La réunion de service Tutoriels

Découvrez comment transformer vos réunions de service en moments motivants et attendus par l'équipe. Dans "la réunion de service", vous apprendrez des techniques innovantes pour favoriser la circulation d'informations, la cohésion d'équipe et la co-construction. Ne manquez pas ces conseils pratiques qui boosteront l'engagement de votre équipe. Tags : agilité et changement, approfondir.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de fournir des conseils pratiques pour rendre les réunions de service plus engageantes et productives. Elle aborde des stratégies pour améliorer la circulation de l'information, renforcer la cohésion d'équipe et favoriser la co-construction au sein des réunions.

Chapitres :

Introduction aux Réunions de Service
Les réunions de service sont essentielles pour assurer une bonne circulation de l'information au sein d'une équipe. Cependant, elles ne doivent pas devenir une routine démotivante. Il est crucial de les transformer en moments attendus par l'équipe, en prenant en compte trois objectifs principaux : la circulation de l'information, la cohésion d'équipe et la co-construction.
Conseils pour Dynamiser les Réunions
Voici plusieurs conseils pour rendre vos réunions de service plus dynamiques et engageantes :
1. Commencer par un Tour de Table
Laissez chaque participant parler brièvement de lui-même. Utilisez un outil visuel, comme une palette d'images représentant différents états émotionnels, pour que chacun puisse choisir un pictogramme qui reflète son ressenti du jour.
2. Réserver un Temps pour la Transmission d'Informations
Après le tour de météo, présentez les informations descendantes de manière visuelle, par exemple à l'aide d'un mind mapping. Assurez-vous que chaque membre de l'équipe participe activement à cette étape.
3. Faire le Tour des Activités de Chacun
Organisez un tour d'activités où chaque participant partage ses avancées, ses satisfactions et ses difficultés. Limitez le temps à trois minutes par personne pour garder le rythme.
4. Synthétiser les Questions et Remarques
Collectez les questions et remarques sur des post-it et regroupez-les par thématique. Cela permet de prioriser les sujets à aborder ensemble ou individuellement.
5. Focus sur l'Activité d'un Participant
Organisez une présentation d'un collaborateur sous forme de Pecha Kucha, un format dynamique où 20 images sont commentées en 20 secondes chacune, permettant une présentation concise et percutante.
6. Creuser une Thématique à l'Ordre du Jour
Ajoutez des temps de réflexion et de co-création sur des thèmes importants. Cela permet d'impliquer les collaborateurs dans l'amélioration des processus et des services.
7. Élaborer un Plan d'Action
Terminez chaque réunion par un plan d'action clair. Chaque participant doit repartir avec une tâche à accomplir, notée dans le compte rendu. Utilisez un tableau d'engagement pour visualiser qui fait quoi et quand.
Conclusion
En appliquant ces sept conseils, vous pouvez dynamiser vos réunions de service et les rendre plus productives. Ces ajustements favorisent une meilleure circulation de l'information, renforcent la cohésion d'équipe et encouragent la co-construction, ce qui est essentiel pour le succès collectif.

FAQ :

Comment rendre une réunion de service plus engageante?

Pour rendre une réunion de service plus engageante, commencez par un tour de table où chaque participant peut partager ses sentiments ou ses expériences. Utilisez des techniques comme le mind mapping pour présenter les informations et intégrez des moments de réflexion et de co-création.

Quelle est l'importance de la cohésion d'équipe lors des réunions?

La cohésion d'équipe est essentielle lors des réunions car elle favorise un environnement de confiance et de collaboration, permettant aux membres de l'équipe de partager ouvertement leurs idées et préoccupations, ce qui améliore la productivité et l'efficacité.

Quelles sont les meilleures pratiques pour la transmission d'informations en réunion?

Les meilleures pratiques incluent l'utilisation de techniques visuelles comme le mind mapping, la limitation du temps de parole pour éviter les digressions, et la clarification des informations essentielles pour s'assurer que tous les participants comprennent les points discutés.

Comment gérer les questions et remarques lors d'une réunion?

Pour gérer les questions et remarques, synthétisez-les sur des post-it et regroupez-les par thématique. Répondez aux questions prioritaires en groupe et traitez les autres en one-to-one ou dans des groupes de travail après la réunion.

Pourquoi est-il important de terminer une réunion par un plan d'action?

Terminer une réunion par un plan d'action est crucial car cela permet de clarifier les responsabilités et les délais, assurant que chaque participant sait ce qu'il doit faire et quand, ce qui augmente la probabilité de mise en œuvre des décisions prises.

Quelques cas d'usages :

Amélioration de la communication d'équipe

Utiliser des réunions de service pour instaurer un cadre de communication régulier où les membres de l'équipe partagent des mises à jour sur leurs projets, ce qui améliore la transparence et la collaboration.

Gestion de projet efficace

Appliquer le mind mapping lors des réunions de projet pour visualiser les tâches et les responsabilités, facilitant ainsi la gestion des délais et des ressources.

Formation et développement des compétences

Organiser des sessions de Pecha Kucha pour permettre aux membres de l'équipe de partager leurs expériences et compétences, favorisant ainsi l'apprentissage collectif et le développement professionnel.

Résolution de problèmes en équipe

Utiliser les réunions pour identifier et discuter des difficultés rencontrées par les membres de l'équipe, en les regroupant par thématique pour une résolution efficace et collaborative.

Planification stratégique

Profiter des réunions pour creuser des thématiques importantes comme l'amélioration de la collaboration ou la gestion de la charge de travail, permettant ainsi à l'équipe de contribuer à la stratégie globale de l'organisation.

Glossaire :

Réunion de service

Une réunion de service est un rassemblement régulier d'une équipe pour partager des informations, discuter des projets en cours et renforcer la cohésion d'équipe.

Top down

Une approche de communication où les informations sont transmises des niveaux supérieurs de l'organisation vers les niveaux inférieurs.

Bottom up

Une approche de communication où les informations et les retours sont collectés des niveaux inférieurs de l'organisation et remontent vers les niveaux supérieurs.

Mind mapping

Une technique de visualisation des idées et des informations sous forme de diagramme, permettant de structurer et d'organiser les pensées de manière créative.

Pecha Kucha

Un format de présentation où un orateur présente 20 diapositives, chacune durant 20 secondes, pour un total de 6 minutes et 40 secondes, favorisant une présentation concise et dynamique.

Plan d'action

Un document qui décrit les étapes à suivre pour atteindre un objectif spécifique, incluant les tâches, les responsables et les délais.

Co-construction

Un processus collaboratif où les membres d'une équipe travaillent ensemble pour créer ou améliorer un projet ou une idée.

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La réunion de service est un incontournable.

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Comment ne pas en faire une routine démotivante?

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Comment en faire un attendu par l'équipe?

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La réunion de revue a lieu périodiquement

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toutes les semaines,

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tous les 15 jours,

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tous les mois,

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selon les besoins du service.

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Elle est indispensable à la bonne circulation de l'information,

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certes,

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mais aussi à la cohésion d'équipe et à la co-construction.

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C'est en prenant en compte ces trois objectifs circulation de l'information,

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cohésion d'équipe et co-construction

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que vos réunions prendront

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plus de relief.

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je vais vous proposer un déroulé efficace et innovant en cette

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étape pour donner une nouvelle couleur à vos réunions de service.

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Traditionnellement,

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la réunion de service est l'occasion de partager les informations

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en top down

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et bottom up.

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Recueillir et répondre aux questions et remarques,

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présenter les indicateurs et résultats sur les dossiers en cours,

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rappeler les règles et les attendus.

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Hélas,

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de trop nombreux managers se cantonnent à utiliser la réunion

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de service pour faire circuler l'information et les décisions.

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Du moins pouvez-vous mettre plus de relief à ces dessins classiques.

00:01:13

Mon conseil numéro un est de commencer la réunion

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en laissant chacun parler un court moment sur lui-même.

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vous savez ce qui intéresse le plus chaque être humain

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lui-même.

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permettez-lui donc un peu de se raconter sans débordement.

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Pour cela,

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je vous propose un rapide tour de table avec la météo du jour.

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Vous leur présentez

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la palette d'images ci-contre

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du soleil à la tornade,

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la nuit,

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l'arc-en-ciel entre pluie et soleil.

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Ils choisissent individuellement

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un pictogramme

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ou en inventent sur ce qu'ils ressentent.

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puis vous faites un petit tour de table sur la météo du jour.

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Voilà le pictogramme que j'ai choisi.

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Voilà comment je me sens aujourd'hui et pourquoi en une phrase.

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Vous pouvez à la place questionner la météo sur la

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thématique de la réorganisation ou sur la thématique du projet

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si c'est une réunion de projet.

00:02:07

Mon conseil numéro 2,

00:02:09

réservez dans votre réunion de service

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un temps pour

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transmettre les informations.

00:02:14

Après la météo,

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présentez l'information descendante par un mind mapping par exemple,

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reportez-vous à la vidéo sur le mind mapping.

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si vous avez réparti

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le travail de veille dans l'équipe,

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toute l'équipe participera activement

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au point info.

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Vous parlerez de la nouvelle réglementation Alpha avec un diaporama.

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Paul transmettra les informations qu'il a lu dans la

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presse spécialisée sur le concurrent sous forme d'un quiz,

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Odile donnera des infos clés sur sa

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participation à l'équipe pilote sur la réorganisation

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en utilisant le paperboard.

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un mot d'ordre.

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Quelles sont les informations qu'il est bon que tout le monde est

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si ce sont des informations nécessaires à seulement une partie des personnes,

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la réunion d'équipe n'est pas le lieu pour les transmettre.

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L'animateur doit faire le tri pour éviter des dérapages en micro-réunion.

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Par ailleurs,

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ce temps de transmission des informations n'est pas un temps de débat,

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sauf si vous l'avez choisi comme tel,

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soyez vigilant,

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sinon le temps vous filera entre les doigts.

00:03:19

Mon conseil numéro trois,

00:03:21

faites le tour des activités de chacun,

00:03:24

pourquoi pas debout en stand-up,

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se reporter à la vidéo sur le sujet.

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Ce tour d'activité peut être structuré sur trois questions.

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meses avancées concrètes depuis la dernière réunion,

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mes satisfactions et mes difficultés,

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idéalement sous forme de question,

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comment je peux par exemple,

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comment je peux répondre à ce client difficile?

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Vous pouvez minuter les séquences,

00:03:50

trois minutes par personne

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ou faire passer le bâton de parole pour

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vous assurer que cette séquence ne déborde pas.

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un scribe prend note du partage de chacun.

00:04:00

Certaines difficultés pourront donner lieu à un débat à l'étape suivante

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de la réunion ou être traités hors de la réunion.

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Mon conseil numéro quatre,

00:04:09

synthétiser les questions et remarques,

00:04:12

faites synthétiser les questions et remarques que les

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trois étapes précédentes auront suscité sur des post-it,

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les coller au tableau,

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au mur et les regrouper ensemble par thématique.

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la difficulté avec tel fournisseur,

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le retard sur tel projet,

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le congé maternité de telle personne.

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Choisissez ensuite de répondre individuellement ou ensemble aux

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questions qui vous paraissent prioritaires et qui concernent

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l'ensemble de l'équipe.

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Certaines questions difficultés pourront être résolues en one to one.

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Par exemple,

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Annie dit à Sylvain que concernant sa difficulté sur le budget,

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elle pourra l'aider.

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Le manager dit à Fred qu'ils verront

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sa problématique dans un entretien individuel.

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ou bien certaines questions pourraient être réparties dans

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des groupes de travail qui suivront la réunion.

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un groupe de travail sur l'organisation du congé de maternité

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et la passation des dossiers de Nathalie par exemple.

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D'autres questions récoltées seront reportées à la prochaine réunion en

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question à l'ordre du jour.

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Mon conseil numéro cinq

00:05:13

focus sur l'activité d'un participant,

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organiser le retour d'expérience d'un collaborateur ou la

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présentation de son activité par un pecha kucha.

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C'est une manière de présenter l'information qui vient de designers japonais.

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un diaporama design,

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des images marquantes,

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très peu de mots ou de chiffres

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de 20 images que le collaborateur commentera en

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20 secondes chacune,

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soit presque sept minutes pour présenter sous un angle nouveau un sujet.

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avec le Pchacucha,

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l'orateur retrouvera sa place

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et ne sera pas tenté de lire des diapos,

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le poids des mots,

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le choc de la photo qu'il illustre.

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Son discours sera plus percutant et mémorisé par tous.

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Vous trouverez de nombreux exemples inspirants

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sur le net et notamment sur Pchcucha org.

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Mon conseil numéro six.

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Creuser une thématique à l'ordre du jour.

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rendre vos réunions de services plus vivante et productives,

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c'est aussi ajouter des temps de réflexion,

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de prise de décision collective et de co-création.

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Choisissez les thèmes importants et creusez-les sur une ou plusieurs réunions.

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Profitez de ce temps en réunion pour

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faire plancher les collaborateurs sur des sujets de services

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qui dépassent leur simple périmètre,

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leur donner la main pour analyser et améliorer l'existant.

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Voici quelques exemples de thématiques que vous pouvez

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choisir de creuser dans une réunion d'équipe,

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améliorer la collaboration dans l'équipe.

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gérer au mieux la charge du travail,

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proposer un service client plus adapté,

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préparer le service à la réorganisation à venir.

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Vous pouvez utiliser le grow modèle ou sat voir dans

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les vidéos sur le sujet pour traiter ces questions.

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Les vidéos sur les réunions créatives et sur les

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réunions de prise de décision vous aideront aussi.

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conseil numéro sept,

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co-construire un plan d'action.

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Une réunion doit toujours se terminer par un plan d'action.

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Chacun repart au moins avec une tâche à faire à la faveur de l'équipe.

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Ces tâches sont notées sur le compte rendu.

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Vous pouvez faire un tableau d'engagement.

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dessiner trois colonnes sur du papier craft

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quoi,

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qui,

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quand,

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au fur et à mesure de la réunion,

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noter sur des post-its et coller les actions à faire dans la colonne quoi,

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puis en fin de réunion rassembler par thématique les actions.

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Ajoutez sur un autre post-it

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le quand

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la date où l'action doit être réalisée.

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Enfin,

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réservez un temps pour que les personnes

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se positionnent en individuel ou en groupe sur

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qui se chargera de chaque action.

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Veillez à ce que toutes les tâches et leurs responsables.

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Voilà,

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votre plan d'action est réalisé.

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Photographiez le et joignez le à votre compte rendu de réunion.

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Nous avons donc vu sept suggestions d'étape

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et d'animation pour dynamiser vos régnants de service

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météo du jour,

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transmission d'information,

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tour de table d'activité,

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synthétiser les questions,

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focus sur un participant,

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creuser une thématique,

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réaliser un plan d'action.

Mandarine AI: CE QUI POURRAIT VOUS INTÉRESSER