Accueil des participants et disposition de la salle Tutoriels

Découvrez comment optimiser votre réunion avec 'accueil des participants et disposition de la salle'. Cette vidéo explore des techniques essentielles pour créer une atmosphère conviviale, choisir la disposition idéale selon vos objectifs et accueillir chaleureusement vos participants. Soyez prêt à transformer votre approche et améliorer l'efficacité de vos réunions !

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Nouveautés

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de fournir des conseils pratiques sur la préparation de la salle et l'accueil des participants avant le début d'une réunion, afin de créer un environnement propice à la collaboration et à l'engagement.

Chapitres :

Importance des Premières Minutes
Les quelques minutes qui précèdent le début de la réunion sont cruciales. C'est le moment pour l'animateur de choisir la disposition de la salle pour que les participants s'y sentent au mieux. La configuration de la salle doit être adaptée à l'objectif de la réunion et au nombre de participants.
Configurations de Salle
Différentes configurations de salle peuvent être utilisées selon le type de réunion : - **Table ronde ou rectangulaire** : Idéale pour un comité de direction ou une petite réunion, favorisant l'égalité entre les participants. - **Disposition en théâtre** : Met en avant l'animateur, adaptée aux séminaires et aux lancements de produits, mais limite l'interaction entre participants. - **Disposition en U** : Parfaite pour 6 à 30 participants, permettant à l'animateur de se déplacer et à tous de voir le support visuel. - **Tables disséminées** : Favorisent la créativité et le travail en petit groupe, permettant aux participants de passer facilement d'une table à l'autre.
Accueil des Participants
L'accueil des participants est essentiel pour établir une atmosphère conviviale. Voici quelques conseils : - Arrivez en avance pour accueillir les participants dès leur arrivée. - Soyez souriant et à l'écoute, ce qui augmentera leur engagement. - Proposez un lieu convivial avec des boissons et des chaises pour tous. - Créez une ambiance agréable avec de la musique de fond qui s'arrête au début de la réunion.
Techniques de Relaxation
Avant de commencer la réunion, il est conseillé de prendre quelques instants pour se recentrer. Par exemple, Chade Main Tan recommande de faire des respirations profondes pour se préparer mentalement. Cela peut inclure : 1. Une première respiration pour se concentrer sur le corps et se détendre. 2. Une seconde respiration pour relâcher les tensions du visage. 3. Une troisième respiration en souhaitant du bonheur aux participants.
Création d'une Ambiance Positive
Pour instaurer une ambiance positive, commencez la réunion par deux minutes de silence. Cela permet de recentrer l'attention et d'améliorer l'efficacité de la réunion. Certains utilisent un gong pour marquer le début de cette période de calme.
Conclusion
En résumé, la préparation de la salle et l'accueil des participants sont essentiels pour établir une base solide pour la réunion. Dans la prochaine vidéo, nous aborderons comment animer efficacement les cinq premières minutes de la réunion.

FAQ :

Pourquoi est-il important de bien configurer la salle avant une réunion?

Une bonne configuration de la salle peut améliorer l'interaction entre les participants, favoriser un environnement convivial et augmenter l'efficacité de la réunion.

Quelles sont les meilleures dispositions de salle pour différents types de réunions?

Pour des comités de direction ou des petites réunions, une table ronde est idéale. Pour des séminaires ou des lancements de produits, une salle de théâtre est plus appropriée. La disposition en U est parfaite pour des groupes de 6 à 30 participants.

Comment accueillir les participants de manière efficace?

Soyez présent, souriant et à l'écoute dès leur arrivée. Arrivez en avance pour accueillir les participants et créez une ambiance conviviale avec des boissons et un fond musical.

Quels sont les avantages de commencer une réunion par un moment de silence?

Un moment de silence permet de calmer l'ambiance, de préparer mentalement les participants et d'améliorer l'efficacité de la réunion.

Comment gérer les retards des réunions précédentes?

Soyez ferme mais poli en demandant aux participants de quitter la salle si elle est réservée pour votre réunion. Pensez d'abord aux participants qui attendent.

Quelques cas d'usages :

Réunions d'équipe

Utiliser une disposition en U pour des réunions d'équipe de 10 à 20 personnes afin de favoriser la collaboration et l'échange d'idées.

Lancements de produits

Organiser un lancement de produit dans une salle de théâtre pour maximiser l'impact de la présentation tout en gardant l'attention des participants.

Ateliers de créativité

Mettre en place des tables de 2-3 personnes disséminées dans l'espace pour encourager la créativité et le travail en petits groupes.

Séminaires de formation

Utiliser une configuration de salle en U pour des séminaires de formation, permettant à l'animateur de se déplacer et d'interagir facilement avec tous les participants.

Sessions de pleine conscience

Intégrer des exercices de mindfulness au début des réunions pour aider les participants à se concentrer et à réduire le stress avant de commencer.

Glossaire :

Disposition de la salle

La manière dont les meubles et les participants sont organisés dans une salle pour une réunion. Cela peut influencer l'interaction et l'efficacité de la réunion.

Table ronde

Une configuration de salle où les participants sont assis autour d'une table circulaire, favorisant l'égalité et la discussion ouverte.

Disposition en U

Une configuration où les tables sont disposées en forme de U, permettant à tous les participants de voir l'animateur et les supports visuels tout en favorisant l'interaction.

Salle de théâtre

Une configuration où les sièges sont disposés en rangées face à l'avant, mettant l'accent sur l'animateur, mais limitant l'interaction entre les participants.

Stand up

Une configuration de réunion où les participants se tiennent debout, souvent utilisée pour des sessions courtes et dynamiques.

Paperboard

Un tableau en papier utilisé pour écrire ou dessiner des idées pendant une réunion, facilitant la visualisation des informations.

Mindfulness

Une pratique de pleine conscience qui consiste à porter attention au moment présent, souvent utilisée pour réduire le stress et améliorer la concentration.

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D'abord,

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ce sera le moment pour vous,

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animateur

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de choisir la disposition de la salle pour

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que les participants s'y sentent au mieux.

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La disposition changera selon l'objectif de la

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réunion et le nombre de participants.

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Ensuite,

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parce que votre accueil personnalisé et convivial peut faire toute la différence.

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Il orientera favorablement ou pas

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l'état d'esprit des participants.

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Comment configurer

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votre salle.

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La table ronde ou rectangulaire est parfaite pour

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un comité de direction ou une petite réunion

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ou même un entretien à deux.

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Tout le monde est au même niveau.

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Ce format est par contre peu adapté pour de l'information

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descendante ou pour la mise en mouvement des participants.

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placez-vous à l'endroit qui vous convient le plus dans la salle

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que vous puissiez vous mettre facilement debout

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et noter sur l'écran paperboard ou tableau.

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Faites converger les regards sur l'information partagée

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de laquelle vous serez proche.

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Mettez au maximum

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vos alliés à vos côtés et répartis uniformément dans la salle.

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Évitez d'avoir vos opposants à vos côtés.

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la disposition salle de théâtre

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met en avant l'animateur en tant que chef.

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Elle est adaptée aux séminaires,

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annonces ou lancements de produits,

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ainsi que toute réunion avec un nombre élevé de participants.

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Cependant,

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l'interaction et les échanges entre les participants sont compliqués.

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La salle en U

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disposition parfaite entre six et 30 participants.

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Elle permet à l'animateur de se déplacer

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et à tous de regarder un diaparama ou paperboard dans la même direction.

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Ils ont une visibilité maximum sur le support visuel,

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mais aussi sur les participants avec qui ils interagissent.

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Des tables de 2,

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trois personnes disséminées dans l'espace ont

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l'avantage de casser les habitudes,

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organisation idéale pour favoriser la créativité et le travail en petit groupe.

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les participants et l'animateur peuvent facilement passer d'une table à l'autre.

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Un ou des espaces peuvent être réservés le long des murs pour que le groupe ou

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les sous-groupes se lèvent et travaillent autour d'un

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paperboard ou collent leurs post-it au mur.

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Vous avez aussi la possibilité pour certaines réunions

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d'enlever toutes les chaises pour un stand-up.

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Parlons maintenant de l'accueil des participants.

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Si vous

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êtes là présent,

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disponibles,

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souriant à l'écoute dès leur arrivée,

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ils auront plus de chances d'être présents,

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disponibles,

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souriant et à l'écoute par la suite.

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Arrivez un peu à l'avance pour être le premier à accueillir les participants,

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même si c'est dans le couloir que vous

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les accueillerez car la salle est encore occupée.

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si la salle a été préalablement réservée et que le groupe précédent

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tarde à sortir,

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soyez ferme et poli dans votre demande de quitter la salle.

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Pensez d'abord à vos participants qui attendent à la

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porte plutôt qu'aux participants de la réunion précédente.

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Chacun sa responsabilité.

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Proposer un lieu convivial,

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apporter des boissons ne serait-ce que des gobelets emplis d'eau pour chacun.

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ayez au préalable validé qu'il y a une chaise pour chacun et

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des feuilles blanches à disposition pour de la prise de note.

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Vous pouvez mettre un petit fond musical qui cessera au moment du démarrage.

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Ayez un paperboard sur lequel vous aurez peut-être noté

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bienvenue avec le nom des participants

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ou projeter à l'écran

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une image ou citation inspirante,

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sinon plus classiquement,

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vous pouvez mettre en fond d'écran l'ordre du jour de la réunion.

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que la logistique vidéoprojecteur,

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paperboard marqueur

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soit déjà gérée,

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de sorte que vous puissiez vraiment

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accueillir les participants et échanger un mot,

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un sourire avec chacun.

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Il n'est plus temps de réviser vos notes ou installer le projecteur.

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Soyez à 100% disponibles aux arrivants,

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serrez la main de chacun en les nommant par leur prénoms.

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Racontez une histoire,

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faites rire et vous aurez installé la convivialité.

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sentez l'ambiance,

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les interrogations et les tensions,

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de sorte que vous serez

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adapter votre réunion à l'état d'esprit du groupe.

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L'instructeur principal de la mindfulness chez Google,

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Chade Main Tan a confié à l'Express un exercice simple de pleine conscience.

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Si vous avez très peu de temps à disposition avant votre réunion,

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faites juste une profonde respiration.

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je suis là dans lycée maintenant prêt prête pour la réunion.

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Respiration profonde.

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Si vous avez un peu plus de temps,

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faites trois respirations

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lors de la première respiration,

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portez attention sur votre corps,

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calmez,

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détendez votre corps.

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lors de la seconde respiration portez votre attention

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sur votre visage et toutes ces crispations,

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détendez votre visage

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lors de la troisième respiration,

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vous souhaitez intérieurement que la personne qui va entrer dans votre bureau,

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la personne ou les personnes que vous allez rencontrer soit heureuse.

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trois respirations,

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cela change tout.

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Shed Meng Tan conseille par ailleurs,

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si vous le pouvez,

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lorsque tous les participants de la réunion sont assis et juste avant de la débuter,

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commencez par

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deux minutes de calme,

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de silence.

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Cela changera toute l'ambiance et l'efficacité de la réunion.

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certains utilisent un gong ou des cymbales tibétaines

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pour marquer le début de la réunion.

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Dès que le gong retentit,

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le silence se fait jusqu'à la fin de l'écho du gong,

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ce qui permet

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une bonne minute de silence pour tous.

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Nous avons donc vu combien la préparation de la salle et

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l'accueil des participants étaient essentielle pour partir sur de bonnes bases.

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Dans la vidéo sur démarrer une réunion,

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nous verrons comment animer

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les cinq premières minutes de la réunion.

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