Limiter les interruptions Tutoriels

Vous êtes constamment interrompu au travail ? Découvrez comment limiter ces distractions qui peuvent faire perdre jusqu'à 1h30 de productivité par jour. Dans "Limiter les interruptions", apprenez des stratégies efficaces pour rester concentré et diminuer votre stress. Avec des conseils pratiques, prenez le contrôle de votre temps pour améliorer votre efficacité personnelle et professionnelle.

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Nouveautés

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20 à 40 fois disent les plus optimistes.

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Certaines études affirment que nous perdons environ 1 h 30 de travail par jour

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à cause de ces interruptions.

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la mesure des interruptions n'est pas une science exacte,

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mais +1 ressenti,

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un ressenti qui engendre du stress,

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particulièrement pour les personnes qui sont plus monotaches,

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celles qui aiment se focaliser intensément sur un sujet

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avant de pouvoir le fermer

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et ouvrir un autre dossier.

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Si vous faites partie de ces personnes pour qui une interruption,

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c'est cinq secondes pour répondre à une question et cinq minutes

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pour vous reconcentrer sur le dossier que vous avez lâché.

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alors cette vidéo

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est pour vous essentielle.

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Vous allez gagner du temps et surtout faire baisser votre stress.

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Le fait d'être

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fréquemment interrompu dans son travail est le facteur de

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stress le plus important pour 74% des salariés.

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D'après les chercheurs de l'université de Californie,

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c'est L'el,

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le plus grand interrupteur.

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Un cadre est interrompu dans une fourchette de

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temps qui oscille entre deux et huit minutes.

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C'est presque la torture de la goutte d'eau,

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affirme l'auteur

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Thierry Venin.

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Avant d'étudier comment limiter les interruptions,

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je vous invite à faire le diagnostic de vos interruptions.

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Faites une analyse de vos interruptions sur une semaine.

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Notez

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date et heure des interruptions,

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les personnes qui vous interrompent,

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les moyens

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conversation directe,

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appels,

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e-mail,

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chat,

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réseau social,

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les raisons pour lesquelles ces personnes vous ont contacté,

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le caractère recevable ou non justifié ou non de cette interruption,

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le degré d'urgence de cette interruption,

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cela pouvait-il attendre?

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Notez aussi bien sûr toutes les

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interruptions dues aux divers appareils électroniques,

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notification à l'écran que vous avez un nouvel e-mail,

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pop-up d'un nouveau message sur un réseau social,

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pop-up de l'actualité,

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à la une,

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et cetera.

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vous découvrirez certainement que la plupart du temps,

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si nous sommes interrompus,

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c'est parce que nous le voulons bien,

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parce que nous avons ouvert la porte à l'interruption,

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qu'elle soit le fait d'un être humain qui débarque dans notre bureau,

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d'un appel auquel nous choisissons de répondre

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ou d'un e-mail que nous choisissons d'ouvrir.

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la bonne nouvelle,

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c'est que nous ne sommes pas victimes de ces interruptions.

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Nous pouvons en effet

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en faire cesser

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une grande majorité

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et

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nous libérer du stress qu'elles engendrent.

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Si nous avons fait le constat que trop,

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c'est trop et que nous souhaitons être moins interrompus,

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ou plutôt

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soyons honnêtes,

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si nous souhaitons moins

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nous interrompre nous-mêmes,

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alors voici quelques clefs.

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d'abord maîtriser les interruptions technologiques.

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Comment

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en décidant de mettre la technologie à notre service et non le contraire.

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tous nos devices,

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nos appareils électroniques sont là pour nous faciliter la vie

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et ils ont une capacité grandiose à nous servir pour plus de confort et de facilité.

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Par contre,

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nos devices ne sont pas là pour gouverner nos vies.

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Parfois,

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on a l'impression que le portable nous siffle

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et que nous accourons dès qu'il nous siffle

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un pop-up,

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une notification gling et nous tendons la main.

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J'ai lu que le cerveau secrétait les mêmes hormones lorsque nous allons voir tout

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le temps nos emails que lorsque nous avions une addiction pour le casino,

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une addiction,

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une accoutumance,

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le smartphone nous siffle,

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le téléphone sonne,

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l'e-mail est reçu et hop,

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nous nous interrompons.

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Les utilisateurs de smartphone consultent leur appareils

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en moyenne toutes les sept minutes 30.

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Alors quelle solution face à ces multiples

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interruptions technologiques.

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Supprimer certaines applications,

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enlever certaines notifications,

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mettre notre téléphone sous silencieux au -1 heures

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le temps d'un rendez-vous ou d'un travail sur un dossier,

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décrocher notre fixe,

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se donner trois rendez-vous par jour,

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pas plus devant sa messagerie.

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Facebook propose depuis peu

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une application

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news feed eradicator

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for Facebook.

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Votre fil d'actualité qui vous rendait addict

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sera remplacé par des citations inspirantes.

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Une autre astuce peut consister à mettre son smartphone

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ou tout ce qui peut nous distraire et nous interrompre à plus de 20 secondes de nous.

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la loi du moindre effort fait que nous serons

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moins tentés de nous lever pour aller le chercher

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et le rallumer que s'il est là,

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juste à portée de main.

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Une autre astuce pour sortir de la dépendance au smartphone,

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le laisser se décharger totalement avant de le brancher à nouveau,

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s'offrir ainsi le luxe,

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le danger,

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voire la liberté de la déconnexion temporaire.

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Nous l'avons vu,

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le plus grand interrupteur est la technologie.

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Il ne reste pas moins que nos congénères humains

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sont aussi pour beaucoup des co-acteurs de nos interruptions

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lorsqu'ils se présentent physiquement nous en nous disant tu as une minute?

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voici quelques conseils pour mieux gérer

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les perturbateurs occasionnels ou redondants.

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Conseil un,

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posez vos règles,

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demandez qu'aucune question ne soit lancée à la cantonade en open space,

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annoncez les créneaux pendant lesquels vous ne souhaitez pas être dérangés.

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Par exemple entre 11 heures et midi,

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un blackout total.

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Dites à vos collègues de l'open space que

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lorsque vous avez les écouteurs aux oreilles,

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vous ne souhaitez pas être dérangés.

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Bref,

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posez des règles et informez-en ce qui vous entoure.

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Conseil de

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isolez-vous quand nécessaire,

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négocier un jour de télétravail par semaine pour avancer

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sur les dossiers importants qui nécessitent beaucoup de concentration,

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isolez-vous dans un bureau vide ou une salle de réunion que vous

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aurez réservé juste pour vous le temps d'achever un dossier important.

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Conseil trois,

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regroupez vos temps d'interaction,

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faites des mini réunions de travail debout sur un sujet commun,

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passez vos appels téléphoniques à la suite,

00:06:33

répondez à vos e-mails dans un créneau fixé.

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planifiez régulièrement des rendez-vous avec vos interlocuteurs habituels.

00:06:40

Ils regrouperont questions et informations et éviteront

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de vous déranger tout le temps.

00:06:46

Conseil

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adaptez vos horaires pour limiter les risques d'interruption.

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Venez plus tôt au travail ou restez plus tard si c'est possible

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quand les bureaux sont vides et que les appels ont cessé,

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plongez-vous dans vos priorités dès la première minute le matin,

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pendant que tout le monde regarde ses e-mails.

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ils vous laisseront tranquilles.

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Puis seulement après,

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lisez vos e-mails.

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mon cinquième conseil porte sur le déroulé optimal d'une interruption.

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Imaginez que quelqu'un vienne vous voir,

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je peux te parler,

00:07:18

j'en ai pour cinq minutes.

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Difficile de dire non,

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quoique c'est toujours possible de dire je dois finir un dossier,

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je suis à toi dans trois quarts d'heure.

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Si vous avez choisi d'entr'ouvrir la porte à la personne qui vous interrompt

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faites-le en souriant.

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Si c'est un calvaire,

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il vaut mieux dire d'emblée.

00:07:35

Je ne suis pas disponible,

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je te rappellerai dès que c'est possible.

00:07:39

Oui,

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même à son chef.

00:07:41

après l'accueil cordial,

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qualifiez la demande de votre interrupteur.

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Ne lui proposez pas de s'asseoir pas encore

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ou mieux encore,

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si vous ne souhaitez pas qu'il s'installe à vos côtés,

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mettez-vous debout,

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même s'il vous dit non,

00:07:56

non,

00:07:56

ne te dérange pas,

00:07:57

j'en ai pour cinq minutes,

00:07:58

mettez-vous debout,

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il sentira que vous n'êtes pas en train de lui offrir tout votre temps.

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Nous disions donc

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qualifier la demande de votre interlocuteur.

00:08:09

quel est le sujet de sa demande

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et de combien de temps vous aurez besoin pour y répondre.

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Veillez à aller droit au but dans ce temps de qualification,

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focus sur le sujet

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et le temps.

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Maintenant que vous savez de quoi il retourne,

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vous avez trois options selon votre disponibilité.

00:08:29

numéro un.

00:08:30

Je suis disponible,

00:08:31

je suis d'accord pour répondre à sa demande.

00:08:34

Je n'ai pas besoin de préparation

00:08:36

répondez-lui ok,

00:08:38

j'ai cinq minutes à te consacrer

00:08:40

et pas de débordement.

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Quand le temps est écoulé et que vous sentez qu'il est temps d'abréger,

00:08:46

vous pouvez

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vous asseoir et vous remettre à votre ordinateur

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ou

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décrocher votre téléphone et dire que vous avez un appel à faire.

00:08:56

je suis d'accord pour répondre à sa demande,

00:08:58

mais je ne suis pas disponible ou alors j'ai besoin de préparation.

00:09:03

Répondez

00:09:04

à quelle date au plus tard ton problème doit-il être résolu

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et prenez rendez-vous

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un rendez-vous rapide si c'est urgent,

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si vous sentez que la personne peut traiter le sujet par elle-même,

00:09:16

proposez un rendez-vous avec

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un certain délai.

00:09:19

Elle aura certainement trouvé ses réponses avant.

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numéro trois.

00:09:24

Si vous ne pouvez pas ou ne souhaitez pas répondre à sa demande,

00:09:28

répondez

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pour moi,

00:09:30

ce n'est pas possible.

00:09:31

Vous pouvez éventuellement lui demander qui pourrait aider

00:09:34

ou lui conseiller un interlocuteur mieux placé.

00:09:38

Voilà,

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nous avons donc vu comment gérer les interruptions au mieux

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en reprenant les commandes de son temps,

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son temps avec la technologie et son temps avec nos partenaires de travail.

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Vous interrompre ou ne pas vous interrompre,

00:09:53

vous avez le choix.

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