L’usage de l’email Tutoriels

Découvrez dans "l’usage de l'email" comment optimiser votre communication par email pour plus d'efficacité au travail. Avec des conseils pratiques pour réduire le flot d’emails et améliorer la clarté de vos messages, apprenez à gagner du temps tant pour vous que pour vos collègues. Rejoignez-nous pour maîtriser cette compétence essentielle et transformer votre productivité dès aujourd'hui!

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de fournir des conseils pratiques pour améliorer l'utilisation des courriels au travail, afin de réduire le stress lié à la gestion des emails et d'augmenter l'efficacité des communications professionnelles.

Chapitres :

  1. Introduction
    Dans le monde professionnel d'aujourd'hui, la gestion des courriels est devenue un défi majeur. Selon une enquête, de nombreux collaborateurs reçoivent jusqu'à 100 emails par jour, ce qui peut entraîner une surcharge d'informations et une perte de temps. Cette vidéo propose sept conseils pour optimiser l'utilisation des courriels et ainsi gagner du temps, tant pour soi-même que pour ses collègues.
  2. Conseil 1 : Envoyez moins d'emails
    Avant d'écrire un email, demandez-vous si c'est vraiment le meilleur moyen de communiquer. Parfois, il est plus approprié de discuter en personne, d'attendre une réunion, d'appeler ou d'utiliser une plateforme collaborative. En envoyant moins d'emails, vous en recevrez également moins. Pensez à utiliser des messages vocaux pour des retours ou des explications rapides.
  3. Conseil 2 : Facilitez la lecture de vos emails
    Rendez vos emails clairs et concis. Utilisez l'objet pour indiquer le sujet principal, par exemple : 'Retard sur le projet Miranda'. Commencez par l'information la plus importante et soyez précis sur ce que vous attendez de votre interlocuteur. Utilisez des listes pour structurer vos messages et nommez clairement vos pièces jointes.
  4. Conseil 3 : Choisissez vos destinataires
    Identifiez qui doit vraiment recevoir votre email. Mettez en 'À' les personnes qui doivent agir et en 'CC' celles qui doivent être informées. Évitez d'utiliser 'Répondre à tous' si ce n'est pas nécessaire. Pour des informations spécifiques, envisagez d'utiliser des applications collaboratives plutôt qu'un email collectif.
  5. Conseil 4 : Lecture rapide et suppression
    Apprenez à faire une lecture rapide de vos emails. Supprimez ceux qui ne vous concernent pas après avoir lu l'objet et les premières lignes. Si un email est important, mais que vous l'avez supprimé par erreur, cela signifie que l'objet n'était pas clair. Prenez le temps d'apprendre la lecture rapide pour mieux gérer votre boîte de réception.
  6. Conseil 5 : Prioriser et regrouper
    Pour les emails que vous n'avez pas supprimés, traitez ceux qui prennent moins de trois minutes immédiatement. Classez les autres dans des dossiers appropriés, comme 'Urgent', 'À lire', ou 'À traiter plus tard'. Cela vous aidera à garder une boîte de réception vide et organisée.
  7. Conseil 6 : Se former à Outlook
    Beaucoup d'utilisateurs n'exploitent pas pleinement les fonctionnalités de leur logiciel de messagerie. Outlook, par exemple, offre des outils pour gérer les priorités, planifier l'envoi d'emails, et organiser votre boîte de réception. Investissez du temps pour vous former à ces outils afin d'améliorer votre efficacité.
  8. Conseil 7 : Faire une cure de désintoxication
    Si vous consultez vos emails plus de cinq fois par jour, cela peut devenir problématique. Désactivez les notifications, limitez-vous à deux consultations par jour, et concentrez-vous sur vos priorités. Cela vous aidera à réduire votre dépendance aux emails et à mieux gérer votre temps.
  9. Conclusion
    En appliquant ces conseils, vous pourrez améliorer votre gestion des courriels et gagner du temps à long terme. Réfléchissez aux changements que vous pouvez mettre en place dès maintenant pour optimiser votre communication par email et réduire le stress lié à la surcharge d'informations.

FAQ :

Comment réduire le nombre de courriels que je reçois?

Pour réduire le nombre de courriels, envoyez moins de messages, privilégiez les communications en personne ou par téléphone, et utilisez des plateformes collaboratives pour partager des informations.

Quels sont les conseils pour écrire un courriel efficace?

Pour écrire un courriel efficace, commencez par un objet clair, allez droit au but dans les premières lignes, et précisez ce que vous attendez de votre destinataire.

Comment gérer les pièces jointes dans les courriels?

Nommez clairement vos pièces jointes et utilisez un langage compréhensible pour que le destinataire sache de quoi il s'agit. Évitez d'envoyer des fichiers trop volumineux.

Qu'est-ce qu'une plateforme collaborative et comment l'utiliser?

Une plateforme collaborative est un outil qui permet de travailler ensemble sur des projets. Utilisez-la pour partager des documents, discuter en temps réel et suivre l'avancement des tâches.

Comment prioriser mes courriels?

Pour prioriser vos courriels, classez-les par urgence et importance. Utilisez des répertoires pour organiser vos messages et traitez ceux qui nécessitent une réponse rapide en premier.

Quelques cas d'usages :

Amélioration de la communication d'équipe

En appliquant les conseils de gestion des courriels, une équipe peut réduire le nombre de messages échangés, ce qui améliore la concentration et la productivité. Par exemple, en utilisant une plateforme collaborative pour les mises à jour de projet, les membres de l'équipe peuvent éviter les courriels inutiles.

Gestion efficace des projets

Les chefs de projet peuvent utiliser les conseils pour structurer leurs communications par courriel, en s'assurant que chaque membre de l'équipe reçoit uniquement les informations pertinentes. Cela permet de gagner du temps et d'éviter la surcharge d'informations.

Formation à l'utilisation d'Outlook

Les entreprises peuvent organiser des sessions de formation sur l'utilisation d'Outlook pour maximiser son potentiel. Cela inclut l'apprentissage des fonctionnalités de gestion des priorités et de classement des courriels.

Réduction du stress lié aux courriels

En appliquant des techniques de désintoxication des courriels, les employés peuvent réduire leur dépendance à la messagerie, ce qui améliore leur bien-être mental et leur efficacité au travail.

Optimisation des réponses aux courriels

Les professionnels peuvent utiliser des modèles de courriels pour répondre rapidement aux demandes fréquentes, ce qui leur permet de gagner du temps et de maintenir une communication claire.

Glossaire :

courriel

Un courriel est un message électronique envoyé via Internet, souvent utilisé pour la communication professionnelle et personnelle.

pièces jointes

Les pièces jointes sont des fichiers envoyés avec un courriel, permettant de partager des documents, des images ou d'autres types de fichiers.

plateforme collaborative

Une plateforme collaborative est un outil en ligne qui permet à plusieurs utilisateurs de travailler ensemble sur des projets, de partager des informations et de communiquer efficacement.

lecture rapide

La lecture rapide est une technique qui permet de parcourir un texte rapidement pour en saisir les idées principales sans lire chaque mot.

Outlook

Outlook est un logiciel de gestion des courriels et des calendriers développé par Microsoft, offrant des fonctionnalités avancées pour organiser les communications.

spam

Le spam désigne des courriels non sollicités, souvent de nature publicitaire, qui encombrent les boîtes de réception.

résultat(s)
00:00:05
Le courriel en arrive paradoxalement à
00:00:08
le polluer en nous interrompant constamment.
00:00:11
Selon l'enquête Mindjet,
00:00:12
69%,
00:00:14
des collaborateurs reçoivent jusqu'à 100 e-mails par jour.
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Un quart des courriers électroniques ne sont même pas lus.
00:00:21
De même,
00:00:21
seule une minorité des salariés lisent les pièces jointes dans leur intégralité,
00:00:26
au risque de passer à côté d'informations pertinentes pour leur travail.
00:00:31
certaines entreprises considérant l'ampleur du problème proposent
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des règles de bon usage des emails.
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Voici dans cette vidéo sept conseils avisés pour améliorer
00:00:41
votre usage des courriels et ainsi gagner du temps
00:00:44
et en faire gagner à ceux qui vous entoure.
00:00:46
Conseil un,
00:00:47
envoyez moins d'emails
00:00:49
avant d'écrire votre e-mail,
00:00:50
posez-vous la question est-ce le meilleur moyen?
00:00:53
N'est-ce pas plus approprié de voir la personne,
00:00:56
d'attendre votre prochaine rencontre,
00:00:58
de l'appeler?
00:00:59
de regrouper en fin de journée
00:01:01
tous les points,
00:01:02
de poster l'information sur la plateforme collaborative,
00:01:06
moins nous envoyons d'e-mails,
00:01:07
moins nous en recevrons.
00:01:09
Pensez aussi à faire passer vos messages en vocal,
00:01:12
idéal pour donner un feedback ou une explication,
00:01:15
vous laissez directement votre message vocal,
00:01:17
cela prend tellement moins de temps,
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facile si vous utilisez WhatsApp,
00:01:21
sinon vous avez l'application Lm ou Screencask ou Jing.
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conseil de
00:01:27
faciliter la lecture de vos e-mails
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que votre lecteur sache très vite de quoi il retourne.
00:01:33
Écrivez votre message clé dans l'espace objet
00:01:36
par exemple retard sur le projet Miranda.
00:01:39
Commencez ensuite votre e-mail par le plus important,
00:01:42
le scoop.
00:01:43
J'estime le retard à 10 jours.
00:01:45
Allez droit au but
00:01:47
tout en restant courtois.
00:01:49
Dès le début du message,
00:01:50
demandez précisément ce que vous attendez de l'aide,
00:01:53
une réponse,
00:01:54
une information,
00:01:56
j'attends ta validation sur la stratégie que je propose pour minimiser le retard.
00:02:01
la plupart des e-mails ne sont pas lus en entier.
00:02:03
Soyez clair dans l'objet et les trois premières lignes.
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Que votre interlocuteur sache s'il est nécessaire qu'il
00:02:09
poursuive la lecture maintenant ou plus tard,
00:02:11
qu'il puisse rapidement classer votre message dans le bon répertoire.
00:02:15
Faites cela pour lui pour qu'il gagne du temps et plus tard,
00:02:19
vous pourrez lui demander de faire de même pour vous.
00:02:22
faciliter la lecture,
00:02:23
c'est aussi utiliser les listapus
00:02:26
et être synthétique
00:02:28
et enfin nommer précisément vos fichiers joints dans
00:02:30
un jargon que tout le monde peut comprendre.
00:02:33
Conseil trois choisir ses destinataires.
00:02:37
Qui est le vrai destinateur de l'e-mail,
00:02:39
à qui s'adresse-t-il?
00:02:40
Je vous invite à mettre en A
00:02:43
le les destinateurs qui doivent faire quelque chose,
00:02:46
action
00:02:47
et en cesser copie carbone,
00:02:49
le les destinateurs qui doivent être informés,
00:02:52
information.
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bannissez la touche,
00:02:55
répondre à tous Si vous décidez d'un long email
00:02:59
groupé et que seulement une petite partie de l'information
00:03:02
concerne Caroline,
00:03:04
soit vous envoyez à Caroline un e-mail séparé
00:03:07
reprenant uniquement l'information qui la concerne en propre,
00:03:10
soit vous découpez votre e-mail en chapitre clair
00:03:14
et vous présentez un sommaire en début d'e-mail,
00:03:16
Caroline pourra aller directement au point cinq qui la concerne.
00:03:20
Mais
00:03:21
dans ces cas de transmission d'information ou de tâches individualisées,
00:03:24
je recommande une application ou une plateforme collaborative.
00:03:27
L'e-mail collectif n'est vraiment pas le plus approprié.
00:03:31
Certaines personnes mettent systématiquement trop de
00:03:34
personnes en copie de leur e-mail
00:03:35
pour se protéger ou parce qu'elles ne savent pas qui est concerné.
00:03:39
Je vous invite particulièrement si vous êtes le manager
00:03:42
à aller comprendre le pourquoi de ces envois groupés,
00:03:46
puis établissez avec cette personne
00:03:48
la bonne liste des destinateurs.
00:03:50
de même si vous estimez qu'un de vos collègues ou un client vous envoie
00:03:54
trop d'e-mails ou des e-mails pas clairs ou qu'il vous met en copie d'e-mails
00:03:58
qui ne vous sont pas destinés,
00:04:00
parlez-en avec lui.
00:04:02
Enfin,
00:04:02
si vous transférez un message à quelqu'un,
00:04:04
évitez les forwards sans un mot,
00:04:07
facilitez la lecture de votre destinateur
00:04:09
en remettant en une ligne pourquoi vous le
00:04:12
lui envoyer et si vous attendez une réponse.
00:04:15
Vincent,
00:04:16
voici les informations utiles pour le projet Grévin,
00:04:18
que penses-tu du deuxième conseil,
00:04:21
puis surligner la partie que votre destinataire est invité à lire.
00:04:25
Conseil quatre,
00:04:26
lecture rapide et suppression,
00:04:29
supprimer tous les e-mails qui ne vous concernent pas après
00:04:32
lecture rapide de l'objet et ou des premières lignes.
00:04:36
avertissez l'expéditeur que vous n'êtes pas
00:04:38
concerné s'il se trompe régulièrement,
00:04:40
si vous avez supprimé trop rapidement un
00:04:42
message et loupé une information importante,
00:04:44
c'est que
00:04:45
l'objet du message et les premières lignes n'auront pas été claires.
00:04:49
C'est de sa faute et non de la vôtre.
00:04:51
Apprenez la lecture rapide,
00:04:53
une lecture en diagonale pour classer rapidement un
00:04:56
email selon son sujet et ou sa priorité
00:04:58
et le supprimer si nécessaire.
00:05:01
sérieusement,
00:05:01
prenez le risque de la lecture rapide faites-vous confiance,
00:05:05
il y aura peut-être quelques petits loupée au début,
00:05:07
mais cela se réajustera si vous et vous gagnerez tellement de temps.
00:05:11
Conseil
00:05:13
prioriser et regroupe.
00:05:16
Que faire avec tous les e-mails que
00:05:17
vous n'avez pas décidé de supprimer sur-le-champ
00:05:19
lors de votre étape de lecture rapide.
00:05:22
Si vous pouvez traiter ces e-mails en moins de trois minutes,
00:05:25
faites-le,
00:05:26
sinon
00:05:27
classez-les d'abord.
00:05:28
Le but du classement et regroupement est d'avoir une boîte de réception vide,
00:05:33
tout est rangé dans les bons dossiers.
00:05:36
Plusieurs types de classements sont possibles.
00:05:38
Un classement par projet,
00:05:40
les principaux projets ont leur répertoire,
00:05:43
un classement par priorité,
00:05:44
par exemple trois répertoires
00:05:46
urgent à passer en revue chaque jour,
00:05:49
en cours à lire une fois par semaine au
00:05:51
minimum ou quand vous avez un trou dans votre agenda
00:05:55
pour plus tard à lire une fois par semaine minimum.
00:05:58
prenez rendez-vous dans votre agenda pour faire une fois
00:06:01
par mois le vide complet des trois répertoires.
00:06:05
Vous revenez de vacances et êtes submergé d'e-mails,
00:06:07
créez quatre répertoires dans votre boîte e-mail
00:06:10
à lire P0P un et P2.
00:06:12
Vous classez dans un dossier à lire les e-mails
00:06:15
qui vous concernent pour information,
00:06:16
mais qui nécessitent une lecture dépassant trois cinq minutes,
00:06:20
soit car le mail est trop complexe ou car vous avez une pièce jointe à lire.
00:06:25
Vous classez le reste des emails dans les répertoires selon leur nature,
00:06:29
les mails très importants dans le répertoire à traiter P0,
00:06:33
les mails urgents dans le répertoire à traiter P un et
00:06:37
les mails moins urgents dans le répertoire à traiter P2.
00:06:41
Voilà,
00:06:42
votre boîte e-mail est vide,
00:06:44
c'est comme un bureau bien rangé.
00:06:46
Si vous avez du temps immédiatement disponible,
00:06:48
vous pouvez commencer à traiter les emails P zéro,
00:06:50
vos e-mails très importants.
00:06:52
Conseil,
00:06:53
se former à Outlook.
00:06:55
La plupart d'entre nous n'utilisons qu'un
00:06:57
cinquième du potentiel de notre messagerie,
00:06:59
que ce soit à Outlook ou une autre alternative.
00:07:02
Je vous invite à vous former ou vous auto former.
00:07:05
Outlook propose de supers outils pour la gestion des priorités.
00:07:10
des couleurs pour distinguer en une seconde AASCC
00:07:13
un rappel d'échéance et d'action pour le destinateur,
00:07:16
le tracking de messages à suivre.
00:07:18
Outlook propose des outils d'organisation,
00:07:21
planifier l'envoi d'e-mails,
00:07:22
contrôler les destinataires,
00:07:24
envoyer un e-mail en public postage via Word
00:07:27
faire un transfert instantané de messages.
00:07:29
Outloop propose des fonctionnalités de classement,
00:07:32
créer des répertoires pour classer les emails,
00:07:34
par exemple trois répertoires urgents,
00:07:36
cours ou à faire plus tard.
00:07:38
Casser certains expéditeurs en spam,
00:07:41
mettez en place des pop-ups spécifiques,
00:07:44
écrivez des messages de surcharge et ou d'indisponibilité temporaire.
00:07:49
Conseil sept faire une cure de désintoxication.
00:07:51
Vous allez en permanence sur votre messagerie plus de cinq fois par jour,
00:07:55
vous faites partie des addicts des emails.
00:07:58
Est-ce que cela vous pose réellement un problème sérieusement,
00:08:01
vous ne changerez la donne que si vous estimez que votre dépendance
00:08:04
est vraiment un problème.
00:08:06
Certains vivent très bien leur aller-retours réguliers vers leur messagerie.
00:08:10
si vous voulez que cela cesse,
00:08:12
les conseils sont basiques et vous les connaissez.
00:08:15
Désactivez tous les pop-ups,
00:08:16
pouchez votre notification
00:08:18
désinscrivez-vous de nombre de newsletters,
00:08:21
gardez-en
00:08:22
trois de qualité
00:08:23
donnez-vous deux rendez-vous par jour
00:08:25
devant votre messagerie,
00:08:27
avertissez les uns les autres du changement et
00:08:29
du fait que vous serez moins réactifs.
00:08:32
Je vous recommande de consulter vos messages en
00:08:34
fin de matinée et en fin d'après-midi.
00:08:36
Cela vous évitera de vous engouffrer dans vos emails
00:08:39
dès le matin pour vous consacrer à vos priorités.
00:08:43
Envoyez de nouveaux e-mails en vous retenant de voir les emails reçus.
00:08:48
Voilà,
00:08:48
quels sont les trois changements que vous décidez de
00:08:51
mettre en place maintenant après avoir visionné cette vidéo?
00:08:54
123 et vous gagnerez du temps sur le moyen et long terme.

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