Limiter les interruptions Tutoriels

Vous êtes constamment interrompu au travail ? Découvrez comment limiter ces distractions qui peuvent faire perdre jusqu'à 1h30 de productivité par jour. Dans "Limiter les interruptions", apprenez des stratégies efficaces pour rester concentré et diminuer votre stress. Avec des conseils pratiques, prenez le contrôle de votre temps pour améliorer votre efficacité personnelle et professionnelle.

  • 09:56
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Objectifs :

Comprendre comment gérer les interruptions au travail pour réduire le stress et améliorer la productivité.

Chapitres :

  1. Introduction aux Interruptions au Travail
    Les interruptions au travail sont un problème courant qui peut affecter la productivité et engendrer du stress. Selon certaines études, les employés peuvent être interrompus entre 120 et 40 fois par jour, ce qui peut entraîner une perte significative de temps, jusqu'à 1h30 par jour. Cette vidéo vise à aider ceux qui se sentent souvent interrompus à mieux gérer ces interruptions.
  2. Impact des Interruptions
    Les interruptions fréquentes sont considérées comme l'un des principaux facteurs de stress au travail, touchant 74 % des salariés. Les recherches montrent qu'un cadre peut être interrompu toutes les deux à huit minutes, ce qui peut être comparé à une torture psychologique. Il est donc essentiel de comprendre comment ces interruptions affectent notre concentration et notre bien-être.
  3. Diagnostic des Interruptions
    Avant de chercher à limiter les interruptions, il est conseillé de faire un diagnostic de celles-ci. Pendant une semaine, notez : - La date et l'heure des interruptions - Les personnes qui vous interrompent - Les moyens de communication utilisés (conversation directe, appels, e-mails, etc.) - Les raisons de ces interruptions et leur degré d'urgence. Cette analyse vous aidera à identifier les sources de vos interruptions.
  4. Maîtriser les Interruptions Technologiques
    La technologie est souvent la plus grande source d'interruptions. Pour mieux la gérer : - Supprimez certaines applications et notifications inutiles. - Mettez votre téléphone en mode silencieux pendant des périodes de travail concentré. - Établissez des créneaux spécifiques pour consulter vos e-mails et messages. - Utilisez des outils comme 'News Feed Eradicator' pour réduire les distractions sur les réseaux sociaux.
  5. Gérer les Interruptions Humaines
    Les interruptions causées par des collègues peuvent également être problématiques. Voici quelques conseils pour mieux les gérer : - Établissez des règles claires sur les moments où vous ne souhaitez pas être dérangé. - Isolez-vous lorsque cela est nécessaire, par exemple en télétravaillant ou en réservant une salle de réunion. - Regroupez vos interactions pour éviter d'être dérangé tout au long de la journée.
  6. Stratégies pour Répondre aux Interruptions
    Lorsque vous êtes interrompu, il est important de gérer la situation avec tact. Voici quelques options : 1. Si vous êtes disponible, répondez rapidement mais fixez une limite de temps. 2. Si vous avez besoin de plus de temps, proposez un rendez-vous ultérieur. 3. Si vous ne pouvez pas répondre, expliquez poliment que ce n'est pas possible et suggérez une autre personne qui pourrait aider.
  7. Conclusion
    En conclusion, gérer les interruptions est essentiel pour maintenir une bonne productivité et réduire le stress au travail. En prenant le contrôle de votre temps et en établissant des règles claires, vous pouvez créer un environnement de travail plus serein et efficace. Vous avez le choix de vous interrompre ou non, et il est temps de faire des choix qui favorisent votre bien-être.

FAQ :

Comment les interruptions affectent-elles ma productivité?

Les interruptions peuvent réduire considérablement votre productivité en vous faisant perdre du temps pour vous reconcentrer sur vos tâches. Des études montrent que les travailleurs perdent en moyenne 1h30 par jour à cause des interruptions.

Quelles sont les principales causes d'interruptions au travail?

Les principales causes d'interruptions incluent les interactions humaines, les notifications d'appareils électroniques, les appels téléphoniques, et les e-mails. Souvent, nous ouvrons la porte à ces interruptions en choisissant de répondre ou de consulter nos appareils.

Comment puis-je réduire les interruptions technologiques?

Pour réduire les interruptions technologiques, vous pouvez supprimer certaines applications, désactiver les notifications, mettre votre téléphone en mode silencieux pendant des périodes de travail, et limiter le temps passé sur les réseaux sociaux.

Quels conseils pour gérer les interruptions des collègues?

Il est conseillé de poser des règles claires avec vos collègues, comme indiquer les moments où vous ne souhaitez pas être dérangé, et d'utiliser des écouteurs pour signaler que vous êtes occupé.

Comment le télétravail peut-il aider à réduire les interruptions?

Le télétravail permet de travailler dans un environnement moins distrayant, où vous pouvez mieux contrôler les interruptions. Cela vous permet de vous concentrer sur des tâches importantes sans les distractions habituelles du bureau.

Quelques cas d'usages :

Amélioration de la concentration en télétravail

Un employé qui travaille à distance peut appliquer les conseils de gestion des interruptions pour créer un environnement de travail propice à la concentration, en limitant les distractions technologiques et en établissant des périodes de travail sans interruption.

Gestion des réunions

Un manager peut regrouper les réunions et les interactions en mini-sessions pour éviter les interruptions fréquentes, permettant ainsi à son équipe de se concentrer sur des tâches importantes sans être dérangée.

Utilisation d'applications de productivité

Un professionnel peut utiliser des applications comme le 'news feed eradicator' pour réduire les distractions sur les réseaux sociaux, ce qui lui permet de se concentrer sur ses tâches sans être tenté de consulter son fil d'actualités.

Établissement de règles de bureau

Dans un environnement de bureau ouvert, un employé peut établir des règles avec ses collègues pour minimiser les interruptions, comme porter des écouteurs pour signaler qu'il est occupé ou définir des heures de travail sans interruption.

Analyse des interruptions

Un professionnel peut effectuer une analyse de ses interruptions sur une semaine pour identifier les principales sources de distraction et mettre en place des stratégies pour les réduire, améliorant ainsi sa productivité globale.

Glossaire :

interruption

Une interruption est un événement qui perturbe le flux de travail d'une personne, souvent causé par des interactions humaines ou des notifications technologiques.

monotâche

Une personne qui préfère se concentrer sur une seule tâche à la fois, plutôt que de jongler entre plusieurs tâches simultanément.

stress

Une réaction physique et émotionnelle à des pressions ou des défis, souvent exacerbée par des interruptions fréquentes au travail.

notification

Un message ou une alerte envoyée par un appareil électronique pour informer l'utilisateur d'un événement, comme un nouvel e-mail ou un message.

pop-up

Une fenêtre qui apparaît soudainement sur un écran d'ordinateur ou de smartphone, souvent utilisée pour afficher des notifications ou des publicités.

télétravail

Le travail effectué à distance, souvent depuis chez soi, plutôt qu'au bureau, permettant une plus grande flexibilité.

blackout total

Une période durant laquelle une personne ne souhaite pas être dérangée, souvent utilisée pour se concentrer sur des tâches importantes.

news feed eradicator

Une application qui remplace le fil d'actualités sur Facebook par des citations inspirantes, afin de réduire les distractions.

résultat(s)
00:00:07
20 à 40 fois disent les plus optimistes.
00:00:10
Certaines études affirment que nous perdons environ 1 h 30 de travail par jour
00:00:15
à cause de ces interruptions.
00:00:17
la mesure des interruptions n'est pas une science exacte,
00:00:20
mais +1 ressenti,
00:00:22
un ressenti qui engendre du stress,
00:00:24
particulièrement pour les personnes qui sont plus monotaches,
00:00:28
celles qui aiment se focaliser intensément sur un sujet
00:00:32
avant de pouvoir le fermer
00:00:34
et ouvrir un autre dossier.
00:00:36
Si vous faites partie de ces personnes pour qui une interruption,
00:00:39
c'est cinq secondes pour répondre à une question et cinq minutes
00:00:43
pour vous reconcentrer sur le dossier que vous avez lâché.
00:00:47
alors cette vidéo
00:00:48
est pour vous essentielle.
00:00:50
Vous allez gagner du temps et surtout faire baisser votre stress.
00:00:55
Le fait d'être
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fréquemment interrompu dans son travail est le facteur de
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stress le plus important pour 74% des salariés.
00:01:05
D'après les chercheurs de l'université de Californie,
00:01:08
c'est L'el,
00:01:09
le plus grand interrupteur.
00:01:12
Un cadre est interrompu dans une fourchette de
00:01:14
temps qui oscille entre deux et huit minutes.
00:01:18
C'est presque la torture de la goutte d'eau,
00:01:21
affirme l'auteur
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Thierry Venin.
00:01:23
Avant d'étudier comment limiter les interruptions,
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je vous invite à faire le diagnostic de vos interruptions.
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Faites une analyse de vos interruptions sur une semaine.
00:01:34
Notez
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date et heure des interruptions,
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les personnes qui vous interrompent,
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les moyens
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conversation directe,
00:01:41
appels,
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e-mail,
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chat,
00:01:43
réseau social,
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les raisons pour lesquelles ces personnes vous ont contacté,
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le caractère recevable ou non justifié ou non de cette interruption,
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le degré d'urgence de cette interruption,
00:01:57
cela pouvait-il attendre?
00:01:59
Notez aussi bien sûr toutes les
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interruptions dues aux divers appareils électroniques,
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notification à l'écran que vous avez un nouvel e-mail,
00:02:07
pop-up d'un nouveau message sur un réseau social,
00:02:10
pop-up de l'actualité,
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à la une,
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et cetera.
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vous découvrirez certainement que la plupart du temps,
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si nous sommes interrompus,
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c'est parce que nous le voulons bien,
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parce que nous avons ouvert la porte à l'interruption,
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qu'elle soit le fait d'un être humain qui débarque dans notre bureau,
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d'un appel auquel nous choisissons de répondre
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ou d'un e-mail que nous choisissons d'ouvrir.
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la bonne nouvelle,
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c'est que nous ne sommes pas victimes de ces interruptions.
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Nous pouvons en effet
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en faire cesser
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une grande majorité
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et
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nous libérer du stress qu'elles engendrent.
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Si nous avons fait le constat que trop,
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c'est trop et que nous souhaitons être moins interrompus,
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ou plutôt
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soyons honnêtes,
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si nous souhaitons moins
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nous interrompre nous-mêmes,
00:03:00
alors voici quelques clefs.
00:03:02
d'abord maîtriser les interruptions technologiques.
00:03:07
Comment
00:03:07
en décidant de mettre la technologie à notre service et non le contraire.
00:03:13
tous nos devices,
00:03:14
nos appareils électroniques sont là pour nous faciliter la vie
00:03:18
et ils ont une capacité grandiose à nous servir pour plus de confort et de facilité.
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Par contre,
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nos devices ne sont pas là pour gouverner nos vies.
00:03:27
Parfois,
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on a l'impression que le portable nous siffle
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et que nous accourons dès qu'il nous siffle
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un pop-up,
00:03:33
une notification gling et nous tendons la main.
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J'ai lu que le cerveau secrétait les mêmes hormones lorsque nous allons voir tout
00:03:40
le temps nos emails que lorsque nous avions une addiction pour le casino,
00:03:45
une addiction,
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une accoutumance,
00:03:48
le smartphone nous siffle,
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le téléphone sonne,
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l'e-mail est reçu et hop,
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nous nous interrompons.
00:03:56
Les utilisateurs de smartphone consultent leur appareils
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en moyenne toutes les sept minutes 30.
00:04:01
Alors quelle solution face à ces multiples
00:04:05
interruptions technologiques.
00:04:07
Supprimer certaines applications,
00:04:09
enlever certaines notifications,
00:04:12
mettre notre téléphone sous silencieux au -1 heures
00:04:16
le temps d'un rendez-vous ou d'un travail sur un dossier,
00:04:19
décrocher notre fixe,
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se donner trois rendez-vous par jour,
00:04:24
pas plus devant sa messagerie.
00:04:26
Facebook propose depuis peu
00:04:28
une application
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news feed eradicator
00:04:32
for Facebook.
00:04:34
Votre fil d'actualité qui vous rendait addict
00:04:37
sera remplacé par des citations inspirantes.
00:04:40
Une autre astuce peut consister à mettre son smartphone
00:04:44
ou tout ce qui peut nous distraire et nous interrompre à plus de 20 secondes de nous.
00:04:49
la loi du moindre effort fait que nous serons
00:04:51
moins tentés de nous lever pour aller le chercher
00:04:55
et le rallumer que s'il est là,
00:04:57
juste à portée de main.
00:04:58
Une autre astuce pour sortir de la dépendance au smartphone,
00:05:02
le laisser se décharger totalement avant de le brancher à nouveau,
00:05:06
s'offrir ainsi le luxe,
00:05:08
le danger,
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voire la liberté de la déconnexion temporaire.
00:05:13
Nous l'avons vu,
00:05:14
le plus grand interrupteur est la technologie.
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Il ne reste pas moins que nos congénères humains
00:05:19
sont aussi pour beaucoup des co-acteurs de nos interruptions
00:05:23
lorsqu'ils se présentent physiquement nous en nous disant tu as une minute?
00:05:28
voici quelques conseils pour mieux gérer
00:05:30
les perturbateurs occasionnels ou redondants.
00:05:34
Conseil un,
00:05:35
posez vos règles,
00:05:37
demandez qu'aucune question ne soit lancée à la cantonade en open space,
00:05:42
annoncez les créneaux pendant lesquels vous ne souhaitez pas être dérangés.
00:05:46
Par exemple entre 11 heures et midi,
00:05:48
un blackout total.
00:05:51
Dites à vos collègues de l'open space que
00:05:53
lorsque vous avez les écouteurs aux oreilles,
00:05:55
vous ne souhaitez pas être dérangés.
00:05:57
Bref,
00:05:58
posez des règles et informez-en ce qui vous entoure.
00:06:02
Conseil de
00:06:04
isolez-vous quand nécessaire,
00:06:06
négocier un jour de télétravail par semaine pour avancer
00:06:09
sur les dossiers importants qui nécessitent beaucoup de concentration,
00:06:13
isolez-vous dans un bureau vide ou une salle de réunion que vous
00:06:16
aurez réservé juste pour vous le temps d'achever un dossier important.
00:06:21
Conseil trois,
00:06:23
regroupez vos temps d'interaction,
00:06:25
faites des mini réunions de travail debout sur un sujet commun,
00:06:29
passez vos appels téléphoniques à la suite,
00:06:33
répondez à vos e-mails dans un créneau fixé.
00:06:36
planifiez régulièrement des rendez-vous avec vos interlocuteurs habituels.
00:06:40
Ils regrouperont questions et informations et éviteront
00:06:44
de vous déranger tout le temps.
00:06:46
Conseil
00:06:47
adaptez vos horaires pour limiter les risques d'interruption.
00:06:51
Venez plus tôt au travail ou restez plus tard si c'est possible
00:06:55
quand les bureaux sont vides et que les appels ont cessé,
00:06:58
plongez-vous dans vos priorités dès la première minute le matin,
00:07:02
pendant que tout le monde regarde ses e-mails.
00:07:05
ils vous laisseront tranquilles.
00:07:08
Puis seulement après,
00:07:09
lisez vos e-mails.
00:07:11
mon cinquième conseil porte sur le déroulé optimal d'une interruption.
00:07:16
Imaginez que quelqu'un vienne vous voir,
00:07:18
je peux te parler,
00:07:18
j'en ai pour cinq minutes.
00:07:20
Difficile de dire non,
00:07:22
quoique c'est toujours possible de dire je dois finir un dossier,
00:07:25
je suis à toi dans trois quarts d'heure.
00:07:27
Si vous avez choisi d'entr'ouvrir la porte à la personne qui vous interrompt
00:07:32
faites-le en souriant.
00:07:33
Si c'est un calvaire,
00:07:34
il vaut mieux dire d'emblée.
00:07:35
Je ne suis pas disponible,
00:07:37
je te rappellerai dès que c'est possible.
00:07:39
Oui,
00:07:39
même à son chef.
00:07:41
après l'accueil cordial,
00:07:43
qualifiez la demande de votre interrupteur.
00:07:47
Ne lui proposez pas de s'asseoir pas encore
00:07:49
ou mieux encore,
00:07:51
si vous ne souhaitez pas qu'il s'installe à vos côtés,
00:07:53
mettez-vous debout,
00:07:55
même s'il vous dit non,
00:07:56
non,
00:07:56
ne te dérange pas,
00:07:57
j'en ai pour cinq minutes,
00:07:58
mettez-vous debout,
00:08:00
il sentira que vous n'êtes pas en train de lui offrir tout votre temps.
00:08:05
Nous disions donc
00:08:06
qualifier la demande de votre interlocuteur.
00:08:09
quel est le sujet de sa demande
00:08:12
et de combien de temps vous aurez besoin pour y répondre.
00:08:16
Veillez à aller droit au but dans ce temps de qualification,
00:08:19
focus sur le sujet
00:08:21
et le temps.
00:08:22
Maintenant que vous savez de quoi il retourne,
00:08:25
vous avez trois options selon votre disponibilité.
00:08:29
numéro un.
00:08:30
Je suis disponible,
00:08:31
je suis d'accord pour répondre à sa demande.
00:08:34
Je n'ai pas besoin de préparation
00:08:36
répondez-lui ok,
00:08:38
j'ai cinq minutes à te consacrer
00:08:40
et pas de débordement.
00:08:42
Quand le temps est écoulé et que vous sentez qu'il est temps d'abréger,
00:08:46
vous pouvez
00:08:46
vous asseoir et vous remettre à votre ordinateur
00:08:50
ou
00:08:50
décrocher votre téléphone et dire que vous avez un appel à faire.
00:08:56
je suis d'accord pour répondre à sa demande,
00:08:58
mais je ne suis pas disponible ou alors j'ai besoin de préparation.
00:09:03
Répondez
00:09:04
à quelle date au plus tard ton problème doit-il être résolu
00:09:08
et prenez rendez-vous
00:09:10
un rendez-vous rapide si c'est urgent,
00:09:12
si vous sentez que la personne peut traiter le sujet par elle-même,
00:09:16
proposez un rendez-vous avec
00:09:18
un certain délai.
00:09:19
Elle aura certainement trouvé ses réponses avant.
00:09:23
numéro trois.
00:09:24
Si vous ne pouvez pas ou ne souhaitez pas répondre à sa demande,
00:09:28
répondez
00:09:29
pour moi,
00:09:30
ce n'est pas possible.
00:09:31
Vous pouvez éventuellement lui demander qui pourrait aider
00:09:34
ou lui conseiller un interlocuteur mieux placé.
00:09:38
Voilà,
00:09:38
nous avons donc vu comment gérer les interruptions au mieux
00:09:42
en reprenant les commandes de son temps,
00:09:45
son temps avec la technologie et son temps avec nos partenaires de travail.
00:09:51
Vous interrompre ou ne pas vous interrompre,
00:09:53
vous avez le choix.

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