle-ci est cependant là dans l'âme d'enfants de vos participants qui sont

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plus capables de réflexion et solutions nouvelles qu'ils ne le croient eux-mêmes.

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faites-le confiance et stimulez-les et encouragez-les

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et ils lèveront les verrous.

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deuxième point connaître les caractéristiques d'un groupe en réunion.

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Lorsque les individus du groupe ne se sentent pas en sécurité,

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le groupe a tendance à être grégaire,

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conformiste,

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voire xénophobe.

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D'où l'importance des règles de fonctionnement du groupe,

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de la bienveillance,

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du non-jugement,

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de la répartition de la prise de parole,

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de la créativité.

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les individus d'un groupe grégaire ont tendance à se rassembler

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autour d'un leader désigné ou naturel et à adopter le même comportement.

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C'est l'instinct de survie et d'appartenance

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et non la réflexion qui pousse les individus à se rassembler.

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Des études ont prouvé qu'il était extrêmement rare qu'un individu

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inséré dans un groupe grégaire ose se démarquer et exprimer son désaccord

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en présence du groupe

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et du leader reconnu.

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De là une forme de de conformisme de la pensée

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et des comportements qui peut s'instaurer et étouffer la créativité.

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parfois,

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la cohésion forte d'un groupe

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est elle-même de nature grégaire,

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même si à l'extérieur,

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tout paraît positif,

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l'autocensure a fait insidieusement son chemin.

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charge à l'animateur de veiller à ce que chacun puisse exprimer

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son désaccord et ses idées divergentes et se sentir en sécurité.

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et de veiller à ce qu'aucun contre leader ne maintienne dans le silence,

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le conformisme,

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voire l'opposition,

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le reste des troupes.

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Enfin,

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le groupe,

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quand il est formé,

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peut être

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fermé à l'arrivée de tout nouveau participants aux visiteurs

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qu'il appartienne ou non à l'entreprise.

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Veillez en tant qu'animateur à l'intégrer,

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le présenter,

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faire en sorte que les autres se présentent et

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placez-le à une place centrale dans le groupe.

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troisième point,

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s'ajuster aux participants.

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Voici quelques exemples de réactions

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face à un questionnaire en boucle,

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renvoyer ces questions

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au groupe,

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qu'en pensez-vous ou vers lui-même,

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qu'en penses-tu,

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ne résolvez pas vous-même ces problèmes.

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face à l'obstiné du débat,

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dites-lui que vous aurez plaisir à continuer avec

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lui seul la discussion après la réunion.

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demandez-lui pour le moment d'accepter l'avis du groupe

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face aux timides

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posez-lui des questions faciles pour augmenter sa confiance.

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Attirer l'attention des autres sur ce qu'il dit.

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Et lorsque vous le sentez prêt à parler,

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dites Natacha,

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tu voulais dire quelque chose

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face aux muet volontaires qui se désintéresse.

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Demandez-lui son avis sur le point

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qu'il connaît faites-le s'exprimer sur expérience

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face au bavard,

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interrompez-le quand il reprend sa respiration.

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Nous nous sommes éloignés du sujet

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et où relancer une question vers le groupe ou un allié et Amélie,

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que penses-tu de

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face au hors-sujet dites merci pour cet apport,

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je propose de mettre cette discussion à l'ordre du jour

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d'une prochaine réunion

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ou de le traiter avec toi en entretien individuel.

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Je rappelle que l'objectif de la réunion était de trois petits points.

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Comment pouvons-nous trois petits points.

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Face à l'homme aux apartés,

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reprenez la dernière idée exprimée par le

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groupe et demandez-lui nommément son avis.

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Christophe,

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plus largement,

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voici mes trois conseils de coach pour faire

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avancer la discussion avec intelligence lors d'une réunion.

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Nommez les personnes par leur prénoms quand vous vous adressez à eux.

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avec un ton ouvert.

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Christophe

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et non Christophe ou Christophe,

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nommer les personnes est une marque d'attention

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que leur inconscient recevra de manière positive.

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Poser des questions pour recentrer sur le sujet de la réunion,

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des questions au groupe qui pense que comment pouvons-nous

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ou des questions à des alliés.

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Hélène,

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quel est ton avis sûr?

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qui questionne,

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dirige

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l'animateur de débat doit manier l'art de questionner

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le groupe et les individus pour faire avancer

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la réflexion jusqu'à la prise de décision.

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Face à des oppositions ou hors sujet,

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appuyez-vous sur le groupe ou certains alliés qui vous soutiennent sur

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le projet et avec qui vous aurez préparé la réunion.

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répartissez-vous

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avec les alliés le traitement des personnalités

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difficiles et la réponse aux objections.

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Pour aller plus loin sur la gestion des

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participants et notamment des participants dits difficiles,

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je vous recommande la vidéo

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répondre aux objections.

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quatrième point.

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Gérer les retardataires.

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Je pense que c'est une bonne question à laquelle répondre en groupe.

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Instituer ensemble une règle sur comment gérer

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l'exception d'un retard et comment gérer la répétition des retards

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et commencer à l'heure

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sans attendre les retardataires,

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c'est faire honneur à vous-même et à ceux qui sont arrivés à l'heure.

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de nombreux retardateurs

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finiront par s'autodiscipliner car ils se

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sentiront gênés d'arriver en cours de réunion

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ou mal à l'aise de prendre un sujet en cours.

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Si vous laissez passer

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sans maudire les retards,

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vous créez une faille par laquelle tout le monde risque de s'engouffrer.

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Si vous tapez sur le doigt des retardateurs,

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le groupe grégaire se regroupera contre vous en faveur du participant.

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L'idéal est vraiment de suivre la règle commune et la décision du groupe.

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la décision collective sur que fait-on en cas de retard,

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est-ce qu'on commence à l'heure annoncée ou quels que soient les retards,

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est-ce qu'une personne fait la synthèse de ce qui a déjà été changé aux retardateurs

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ou est-ce qu'on continue la réunion normalement?

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Est-ce qu'on change l'horaire de la réunion pour qu'elle s'ajuste mieux

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aux emplois du temps,

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que fait-on en cas de retard répétitif?

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vous pouvez aussi nommer à chaque réunion un hôte qui se chargera

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d'accueillir le retardataire,

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lui réserver une place à ses côtés en bout

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de table et l'obtenir au courant à voix basse,

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sans déranger ni retarder le groupe.

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Cinquième point.

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Comment gérer les smartphones?

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Si en début de réunion dans le saut pas d'herpes,

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vous avez ensemble été hé sur éteindre les smartphones,

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cela vous aidera

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à recadrer poliment les oublis.

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Mon conseil général est de solliciter dès que vous les sentez partis ailleurs,

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ceux qui se plongent dans leur smartphone ou ordinateur ou partent dans leurs rêves

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en parlant d'eux juste en prononçant leur prénom comme

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comme Anneisée

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ou en leur posant une question directe,

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mais surtout comprenez pourquoi ils sont partis ailleurs.

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Vous êtes peut-être en partie responsable.

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Est-ce qu'ils ne se sont pas senti concernés par les échanges?

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Peut-être que les échanges devraient être reportés à

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une micro réunion avec les seules personnes vraiment

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concernées.

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Est-ce qu'ils s'ennuient et pourquoi

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faut-il redonner du sens au sujet?

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Est-ce que la séquence est trop longue et qu'il

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est temps d'alterner ou de faire une pause?

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Est-ce que la réunion est en train de tourner en rond?

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Est-ce qu'ils savent déjà ce qui est échangé?

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chaque individu est différent.

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Certains ont une mémoire d'éléphant,

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certains impriment,

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intègrent très vite ce qui a été dit

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pour ces deux-là,

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toute répétition ou long débat engendrera de

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l'ennui et les poussera à décrocher pour traiter

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d'autres tâches professionnelles.

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Pourquoi pas

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s'ils savent gérer leur décrochage et reviennent alerte

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dès que le sujet prendra un autre virage.

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un bon animateur

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connaît ses participants et saura qui il

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peut laisser un instant décrocher sans l'interroger

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ou alors autre alternative puisque la personne

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maîtrise le sujet,

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l'animateur principal lui demandera d'animer la séquence ou de

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proposer une synthèse au groupe sur le sujet,

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une bonne manière de le rendre acteur.

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pour appel,

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certains ont la capacité d'être multitâches,

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même en réunion.

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Voyez donc d'abord si cela nuit à la personne et au

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groupe avant de les recadrer comme des enfants en faute.

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Et ne laissez pas votre é être vexé

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qu'ils répondent à un message tout en vous écoutant

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s'ils savent faire les deux.

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les outils collaboratifs en ligne poussent à l'utilisation

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des smartphones et ordinateurs pendant la réunion.

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Pour certains,

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plus facilement indistrayable,

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ce sera un enjeu que de concentrer leur utilisation sur les objectifs de la réunion.

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En effet,

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certains individus décrocheront de la réunion car ils auront été harponnés

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par un SMS ou un e-mail

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et ce décrochage nuira à leur engagement dans la réunion

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et à leur compréhension du sujet.

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Ceux-là ne sont pas

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multitâche,

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ne laissez pas partir ces personnes,

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invitez-les

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à supprimer les notifications,

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à ramenez-les par une question à la réunion

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et surtout,

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et c'est la clé,

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rendez votre réunion captivante.

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