Les 6 étapes de la délégation Tutoriels

Découvrez les 6 étapes clés de la délégation dans cette vidéo captivante intitulée "les 6 étapes de la délégation". Apprenez comment confier efficacement des missions à vos collaborateurs tout en favorisant leur développement. Ne laissez pas le stress d'un travail surchargé vous freiner : prenez la main sur votre équipe et optimisez votre temps !

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Objectifs :

Comprendre les étapes essentielles pour déléguer efficacement des tâches à des collaborateurs, afin de favoriser leur développement et d'optimiser la gestion du temps.

Chapitres :

Introduction à la Délégation
La délégation est un processus crucial qui consiste à confier de nouvelles tâches à des collaborateurs. Cela permet non seulement de répartir la charge de travail, mais aussi de développer les compétences des membres de l'équipe. Dans cette vidéo, nous allons explorer les six étapes clés pour mettre en place un plan de délégation efficace.
Étape 1 : Identifier les Tâches à Déléguer
Commencez par dresser une liste des tâches et missions que vous souhaitez déléguer. Il est important d'anticiper et de ne pas attendre d'être débordé pour envisager la délégation. Posez-vous régulièrement la question de ce que vous pouvez déléguer, en incluant à la fois les tâches agréables et celles moins plaisantes.
Étape 2 : Identifier les Collaborateurs
Pour chaque tâche prioritaire, identifiez les collaborateurs ou sous-traitants potentiels. Évaluez leur capacité à reprendre la tâche, leur charge de travail actuelle, et leur potentiel d'évolution. Cela garantit que la délégation est bénéfique tant pour vous que pour le collaborateur.
Étape 3 : Communiquer avec les Collaborateurs
Discutez avec les collaborateurs concernés pour exprimer clairement vos attentes, les résultats attendus et les indicateurs de réussite. Accueillez leurs réactions et validez ensemble la décision de délégation. Évaluez leur motivation et déterminez comment les accompagner pour qu'ils deviennent compétents dans leurs nouvelles missions.
Étape 4 : Mettre en Place un Plan de Délégation
Établissez un plan de délégation progressif. Si un collaborateur n'est pas encore prêt, ne transférez pas immédiatement toutes les responsabilités. Fixez un échéancier vers l'autonomie et faites régulièrement le point sur la mise en œuvre de la délégation.
Étape 5 : Conférer l'Autorité Nécessaire
Accordez au collaborateur le niveau d'autorité approprié pour mener à bien la tâche. Informez les parties concernées, comme les équipes et les clients, que le collaborateur est désormais le référent sur le dossier. Cela aide à établir clairement les rôles et à éviter toute confusion.
Étape 6 : Suivre et Évaluer la Délégation
Un suivi adéquat est essentiel. La délégation ne signifie pas abandonner le sujet. Vous pouvez choisir d'être en copie de certains messages ou de recevoir des rapports réguliers. Cela vous permet de faire le point sur la motivation du collaborateur et d'ajuster le soutien si nécessaire.
Conclusion
En résumé, la délégation est un investissement de temps qui peut mener à un gain de temps significatif une fois que le collaborateur est autonome. Il est crucial de mettre en place un plan de délégation pour chaque membre de l'équipe, afin de les rendre plus motivés et compétents. La délégation est une responsabilité managériale essentielle.

FAQ :

Qu'est-ce que la délégation et pourquoi est-elle importante ?

La délégation est le processus de confier des tâches à d'autres collaborateurs. Elle est importante car elle permet de libérer du temps pour se concentrer sur des missions plus stratégiques et aide les collaborateurs à développer de nouvelles compétences.

Comment identifier les tâches à déléguer ?

Pour identifier les tâches à déléguer, listez régulièrement les missions que vous souhaitez confier, en tenant compte de leur priorité et de leur complexité. Évaluez également ce que vous aspirez à déléguer à court, moyen et long terme.

Comment choisir le bon collaborateur pour déléguer une tâche ?

Choisissez un collaborateur qui a la capacité de gérer la tâche, qui n'est pas déjà surchargé de travail, et qui a un intérêt à évoluer dans ce domaine. Évaluez également son potentiel et sa motivation.

Quels sont les risques de la délégation ?

Les risques incluent la confusion sur les rôles et responsabilités, la démotivation du collaborateur si la délégation n'est pas bien gérée, et le risque de surcharge de travail si le collaborateur n'est pas prêt.

Comment suivre l'avancement des tâches déléguées ?

Mettez en place des indicateurs de suivi et organisez des points réguliers pour évaluer les progrès. Cela permet d'ajuster le soutien et de s'assurer que le collaborateur reste motivé.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Dans un environnement de gestion de projet, un manager peut déléguer des tâches spécifiques à des membres de l'équipe pour assurer une répartition équilibrée du travail. Cela permet au manager de se concentrer sur la stratégie globale du projet tout en développant les compétences de l'équipe.

Formation de nouveaux employés

Lors de l'intégration de nouveaux employés, un manager peut déléguer des tâches simples à des collègues plus expérimentés. Cela aide les nouveaux employés à apprendre rapidement tout en permettant aux autres de renforcer leurs compétences en leadership.

Amélioration de l'efficacité opérationnelle

Dans une entreprise, un manager peut identifier des tâches répétitives et les déléguer à des collaborateurs moins expérimentés. Cela libère du temps pour les tâches stratégiques et améliore l'efficacité opérationnelle globale.

Développement des compétences

Un manager peut déléguer des tâches complexes à des collaborateurs ayant le potentiel de se développer. Cela favorise la montée en compétences et prépare l'équipe à prendre en charge des projets plus importants à l'avenir.

Gestion de la charge de travail

Pour éviter la surcharge de travail, un manager peut déléguer certaines tâches à des collaborateurs qui ont la capacité de les gérer. Cela permet de maintenir un équilibre dans la charge de travail et d'assurer la qualité des résultats.

Glossaire :

Délégation

Le processus de confier des tâches ou des responsabilités à d'autres collaborateurs, permettant ainsi de libérer du temps pour se concentrer sur d'autres missions.

Tâches

Les activités ou missions spécifiques que l'on peut confier à un collaborateur. Elles peuvent provenir de votre propre portefeuille ou de celui d'un autre collaborateur.

Plan de délégation

Un cadre structuré qui définit comment et à qui déléguer des tâches, incluant des étapes pour assurer la réussite de la délégation.

Autonomie

La capacité d'un collaborateur à gérer une tâche ou une mission de manière indépendante, sans supervision constante.

Indicateurs de réussite

Les critères ou mesures utilisés pour évaluer le succès d'une tâche déléguée, permettant de suivre les progrès et d'ajuster le soutien si nécessaire.

Surcharge de travail

Une situation où un collaborateur a trop de tâches à gérer, ce qui peut affecter sa capacité à prendre en charge de nouvelles responsabilités.

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c'est confier à des collaborateurs de nouvelles tâches,

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tâches provenant de votre portefeuille ou de celui d'un autre collaborateur.

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Bien sûr,

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vous pouvez décider de déléguer des tâches

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sur lesquelles il n'est pas encore compétent.

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Votre collaborateur grandira en compétence sur ces nouvelles tâches

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et vous aurez dégagé du temps

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pour vous investir et vous développer sur d'autres missions.

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voici les six étapes pour mettre en place un

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plan de délégation pour chacun de vos collaborateurs.

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En premier lieu,

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listez les tâches et missions que vous souhaitez déléguer.

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Anticipez,

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n'attendez pas d'être débordé pour vous dire Oh,

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il faudrait que je délègue

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posez-vous en continu la question sur ce que vous pouvez déléguer.

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Attention,

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délégué,

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ce n'est pas se débarrasser de ce qu'on n'aime pas faire.

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Choisissez de déléguer

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le bon comme le moins agréable.

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listez donc régulièrement les tâches et

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les missions délégables de votre portefeuille,

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ce que vous aspirez à déléguer à court terme,

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à moyen terme,

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à long terme,

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même si vous ne savez pas encore s'il y a quelqu'un qui pourra le reprendre,

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écrivez votre liste,

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puis dans votre liste,

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choisissez celles qui vous paraissent prioritaires à mettre en place.

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Je ne parle pas des plus faciles,

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mais des prioritaires.

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deuxième étape de la délégation,

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identifier les collaborateurs

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ou sous-traitants à qui déléguer ces tâches.

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Face à chaque tâche prioritaire de votre liste,

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notez le ou les collaborateurs potentiels à qui vous pensez déléguer.

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Voyez quel collaborateur pourrait reprendre telle tâche,

00:01:37

un,

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parce qu'il en a la capacité,

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il peut en avoir la capacité sans être déjà compétent.

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Est-ce qu'il en a le potentiel?

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deux parce qu'il n'est pas déjà surchargé de travail,

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sinon il faudra certainement adresser d'abord le problème de surcharge,

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peut-être en déléguant à Guillaume le dossier Epsilon d'Anne

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et trois parce qu'il est intéressant qu'il évolue sur ce sujet.

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C'est aussi dans l'intérêt du collaborateur de

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se développer sur cette nouvelle mission.

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Troisième étape de la délégation,

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parlez-en aux collaborateurs concernés.

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Exprimez lui clairement votre attente,

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le résultat attendu

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et les indicateurs de réussite.

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Accueillez sa réaction et validez la décision de délégation avec ce dernier.

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Estimez son niveau de motivation sur le sujet délégué pour adapter votre suivi.

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Il doit apprendre pour être capable de gérer seul cette nouvelle mission.

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Évaluer donc ensemble comment par l'accompagnement,

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la formation et le soutien adéquat,

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il deviendra compétent sur ces nouvelles tâches.

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quatrième étape de la délégation.

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Mettez en place un plan de délégation.

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Si votre collaborateur n'est pas assez compétent ou

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motivé pour mener à bien la nouvelle mission,

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ne transférez pas d'un coup la mission et les responsabilités.

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Posez un échéancier vers l'autonomie optimale attendue.

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Notez ce qu'il saura faire de manière autonome à une semaine,

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à un mois,

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à trois mois,

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et notez s'il y en a

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les limites de la délégation,

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ce qu'il fera toujours en concertation avec vous.

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Faites un point régulièrement sur cette mise en place progressive de la délégation

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jusqu'à son apogée.

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cinquième étape de la délégation,

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conférez à votre collaborateur le niveau adapté d'autorité

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et faites-en part aux personnes concernées,

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les équipes,

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les clients.

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Quand il est prêt,

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laissez vraiment le collaborateur

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diriger le sujet que vous lui avez délégué

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et annoncez le officiellement par e-mail par exemple,

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je vous annonce que Pierre est désormais le référent sur tel dossier.

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Je vous invite à vous adresser directement à lui pour toute question.

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Ne tombez pas dans le piège de continuer à traiter directement

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avec les parties prenantes qui s'obstineront à s'adresser à vous,

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s'il vous sollicite,

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dites,

00:03:50

c'est Pierre qui a repris le dossier maintenant,

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je lui fais entièrement confiance

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ou je demanderai à Pierre de vous recontacter sur le sujet.

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ils finiront par traiter directement avec Pierre.

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Par ailleurs,

00:04:03

ne soyez pas intrusif dans la délégation,

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ce qui risquerait de créer de la confusion sur les rôles et les responsabilités

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et de décrédibiliser et démotiver votre collaborateur.

00:04:13

Que tout le monde sache

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clairement que c'est Pierre qui traite le dossier.

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sixième étape de la délégation,

00:04:20

faites un suivi adéquat.

00:04:23

Délégué,

00:04:23

ce n'est pas ne plus s'intéresser au sujet.

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Peut-être souhaitez-vous être en copie de certains messages ou avoir un reporting

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mensuel sur tel point

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ou faire un rendez-vous hebdomadaire sur le sujet.

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Choisissez les bons indicateurs de suivi et faites

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en sorte de de les valider régulièrement.

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C'est l'occasion de faire un point sur la délégation et

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sur la motivation de votre collaborateur pour ses tâches.

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Vous l'aurez vu en effet,

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délégué,

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c'est d'abord un investissement de temps jusqu'au gain de

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temps qui n'arrivera qu'au moment où votre collaborateur sera

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autonome sur le sujet.

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Parfois,

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il faut jusqu'à six mois d'investissement de temps pour pouvoir

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en gagner par la suite,

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mais le détour en vaut la chandelle pour vous et pour vos équipes.

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Pour conclure sur les étapes de la délégation,

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rappelez-vous qu'il y a une différence entre délégués

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et mettre en place un plan de délégation.

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Vous pouvez avoir toutes les raisons du monde de ne

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pas déléguer tout de suite à 100% une tâche.

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Par contre,

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vous ne pouvez pas être un manager

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sans avoir pour chaque collaborateur un plan de délégation.

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C'est de votre responsabilité de les rendre de plus en plus motivés et compétents,

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bref,

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autonomes sur toutes ces tâches.

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