Les bons espaces et lieux pour vos réunions Tutoriels

Découvrez comment transformer vos réunions avec 'les bons espaces et lieux pour vos réunions'. Explorez des approches innovantes pour dynamiser vos rencontres, que ce soit par l'aménagement convivial ou des options originales comme les réunions en plein air. Engagez vos participants d'une nouvelle manière et boostez leur créativité. Ne manquez pas ces conseils pratiques pour rendre chaque réunion plus efficace et agréable !

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'explorer différentes manières d'organiser l'espace de réunion pour favoriser la collaboration et l'efficacité des participants. Elle met en avant l'importance d'un environnement convivial, fonctionnel et innovant pour stimuler la créativité et l'engagement des participants.

Chapitres :

  1. Introduction à l'Espace de Réunion
    Dans cette vidéo, nous allons examiner comment l'espace de réunion peut influencer la dynamique de groupe et la productivité. Nous aborderons trois approches principales pour concevoir cet espace : un lieu convivial et fonctionnel, une organisation adaptée, et un espace innovant qui sort des habitudes de pensée.
  2. Créer un Espace Convivial et Fonctionnel
    En tant qu'animateur, il est crucial d'accueillir les participants dans un environnement confortable. Voici quelques éléments à vérifier : - Visibilité et acoustique : Assurez-vous que tout le monde peut se voir et s'entendre. - Commodités : Proposez des boissons, au moins de l'eau. - Confort : Vérifiez la température et la luminosité de la salle. - Mobilier : Assurez-vous qu'il y a suffisamment de chaises pour tous et que le matériel informatique est opérationnel. - Matériel : Vérifiez la présence de paperboard et de marqueurs.
  3. Stimuler les Sens pour une Meilleure Efficacité
    Pour maximiser l'attention et la collaboration, il est essentiel de prendre soin des cinq sens des participants : - Visuel : Un environnement agréable à regarder. - Auditif : Un espace calme pour favoriser l'écoute. - Kinesthésique : Permettre des mouvements pour éviter la fatigue. - Olfactif et Gustatif : Offrir des collations et des boissons peut également aider à maintenir l'énergie.
  4. Sortir des Habitudes et Changer l'Organisation
    Modifier l'organisation de l'espace peut dynamiser les réunions. Voici quelques suggestions : - Changez régulièrement les places des participants pour briser la routine. - Envisagez des configurations sans tables pour favoriser la proximité et la mobilité. - Organisez des réflexions en binôme dans des espaces variés pour éviter le bruit d'une table ronde.
  5. L'Importance de Changer de Lieu
    Changer de lieu peut également stimuler la créativité. Par exemple, Walt Disney encourageait ses créatifs à travailler dans différents espaces pour enrichir leurs idées. Voici quelques idées de lieux alternatifs : - Un jardin public. - Un restaurant. - Un bureau de direction, si possible. - Des lieux inspirants comme une véranda ou une usine.
  6. Les Réunions en Plein Air
    Les réunions en marchant, ou 'walk and talk', sont une excellente alternative. Des entrepreneurs de la Silicon Valley, comme Steve Jobs et Mark Zuckerberg, ont adopté cette méthode. Marcher et discuter favorise la santé et la créativité, et permet de trouver plus facilement un consensus.
  7. Conclusion
    En conclusion, l'organisation de l'espace de réunion a un impact significatif sur l'engagement et la productivité des participants. En étant créatif dans le choix et l'organisation de ces espaces, vous pouvez transformer vos réunions en expériences enrichissantes et efficaces. Cela vaut sans doute l'investissement.

FAQ :

Comment organiser un espace de réunion efficace?

Pour organiser un espace de réunion efficace, assurez-vous que tous les participants peuvent se voir et s'entendre, fournissez des boissons, vérifiez la température et la luminosité, et testez le matériel informatique. Pensez également à la disposition des sièges pour encourager l'interaction.

Pourquoi est-il important de prendre soin des cinq sens lors d'une réunion?

Prendre soin des cinq sens est crucial car cela améliore l'attention et la collaboration des participants. Un environnement confortable stimule la créativité et l'engagement, ce qui rend la réunion plus efficace.

Quels sont les avantages des réunions en marchant?

Les réunions en marchant, ou 'walk and talk', favorisent la santé physique, améliorent la circulation sanguine et peuvent aider à générer des idées nouvelles. Elles permettent également de sortir les participants de leur routine habituelle.

Comment changer la dynamique d'une réunion?

Pour changer la dynamique d'une réunion, modifiez la disposition des sièges, encouragez les participants à changer de place, ou organisez des activités en binôme. Cela peut aider à briser la monotonie et à stimuler l'engagement.

Quels types d'espaces peuvent être utilisés pour des réunions?

Vous pouvez utiliser divers espaces pour des réunions, tels que des bureaux, des jardins publics, des restaurants, ou même des châteaux. Changer d'environnement peut inspirer de nouvelles idées et perspectives.

Quelques cas d'usages :

Réunions d'équipe créatives

Utilisez des espaces non conventionnels comme des parcs ou des cafés pour stimuler la créativité de l'équipe. En changeant d'environnement, les participants peuvent penser différemment et générer des idées innovantes.

Sessions de brainstorming

Organisez des sessions de brainstorming en marchant pour encourager la participation active et la génération d'idées. Cela aide à sortir les participants de leur zone de confort et à favoriser un dialogue ouvert.

Formations et ateliers

Lors de formations, créez un espace convivial et fonctionnel avec des zones de travail en groupe. Cela permet aux participants de collaborer efficacement et d'apprendre les uns des autres.

Réunions avec des clients

Invitez des clients à des réunions dans des lieux inspirants, comme des espaces de coworking ou des restaurants, pour créer une atmosphère détendue qui favorise des discussions ouvertes et constructives.

Évaluations de performance

Réalisez des évaluations de performance dans des environnements informels pour mettre les employés à l'aise. Cela peut aider à obtenir des retours plus honnêtes et constructifs.

Glossaire :

espace de réunion

Un lieu où se tiennent des réunions, conçu pour favoriser la collaboration et l'interaction entre les participants.

animateur

Personne qui dirige et facilite une réunion, s'assurant que les participants sont engagés et que les objectifs de la réunion sont atteints.

cinq sens

Les capacités sensorielles humaines (vue, ouïe, toucher, odorat, goût) qui influencent la perception et l'attention des participants lors d'une réunion.

paperboard

Un tableau de papier sur lequel on peut écrire ou dessiner, utilisé pour présenter des idées ou des informations lors de réunions.

walk and talk

Un format de réunion où les participants marchent tout en discutant, favorisant la créativité et la santé.

mobilité

La capacité de se déplacer librement, ce qui peut être encouragé dans un espace de réunion pour stimuler l'interaction.

résultat(s)
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Dans quel espace entrent-t-ils?
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Étudions ensemble trois façons d'envisager l'espace de vos réunions,
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un lieu convivial et fonctionnel,
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une organisation de l'espace
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différente et adaptée et enfin un espace innovant qui le fera sortir
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de leurs habitudes de pensée.
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commençons par l'espace convivial et fonctionnel.
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En tant qu'animateur,
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vous êtes un hôte d'accueil qui doit apporter
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le confort nécessaire pour que les cerveaux soient attentifs et collaboratifs.
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Est-ce que tout le monde peut se voir et s'entendre
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est-ce qu'il y a des boissons au moins de l'eau à disposition
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avez-vous vérifié la température,
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la luminosité.
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y a-t-il des chaises pour tous
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avez-vous testé le matériel informatique,
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vous êtes-vous assuré de la présence de paperboard et marqueurs.
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Notre cerveau marche au mieux
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quand nos cinq sens sont confortables.
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Le visuel,
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l'auditif,
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le kinesthésique,
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l'olfactif et le gustatif.
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Ce n'est pas du luxe que de prendre soin des cinq sens.
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C'est une condition d'efficacité.
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quand nous entrons dans une réunion,
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c'est avec notre corps et nos cinq sens.
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Nous ne les laissons pas au porte-manteau.
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Si vous avez peu de choix sur les lieux de vos réunions,
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du moins pouvez-vous organiser l'espace différemment.
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Sortir les gens de leurs repères,
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c'est les réveiller
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et les dynamiser.
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Les réunions où les participants s'assoient
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confortablement à leur place habituelle,
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auront tendance à durer des heures et à se prolonger.
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Vous serez plus rapide et efficace en modifiant les habitudes,
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en les changeant de place et de voisins régulièrement,
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voire en les mettant debout.
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supprimer les tables apportera plus de proximité,
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mobilité.
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Les participants pourront changer de place entre les séquences.
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Autre avantage,
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ils n'auront pas d'endroit où poser smartphone et ordinateur.
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Si vous avez prévu des temps de réflexion en binôme,
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évitez la table ronde qui amplifie le bruit.
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Vous pouvez répartir
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des tables dans l'espace,
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par exemple,
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quatre tables de deux trois personnes.
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et vous animant face à eux avec le paperboard.
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Enfin,
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changer de lieu si vous le pouvez,
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on raconte que Walt Disney demandait à
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ses créatifs de relire et enrichir les scénarios
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en les déplaçant de pièce en pièce,
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dans des lieux avec des décors et ambiances très différents.
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Il est clair que vous n'aurez pas les mêmes
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idées lors d'une réunion dans un jardin public.
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que dans un restaurant péniche
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ou un château du Moyen Âge.
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Si votre directeur est absent pendant une semaine,
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demandez-lui s'il accepte que vous fassiez vos réunions dans son bureau
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expliquez-lui que vous voulez tenter une expérience.
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Vous serez étonné de voir que dans ces lieux de
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direction,
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votre équipe révélera ses talents décisionnaires et sa vision
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attestés.
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vous voulez que vos collaborateurs aient du recul
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et vous étonnent
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Sortez-les de leur routine et de leur zone de confort.
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emmènez-les ailleurs
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dans la véranda d'un collègue au bord d'un lac,
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dans une filiale chez le client au coeur de l'usine.
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Je cite à nouveau les walk and talk,
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ces réunions à l'extérieur en marchant,
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de grands entrepreneurs de la Silicon Valley comme Steve Jobs,
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Mark Zuckerberg ou Jack Dorsey ont plébiscité ces réunions promenades.
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nous passons environ 9 heures par jour assis en moyenne
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entre les transports,
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le travail,
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les repas,
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la télévision.
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Le monde a titré un article en 2014,
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rester assis tue plus que le tabac.
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marcher et discuter est excellent pour la santé.
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Vous trouverez plus aisément
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le consensus,
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vous réoxygénerez votre cerveau,
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vous le sortez du bocal,
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vous êtes tous au même niveau et vous regardez tous dans la même direction.
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70% des personnes admettent faire autre chose en réunion,
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autant que l'autre chose soit de marcher plutôt que de lire ou écrire des messages.
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Essayez à deux,
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puis trois personnes,
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vous pourrez aller jusqu'à six si l'écoute et la cohésion sont bonnes.
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Soyez donc créatif dans le choix et l'organisation
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du lieu de votre réunion et vous aurez d'autres cerveaux face à vous.
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Cela vaut sans doute l'investissement.

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