3 clés pour animer vos réunions Tutoriels

Découvrez les "3 clés pour animer vos réunions" et transformez ces séances parfois chronophages en moments productifs ! Apprenez à définir clairement l'objectif, à garder le cap sur l'ordre du jour et à donner la parole à tous. Ne ratez pas ces conseils essentiels pour améliorer la collaboration et le travail en équipe.

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Nouveautés

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voilà le temps qu'un cadre passe en réunion dans sa carrière.

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Dans toutes ces réunions,

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nombreuses sont celles qu'en tant que manager,

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vous aurez à animer avec vos équipes.

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Quelles sont les trois clés pour que ces réunions ne

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soient pas de la perte de temps pour tous?

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Savoir où on va,

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tenir le cadre

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et permettre à chacun de s'exprimer.

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Savoir où on va,

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c'est définir le sens de la réunion.

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vos objectifs seront différents s'il s'agit de votre réunion de service mensuel,

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d'un stand-up

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sur un projet,

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d'une réunion de réflexion ou de prise de décision ou d'une réunion d'information.

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Une réunion se prépare.

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Quels sont les enjeux,

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les personnes à inviter l'ordre du jour à faire transmettre aux participants

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les résultats attendus.

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Est-ce que faire une réunion a vraiment du sens,

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ne pourrait-on pas la remplacer par un appel,

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un e-mail,

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un groupe de travail en comité restreint,

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formule moins chronophage pour tous.

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Si vous avez un cap,

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une direction clairement annoncée lors de l'invitation

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et en début de réunion,

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vous gagnerez en efficacité.

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pouvez-vous annoncer en début de réunion,

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à l'issue de cette réunion,

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voilà ce qui se sera passé.

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Voilà où nous serons parvenus.

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Si vous pouvez compléter en deux lignes maximum

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cette phrase à l'issue de cette réunion,

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alors oui,

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votre réunion est partie sur de bonnes bases.

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deuxièmement,

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tenir le cadre

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comme le capitaine d'un bateau,

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vous devez tenir la barre,

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rester dirigé vers les attendus.

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Suivez avec rythme et souplesse l'ordre du jour

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et le timing que vous aurez préalablement défini

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afin d'arriver à un engagement concret en fin de réunion.

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une réunion qui n'aboutit pas à un plan d'action dans lequel chacun

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des acteurs de la réunion est impliqué n'est pas totalement productive.

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Rappelez-vous que le manager passe du faire au faire

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faire.

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Une réunion doit stimuler l'action des collaborateurs

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et cette action doit être consignée

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dans le compte rendu de réunion que les participants recevront dans les 24 heures.

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Pour arriver à ce moment d'engagement,

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il vous faudra être rigoureux sur le cadre,

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ne pas laisser les discussions déraper sur d'autres sujets,

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ne pas laisser certains bavards remplir la réunion de leurs cas particulier.

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Il faudra donc tenir le cadre,

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ramener aux objectifs,

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surveiller le timing

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sans relâche,

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on a vite fait de se perdre et d'être improductif.

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Je vous rappelle l'objectif de la réunion qui était de décider de

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quelle est donc notre décision sur ce point?

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L'animateur de réunion doit en effet cadrer et diriger les

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débats par le rappel à l'objectif et le questionnement.

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Pour pouvoir vous consacrer pleinement à cela,

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n'hésitez pas à déléguer certaines tâches d'animation,

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notamment en choisissant parmi l'équipe un timekeeper ou un secrétaire.

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Troisièmement,

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permettre à chacun de

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exprimer

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sans doute le rôle le plus difficile à vous d'être un chef d'orchestre,

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distribuez la parole,

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poser les bonnes questions,

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répondez aux interrogations,

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stimuler la réflexion par des questions ouvertes,

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ne laissez jamais un participant ne pas s'exprimer dans la réunion,

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sinon

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c'est que vous n'auriez pas dû l'inviter tout au plus lui envoyer un compte rendu.

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L'atout du collectif,

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c'est la richesse des points de vue

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et des expériences qui méritent d'être partagées.

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Allez solliciter les plus réservés

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et apprenez à interrompre

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dans le respect ce qui monopolise la parole.

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Rentrez rapidement le débat dès que le groupe part

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dans des digressions qui ne servent pas l'objectif.

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répartissez le temps de parole

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afin que chacun soit entendu et que personne

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ne s'endorme ou ne s'absorbe dans son smartphone.

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Je recommande d'utiliser les tableaux paperboard,

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voire le mindmapping

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pour que le visuel soit sollicité,

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que l'information soit plus facilement

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mémorisée.

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Plus de 65% des personnes sont majoritairement visuelles,

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tandis que 30% seulement sont majoritairement auditives.

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On différencie le leader

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du simple manager à sa manière

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d'animer le collectif en s'appuyant sur la créativité,

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l'intelligence collective et l'énergie motrice d'un groupe sur les individus.

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C'est le leadership partagé.

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Les réunions que vous allez animer de plus

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en plus seront des réunions en mode projet,

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en mode transverse bien plus exigeantes.

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un bon leader ne se repose pas sur son seul statut de hiérarchique,

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mais sur les talents d'animateur et bref,

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sur sa capacité à donner du cap,

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à tenir le cadre

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et à permettre à chacun de s'exprimer lors des réunions.

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Pour aller plus loin sur le sujet,

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je vous recommande de suivre ma formation animation de réunion.

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