L’usage de l’email Tutoriels

Découvrez dans "l’usage de l'email" comment optimiser votre communication par email pour plus d'efficacité au travail. Avec des conseils pratiques pour réduire le flot d’emails et améliorer la clarté de vos messages, apprenez à gagner du temps tant pour vous que pour vos collègues. Rejoignez-nous pour maîtriser cette compétence essentielle et transformer votre productivité dès aujourd'hui!

09:01
1 vues

Sélectionnés pour vous
Nouveautés

00:00:05

Le courriel en arrive paradoxalement à

00:00:08

le polluer en nous interrompant constamment.

00:00:11

Selon l'enquête Mindjet,

00:00:12

69%,

00:00:14

des collaborateurs reçoivent jusqu'à 100 e-mails par jour.

00:00:18

Un quart des courriers électroniques ne sont même pas lus.

00:00:21

De même,

00:00:21

seule une minorité des salariés lisent les pièces jointes dans leur intégralité,

00:00:26

au risque de passer à côté d'informations pertinentes pour leur travail.

00:00:31

certaines entreprises considérant l'ampleur du problème proposent

00:00:34

des règles de bon usage des emails.

00:00:37

Voici dans cette vidéo sept conseils avisés pour améliorer

00:00:41

votre usage des courriels et ainsi gagner du temps

00:00:44

et en faire gagner à ceux qui vous entoure.

00:00:46

Conseil un,

00:00:47

envoyez moins d'emails

00:00:49

avant d'écrire votre e-mail,

00:00:50

posez-vous la question est-ce le meilleur moyen?

00:00:53

N'est-ce pas plus approprié de voir la personne,

00:00:56

d'attendre votre prochaine rencontre,

00:00:58

de l'appeler?

00:00:59

de regrouper en fin de journée

00:01:01

tous les points,

00:01:02

de poster l'information sur la plateforme collaborative,

00:01:06

moins nous envoyons d'e-mails,

00:01:07

moins nous en recevrons.

00:01:09

Pensez aussi à faire passer vos messages en vocal,

00:01:12

idéal pour donner un feedback ou une explication,

00:01:15

vous laissez directement votre message vocal,

00:01:17

cela prend tellement moins de temps,

00:01:19

facile si vous utilisez WhatsApp,

00:01:21

sinon vous avez l'application Lm ou Screencask ou Jing.

00:01:26

conseil de

00:01:27

faciliter la lecture de vos e-mails

00:01:30

que votre lecteur sache très vite de quoi il retourne.

00:01:33

Écrivez votre message clé dans l'espace objet

00:01:36

par exemple retard sur le projet Miranda.

00:01:39

Commencez ensuite votre e-mail par le plus important,

00:01:42

le scoop.

00:01:43

J'estime le retard à 10 jours.

00:01:45

Allez droit au but

00:01:47

tout en restant courtois.

00:01:49

Dès le début du message,

00:01:50

demandez précisément ce que vous attendez de l'aide,

00:01:53

une réponse,

00:01:54

une information,

00:01:56

j'attends ta validation sur la stratégie que je propose pour minimiser le retard.

00:02:01

la plupart des e-mails ne sont pas lus en entier.

00:02:03

Soyez clair dans l'objet et les trois premières lignes.

00:02:06

Que votre interlocuteur sache s'il est nécessaire qu'il

00:02:09

poursuive la lecture maintenant ou plus tard,

00:02:11

qu'il puisse rapidement classer votre message dans le bon répertoire.

00:02:15

Faites cela pour lui pour qu'il gagne du temps et plus tard,

00:02:19

vous pourrez lui demander de faire de même pour vous.

00:02:22

faciliter la lecture,

00:02:23

c'est aussi utiliser les listapus

00:02:26

et être synthétique

00:02:28

et enfin nommer précisément vos fichiers joints dans

00:02:30

un jargon que tout le monde peut comprendre.

00:02:33

Conseil trois choisir ses destinataires.

00:02:37

Qui est le vrai destinateur de l'e-mail,

00:02:39

à qui s'adresse-t-il?

00:02:40

Je vous invite à mettre en A

00:02:43

le les destinateurs qui doivent faire quelque chose,

00:02:46

action

00:02:47

et en cesser copie carbone,

00:02:49

le les destinateurs qui doivent être informés,

00:02:52

information.

00:02:54

bannissez la touche,

00:02:55

répondre à tous Si vous décidez d'un long email

00:02:59

groupé et que seulement une petite partie de l'information

00:03:02

concerne Caroline,

00:03:04

soit vous envoyez à Caroline un e-mail séparé

00:03:07

reprenant uniquement l'information qui la concerne en propre,

00:03:10

soit vous découpez votre e-mail en chapitre clair

00:03:14

et vous présentez un sommaire en début d'e-mail,

00:03:16

Caroline pourra aller directement au point cinq qui la concerne.

00:03:20

Mais

00:03:21

dans ces cas de transmission d'information ou de tâches individualisées,

00:03:24

je recommande une application ou une plateforme collaborative.

00:03:27

L'e-mail collectif n'est vraiment pas le plus approprié.

00:03:31

Certaines personnes mettent systématiquement trop de

00:03:34

personnes en copie de leur e-mail

00:03:35

pour se protéger ou parce qu'elles ne savent pas qui est concerné.

00:03:39

Je vous invite particulièrement si vous êtes le manager

00:03:42

à aller comprendre le pourquoi de ces envois groupés,

00:03:46

puis établissez avec cette personne

00:03:48

la bonne liste des destinateurs.

00:03:50

de même si vous estimez qu'un de vos collègues ou un client vous envoie

00:03:54

trop d'e-mails ou des e-mails pas clairs ou qu'il vous met en copie d'e-mails

00:03:58

qui ne vous sont pas destinés,

00:04:00

parlez-en avec lui.

00:04:02

Enfin,

00:04:02

si vous transférez un message à quelqu'un,

00:04:04

évitez les forwards sans un mot,

00:04:07

facilitez la lecture de votre destinateur

00:04:09

en remettant en une ligne pourquoi vous le

00:04:12

lui envoyer et si vous attendez une réponse.

00:04:15

Vincent,

00:04:16

voici les informations utiles pour le projet Grévin,

00:04:18

que penses-tu du deuxième conseil,

00:04:21

puis surligner la partie que votre destinataire est invité à lire.

00:04:25

Conseil quatre,

00:04:26

lecture rapide et suppression,

00:04:29

supprimer tous les e-mails qui ne vous concernent pas après

00:04:32

lecture rapide de l'objet et ou des premières lignes.

00:04:36

avertissez l'expéditeur que vous n'êtes pas

00:04:38

concerné s'il se trompe régulièrement,

00:04:40

si vous avez supprimé trop rapidement un

00:04:42

message et loupé une information importante,

00:04:44

c'est que

00:04:45

l'objet du message et les premières lignes n'auront pas été claires.

00:04:49

C'est de sa faute et non de la vôtre.

00:04:51

Apprenez la lecture rapide,

00:04:53

une lecture en diagonale pour classer rapidement un

00:04:56

email selon son sujet et ou sa priorité

00:04:58

et le supprimer si nécessaire.

00:05:01

sérieusement,

00:05:01

prenez le risque de la lecture rapide faites-vous confiance,

00:05:05

il y aura peut-être quelques petits loupée au début,

00:05:07

mais cela se réajustera si vous et vous gagnerez tellement de temps.

00:05:11

Conseil

00:05:13

prioriser et regroupe.

00:05:16

Que faire avec tous les e-mails que

00:05:17

vous n'avez pas décidé de supprimer sur-le-champ

00:05:19

lors de votre étape de lecture rapide.

00:05:22

Si vous pouvez traiter ces e-mails en moins de trois minutes,

00:05:25

faites-le,

00:05:26

sinon

00:05:27

classez-les d'abord.

00:05:28

Le but du classement et regroupement est d'avoir une boîte de réception vide,

00:05:33

tout est rangé dans les bons dossiers.

00:05:36

Plusieurs types de classements sont possibles.

00:05:38

Un classement par projet,

00:05:40

les principaux projets ont leur répertoire,

00:05:43

un classement par priorité,

00:05:44

par exemple trois répertoires

00:05:46

urgent à passer en revue chaque jour,

00:05:49

en cours à lire une fois par semaine au

00:05:51

minimum ou quand vous avez un trou dans votre agenda

00:05:55

pour plus tard à lire une fois par semaine minimum.

00:05:58

prenez rendez-vous dans votre agenda pour faire une fois

00:06:01

par mois le vide complet des trois répertoires.

00:06:05

Vous revenez de vacances et êtes submergé d'e-mails,

00:06:07

créez quatre répertoires dans votre boîte e-mail

00:06:10

à lire P0P un et P2.

00:06:12

Vous classez dans un dossier à lire les e-mails

00:06:15

qui vous concernent pour information,

00:06:16

mais qui nécessitent une lecture dépassant trois cinq minutes,

00:06:20

soit car le mail est trop complexe ou car vous avez une pièce jointe à lire.

00:06:25

Vous classez le reste des emails dans les répertoires selon leur nature,

00:06:29

les mails très importants dans le répertoire à traiter P0,

00:06:33

les mails urgents dans le répertoire à traiter P un et

00:06:37

les mails moins urgents dans le répertoire à traiter P2.

00:06:41

Voilà,

00:06:42

votre boîte e-mail est vide,

00:06:44

c'est comme un bureau bien rangé.

00:06:46

Si vous avez du temps immédiatement disponible,

00:06:48

vous pouvez commencer à traiter les emails P zéro,

00:06:50

vos e-mails très importants.

00:06:52

Conseil,

00:06:53

se former à Outlook.

00:06:55

La plupart d'entre nous n'utilisons qu'un

00:06:57

cinquième du potentiel de notre messagerie,

00:06:59

que ce soit à Outlook ou une autre alternative.

00:07:02

Je vous invite à vous former ou vous auto former.

00:07:05

Outlook propose de supers outils pour la gestion des priorités.

00:07:10

des couleurs pour distinguer en une seconde AASCC

00:07:13

un rappel d'échéance et d'action pour le destinateur,

00:07:16

le tracking de messages à suivre.

00:07:18

Outlook propose des outils d'organisation,

00:07:21

planifier l'envoi d'e-mails,

00:07:22

contrôler les destinataires,

00:07:24

envoyer un e-mail en public postage via Word

00:07:27

faire un transfert instantané de messages.

00:07:29

Outloop propose des fonctionnalités de classement,

00:07:32

créer des répertoires pour classer les emails,

00:07:34

par exemple trois répertoires urgents,

00:07:36

cours ou à faire plus tard.

00:07:38

Casser certains expéditeurs en spam,

00:07:41

mettez en place des pop-ups spécifiques,

00:07:44

écrivez des messages de surcharge et ou d'indisponibilité temporaire.

00:07:49

Conseil sept faire une cure de désintoxication.

00:07:51

Vous allez en permanence sur votre messagerie plus de cinq fois par jour,

00:07:55

vous faites partie des addicts des emails.

00:07:58

Est-ce que cela vous pose réellement un problème sérieusement,

00:08:01

vous ne changerez la donne que si vous estimez que votre dépendance

00:08:04

est vraiment un problème.

00:08:06

Certains vivent très bien leur aller-retours réguliers vers leur messagerie.

00:08:10

si vous voulez que cela cesse,

00:08:12

les conseils sont basiques et vous les connaissez.

00:08:15

Désactivez tous les pop-ups,

00:08:16

pouchez votre notification

00:08:18

désinscrivez-vous de nombre de newsletters,

00:08:21

gardez-en

00:08:22

trois de qualité

00:08:23

donnez-vous deux rendez-vous par jour

00:08:25

devant votre messagerie,

00:08:27

avertissez les uns les autres du changement et

00:08:29

du fait que vous serez moins réactifs.

00:08:32

Je vous recommande de consulter vos messages en

00:08:34

fin de matinée et en fin d'après-midi.

00:08:36

Cela vous évitera de vous engouffrer dans vos emails

00:08:39

dès le matin pour vous consacrer à vos priorités.

00:08:43

Envoyez de nouveaux e-mails en vous retenant de voir les emails reçus.

00:08:48

Voilà,

00:08:48

quels sont les trois changements que vous décidez de

00:08:51

mettre en place maintenant après avoir visionné cette vidéo?

00:08:54

123 et vous gagnerez du temps sur le moyen et long terme.

Mandarine AI: CE QUI POURRAIT VOUS INTÉRESSER