3 clés pour animer vos réunions Tutoriels

Découvrez les "3 clés pour animer vos réunions" et transformez ces séances parfois chronophages en moments productifs ! Apprenez à définir clairement l'objectif, à garder le cap sur l'ordre du jour et à donner la parole à tous. Ne ratez pas ces conseils essentiels pour améliorer la collaboration et le travail en équipe.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de fournir des clés essentielles pour animer efficacement des réunions en tant que manager, en évitant qu'elles ne deviennent une perte de temps. Les participants apprendront à définir le cadre, à maintenir l'ordre du jour et à encourager la participation de tous les membres de l'équipe.

Chapitres :

  1. Introduction
    Dans le monde professionnel, un cadre passe une grande partie de sa carrière en réunion. Il est donc crucial de s'assurer que ces réunions soient productives et bénéfiques pour tous les participants. Cette vidéo présente trois clés essentielles pour animer des réunions efficaces.
  2. 1. Définir le cadre
    La première clé pour une réunion réussie est de savoir où l'on va. Cela implique de définir clairement le sens de la réunion et d'énoncer les objectifs dès le début. Les objectifs peuvent varier selon le type de réunion : - Réunion de service mensuel - Stand-up sur un projet - Réunion de réflexion ou de prise de décision - Réunion d'information Une préparation adéquate est essentielle, incluant la définition des enjeux, l'identification des participants, et la création d'un ordre du jour à transmettre à tous.
  3. 2. Tenir le cadre
    La deuxième clé est de tenir le cadre tout au long de la réunion. En tant qu'animateur, vous devez diriger la discussion et vous assurer que les échanges restent centrés sur les objectifs fixés. Voici quelques conseils pour y parvenir : - Suivez l'ordre du jour et le timing préalablement défini. - Rappelez régulièrement l'objectif de la réunion. - Évitez que les discussions ne dérivent sur des sujets non pertinents. - Assurez-vous que chaque participant s'engage dans le processus décisionnel.
  4. 3. Permettre à chacun de s'exprimer
    La troisième clé est de favoriser l'expression de tous les participants. En tant qu'animateur, vous devez jouer le rôle de chef d'orchestre : - Distribuez la parole équitablement. - Posez des questions ouvertes pour stimuler la réflexion. - Encouragez les participants réservés à partager leurs idées. - Utilisez des outils visuels comme des tableaux ou du mindmapping pour faciliter la mémorisation des informations. Il est important de veiller à ce que personne ne soit laissé de côté et que chacun ait l'opportunité de contribuer.
  5. Conclusion
    En résumé, pour animer des réunions efficaces, il est essentiel de définir le cadre, de maintenir l'ordre du jour et de permettre à chacun de s'exprimer. Ces pratiques non seulement augmentent l'efficacité des réunions, mais elles favorisent également un leadership partagé et une meilleure dynamique d'équipe. Pour approfondir ce sujet, il est recommandé de suivre une formation sur l'animation de réunions.

FAQ :

Comment rendre une réunion plus efficace?

Pour rendre une réunion plus efficace, il est essentiel de définir clairement l'objectif, de préparer un ordre du jour, de respecter le timing et de s'assurer que chaque participant a l'occasion de s'exprimer.

Quelles sont les clés d'une réunion réussie?

Les trois clés d'une réunion réussie sont : définir le cadre et les objectifs, tenir le timing et permettre à chacun de s'exprimer.

Quand est-il préférable de remplacer une réunion par un autre moyen de communication?

Il est préférable de remplacer une réunion par un appel ou un e-mail lorsque les sujets à aborder peuvent être traités rapidement sans nécessiter de discussion approfondie.

Comment gérer les participants bavards lors d'une réunion?

Pour gérer les participants bavards, il est important de rappeler l'objectif de la réunion, de poser des questions ouvertes et de s'assurer que chacun a l'occasion de s'exprimer sans monopoliser la parole.

Pourquoi est-il important de faire un compte rendu de réunion?

Un compte rendu de réunion est important car il permet de consigner les décisions prises, les actions à mener et de s'assurer que tous les participants sont sur la même longueur d'onde.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Dans le cadre de la gestion de projet, les techniques d'animation de réunion peuvent être appliquées pour coordonner les équipes, définir les objectifs et suivre l'avancement des tâches.

Réunions d'équipe

Les managers peuvent utiliser les conseils sur la tenue de réunions pour animer des réunions d'équipe hebdomadaires, en s'assurant que chaque membre a l'occasion de partager ses idées et ses préoccupations.

Formation et développement

Lors de sessions de formation, les animateurs peuvent appliquer des techniques de mindmapping pour aider les participants à visualiser les concepts et à mieux mémoriser l'information.

Réunions interservices

Dans un contexte interservices, les managers peuvent utiliser le leadership partagé pour encourager la collaboration entre différentes équipes, en s'assurant que chaque voix est entendue.

Planification stratégique

Lors de réunions de planification stratégique, il est crucial de définir un cadre clair et de s'assurer que les discussions restent centrées sur les objectifs à long terme de l'organisation.

Glossaire :

Cadre

Un cadre est un professionnel occupant un poste de responsabilité dans une organisation, souvent chargé de la gestion d'une équipe ou d'un projet.

Réunion

Une réunion est un rassemblement de personnes pour discuter de sujets spécifiques, prendre des décisions ou échanger des informations.

Stand up

Une réunion 'stand up' est une courte réunion debout, souvent utilisée dans les méthodologies agiles, pour faire le point sur l'avancement d'un projet.

Ordre du jour

L'ordre du jour est une liste des sujets à aborder lors d'une réunion, permettant de structurer la discussion et de respecter le temps imparti.

Plan d'action

Un plan d'action est un document qui décrit les étapes à suivre pour atteindre un objectif spécifique, incluant les responsabilités et les délais.

Timekeeper

Un timekeeper est une personne désignée pour surveiller le temps lors d'une réunion, afin de s'assurer que chaque sujet est traité dans le temps imparti.

Mindmapping

Le mindmapping est une technique de représentation visuelle des idées et des informations, facilitant la compréhension et la mémorisation.

Leadership partagé

Le leadership partagé est un style de gestion où le pouvoir et la responsabilité sont distribués entre les membres d'une équipe, favorisant la collaboration et l'engagement.

résultat(s)
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voilà le temps qu'un cadre passe en réunion dans sa carrière.
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Dans toutes ces réunions,
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nombreuses sont celles qu'en tant que manager,
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vous aurez à animer avec vos équipes.
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Quelles sont les trois clés pour que ces réunions ne
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soient pas de la perte de temps pour tous?
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Savoir où on va,
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tenir le cadre
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et permettre à chacun de s'exprimer.
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Savoir où on va,
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c'est définir le sens de la réunion.
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vos objectifs seront différents s'il s'agit de votre réunion de service mensuel,
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d'un stand-up
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sur un projet,
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d'une réunion de réflexion ou de prise de décision ou d'une réunion d'information.
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Une réunion se prépare.
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Quels sont les enjeux,
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les personnes à inviter l'ordre du jour à faire transmettre aux participants
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les résultats attendus.
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Est-ce que faire une réunion a vraiment du sens,
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ne pourrait-on pas la remplacer par un appel,
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un e-mail,
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un groupe de travail en comité restreint,
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formule moins chronophage pour tous.
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Si vous avez un cap,
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une direction clairement annoncée lors de l'invitation
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et en début de réunion,
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vous gagnerez en efficacité.
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pouvez-vous annoncer en début de réunion,
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à l'issue de cette réunion,
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voilà ce qui se sera passé.
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Voilà où nous serons parvenus.
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Si vous pouvez compléter en deux lignes maximum
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cette phrase à l'issue de cette réunion,
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alors oui,
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votre réunion est partie sur de bonnes bases.
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deuxièmement,
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tenir le cadre
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comme le capitaine d'un bateau,
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vous devez tenir la barre,
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rester dirigé vers les attendus.
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Suivez avec rythme et souplesse l'ordre du jour
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et le timing que vous aurez préalablement défini
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afin d'arriver à un engagement concret en fin de réunion.
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une réunion qui n'aboutit pas à un plan d'action dans lequel chacun
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des acteurs de la réunion est impliqué n'est pas totalement productive.
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Rappelez-vous que le manager passe du faire au faire
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faire.
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Une réunion doit stimuler l'action des collaborateurs
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et cette action doit être consignée
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dans le compte rendu de réunion que les participants recevront dans les 24 heures.
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Pour arriver à ce moment d'engagement,
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il vous faudra être rigoureux sur le cadre,
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ne pas laisser les discussions déraper sur d'autres sujets,
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ne pas laisser certains bavards remplir la réunion de leurs cas particulier.
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Il faudra donc tenir le cadre,
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ramener aux objectifs,
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surveiller le timing
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sans relâche,
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on a vite fait de se perdre et d'être improductif.
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Je vous rappelle l'objectif de la réunion qui était de décider de
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quelle est donc notre décision sur ce point?
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L'animateur de réunion doit en effet cadrer et diriger les
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débats par le rappel à l'objectif et le questionnement.
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Pour pouvoir vous consacrer pleinement à cela,
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n'hésitez pas à déléguer certaines tâches d'animation,
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notamment en choisissant parmi l'équipe un timekeeper ou un secrétaire.
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Troisièmement,
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permettre à chacun de
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exprimer
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sans doute le rôle le plus difficile à vous d'être un chef d'orchestre,
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distribuez la parole,
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poser les bonnes questions,
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répondez aux interrogations,
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stimuler la réflexion par des questions ouvertes,
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ne laissez jamais un participant ne pas s'exprimer dans la réunion,
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sinon
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c'est que vous n'auriez pas dû l'inviter tout au plus lui envoyer un compte rendu.
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L'atout du collectif,
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c'est la richesse des points de vue
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et des expériences qui méritent d'être partagées.
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Allez solliciter les plus réservés
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et apprenez à interrompre
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dans le respect ce qui monopolise la parole.
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Rentrez rapidement le débat dès que le groupe part
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dans des digressions qui ne servent pas l'objectif.
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répartissez le temps de parole
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afin que chacun soit entendu et que personne
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ne s'endorme ou ne s'absorbe dans son smartphone.
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Je recommande d'utiliser les tableaux paperboard,
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voire le mindmapping
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pour que le visuel soit sollicité,
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que l'information soit plus facilement
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mémorisée.
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Plus de 65% des personnes sont majoritairement visuelles,
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tandis que 30% seulement sont majoritairement auditives.
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On différencie le leader
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du simple manager à sa manière
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d'animer le collectif en s'appuyant sur la créativité,
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l'intelligence collective et l'énergie motrice d'un groupe sur les individus.
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C'est le leadership partagé.
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Les réunions que vous allez animer de plus
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en plus seront des réunions en mode projet,
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en mode transverse bien plus exigeantes.
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un bon leader ne se repose pas sur son seul statut de hiérarchique,
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mais sur les talents d'animateur et bref,
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sur sa capacité à donner du cap,
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à tenir le cadre
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et à permettre à chacun de s'exprimer lors des réunions.
00:04:28
Pour aller plus loin sur le sujet,
00:04:30
je vous recommande de suivre ma formation animation de réunion.

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