Gérer avec intelligence les participants Tutoriels

Découvrez comment gérer avec intelligence les participants dans vos réunions et améliorer la collaboration en équipe. Ce vidéo explore des stratégies innovantes pour dynamiser vos échanges, promouvoir la créativité et s'adapter aux différentes personnalités. Apprenez à instaurer un climat de confiance et à surmonter les défis des retards et des distractions numériques. Plongez dans cette expérience enrichissante!

  • 11:26
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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à gérer efficacement les participants lors des réunions, en mettant l'accent sur la confiance, la compréhension des dynamiques de groupe, et la gestion des comportements difficiles.

Chapitres :

  1. Introduction à la gestion des participants
    Dans cette vidéo, nous allons explorer comment tirer le meilleur parti des participants lors des réunions. Le terme 'animer' provient du latin 'anima', qui signifie donner vie ou souffle. Nous allons étudier comment insuffler une qualité d'animation dans vos réunions en établissant la confiance, en comprenant le fonctionnement des groupes, en réagissant face aux différentes personnalités, en gérant les retardataires, et en trouvant la meilleure stratégie pour l'utilisation des smartphones.
  2. Établir la confiance
    La confiance est essentielle pour une réunion productive. Faites confiance à vos participants et respectez-les, car cela leur permettra de s'engager davantage. Bien que certains managers doutent de l'engagement des participants, il est crucial de croire en leur potentiel. La transformation des participants en individus créatifs et joueurs nécessite du temps et de la patience. En libérant la parole et en déléguant des responsabilités, vous pouvez rendre vos réunions plus ludiques et créatives.
  3. Comprendre les dynamiques de groupe
    Il est important de connaître les caractéristiques d'un groupe en réunion. Lorsque les membres ne se sentent pas en sécurité, le groupe peut devenir conformiste et grégaires. Pour éviter cela, établissez des règles de fonctionnement basées sur la bienveillance et le non-jugement. Encouragez chaque participant à exprimer ses idées divergentes et à se sentir en sécurité pour le faire.
  4. S'ajuster aux participants
    Adaptez votre approche en fonction des réactions des participants. Posez des questions ouvertes pour encourager la participation et aidez les timides à s'exprimer. Pour les participants qui s'éloignent du sujet, redirigez la conversation en remerciant pour leurs contributions et en proposant de les aborder lors d'une prochaine réunion.
  5. Gérer les retardataires
    Il est essentiel de gérer les retardataires de manière collective. Établissez des règles sur la gestion des retards et commencez les réunions à l'heure, sans attendre ceux qui sont en retard. Cela montre du respect pour ceux qui sont à l'heure et peut inciter les retardataires à s'autodiscipliner.
  6. Gérer l'utilisation des smartphones
    Pour minimiser les distractions causées par les smartphones, commencez la réunion en demandant aux participants d'éteindre leurs appareils. Si vous remarquez que quelqu'un est distrait, adressez-vous à lui directement pour le ramener à la discussion. Comprenez également les raisons de leur distraction et ajustez le contenu de la réunion si nécessaire pour maintenir leur engagement.
  7. Conclusion
    En résumé, pour gérer efficacement les participants lors des réunions, il est crucial d'établir la confiance, de comprendre les dynamiques de groupe, de s'ajuster aux besoins des participants, de gérer les retardataires, et de contrôler l'utilisation des smartphones. En appliquant ces principes, vous pouvez créer un environnement de réunion plus productif et engageant.

FAQ :

Comment puis-je animer efficacement une réunion?

Pour animer efficacement une réunion, il est essentiel de créer un environnement de confiance, de comprendre les dynamiques de groupe, et de savoir gérer les différentes personnalités. Encouragez la participation active et assurez-vous que chacun se sente en sécurité pour exprimer ses idées.

Qu'est-ce que la pensée divergente et pourquoi est-elle importante?

La pensée divergente est la capacité à générer plusieurs solutions à un problème. Elle est importante car elle favorise la créativité et l'innovation, permettant aux participants de proposer des idées nouvelles et variées.

Comment gérer les participants difficiles lors d'une réunion?

Pour gérer les participants difficiles, il est conseillé de nommer les personnes par leur prénom, de poser des questions ouvertes pour les impliquer, et de s'assurer que chacun a l'opportunité de s'exprimer. Établir des règles de fonctionnement claires peut également aider à maintenir l'ordre.

Que faire si des participants arrivent en retard à une réunion?

Il est recommandé d'établir des règles sur la gestion des retards en groupe. Commencez la réunion à l'heure prévue sans attendre les retardataires, ce qui peut inciter ceux-ci à s'autodiscipliner.

Comment gérer l'utilisation des smartphones pendant une réunion?

Pour gérer l'utilisation des smartphones, commencez par demander aux participants d'éteindre leurs appareils. Si quelqu'un semble distrait, adressez-vous à lui directement pour le ramener à la discussion. Assurez-vous que la réunion soit captivante pour maintenir l'attention.

Quelques cas d'usages :

Amélioration de la créativité en équipe

Dans un environnement de travail, appliquer les principes de la pensée divergente peut aider les équipes à générer des idées innovantes lors de sessions de brainstorming, en encourageant chaque membre à partager ses réflexions sans crainte de jugement.

Gestion des réunions d'équipe

Les managers peuvent utiliser les techniques d'animation de réunion pour améliorer l'engagement des participants, en s'assurant que chacun a l'opportunité de s'exprimer et en maintenant un climat de confiance.

Formation sur la gestion des conflits

Lors de formations sur la gestion des conflits, les animateurs peuvent appliquer les concepts de gestion des personnalités difficiles pour enseigner aux participants comment naviguer dans des discussions tendues et favoriser un dialogue constructif.

Établissement de règles de fonctionnement

Dans des groupes de travail, établir des règles de fonctionnement claires peut aider à créer un environnement où les participants se sentent en sécurité pour partager leurs idées, ce qui est essentiel pour la créativité et l'innovation.

Optimisation des réunions à distance

Dans le cadre de réunions virtuelles, les animateurs peuvent appliquer les stratégies de gestion des smartphones pour s'assurer que les participants restent concentrés et engagés, en rendant les sessions interactives et pertinentes.

Glossaire :

Animer

Le terme 'animer' vient du mot latin 'anima', qui signifie donner de la vie ou du souffle. Dans le contexte des réunions, cela signifie mettre en mouvement et dynamiser les participants.

Pensée divergente

La pensée divergente est la capacité à générer de nombreuses réponses à une question en considérant différents aspects. Elle est souvent associée à la créativité et à l'innovation.

Groupe grégaire

Un groupe grégaire est un groupe où les individus se rassemblent autour d'un leader désigné ou naturel et adoptent un comportement conforme, souvent par instinct de survie et d'appartenance.

Autocontrôle

L'autocontrôle fait référence à la capacité d'un individu à réguler ses émotions, pensées et comportements, souvent en réponse à des stimuli externes.

Règles de fonctionnement

Les règles de fonctionnement sont des directives établies pour assurer un environnement de travail respectueux et productif, permettant à chaque participant de s'exprimer librement.

résultat(s)
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Comment faire sortir le meilleur d'eux
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en l'espace d'une réunion
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animer vient du mot latin
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anima
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animer,
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c'est mettre
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en mouvement,
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donner du souffle de la vie,
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de l'âme.
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Nous allons étudier comment insuffler une anima de qualité dans vos réunions,
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en faisant confiance,
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en comprenant
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le fonctionnement des groupes en réunion,
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en sachant réagir face aux
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différentes personnalités,
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en gérant les retardataires et enfin
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en trouvant la meilleure stratégie concernant
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l'utilisation des smartphones.
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commençons par la confiance.
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Faites confiance en vos participants et respectez-les ils vous le rendront bien.
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Combien en cochines n'ai-je entendu de managers me dire
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cela ne marchera jamais.
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Ils ne voudront pas,
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ils ne joueront pas le jeu.
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Certes,
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je ne vous dis pas que cela sera simple.
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Tout dépend d'où vous partez.
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On ne transforme pas en créatif et joueur du jour au lendemain des personnes
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qui ont été habituées à se taire,
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à obéir ou à ne solliciter que leur cerveau gauche.
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voire à s'ennuyer en réunion.
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Pas après pas,
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vous pourrez libérer la parole,
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déléguer,
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responsabiliser et rendre plus ludiques et créatifs vos temps de réunion.
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Vos participants montreront peut-être de la résistance au début,
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ils seront peut-être peu productifs aux questions
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de réflexion que vous leur soumettrez.
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Continuez à croire en eux jusqu'à ce qu'ils lâchent l'autocontrôle
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et retrouvent la pensée créative
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dite divergente
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de leur enfance.
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une étude a été faite sur la pensée divergente auprès de 1500 enfants.
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CF le discours de Ken Robinson sur TED,
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la pensée divergente étant la capacité à proposer
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le plus de réponse possible à une question
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en l'envisageant sous différents aspects,
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on montrait un trombone à des enfants de maternelle en leur demandant
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combien d'usages pouvez-vous faire d'un trombone
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98% des enfants étaient considérés comme des génies de la pensée divergente.
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cinq ans plus tard,
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les mêmes enfants ont été réinterrogés sur la même question.
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Le chiffre tombait à 30%
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à l'âge de 15 ans,
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la créativité était à 12%.
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La société et l'éducation censurent petit à petit la pensée créative.
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Celle-ci est cependant là dans l'âme d'enfants de vos participants qui sont
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plus capables de réflexion et solutions nouvelles qu'ils ne le croient eux-mêmes.
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faites-le confiance et stimulez-les et encouragez-les
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et ils lèveront les verrous.
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deuxième point connaître les caractéristiques d'un groupe en réunion.
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Lorsque les individus du groupe ne se sentent pas en sécurité,
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le groupe a tendance à être grégaire,
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conformiste,
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voire xénophobe.
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D'où l'importance des règles de fonctionnement du groupe,
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de la bienveillance,
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du non-jugement,
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de la répartition de la prise de parole,
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de la créativité.
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les individus d'un groupe grégaire ont tendance à se rassembler
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autour d'un leader désigné ou naturel et à adopter le même comportement.
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C'est l'instinct de survie et d'appartenance
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et non la réflexion qui pousse les individus à se rassembler.
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Des études ont prouvé qu'il était extrêmement rare qu'un individu
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inséré dans un groupe grégaire ose se démarquer et exprimer son désaccord
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en présence du groupe
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et du leader reconnu.
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De là une forme de de conformisme de la pensée
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et des comportements qui peut s'instaurer et étouffer la créativité.
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parfois,
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la cohésion forte d'un groupe
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est elle-même de nature grégaire,
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même si à l'extérieur,
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tout paraît positif,
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l'autocensure a fait insidieusement son chemin.
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charge à l'animateur de veiller à ce que chacun puisse exprimer
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son désaccord et ses idées divergentes et se sentir en sécurité.
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et de veiller à ce qu'aucun contre leader ne maintienne dans le silence,
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le conformisme,
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voire l'opposition,
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le reste des troupes.
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Enfin,
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le groupe,
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quand il est formé,
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peut être
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fermé à l'arrivée de tout nouveau participants aux visiteurs
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qu'il appartienne ou non à l'entreprise.
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Veillez en tant qu'animateur à l'intégrer,
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le présenter,
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faire en sorte que les autres se présentent et
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placez-le à une place centrale dans le groupe.
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troisième point,
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s'ajuster aux participants.
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Voici quelques exemples de réactions
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face à un questionnaire en boucle,
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renvoyer ces questions
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au groupe,
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qu'en pensez-vous ou vers lui-même,
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qu'en penses-tu,
00:04:39
ne résolvez pas vous-même ces problèmes.
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face à l'obstiné du débat,
00:04:43
dites-lui que vous aurez plaisir à continuer avec
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lui seul la discussion après la réunion.
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demandez-lui pour le moment d'accepter l'avis du groupe
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face aux timides
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posez-lui des questions faciles pour augmenter sa confiance.
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Attirer l'attention des autres sur ce qu'il dit.
00:05:00
Et lorsque vous le sentez prêt à parler,
00:05:01
dites Natacha,
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tu voulais dire quelque chose
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face aux muet volontaires qui se désintéresse.
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Demandez-lui son avis sur le point
00:05:10
qu'il connaît faites-le s'exprimer sur expérience
00:05:13
face au bavard,
00:05:15
interrompez-le quand il reprend sa respiration.
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Nous nous sommes éloignés du sujet
00:05:20
et où relancer une question vers le groupe ou un allié et Amélie,
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que penses-tu de
00:05:25
face au hors-sujet dites merci pour cet apport,
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je propose de mettre cette discussion à l'ordre du jour
00:05:31
d'une prochaine réunion
00:05:32
ou de le traiter avec toi en entretien individuel.
00:05:35
Je rappelle que l'objectif de la réunion était de trois petits points.
00:05:39
Comment pouvons-nous trois petits points.
00:05:41
Face à l'homme aux apartés,
00:05:43
reprenez la dernière idée exprimée par le
00:05:45
groupe et demandez-lui nommément son avis.
00:05:48
Christophe,
00:05:49
plus largement,
00:05:51
voici mes trois conseils de coach pour faire
00:05:53
avancer la discussion avec intelligence lors d'une réunion.
00:05:57
Nommez les personnes par leur prénoms quand vous vous adressez à eux.
00:06:01
avec un ton ouvert.
00:06:03
Christophe
00:06:04
et non Christophe ou Christophe,
00:06:07
nommer les personnes est une marque d'attention
00:06:09
que leur inconscient recevra de manière positive.
00:06:13
Poser des questions pour recentrer sur le sujet de la réunion,
00:06:17
des questions au groupe qui pense que comment pouvons-nous
00:06:21
ou des questions à des alliés.
00:06:23
Hélène,
00:06:24
quel est ton avis sûr?
00:06:25
qui questionne,
00:06:27
dirige
00:06:28
l'animateur de débat doit manier l'art de questionner
00:06:31
le groupe et les individus pour faire avancer
00:06:35
la réflexion jusqu'à la prise de décision.
00:06:38
Face à des oppositions ou hors sujet,
00:06:41
appuyez-vous sur le groupe ou certains alliés qui vous soutiennent sur
00:06:44
le projet et avec qui vous aurez préparé la réunion.
00:06:48
répartissez-vous
00:06:49
avec les alliés le traitement des personnalités
00:06:52
difficiles et la réponse aux objections.
00:06:55
Pour aller plus loin sur la gestion des
00:06:57
participants et notamment des participants dits difficiles,
00:07:00
je vous recommande la vidéo
00:07:02
répondre aux objections.
00:07:03
quatrième point.
00:07:05
Gérer les retardataires.
00:07:06
Je pense que c'est une bonne question à laquelle répondre en groupe.
00:07:11
Instituer ensemble une règle sur comment gérer
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l'exception d'un retard et comment gérer la répétition des retards
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et commencer à l'heure
00:07:21
sans attendre les retardataires,
00:07:23
c'est faire honneur à vous-même et à ceux qui sont arrivés à l'heure.
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de nombreux retardateurs
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finiront par s'autodiscipliner car ils se
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sentiront gênés d'arriver en cours de réunion
00:07:34
ou mal à l'aise de prendre un sujet en cours.
00:07:37
Si vous laissez passer
00:07:38
sans maudire les retards,
00:07:40
vous créez une faille par laquelle tout le monde risque de s'engouffrer.
00:07:44
Si vous tapez sur le doigt des retardateurs,
00:07:47
le groupe grégaire se regroupera contre vous en faveur du participant.
00:07:51
L'idéal est vraiment de suivre la règle commune et la décision du groupe.
00:07:56
la décision collective sur que fait-on en cas de retard,
00:07:59
est-ce qu'on commence à l'heure annoncée ou quels que soient les retards,
00:08:03
est-ce qu'une personne fait la synthèse de ce qui a déjà été changé aux retardateurs
00:08:08
ou est-ce qu'on continue la réunion normalement?
00:08:10
Est-ce qu'on change l'horaire de la réunion pour qu'elle s'ajuste mieux
00:08:13
aux emplois du temps,
00:08:15
que fait-on en cas de retard répétitif?
00:08:18
vous pouvez aussi nommer à chaque réunion un hôte qui se chargera
00:08:22
d'accueillir le retardataire,
00:08:24
lui réserver une place à ses côtés en bout
00:08:26
de table et l'obtenir au courant à voix basse,
00:08:29
sans déranger ni retarder le groupe.
00:08:32
Cinquième point.
00:08:33
Comment gérer les smartphones?
00:08:36
Si en début de réunion dans le saut pas d'herpes,
00:08:38
vous avez ensemble été hé sur éteindre les smartphones,
00:08:42
cela vous aidera
00:08:43
à recadrer poliment les oublis.
00:08:45
Mon conseil général est de solliciter dès que vous les sentez partis ailleurs,
00:08:49
ceux qui se plongent dans leur smartphone ou ordinateur ou partent dans leurs rêves
00:08:54
en parlant d'eux juste en prononçant leur prénom comme
00:08:58
comme Anneisée
00:09:00
ou en leur posant une question directe,
00:09:02
mais surtout comprenez pourquoi ils sont partis ailleurs.
00:09:05
Vous êtes peut-être en partie responsable.
00:09:08
Est-ce qu'ils ne se sont pas senti concernés par les échanges?
00:09:12
Peut-être que les échanges devraient être reportés à
00:09:15
une micro réunion avec les seules personnes vraiment
00:09:18
concernées.
00:09:19
Est-ce qu'ils s'ennuient et pourquoi
00:09:22
faut-il redonner du sens au sujet?
00:09:24
Est-ce que la séquence est trop longue et qu'il
00:09:26
est temps d'alterner ou de faire une pause?
00:09:29
Est-ce que la réunion est en train de tourner en rond?
00:09:32
Est-ce qu'ils savent déjà ce qui est échangé?
00:09:35
chaque individu est différent.
00:09:38
Certains ont une mémoire d'éléphant,
00:09:40
certains impriment,
00:09:41
intègrent très vite ce qui a été dit
00:09:43
pour ces deux-là,
00:09:44
toute répétition ou long débat engendrera de
00:09:47
l'ennui et les poussera à décrocher pour traiter
00:09:50
d'autres tâches professionnelles.
00:09:52
Pourquoi pas
00:09:53
s'ils savent gérer leur décrochage et reviennent alerte
00:09:57
dès que le sujet prendra un autre virage.
00:10:00
un bon animateur
00:10:01
connaît ses participants et saura qui il
00:10:04
peut laisser un instant décrocher sans l'interroger
00:10:07
ou alors autre alternative puisque la personne
00:10:10
maîtrise le sujet,
00:10:11
l'animateur principal lui demandera d'animer la séquence ou de
00:10:15
proposer une synthèse au groupe sur le sujet,
00:10:17
une bonne manière de le rendre acteur.
00:10:20
pour appel,
00:10:20
certains ont la capacité d'être multitâches,
00:10:23
même en réunion.
00:10:25
Voyez donc d'abord si cela nuit à la personne et au
00:10:28
groupe avant de les recadrer comme des enfants en faute.
00:10:34
Et ne laissez pas votre é être vexé
00:10:35
qu'ils répondent à un message tout en vous écoutant
00:10:38
s'ils savent faire les deux.
00:10:40
les outils collaboratifs en ligne poussent à l'utilisation
00:10:43
des smartphones et ordinateurs pendant la réunion.
00:10:46
Pour certains,
00:10:47
plus facilement indistrayable,
00:10:49
ce sera un enjeu que de concentrer leur utilisation sur les objectifs de la réunion.
00:10:54
En effet,
00:10:55
certains individus décrocheront de la réunion car ils auront été harponnés
00:11:00
par un SMS ou un e-mail
00:11:02
et ce décrochage nuira à leur engagement dans la réunion
00:11:07
et à leur compréhension du sujet.
00:11:09
Ceux-là ne sont pas
00:11:10
multitâche,
00:11:11
ne laissez pas partir ces personnes,
00:11:13
invitez-les
00:11:14
à supprimer les notifications,
00:11:16
à ramenez-les par une question à la réunion
00:11:19
et surtout,
00:11:20
et c'est la clé,
00:11:22
rendez votre réunion captivante.

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